Какой электронной подписью подписывать налоговые документы?

Электронная подпись от ФНС. Как получить и настроить ЭЦП от налоговой

Многие уже слышали, что с 1 июля ФНС начала бесплатно выдавать электронные подписи, а с 2022 года ЭЦП будут выдавать только налоговики и несколько прошедших аккредитацию Удостоверяющих центров. Мы успешно получили в ФНС подпись для индивидуального предпринимателя и готовы поделиться своим опытом.

В общем виде процедура получения подписи состоит из четырёх этапов:

  1. Подготовка к получению ЭЦП.
  2. Подача заявления на выпуск подписи.
  3. Получение подписи в ФНС.
  4. Настройка компьютера для работы с ЭЦП.

Мы в рамках статьи постараемся рассказать о каждом этапе.

Этап 1. Подготовка к получению ЭЦП

Электронную подпись, которую выдаёт налоговая, нельзя назвать на 100% бесплатной. Дело в том, что хоть за сам выпуск ничего платить не придётся, но подпись нужно записать на USB-ключ, а он, как раз, стоит денег. Готовьтесь отдать за него в районе 1 500 рублей.

Причём абы какой ключ не подойдёт. Это должен быть токен, к которому приложен сертификат подлинности ФСТЭК.

Перед покупкой обязательно изучите описание «флешки» и отзывы. Многие магазины сейчас прямо в описании пишут подходит конкретный токен для ФНС или нет.

Но есть и другой взгляд на ситуацию с сертификатами. Например, в Архангельской области ходит слух, что налоговики могут записать ключ на токен без сертификата. В том числе и здесь, на Клерке обсуждалась возможность получения подписи без сертификата на токен. В нашем телеграм-чате тоже писали, что некоторые инспекции могу закрыть глаза на отсутствие сертификата.

В общем, чтобы точно быть уверенным в успехе, лучше, конечно, купить токен с сертификатом. Возможно, непонятки с этими сертификатами вызваны тем, что налоговая занимается выдачей ключей всего несколько месяцев. В таком случае до конца года все, кто «косячил» получат по шапке и с 1 января правила станут общими для всех. Поживём — увидим.

Помимо токена для записи ЭЦП, вам нужен паспорт и СНИЛС. Убедитесь, что они у вас есть и можете идти дальше.

Этап 2. Подача заявления на выпуск подписи

Подача заявления осуществляется через личный кабинет на сайте ФНС. Не важно как кто вы планируете получить подпись — как ИП или как директор ООО, заявление подаётся через ваш личный кабинет физического лица. Если вы не помните пароль от своего личного кабинета или вообще не уверены, что когда-то его регистрировали — воспользуйтесь входом через госуслуги. А если вы и на госуслугах не регистрировались, то самое время это сделать.

В личном кабинете нажмите кнопку «Жизненные ситуации» и найдите в самом низу кнопку «Получить квалифицированную электронную подпись».

Далее вам нужно выбрать в качестве кого вы получаете подпись: как индивидуальный предприниматель или представитель организации.

Здесь же будет кнопка «Данные налогоплательщика». Нажмите на нее и внимательно проверьте все сведения о себе. Если у налоговой будет некорректная информация о каком-то вашем документе, то вам откажут в выдаче подписи. Мы с этим столкнулись.

Придя в налоговую, наш ИП обнаружил, что в системе ФНС указан его старый номер СНИЛС, который неактуален уже 13 лет. Причем в Госуслугах и ПФР информация верная. Инспектор отказался выдавать подпись. Обновление данных заняло примерно две недели, заявку на изменение можно отправить из того же личного кабинета. Но не исключено, что если прийти в налоговую лично, всё пройдёт быстрее.

Если всё хорошо — жмите Далее. Вы увидите ссылку с заявлением на выпуск ЭЦП. Можете его скачать и прочитать. Если ничего не смутит — жмите кнопку Отправить.

Личный кабинет выведет сообщение о том, что заявление отправлено и в течение пяти дней придёт ответ. На самом деле это немного не так. Ответ приходит буквально за несколько минут, так что можете сразу жать на кнопку Сообщения и караулить ответ.

В ответе будет сказано, что заявление одобрено и теперь вы можете прийти в любую налоговую для записи ЭЦП на флешку. Но это не совсем так.

Возможно, с 2022 года, действительно, можно будет получать подпись в абсолютно любой инспекции, но на данный момент выдачей ЭЦП занимается только несколько ФНС в каждом регионе. Например, в Петербурге это только 15-я налоговая. На сайте налоговой можно скачать экселевскую табличку с полным списком инспекций, в которые можно обращаться за ЭЦП. После успешной записи через личный кабинет, вам нужно идти в одну из них.

Этап 3. Получение подписи в ФНС

Наверное, не стоило выделять этот пункт в отдельный раздел статьи, т. к. сказать что-то умнее, чем «идите в выбранную налоговую и делайте то, что говорит инспектор» сложно. Но стоит как минимум проговорить что с собой взять.

  1. Паспорт. Куда же без него.
  2. USB-токен. Не зря же мы его покупали.
  3. Сертификат на токен. Мы помним, что не все налоговые его требуют, но лучше перебдеть, чем недобдеть.
  4. СНИЛС. Без него ключ не выдадут

Ну и чтобы этот параграф не был совсем смехотворно мал, несколько слов о продлении ключа. Он действует 15 месяцев. За 2 недели до окончания его можно будет продлить в личном кабинете. Причем повторно ехать в ФНС для этого не потребуется, всё можно будет сделать со своего компьютера (по крайней мере так нас заверил инспектор, который выдавал подпись).

Этап 4. Настройка компьютера для работы с ЭЦП

Если вы до сих пор не работали с электронными подписями, то необходимо настроить компьютер.

Оговоримся сразу, если у вас в штате есть специально обученные люди, то лучше доверить настройку им. Это не значит, что у вас ничего не получится, просто вы сэкономите себе нервы, т. к. процедура настройки рабочего места для работы с ЭЦП — это для неподготовленного человека тот ещё стресс.

Для примера мы будем рассматривать подключение по ЭЦП к личному кабинету ИП. К личному кабинету ООО подключение происходит примерно так же.

Пара слов про криптопровайдер

Для тех, кто уже работал с подписями, и у кого настроен компьютер, будет полезно знать, что на данный момент налоговая выдаёт подписи для Крипто Про. В интернете есть информация о том, что они планируют наладить работу и с VipNet, но пока работа идёт исключительно с Крипто Про. А это значит, что если ваш компьютер настроен для работы с VipNet, воспользоваться ключом от ФНС так просто вы не сможете, т. к. два этих криптопровайдера между собой не дружат.

Выбор браузера

Личный кабинет довольно привередлив к браузерам. У нас получилось всё настроить через Яндекс браузер. Можете воспользоваться им.

Установка криптопровайдера

Для того, чтобы вы могли работать со своей подписью на интернет-ресурсах, необходимо установить криптопровайдер и плагин для браузера. Это можно сделать по ссылке.

Установка личного сертификата

Вставьте ключ в компьютер. Откройте программу Крипто Про CSP. Перейдите в раздел Сервис. Нажмите кнопку Просмотреть сертификаты в контейнере. Выберите свой ключ. В открывшемся окне нажмите кнопку Установить сертификат.

Настройка браузера

Зайдите в настройки Яндекс браузера, перейдите в раздел Системные и поставьте галочку рядом с пунктом Подключаться к сайтам, использующим шифрование по ГОСТ.

Добавление сервисов ФНС в список надежных сайтов

Откройте Панель управления компьютером. Выберите пункт Свойства браузера. В открывшемся окне перейдите в раздел Безопасность. Нажмите на значок Безопасные узлы, затем на кнопку Сайты. Добавьте в список два сайта:

Подключение к личному кабинету

Перейдите в личный кабинет, найдите кнопку Проверка выполнения условий доступа к личному кабинету и выполните проверку. Если все хорошо, то сервис запросит у вас разрешение на доступ к ключу, соглашаемся.

Если что-то пошло не так

Если подключиться к сервису не удалось, то мастер проверки скажет на каком этапе произошла ошибка и что можно попытаться предпринять. Очень часто ошибки возникают из-за работы антивируса, можно попробовать его временно отключить.

Если ничего не помогает — лучше обратится к экспертам.

Где можно использовать подпись от ФНС

Помимо доступа к личному кабинету, подпись можно использовать для работы в сторонних сервисах, например, в программе СБИС. Нам подтвердили в техподдержке, что в СБИС-е можно работать с подписью от ФНС.

Сами налоговики пишут про подпись так:

  • Через операторов электронного документооборота;
  • Через сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронной форме».

Кстати, многие думают, что личный кабинет для ИП и ООО — это бесполезная штука, в которой можно только долги по налогам смотреть. Это немного не так. Через личный кабинет можно направлять обращения в ФНС, подавать Уведомление о переходе/смене УСН и даже вносить изменения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Правда, для того, чтобы вносить изменения придется освоить специальную программу, но оно того стоит.

Бесплатно сдавать отчетность с помощью электронной подписи тоже можно. Для этого есть сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронной форме». Но если вы привыкли работать с каким-нибудь СБИС-ом или Контуром, этот сервис может вас культурно шокировать. Он предназначен исключительно для отправки отчётности, сформировать в нём декларацию невозможно. А чтобы отправить через него декларацию, необходимо её сформировать в особом формате, для чего вам потребуется программа Налогоплательщик ЮЛ.

В общем, с помощью ЭЦП от налоговой можно при помощи бесплатных сервисов ФНС сдавать отчётность и вносить изменения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Но для этого необходимо освоить дополнительные программы, которые не всегда интуитивно понятны. Но если есть на это время и настрой, то справиться сможет любой.

В порядке заключения

В этой статье мы постарались поделиться всем нашим опытом по работе с электронными подписями от налоговой. Т.к. мы всё-таки бухгалтерия, возможно, в технической части были допущены какие-то неточности, поэтому если более сведущие люди нас в комментариях поправят — мы с удовольствием внесём исправления.

Бесплатная ЭЦП (электронная подпись) через ФНС — как получить

ФНС планомерно переводит весь бизнес на электронный документооборот (ЭДО). Налоговую отчетность, а с 2021 года и бухгалтерскую отчетность, субъекты МСП обязаны предоставлять только в электронном виде. Юридическую значимость такой документации придает квалифицированная электронная подпись (КЭП), которую предприниматели получают за определенную стоимость в специальных удостоверяющих центрах (УЦ). Но в 2021-2022 годах правила работы с ЭЦП кардинально меняются.

Недавно подоспели горячие новости:

С 1 января 2022 года для юридических лиц (руководителей), индивидуальных предпринимателей (ИП) и нотариусов будут выпускаться бесплатные КЭП, а изготавливать их будет только ФНС РФ.

И самое главное – получить бесплатно электронную подпись в налоговой можно уже с 1 июля 2021 года – с этой даты и до конца 2021 года действует переходный период.

Как получить ЭЦП через ФНС и что еще изменилось в сфере ЭЦП – об этом далее.

Законодательная основа изменений в сфере ЭЦП

Работа с ЭП регламентируется следующими федеральными законами:

63-ФЗ от 06.04.2011 года – это основной документ,

и 476-ФЗ от 27.12.2019 г. (вступил в силу с 1 июля 2020 года) – он внес в 63-ФЗ изменения, которые предусматривают поэтапное введение новых правил работы с квалифицированными и неквалифицированными ЭЦП в 2020-2022 годах.

Где и как выдается бесплатная ЭЦП для ИП и юрлиц с 1 июля 2021 года

С 1 июля воспользоваться безвозмездной государственной услугой ИП, юрлица и нотариусы могут в удостоверяющих центрах ФНС России. УЦ располагаются в территориальных налоговых инспекциях, но не в каждой. Их перечень есть на сайте ФНС. Порядок предоставления услуги регулируется приказом ФНС от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@ (вступает в силу с 01.09.2021 г.).

Как получить ЭП через налоговую службу

Оформление ЭЦП имеет следующий порядок действий:

Предварительно запишитесь на прием в УЦ ФНС. Центры работают только так.

Приобретите защищенный носитель ключевой информации.

Квалифицированная ЭЦП состоит из открытого ключа, закрытого ключа и сертификата ключа проверки ЭЦП, который содержит сведения о владельце подписи. Подробнее об этом мы писали в нашей статье.

КЭП записывается на специальный защищенный цифровой носитель в виде флешки, например, Рутокен ЭЦП. Устройство должно быть сертифицировано ФСТЭК России или ФСБ России.

Вам надо его купить и прийти с ним на прием. Получается, что бесплатная КЭП, все-таки не совсем бесплатная.

Носители продают дистрибьюторы производителей, специализированные интернет-магазины, также можно обратиться за покупкой к вашему оператору ЭДО.

Один защищенный носитель содержит до 32 КЭП и сертификатов ключей, поэтому, если устройство у вас уже есть, воспользуйтесь им.

УЦ ФНС поддерживают ряд ключевых носителей: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT и другие, соответствующие установленным требованиям.

  1. Подготовьте пакет документов: заявление на выдачу ЭЦП, паспорт, ИНН, страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС), документ о внесении записи в ЕГРЮЛ/ЕГРИП, сертификат соответствия на носитель.

Заявление заполняется и подается предварительно в ЛК налогоплательщика – физлица (если есть действующая ЭЦП, полученная по старым правилам), либо непосредственно на приеме в УЦ налоговой.

В заявлении указываются: Ф. И. О. заявителя, реквизиты паспорта, данные ИНН (юрлица или физлица), СНИЛС, основной государственный регистрационный номер (юрлица или ИП), адрес электронной почты заявителя.

Явитесь лично в назначенное время в УЦ ФНС для идентификации личности, подписания документов и проверки носителя.

Затем некоторое время предоставленная вами информация будет проходить проверки в ФНС, ПФР и МВД. Максимально это занимает 5 дней.

Если все пройдет успешно, налоговая сообщит вам о возможности получения сертификата. Выпуск КЭП после проверок занимает не более 15 минут. Срок действия квалифицированного сертификата, выданного в переходный период, составляет 15 месяцев.

Начните работать с ЭЦП. Для этого вам потребуется настройка электронной цифровой подписи.

Для всех, кто получил КЭП в УЦ ФНС России, работает Служба технической поддержки: online или по телефону Единого контакт-центра ФНС 8-800-222-2222.

Для всех, кто получил КЭП в УЦ ФНС России, работает Служба технической поддержки: online или по телефону Единого контакт-центра ФНС 8-800-222-2222.

Неминуемый переход всех организаций на ЭДО, требует от каждого участника оборота наличия ЭЦП. Поэтому государство, в лице ФНС, решило строже контролировать выпуск и использование КЭП.

ЭДО эффективно и удобно – оно освобождает предпринимателя от личного присутствия при подписании документов.

Все МТС Кассы уж интегрированы с ЭДО. Также мы помогаем в получении ЭЦП.

Где еще можно будет получить КЭП ИП и юрлицам с 1 июля 2021 года

Кроме УЦ ФНС за получением услуги по выдаче бесплатной ЭЦП в переходный период руководители организаций и ИП могут обратиться:

в удостоверяющие центры, прошедшие до 1 июля 2021 года аккредитацию по обновленным правилам (в соответствии с 476-ФЗ). Их список здесь.;

к доверенным лицам УЦ ФНС, которые работают от имени налоговой – принимают заявления, идентифицируют личность и осуществляют выдачу сертификата (выпускает подпись все равно непосредственно ФНС РФ).

Доверенные лица – это те же удостоверяющие центры, которые не только прошли успешную переаккредитацию, но и соответствуют дополнительным требованиям, описанным в постановлении Правительства РФ № 2409 от 31.12.2020 г.

Читайте также:  Можно ли вернуть подоходный налог с кредита: условия, порядок возврата

В переходный период работа с заявителями через доверенные лица ограничена. Пока у ФНС есть только одно доверенное лицо – УЦ РОСЭЛТОРГ, а полный перечень лиц появится на сайте федеральной налоговой службы к 1 января 2022 года.

ЭЦП для бухгалтеров и других сотрудников компаний, отправляющих отчетность

УЦ ФНС выдает КЭП для руководителя или ИП в единственном экземпляре. Получить доступ к ней никто не может. Сотрудники организации, действующие от имени юрлица по доверенности, после 1 июля 2021 года получают ЭЦП для физических лиц платно в коммерческих УЦ, которые успешно переаккредитовались. Подпись будет работать до конца срока действия ключа.

Чтобы подписывать документы от лица компании, вместе с данной ЭЦП сотрудники должны использовать машиночитаемую доверенность (МЧД), подписанную КЭП руководителя. Образца МЧД пока нет. Он появится к концу 2021 года.

На сегодняшний день есть закон о бухучете, но нет бухгалтерского стандарта. Поэтому формально для целей бухучета годится и неквалифицированная электронная подпись. Но тогда требуется договор с контрагентом о способе проверки ЭП. В налоговом учете требования более жесткие – используется только УКЭП.

Поэтому для простоты, достоверности и надежности используйте УКЭП. Она подойдет везде.

Что делать в 2021 году с действующими КЭП

Если выпуск сертификата ключа проверки ЭП осуществлен до 1 июля 2021 года, он продолжит действовать пока:

Не истечет срок действия сертификата.

Не истечет срок действия аккредитации УЦ, выдавшего сертификат.

Не наступит 1 января 2022 года.

Если срок вашей подписи закончился в июне 2021 года, и вы переоформили ее в коммерческом УЦ, прошедшем переаккредитацию, также в июне, вам придется переоформить ЭЦП еще раз в декабре 2021 в УЦ ФНС.

В переходный период не все отделения налоговой готовы нормально работать в качестве УЦ. Поэтому если ваша ЭЦП заканчивается еще не скоро – подождите, работайте, как работаете. Велика вероятность, что к концу года ФНС даст разрешение на использование ЭЦП коммерческих спецоператоров, прошедших аттестацию, и в 2022 году.

Что еще изменилось в сфере ЭЦП в 2020-2022 годах

Какие еще изменения принес в сферу ЭЦП 476-ФЗ:

Ужесточились требования к УЦ. Вот некоторые нововведения:

Аккредитация центра с 1 января 2021 года проходит в 2 этапа: сначала Минкомсвязь проверяет, соответствует ли УЦ установленным требованиям аккредитации, а затем решение об аккредитации принимает правительственная комиссия.

Минимальный размер собственных средств (капитала) для получения аккредитации – не менее чем 1 млрд рублей (сейчас 7 млн рублей). Если у центра есть один или несколько филиалов не менее чем в трех четвертях субъектов РФ – 500 миллионов рублей.

Срок действия аккредитации УЦ – 3 года (вместо 5 лет).

При аккредитации будет учитываться деловая репутация руководителей и учредителей.

ФНС, Казначейство и ЦБ стали аккредитованными УЦ и осуществляют процедуру оформления ЭЦП для юрлиц и ИП, госслужащих и кредитных организаций соответственно.

С 1 января 2021 года УЦ имеют право хранить и использовать по поручению клиента ключ ЭП (дистанционная электронная подпись). Поэтому, владельцы ключа могут подписывать электронные документы с любого устройства без установки специальных программ, и отслеживать подписанные документы (информация ФНС от 03.07.2020).

183-ФЗ от 23.06.2020 г. (действует с 1 апреля 2021 г.) позволил УЦ создавать сертификаты ключей проверки усиленных неквалифицированных ЭП и выдавать их удаленно. Условия выдачи:

Пользователь подтвердил учетную запись ранее при личной явке.

Центр оснащен сертифицированными средствами защиты информации.

Для повышения безопасности при работе с ЭП вводится новый вид организаций – доверенная третья сторона (ДТС), которая:

Подтверждает действительность ЭП,

Проверяет полномочия участников электронного взаимодействия,

Проверяет, все ли квалифицированные сертификаты при подписании электронного документа соответствуют нормативным правовым актам.

Проверка подлинности КЭП

Периодически на просторах интернета всплывают страшилки про то, что за кого-то выпустили подпись, что-то ей подписали, и потом произошло что-то нехорошее.

Для проверки ЭП на подлинность можно воспользоваться сайтом Госуслуги. Вот ссылка.

Все сертификаты ЭЦП, выданные на ваше имя, с недавнего времени отображаются в личном кабинете на Госуслугах: серийный номер, срок действия и УЦ, выдавший сертификат.

Ужесточение ответственности за нарушения, связанные с ЭЦП

МВД предлагает внести изменения в статью 183 УК РФ:

За неправомерное использование ЭЦП планируется ввести уголовную ответственность – лишение свободы до трех лет, а штраф увеличить до 300 тысяч рублей. Если нарушение совершил работник УЦ, выдавшего ЭЦП, возможно лишение свободы до 4 лет.

Простая и усиленные электронные подписи: где какую применять

Электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Такое определение дает Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ).

Именно он устанавливает принципы, правила использования электронных подписей и их виды.

Закон выделяет простую и усиленную электронные подписи (далее – ЭП), причем усиленная бывает неквалифицированной и квалифицированной (п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Электронный документооборот (ЭДО) активно продвигается государством во взаимоотношениях бизнеса и налоговых органов –электронную стандартизированную информацию гораздо легче накапливать и обрабатывать. Электронные документы все больше распространяются в сфере бухучета (согласно п. 5 ст. 9, п. 6 ст. 10 и п. 7.1 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, учетные регистры и бухгалтерская финансовая отчетность могут быть составлены в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, см. также Письмо Минфина России от 24.09.2020 № 02-07-10/86820); не возбраняется заключать сделки путем обмена электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью отправителя (такое взаимодействие приравнивается к обмену документами, если соблюдается порядок, предусмотренный законодательством или соглашением сторон – см. п. 2 ст. 160 ГК РФ, п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»), обмениваться закрывающими электронными документами и т.д.

Наша задача – разобраться каким видом ЭП нужно или допустимо пользоваться в тех или иных обстоятельствах: во внутреннем документообороте организации, при ЭДО с контрагентами, органами власти и т. п. Очевидно, что крайне важно обеспечить юридическую значимость документооборота. Но хорошо бы добиться этого «малой кровью», т. е. определить минимально необходимые требования к виду ЭП на разные случаи хозяйственной жизни.

Один из основополагающих принципов использования ЭП – право участников электронного взаимодействия применять электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида ЭП не предусмотрено федеральными законами или нормативными правовыми актами либо соглашением сторон (ст. 4 Закона № 63-ФЗ).

Обратите внимание еще на три концептуальных правила использования ЭП, заложенных в этом же законе:

электронные документы независимо от вида подписи нельзя использовать, если федеральный закон или подзаконный акт требует исключительно бумажного документооборота (п. 1 ст. 6);

если федеральными законами, НПА предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, то они все используют тот вид подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью. Замена ЭП одного или нескольких подписантов на собственноручную подпись недопустима (ст. 6 п. 3.1, Письмо ФНС России от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760);

одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При этом по общему правилу каждый из электронных документов, входящих в него, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан весь пакет (ст. 6 п. 4).

И еще одно: оригинальным является документ, изначально созданный в электронной форме, подписанный электронной подписью. Заверенная ЭП (в том числе, квалифицированной) копия документа, созданного на бумажном носителе, остается копией и не приобретает статус подлинника (Письмо ФНС России от 28.04.2020 № ЕА-4-15/7166@).

Сфера применения простых электронных подписей

Простой считается электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (п. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Если в какой-либо области вас устраивал бы бумажный документ без печати, подписанный собственноручно ответственным лицом, то вам подойдет для этих целей электронный документ с простой ЭП.

Такого рода электронный документооборот имеет право на существование как внутри организации, так и при внешнем взаимодействии. Но нужно помнить, что для придания ему юридической значимости надо выполнить ряд условий (п. 2 ст. 6 и ст. 9 Закона № 63-ФЗ, Письмо ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372):

требуется соглашение между участниками электронного взаимодействия (локальный нормативный акт, вводящий правила для сотрудников, договоренность с контрагентом и т. п.), которое установит случаи признания электронных документов, подписанных простой ЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, определит порядок проверки электронной подписи;

следует оговорить правила идентификации подписанта по его простой электронной подписи;

нужно вменить лицам, создающим или использующим ключ простой ЭП обязанность соблюдать его конфиденциальность (например, не сообщать другим свой логин и пароль для входа в систему документооборота, почтовый сервис, учетную программу; немедленно проинформировать компетентных сотрудников организации, свое начальство, контрагента о компрометации ключа и заменить его и т. п.).

Электронные документы, подписанные простой ЭП, при соблюдении указанных несложных правил документооборота принимаются к бухгалтерскому и налоговому учету (см. Письма Минфина России от 14.06.2018 № 03-03-06/1/40695, от 25.06.2018 № 03-03-06/1/43489, от 10.09.2018 № 03-03-06/1/64480, от 05.03.2019 № 03-03-07/14313, от 04.04.2019 № 03-03-06/1/23591, от 14.11.2019 № 03-03-06/1/88011, от 13.02.2020 № 03-03-07/9888, от 10.03.2020 № 03-03-06/1/17830, 27.03.2020 № 03-03-06/1/24411, от 20.04.2020 № 03-03-07/31594, от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34096, от 13.07.2020 № 03-03-06/1/60739, от 06.11.2020 № 03-03-06/1/96737, от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2770, от 26.02.2021 № 03-03-06/1/13409 и др.).

Если налоговая инспекция запросит электронные документы, подписанные простой ЭП, то для подтверждения корректности ее применения нужно быть готовыми предоставить проверяющим и соглашения, заключенные между участниками электронного взаимодействия (Письмо ФНС России от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@).

Неквалифицированная подпись

Эту ЭП получают в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Сертификат ключа проверки может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи может быть обеспечено без его использования. Для получения ЭП этого вида не требуется обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр (п. 3, п. 5 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Естественно, она так же позволяет идентифицировать подписанта, но перед простой электронной подписью у нее есть два явных преимущества: она дает возможность обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания, что повышает уровень его защищенности, а документ, ею подписанный, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью (пп. 3 п. 3 ст. 5, п. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Так и следует воспринимать эти документы бухгалтеру.

Чтобы начать применять усиленную неквалифицированную ЭП, требуется (п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ) соглашение сторон электронного документооборота, придающее ему юридическую значимость, а также предусматривающее порядок проверки электронной подписи.

Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей определены ст. 10 Закона № 63-ФЗ.

Интересным примером случая, когда неквалифицированная подпись будет «младшей» из возможных во внутреннем ЭДО является оформление в электронном виде кассовых документов (РКО, ПКО, кассовой книги). П. 47 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций» позволяет оформлять эти документы в электронном виде, но требует, чтобы была обеспечена их защита от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, а также от исправлений после подписания. Применение простой подписи не обеспечивает контроля за исправлениями, а применения квалифицированной подписи названный НПА не требует. В таком случае (с учетом указанных нами в начале статьи принципов) может быть выбран любой вид усиленной подписи, но применять его должны все подписанты документа, включая получателя денежных средств, кассира и прочих.

Когда не обойтись без квалифицированной ЭП

Такая подпись имеет квалифицированный сертификат ключа ЭП, выданный аккредитованным удостоверяющим центром (п. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной ЭП (далее – УКЭП) равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, когда допускается исключительно бумажный документооборот. Закон запрещает участникам ЭДО ограничивать признание УКЭП (п. 1 ст. 6, п. 2 ст. 10 Закона № 63-ФЗ.

Как самый защищенный вид ЭП, квалифицированная подпись может использоваться наиболее широко. Сдерживающие факторы тут в основном финансовые: само оформление сертификата ключа УКЭП и ЭДО обычно не бесплатны, однако государство, будучи заинтересованным в стимулировании электронного документооборота, ввело уже множество правил в различных сферах, обязывающих организации и ИП переходить на применение УКЭП во взаимодействии как с органами власти и их партнерами, так и с контрагентами. Расширяются также и возможности электронного документооборота с применение УКЭП.

Приведем примеры ситуаций, где в случаях электронного взаимодействия с налоговыми органами обязательно использование именно квалифицированной ЭП:

подача документов при государственной регистрации юридического лица или ИП (ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», Порядок взаимодействия с регистрирующим органом при направлении документов, необходимых для государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в форме электронных документов, а также требований к формированию таких электронных документов, утв. Приказом ФНС России от 12.10.2020 № ЕД-7-14/743@);

представление налоговой отчетности (ст. 80 НК РФ). В целом ряде случаев у налогоплательщика нет альтернативы представлению налоговой отчетности по интернету с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;

представление бухгалтерской отчетности и аудиторского заключения в ГИР БО (п. 5 ст. 18 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. п. 5, 9, 10 Порядка представления экземпляра составленной годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности и аудиторского заключения о ней в целях формирования государственного информационного ресурса бухгалтерской (финансовой) отчетности, утв. Приказом ФНС России от 13.11.2019 № ММВ-7-1/569@, Письмо ФНС России от 18.02.2020 № ВД-4-1/2844@);

заверение истребуемых документов, представление заявлений (о постановке на учет, об уточнении платежа, о зачете или возврате переплаты по налогу и т.д.), уведомлений и сообщений в налоговые органы (п. 7 ст. 23, п. 7 ст. 45, п. п. 4, 6 ст. 78, п. 5 ст. 79, п. 5.1 ст. 84, п. 2 ст. 93, п. 6 ст. 176, п. 4 ст. 203, п. п. 1.1, 1.2 ст. 346.51, п. 6 ст. 416 НК РФ, Порядок направления и получения документов, предусмотренных НК РФ и используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, а также представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по ТКС, утв. Приказом ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@, Письмо ФНС России от 24.05.2019 № ЕД-4-2/9885@).

Все большую популярность приобретают электронные счета-фактуры (УПД). Обмениваться ими по интернету НК РФ разрешает по соглашению сторон. Но тип ЭП выбирать нельзя – годится только УКЭП руководителя организации либо иных уполномоченных лиц (п. 1, п. 6 ст. 169 НК РФ, Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по ТКС с применением УКЭП, утв. Приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, действует до 01.07.2021, с этой даты – утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н). Для большинства налогоплательщиков применение электронных счетов-фактур добровольно, однако для участников оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, и оборота импортных товаров, подлежащих прослеживаемости, альтернативы нет – им положен только ЭДО (п. 1.1, 1.2 ст. 169 НК РФ (в ред., действующей с 01.07.2021), Правила маркировки отдельных товаров, п. 51 Постановления Правительства РФ от 26.04.2019 № 515).

Читайте также:  Инструктаж работников по технике безопасности: основные вопросы

С 1 июля 2021 года у налогоплательщиков появится еще одна интересная возможность для применения УКЭП, предусмотренная НК РФ: если декларация подается за подписью уполномоченного представителя налогоплательщика, то в налоговый орган можно будет вместе с такой декларацией передавать электронную доверенность, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя (п. 5 ст. 80 НК РФ). Это очень хорошая новость для организаций, измученных нестыковками в коммуникации с проверяющими, и для самих налоговых органов, которым будет проще обрабатывать сведения о доверенностях. Аналогичные поправки будут внесены и в законодательство о персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования (для представления формы СЗВ-М уполномоченным лицом), а также об обязательном страховании от несчастных случае на производстве (в отношении формы 4-ФСС) (см. законопроект № 1115653-7).

Пользователи ККТ, желающие провести регистрационные действия с онлайн-кассой без визита в инспекцию, могут передавать необходимые заявления и сведения в налоговые органы в форме электронного документа, подписанного УКЭП, через кабинет контрольно-кассовой техники либо через ОФД (п. 10 ст. 4.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», Письма ФНС России от 05.03.2021 № АБ-4-20/2891@, от 28.12.2020 № АБ-4-20/21698@)

Кое-где не обойтись без УКЭП во внутреннем электронном документообороте организации (если он осуществляется), в частности:

при ведении журнала путевых листов в электронном виде (п. 18 Приложения к Приказу Минтранса России от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»);

при выдаче работнику сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1, ст. 84.1 ТК РФ);

при заключении с дистанционными работниками в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования, а также при внесении изменений в эти документы и их расторжении путем обмена электронными документами (ст. 312.3 ТК РФ). В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием других видов ЭП.

Развитие ЭДО в России – один из приоритетов государства. В качестве «пряника» для тех, кто сомневается получать ли УКЭП, законодатель с 1 января 2022 года возложил на ФНС России функции по бесплатному выпуску квалифицированной электронной подписи для юридических лиц (лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности), ИП и нотариусов (п. п. 1 и 3 части 1 ст. 17.2, ст. 17.3, п. 3.1 ст. 18 Закона № 63-ФЗ (в ред., действующей с 01.01.2022), п. 2 ст. 3 Федерального закона № 476-ФЗ, Письмо ФНС России от 15.02.2021 № ПА-2-24/264@), однако налоговая служба готова начать оказывать эту услугу досрочно – уже с 01.07.2021, как информирует официальный сайт ФНС России.

Только бумага

Несмотря на бурный рост ЭДО, есть сферы, где допустим только бумажный документооборот и требуется проставление только собственноручных подписей. Преимущественно это зона трудового законодательства, которое пока не столь прогрессивно, хотя эксперимент по внедрению электронного документооборота проводится.

В ТК РФ есть многочисленные нормы, обязывающие работодателя или работника оформлять некоторые связанные с трудом документы в письменном виде и/или знакомить с ними работников под роспись (см. ст. 19.1, 22, 57, 60.2, 62, 64, 65, 67, 68, 71, 72, 72.1, 72.2, 73, 74, 76, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 84.1, 92, 94, 96, 99, 113, 117, 123, 124, 126, 127, 128, 131, 136, 142, 174, 180, 185.1, 188, 193, 196, 200, 222, 229, 232, 243, 244, 245, 247, 248, 259, 261, 262, 263, 280, 288, 290, 292, 296, 303, 306, 309, 319, 327.6, 332, 336.1, 336.2, 341.2, 342, 344, 348.2, 348.4, 348.6, 348.12, 349.1, 350, 351.5, 375, 377, 379 и 414 ТК РФ).

При отсутствии прямого запрета на ЭДО его можно применять в трудовых отношениях, хотя Минтруд России и Роструд почему-то придерживаются мнения, что в этих случаях будет уместно использование только УКЭП как со стороны работодателя, так и работника (см. Письмо Минтруда России от 06.03.2020 № 14-2/ООГ-1773, Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 1 квартал 2017 г., утв. Рострудом). Мы не находим в действующем законодательстве подтверждения такой радикальной позиции за исключением особого случая с договорами с дистанционными работниками, рассмотренного нами выше.

Как получить электронную подпись физическому лицу для налоговой

С налоговой инспекцией можно взаимодействовать в электронном виде — это быстрее и проще, чем отправлять документы по почте или посещать налоговую лично.

Для такого взаимодействия на официальном сайте ФНС создали сервис «Личный кабинет налогоплательщика для физического лица». В личном кабинете (ЛК) можно контролировать расчеты по имущественному и транспортному налогам, следить за ходом проверки поданных деклараций 3-НДФЛ, просматривать сведения о доходах.

Чтобы отправить электронные документы в ФНС через личный кабинет, нужна электронная подпись (ЭП). Для этого подойдут два вида ЭП: усиленная неквалифицированная (НЭП) от налоговой и усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Рассмотрим ниже, чем они отличаются.

Какая ЭП подойдет для налоговой: НЭП и КЭП

Оба вида ЭП придают документам юридическую силу и приравнивают их к документам с собственноручной подписью. Но есть и отличия, главное из которых в том, что НЭП от налоговой можно использовать только в личном кабинете налогоплательщика, а КЭП — и в налоговой, и в других системах, и для любого электронного документооборота.

Где и как можно использовать НЭП налоговой

НЭП можно бесплатно выпустить в ЛК, но подписывать неквалифицированной подписью заявления и документы в ФНС можно только через личный кабинет на сайте налоговой.

Какие документы можно подписать НЭП

Любой документ, который отправляете в ФНС через личный кабинет, надо подписывать ЭП. Например, в налоговую можно отправить:

  • заявления о возврате и зачете излишне уплаченного налога;
  • заявления на получение льгот по налогу на землю, транспорт, имущество физлиц;
  • уведомления об объектах налогообложения, по которым применяется льгота;
  • сообщения о владении имуществом и транспортными средствами;
  • налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ и подтверждающих документов.
Где еще можно использовать НЭП

Ключ НЭП работает только при взаимодействии с налоговой службой через сервис личного кабинета налогоплательщика. В других информационных системах и сервисах его использовать нельзя.

Чем КЭП отличается от НЭП для налоговой

Оба вида подписи можно применять на сайте ФНС в личном кабинете: подавать заявления, налоговые декларации, получать льготы. Но КЭП можно использовать в других государственных сервисах и коммерческих организациях, а не только при взаимодействии с налоговой

Например, с помощью КЭП можно:

  • зарегистрировать юрлицо или ИП;
  • заключить трудовой договор удаленно;
  • подтвердить аккаунт на госуслугах, чтобы пользоваться всеми услугами, например, подать документы на поступление в вуз;
  • получить патент;
  • зарегистрировать или расторгнуть брак;
  • подать иск в суд;
  • оформить кредит и другое.

Как оформить электронную подпись через личный кабинет налогоплательщика

Чтобы получить НЭП, сначала нужно зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика.

Как получить доступ в личный кабинет

Подключиться к ЛК можно несколькими способами:

  • Лично посетить налоговую инспекцию, где вас идентифицируют и выдадут логин и пароль для входа. Первичный пароль, который вы получили в налоговой инспекции, нужно поменять в течение месяца после регистрации.
  • Данные для входа в ЛК может получить представитель налогоплательщика. Для этого нужна нотариальная доверенность и паспорт представителя.
  • С помощью подтвержденной учетной записи на портале госуслуг при условии, что пользователь получал код подтверждения для портала госуслуг при личном обращении — его личность была идентифицирована.
  • С помощью КЭП, полученной в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Личность человека подтверждает специалист УЦ при выдаче сертификата.
Как выпустить сертификат НЭП

Заявку на выпуск подписи оформляют в профиле личного кабинета в разделе «Получить ЭП». Чтобы перейти в профиль, кликните на свою фамилию в верхней части экрана. Сайт откроет страницу с разделами профиля, среди которых — раздел про электронную подпись.

Форма заявки предложит два варианта оформления:

  1. Ключ ЭП хранится в защищенной системе ФНС. Можно подписывать и отправлять документы в налоговую с любого устройства. Нужно только авторизоваться в личном кабинете. ФНС рекомендует использовать этот вариант.
  2. Ключ хранится на вашем компьютере или ноутбуке. После установки сертификата НЭП его можно перенести на другой компьютер. Такой сертификат не работает на мобильных устройствах, например, на телефоне или планшете. Для работы ЭП на компьютер нужно дополнительно установить средство криптографической защиты информации VipNET CSP.

Форма автоматически заполнит ваши реквизиты: ФИО, адрес регистрации, ИНН, СНИЛС. Останется только придумать пароль и отправить заявку.

Примерно за полчаса система сгенерирует сертификат электронной подписи. Им можно пользоваться сразу или скачать его на компьютер — в зависимости от того, какой вариант хранения ключа вы указали в заявке.

Такая подпись действует один год. После окончания срока действия можно выпустить новую НЭП по такой же схеме.

Как физическому лицу получить электронную подпись для налоговой в УЦ «СКБ Контур»

Подписывать налоговые документы в личном кабинете можно не только НЭП, но и усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Такую подпись выдают аккредитованные УЦ.

Как получить КЭП в УЦ Контура
  1. Оставьте заявку на сайте, по телефону 8 800 500-05-08 или в сервисном центре из перечня.
  2. Оплатите счет после подтверждения заявки.
  3. Соберите пакет документов. Принесите оригиналы в сервисный центр или отправьте сканы через личный кабинет.
  4. Дождитесь ответа УЦ. В течение 1-2 дней данные в заявке проверят и сообщат вам о результате.
  5. Получите КЭП в офисе лично или закажите выезд курьера. Это нужно, чтобы удостоверить личность владельца подписи.
Какие документы нужны для выпуска подписи

Чтобы выпустить сертификат КЭП физлицу нужно предоставить в УЦ документы:

  • Паспорт будущего владельца сертификата — оригинал или заверенная копия.
  • Заявление на выпуск КЭП с подписью будущего владельца. Заявление выдаст сотрудник сервисного центра после предоставления документов.
  • СНИЛС.
  • ИНН.

КЭП для физлица выпускают на один год. Стоимость сертификата зависит от набора дополнительных услуг. Узнайте, сколько стоит сертификат КЭП, на нашем сайте.

В стоимость услуги включено:

  • автоматическая установка сертификата на ваш компьютер;
  • круглосуточная техподдержка;
  • сервис для подписания документов Контур.Крипто.

Для работы электронной подписи нужна программа криптографической защиты информации, например, КриптоПро CSP и лицензия на нее. В УЦ Контура можно приобрести встроенную лицензию, чтобы использовать КриптоПро CSP на любом компьютере в течение срока действия сертификата.

Как управлять налогами физическому лицу через личный кабинет налогоплательщика

Чтобы управлять налогами в ЛК, подойдет любая подпись — и КЭП, и НЭП. Оба вида ЭП работают одинаково во всех разделах сервиса.

Из каких разделов состоит главная страница ЛК

Раздел хранит персональные данные пользователя, его контакты, историю действий на сайте. Еще в профиле можно:

  • Выпустить НЭП от налоговой или привязать КЭП, полученную в УЦ.
  • Посмотреть сведения о банковских счетах, открытых на имя налогоплательщика с 1 июля 2014 года.
  • Узнать, в каких организациях вы являетесь руководителем или учредителем. ФНС рассказывает, что делать, если на ваше имя неправомерно зарегистрировали организацию.

Здесь отражаются начисления и задолженности по налогам на землю, недвижимость и транспорт. Там же хранится история по оплаченным суммам.

Страница отображает сведения о расчетах по страховым взносам и справки о доходах по форме 2-НДФЛ, которые направил в ФНС работодатель или другой налоговый агент.

Здесь же можно подать заявление о дополнительном доходе, который не был учтен. Например, доход от сдачи жилья в аренду и продажи имущества.

Раздел показывает информацию о всех видах вашей собственности:

  • земельный участок;
  • недвижимое имущество;
  • наземный, водный, воздушный транспорт.

В карточке каждого объекта можно посмотреть его характеристики и стоимость и выбрать объект как льготный.

Если вы нашли ошибку в характеристиках, отправьте в налоговую сообщение об ошибке из этого же раздела. Форма заполнит все поля автоматически. Нужно только исправить ошибочные данные на верные, прикрепить подтверждающие документы и отправить сообщение.

По такой же схеме можно отправить в ФНС сообщение, если личный кабинет показывает имущество, которое вам не принадлежит.

5. Жизненные ситуации.

Раздел включает в себя все варианты взаимодействия с налоговыми органами. Например, можно:

  • распорядиться переплатой: перезачесть деньги в уплату другого налога или вернуть их на свой счет;
  • подать декларацию по форме 3-НДФЛ;
  • подать заявление на льготу многодетной семье, по пенсии, по инвалидности и по другим причинам;
  • запросить справку о состоянии расчетов;
  • пожаловаться на работу налогового органа;
  • встать на учет;
  • написать в техподдержку и выполнить другие действия.

Здесь хранится электронная переписка с ФНС: заявления, сообщения пользователя и ответы и уведомления налогового органа.

Как заплатить налог

Неоплаченные начисления и задолженности отражаются в разделе «Налоги» или на главной странице ЛК. Заплатить их можно двумя способами.

  1. Каждый вид налога оплачивать отдельной суммой после получения уведомления от налоговой службы.
  2. Заплатить единый налоговый платеж физлица (ЕНП).

ЕНП — это виртуальный кошелек налогоплательщика. Когда пользователь ЛК пополняет кошелек, деньги поступают на счет казначейства. Налоговая спишет деньги, когда наступит срок платежа, и сама распределит эту сумму по разным видам налога.

ФНС пришлет уведомление о сумме и времени оплаты налога. Сведения об оплате отразятся в личном кабинете.

Заплатить налоги через личный кабинет можно тремя способами:

  • банковской картой с использованием Интернет-сервиса банка, который заключил с ФНС соглашение;
  • сформировать квитанцию и оплатить ее в любом банке;
  • через сайт кредитной организации из предложенного списка.

Заплатить налог через личный кабинет налогоплательщика может и другой человек своей банковской картой. Но он не сможет вернуть деньги из бюджета, если перечислил больше, чем требуется.

Получить ЭЦП (электронную подпись) в налоговой

Получить ЭЦП (электронную подпись) в налоговой

Для удаленного решения налоговых, бухгалтерских и прочих деловых вопросов часто требуется электронная подпись. С лета 2021 года индивидуальные предприниматели и руководители ООО могут получить ЭЦП в налоговой бесплатно.

В материале разберемся в этапах получения электронной подписи и расскажем, что нужно подготовить для работы с ней.

  • Что представляет собой электронная подпись от налоговой
  • Особенности электронной подписи от ФНС
  • Как работает электронная подпись
  • Как подготовиться к получению ЭЦП в налоговой
  • Как подать заявление, чтобы получить ЭЦП в налоговой
  • Как получить ЭЦП в налоговой
  • Настройка ПК для работы с подписью
Читайте также:  Кинель - адреса и контакты отделений пенсионного фонда на сегодня

Что представляет собой электронная подпись от налоговой

ЭЦП — это электронная подпись, которая юридически обладает той же значимостью, что и ручная. Она может быть простой (ЭП), квалифицированной (КЭП) и неквалифицированной (НЭП).

Раньше в налоговом органе можно было получить только ЭП или НЭП — для работы с документами и отчетами в личном кабинете. За КЭП приходилось идти в удостоверяющие центры. Теперь ее тоже можно получить через налоговую.

КЭП — это отдельный цифровой файл с особым кодом, который идентифицирует конкретного пользователя. Если обычную подпись ставят на бумаге, то ЭП прикрепляют к электронным файлам.

Электронную подпись от налоговой выдают на токене — специальной флешке. Кроме самой подписи, туда загружают сертификат с данными владельца.

Электронная подпись в налоговой доступна почти всем руководителям компаний и предпринимателям. Исключение составляют:

  • руководители ООО из перечня исключений (финансовые организации, операторы платежных систем, ломбарды, инвестфонды);
  • работники предпринимателей и организаций, которые ведут деятельность по договоренности.

Первая категория лиц может получить подпись только в Центробанке РФ. Вторая должна обращаться за электронной подписью в аккредитованные удостоверяющие центры.

Особенности электронной подписи от ФНС

Главная особенность ЭП, которую теперь получают в налоговой, заключается в ее универсальности. К примеру, раньше участие в закупках от государства требовало отдельной подписи, а сейчас для этого достаточно ЭЦП от ФНС.

В использовании электронной подписи есть еще один нюанс — ее загружают на токен. Поэтому для полноценной работы с подписью нужна специальная программа КриптоПро. Подписать документы можно только с устройства, на котором установлена эта утилита.

Стоимость ЭЦП

Отдельная особенность, которую нужно заранее иметь в виду, касается стоимости подписи. Сама по себе КЭП бесплатная, то есть ФНС не потребует с вас деньги за ее получение. Но мы уже заметили, что для работы с ней нужно USB-устройство и лицензия на специальную программу. Установить лицензионную версию бесплатно не получится. Приобретать программу и токен должен владелец подписи.

Важно! Каждое устройство, на котором вы планируете работать, требует отдельной лицензии. Например, если предприниматель хочет подписывать документы с домашнего ноутбука и рабочего ПК, он должен приобрести две лицензии. Если документ и токен уже есть, то обновлять их не нужно.

Стоимость лицензии на КриптоПро может меняться в зависимости от выхода новых обновлений и критериев использования. Цены на USB-устройства также отличаются. Например, в декабре 2021 года актуальны следующие значения:

Объект покупки Стоимость в рублях
Флеш-карта В среднем, 1 500
Лицензия на год (на 1 устройство) 1 350
Бессрочная лицензия (на 1 устройство) 2 700
Лицензия на использование программы на сервере 37 500

Проверить актуальные цены на лицензии можно в прайс-листе в разделе «Приобретение» на официальном сайте компании.

Как работает электронная подпись

КЭП применяют для электронного обмена деловыми документами. С ней можно проводить множество операций:

  • подавать налоговую отчетность;
  • отправлять документацию в госорганы в электронном виде;
  • принимать государственные заказы;
  • работать с ЕГАИС;
  • оформлять сделки;
  • отправлять электронные документы и т.д.

Весомый аргумент в пользу электронной подписи — она значительно упрощает процесс взаимодействия с контрагентами, партнерами и контролирующими организациями. Формально, процесс работы с ней выглядит так:

  1. Вы вставляете флешку с подписью и сертификатами в ПК.
  2. Открываете программу КриптоПро.
  3. Загружаете документ, который нужно подписать.
  4. Выбираете необходимый сертификат.
  5. Нажимаете «Подписать».
  6. Отправляете документы адресату.

В некоторых системах можно подписать документ прямо в файле — функция подписи находится в меню.

Перед тем, как получить электронную подпись в налоговой, нужно купить токен и лицензию. Это лучше сделать до подачи документов в ФНС.

Как подготовиться к получению ЭЦП в налоговой

Для получения ЭЦП в налоговой нужно принести с собой токен. К сожалению, купить любую понравившуюся флеш-карту не получится. Для загрузки электронной подписи требуется устройство с сертификатом, подтверждающим соответствие требованиям ФСТЭК. На таком документе указывают идентификационный номер и штрих-код.

Чтобы узнать, подходит ли USB для получения КЭП, изучите описание флеш-карты, проверьте отзывы о понравившихся устройствах. В некоторых интернет-магазинах в описании товаров специально указывают, подойдет ли токен для налоговой.

Правда, в некоторых регионах КЭП получают и без сертификата. Возможно, инспекции упускают эту деталь, потому что практика с выдачей подписей началась недавно, и не все усвоили порядок.

Мы рекомендуем найти устройство с сертификатом, чтобы подстраховаться и избежать проблем в дальнейшем. Если налоговые органы при проверке обнаружат, что у токена нет сертификата, это может повлечь санкции и штрафы.

Как подать заявление, чтобы получить ЭЦП в налоговой

Подать заявление на выпуск подписи нужно на сайте Федеральной налоговой службы. Сделать это можно в личном кабинете. При этом неважно, какая у вас форма собственности — ИП или организация — оформить заявку нужно через личный кабинет налогоплательщика-физлица.

Если у вас нет ЛК, нужно зарегистрироваться. Если личный кабинет есть — просто авторизуйтесь. В нижней части экрана есть список сервисов. Нужно выбрать раздел «Жизненные ситуации».

Подача заявления на ЭЦП

Подача заявления на ЭЦП

В этом разделе личного кабинета нужно найти сервис подачи заявления на квалифицированную электронную подпись. Портал подскажет этапы подачи заявки на КЭП от налоговой:

  • Сначала нужно заполнить данные в электронной форме.
  • Затем подтвердить, что вы все заполнили верно.
  • Отправить заявление.

Подача заявления на ЭЦП (2)

Подача заявления на ЭЦП (2)

В самом начале формы вы увидите раздел с данными налогоплательщика. Нажмите на него и укажите, в каком статусе вы хотите получить подпись — как предприниматель или руководитель компании.

Почти все поля заявки будут заполнены автоматически. Если сведения актуальны, то просто переходите к следующему этапу. Если какая-то информация изменилась, то нажмите на «Уточнить персональные данные» и введите новые значения.

После убедитесь в том, что данные заполнены верно, и нажмите кнопку «Далее» в нижней части личного кабинета.

На втором этапе личный кабинет предложит вам подтвердить правильность данных и отправить заявление. После этого откроется последнее окно. Личный кабинет оповестит вас об отправке заявления и предупредит, что у налоговой есть пять рабочих дней на рассмотрение.

Подача заявления на ЭЦП (3)

Подача заявления на ЭЦП (3)

На практике процесс идет значительно быстрее. Ответ приходит в «Сообщения» личного кабинета. Когда все будет готово, вы получите следующее уведомление:

Подача заявления на ЭЦП (4)

Подача заявления на ЭЦП (4)

В письме говорится, что можно прийти в отделение налоговой с USB-устройством и получить КЭП. Но это не значит, что нужно прийти в любую ИФНС — получить ЭП можно в конкретных инстанциях. Возможно, в дальнейшем подпись будут выдавать все отделения налоговой. Но пока стоит заранее узнать, в каком отделении вашего региона можно получить КЭП.

На сайте Налоговой Службы есть перечень инспекций, выдающих подписи. Когда получите уведомление о готовности КЭП, выберите ближайшую налоговую из списка и отправляйтесь туда.

Как получить ЭЦП в налоговой

Перед тем как отправиться в налоговую лично, запишитесь на удобное время через личный кабинет. Подготовьте следующие документы:

  • удостоверение личности;
  • сертификат на устройство;
  • СНИЛС.

Также возьмите с собой флеш-карту для загрузки подписи. Регистрационные документы не понадобятся. Подайте документы и токен сотруднику и следуйте его указаниям.

Кстати, получить КЭП можно сразу в налоговом органе, без подачи заявки в личном кабинете. Для этого нужно лично прийти в ИФНС (предварительно убедившись, что она выдает подписи) по предварительной записи в том же личном кабинете. С собой нужно взять вышеперечисленные документы и USB-накопитель.

Заявление вы заполните на месте в отделении налоговой. Если с документами и сертификатом не будет проблем, вы получите ключ на флеш-карту в тот же день. Как и в случае с онлайн-заявкой, КЭП вам выдадут бесплатно.

Ключ действует 15 месяцев с даты выдачи. Вы получите предупреждение за 2 недели до истечения срока и сможете продлить его в личном кабинете. Снова посещать налоговую для этого не нужно.

Настройка ПК для работы с подписью

Как мы уже рассказали, для работы ЭЦП необходима утилита КриптоПро. Если вы не работали на своем устройстве с электронными подписями раньше, то программу нужно устанавливать.

Скачать утилиту можно на официальном сайте КриптоПро. Среди возможных разделов есть сервис «Продукты». Наведите на него курсор, в выбранном перечне выберите КриптоПро CSP. Рядом с выбранным провайдером появится список возможных действий — нам нужна «Загрузка файлов».

Настройка ПК для работы с подписью

Настройка ПК для работы с подписью

Дальше алгоритм по скачиванию следующий:

  • Регистрация на сайте. Портал попросит задать пароль и указать данные ИП или руководителя.
  • Согласие с лицензионным соглашением. Прочтите текст соглашения и подтвердите согласие с условиями.
  • Приступите к загрузке. Сайт предложит вам выбрать одну из доступных версий программы. Лучше выбирать самую свежую. Например, на декабрь 2021 года актуальная версия — 5.0.
  • Загрузка на ПК. Дождитесь окончания загрузки криптопровайдера на устройство.
  • Установка. Откройте появившуюся иконку загрузки и установите приложение.

Теперь нужно подключить ключ от налоговой. Действуйте в таком порядке:

  • Подключите USB к компьютеру.
  • Откройте программу КриптоПро.
  • Перейдите в сервисы программы и найдите опцию просмотра сертификатов.
  • Выберите свой ключ из предложенного списка нажмите «ОК».
  • Активируйте установку ключа в открывшемся окне.

Когда основная часть установки ЭП от налоговой выполнена, можно подключить ее к личному кабинету ФНС. Для этого нужно настроить рабочий браузер.

Чтобы подключить электронную подпись от налоговой к личному кабинету, нужно сделать следующее:

  • Разрешить доступ к сайтам, использующим ГОСТ-шифрование. Для этого нужно открыть системные настройки браузера и поставить галочку рядом с соответствующей возможностью.

Настройка ПК для работы с подписью (2)

Настройка ПК для работы с подписью (2)

  • Внести адрес личного кабинета в список безопасных. Для этого нужно открыть свойства браузера через панель управления устройством. В открывшемся окошке нужно открыть вкладку «Безопасность». Затем выбрать раздел надежных сайтов. А чуть ниже — функцию «сайты».

Настройка ПК для работы с подписью (3)

Настройка ПК для работы с подписью (3)

  • Сервис предложит вам ввести адреса сайтов. Оставьте там ссылку на личный кабинет ИП или компании — в зависимости от правовой формы вашего бизнеса.
  • Теперь откройте личный кабинет. В нем нужно найти функцию проверки условий доступа. Запустите ее.
  • Если на предыдущих этапах не возникло сбоев, проверка пройдет успешно и личный кабинет запросит ваше согласие на доступ к КЭП.

Иногда на этапе проверки возникают проблемы. Если налоговый сервис не сможет установить соединение, попробуйте исправить проблему по советам от ФНС или обратитесь к специалистам.

Как получить электронную подпись в ФНС России: пошаговая инструкция

С 1 января 2022 года руководители юридических лиц, предприниматели и нотариусы могут получить электронную подпись только в удостоверяющем центре ФНС России или в доверенном удостоверяющем центре ФНС России.

В статье расскажем, как получить электронную подпись в ФНС России: в какое отделение обращаться, какие нужны документы и какой токен подойдет.

Шаг 1. Выберите удобное отделение ФНС России

Выдачей электронных подписей занимаются отделения ФНС России, их около 700. Полный список с адресами и режимом работы размещен на сайте налоговой. Вы можете обратиться любое отделение, а не только в то, в котором вставали на учет.

image

Так выглядит реестр отделений ФНС России, которые выдают электронную подпись. Можно настроить фильтр по региону и режиму работы.

Большинство отделений ФНС России работает с 09:00 до 18:00.

Электронные подписи под ключ

В комплекте сертификат, сертифированный токен и лицензия «Криптопро» — все, что нужно для работы

Шаг 2. Запишитесь на прием в ФНС России

Можно прийти в отделение ФНС России и без записи. Но удобнее запланировать визит на конкретное время, чтобы не попасть в очередь. Для этого запишитесь через личный кабинет налогоплательщика или с помощью сервиса для онлайн-записи.

image

Если записываетесь через онлайн-сервис, выбирайте отделение, которое есть в реестре отделений ФНС России. Иначе вы не сможете выбрать нужную услугу.

Шаг 3. Подготовьте документы

Чтобы получить электронную подпись, нужен минимум документов: паспорт и СНИЛС.

По желанию можете предоставить дополнительные документы: свидетельство ОГРН или ОГРНИП, ИНН, документ, подтверждающий право действовать от имени организации без доверенности. Но если не принесете эти документы, налоговая найдет данные в своих системах.

Шаг 4. Подготовьте токен

ФНС России занимается только выпуском сертификатов электронной подписи. Отделения ФНС не продают USB-токены. Вы можете использовать старый носитель, если получали электронную подпись ранее в другом удостоверяющем центре. Перед визитом в отделение ФНС России проверьте, что на носителе нет действующих сертификатов. Перед записью с него могут удалить всю информацию.

Главное требование к USB-токену — наличие сертификата ФСБ России или ФСТЭК России. Если токен будет несертифицированным, ФНС России откажет в выпуске сертификата электронной подписи. Больше о выборе токена для ФНС России — в статье.

image

Так выглядит сертификат соответствия на токен Рутокен ЭЦП 2.0. Чтобы узнать, сертифицированный ли у вас токен и как получить сертификат соответствия, обратитесь в удостоверяющий центр или интернет-магазин, в котором вы его купили.

Если получаете подпись впервые, купите новый токен. Это можно сделать в удостоверяющем центре.

Шаг 5. Придите в отделение ФНС России

Если вы не подавали заявление на выпуск подписи онлайн, напишите его в отделении. Бланк выдадут сотрудники.

image

Бланк заявления на выдачу электронной подписи можно заполнить в личном кабинете или в налоговой.

Шаг 6. Пройдите идентификацию в отделении ФНС России и получите сертификат

Для идентификации личности предъявите паспорт сотруднику налоговой службы. Если документ в порядке, в течение 15 минут специалист ФНС России выпустит сертификат электронной подписи и запишет его на ваш токен.

Срок изготовления сертификата может увеличиться до пяти дней. Обычно это происходит из-за отсутствия в системе ФНС России сведений о лице, которое обратилось за выпуском сертификата.

Подпись, которую выпустил удостоверяющий центр ФНС России, действительна 15 месяцев.

Может ли налоговый орган отказать в выпуске электронной подписи?

Есть три основания, по которым ФНС России имеет право отказать в выпуске сертификата электронной подписи:

  • заявитель не предъявил паспорт или СНИЛС сотруднику ФНС России;
  • данные документов заявителя не совпадают с данными, которые содержатся в государственных информационных системах;
  • проблемы с токеном: отсутствие, неисправность, несоответствие предъявляемым требованиям.

Как удобнее получить электронную подпись?

Выдавать подписи руководителям юридических лиц, предпринимателям и нотариусам может не только удостоверяющий центр ФНС России, но и его доверенные лица. Они действуют от имени ФНС России.

Больше о преимуществах доверенного удостоверяющего центра ФНС России — в статье.

Электронные подписи под ключ

В комплекте сертификат, сертифированный токен и лицензия «Криптопро» — все, что нужно для работы.

Электронную подпись можно получить в доверенном удостоверяющем центре Росэлторг. Вы можете оставить онлайн-заявку на выпуск электронной подписи. Специалисты помогут выбрать подходящий токен, версию и тип лицензии на СКЗИ. А после получения настроят компьютер для работы с подписью.

Ссылка на основную публикацию