Выписка из штатного расписания

Что собой представляет штатное расписание

Штатное расписание – один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде. В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате (окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках) и прочая подобного рода информация. Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии.

Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.

Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.

Скачать пример выписки из штатного расписания без окладов

Рассмотрим образец составления выписки из штатного расписания, в котором отсутствуют оклады, установленные для персонала предприятия. В таком документе должны присутствовать следующие обязательные атрибуты:

  • Полное название предприятия.
  • Наименование оформляемого документа: «Выписка из штатного расписания».
  • Регистрационные данные штатного расписания: его номер, дата составления и утверждения, период, на который оно было составлено.
  • Информация о лицах, подписавших исходный документ.
  • Запрошенные сведения о названиях должностей специалистов, их количественный состав с разбивкой по отделам.
  • Подпись лица, подготовившего выписку, и печать предприятия (при наличии). Лицо, подписавшее выписку, несет ответственность за соответствие указанных данных сведениям, содержащимся в оригинале штатного расписания.

Скачать образец выписки из штатного расписания можно по ссылке: Образец выписки из штатного расписания без окладов.

  • название предприятия;
  • данные основного документа: регистрационный номер, дата составления и утверждения штатного расписания;
  • информация о подписантах основного документа;
  • полные сведения по запрошенной должности, которые включают как оклад, так и все остальные полагающиеся сотруднику выплаты;
  • подпись уполномоченного лица и печать предприятия (при наличии).

Нюансы

При составлении выдержки необходимо уделить внимание порядку составления рассматриваемой документации, времени ее хранения, также вопросу утверждения.


При составлении выдержки необходимо уделить внимание порядку составления рассматриваемой документации, времени ее хранения, также вопросу утверждения.

«Штатка» – нужный документ

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужна ли фирме «штатка», или можно обойтись без нее.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь этот документ содержит полную информацию о персонале организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если компания составляет «штатку», то как сделать выписку из штатного расписания? Образец выписки поможет сэкономить время кадровику.

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

Читайте также:  Во Сколько Лет Идут На Пенсию В Германии

Кто и для чего может запрашивать?

Однако в получении выписки помимо самого сотрудника могут быть заинтересованы и другие лица (в том числе, непосредственный руководитель фирмы) и другие уполномоченные на это контролирующие организации.

Поводы для запроса выписки из штатного расписания:

  1. для сотрудника:
    • с целью предоставления информации в судебные инстанции для проведения разбирательств в случае незаконного сокращения или увольнения, а также решения иных трудовых разногласий.
  2. Для руководства:
    • с целью принятия участия в торгах;
    • для получения членства в саморегулируемой организации.

Указанные учреждения вправе запрашивать выписку при проведении как выездных, так и камеральных проверок.

Графа 3 «Должность, разряд, класс квалификации».

Зачем нужна выписка из штатного расписания

При возникновении и последующем разрешении трудовых споров между работником и работодателем, госслужащие могут запросить по отдельной должности выписку из штатного расписания,если у них есть основание полагать, что выплаты заработной платы работнику осуществлялись в противоречии с должностным окладом, указанным в приказе о приеме на работу, трудовом договоре и самом штатном расписании.

Под выпиской из штатного расписания (ВШР) подразумевается часть основного документа (ШР), в котором обязательно должна быть указана достоверная кадровая и бухгалтерская информация, не противоречащая ее первоначальному источнику.

Форма составления ВШР идентична действующему ШР, поэтому заполняется она в том же порядке, или же по аналогии действующего штатного расписания. Часто при составлении бланка ВШР для удобства применяют унифицированную форму Т-3.

Здесь вы можете скачать и ознакомиться с бланком формы Т-3 и Т-2.

  1. Работник для решения трудовых споров или по иным причинам, в соответствии с требованиями статьи 62 ТК РФ. Такой вид выписки включает в себя информацию исключительно по занимаемой должности конкретного работника, и не в коем случае не должна включать другие кадровые и бухгалтерские сведения, не относящиеся к данному работнику. Такое правило соблюдается в соответствии со статьей 88 ТК РФ, но основании которой данные сведения относятся к персональным данным, а работодатель является ответственным лицом за неразглашение личной информации сотрудников.
  2. Контролирующие (правоохранительные) органы. Как правило, к ним чаще всего относят Федеральную службу государственной Статистики, Федеральную налоговую службу, Инспекцию по охране труда, Пенсионный фонд, органы прокуратуры, суды и другие государственные и муниципальные структуры, которые в соответствии с действующим законодательством имеют право делать письменные запросы подобного характера.
  3. Специальные аккредитованные организации, с которыми крупные производственные, строительные и промышленные предприятия заключают гражданско-правовой договор по оказанию услуг в виде специальной оценки условий труда. Такие компании уполномочены давать итоговое заключение, поэтому для грамотного выполнения своих обязанностей, им запросто могут понадобиться сведения по должностным окладам работников.

Для чего нужна?

Выписка нужна прежде всего для фиксации правильных данных о трудящемся. Ее могут запросить в следующих организациях:

  • в Пенсионном фонде;
  • в ФСС;
  • в налоговой или трудовой инспекции;
  • в суде при трудовых спорах.

Выписка заполняется на основании имеющегося штатного расписания на предприятии, которое составлено по утвержденной форме Т-3. После затребования документа каким-либо органом документ должен быть исполнен в течение пяти дней, если нет указания о срочности.

Образец бланка штатного расписания скачивайте здесь.

В штатном расписании находятся сведения о сотрудниках: перечисляются филиалы, а также должности и разряды работников, число сотрудников, ставка по тарифу для рабочего вместе с выплатами. Из этого документа и берут необходимые сведения о сотруднике.

Сведения о трудящемся актуальны пока действует штатное расписание, на основании которого составлена выписка. Срок хранения выписки в архиве организации – 5 лет, так же как и у штатного расписания.

Что такое штатное расписание читайте в нашей статье.


Сведения о трудящемся актуальны пока действует штатное расписание, на основании которого составлена выписка. Срок хранения выписки в архиве организации – 5 лет, так же как и у штатного расписания.

Выписка из штатного расписания в 2020 году

Наличие штатного расписания на предприятии – условие не обязательное. Однако большинство фирм практикуют его ведение. Рассмотрим порядок предоставления и образец выписки из штатного расписания в 2020 году.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!


ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Для чего нужна

Выписка из штатного расписания требуется редко. Но в ряде случаев предоставление ее обязательно. Ее могут запросить в следующих ситуациях:

  • в судебные органы при слушании дела, где необходима доказательная база, что конкретный гражданин трудоустроен;
  • в ПФР при оформлении пенсии;
  • в ФСС для расчета пособий;
  • при вступлении в саморегулируемую организацию;
  • для комиссии, чтобы доказать свое право участвовать в тендерных торгах;
  • в банковские структуры при оформлении кредитной линии;
  • в Налоговую службу или в Трудовую Инспекцию, в рамках рассмотрения дела о работе предприятия, начислении трудового стажа и пр.

Иногда выписку запрашивают не сами работники, а непосредственно контролирующие органы, если такие документы необходимы для проведения текущих проверок.

Чтобы сведения всегда соответствовали истине, их необходимо периодически обновлять, т.к. происходят изменения в штате сотрудников, в размере заработной платы и т.д.

Скачать бесплатно бланк в excel можно по ссылке.

Как оформить выписку из штатного расписания – образец

Выпиской считается документ, который оформляется в конкретной форме, при этом часть текста переписывается в точности с исходного документа. Запрос на выписку может исходить от проверяющих служб. При данном обстоятельстве заполнение этого документа должно быть согласно регламенту.

Любой трудящийся организации может попросить выписку путем оповещения в письменном виде (статья 62 ТК РФ). При оформлении выписки для сотрудника из штатного расписания, образец которой мы рассмотрим ниже, необходимо указать только информацию, которая имеет отношение к трудовой деятельности конкретного работника.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :


Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Процесс оформления

Как оформить выписку из штатного расписания. Она может быть составлена в произвольной форме или в виде бланка Т-3 – это остается на усмотрение отдела кадров, который данный документ и составляет.

В штатном расписании обязательно должны присутствовать:

  • перечень подразделений в структуре предприятия;
  • название должностей и специальностей, а также фамилии сотрудников их занимающие;
  • квалификации работников;
  • информация о количестве рабочих единиц;
  • данные о заработной плате, включая ставки, надбавки и фонд оплаты труда (ФОТ).

Составляет выдержку рабочего распорядка специалист по кадрам, поскольку у него хранится вся необходимая информация, касающаяся сотрудников и их заработной платы. Свои подписи ставят исполнитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров, который заверяет таким образом полученный документ. В случае, если таких должностей нет на предприятии, бланк подписывает сам руководитель или лицо, его заменяющее. Ставить печать в штатном расписании не требуется, это касается и произвольной формы, и бланка Т-3.


Как сделать выписку из штатного расписания и соблюсти все правила. Для начала следует правильно составить сам регламент работников, ведь по своей форме выдержка должна в точности соответствовать оригиналу.

Нужен ли закрепляющий приказ?

Одним из обязательных реквизитов выписки является ссылка на закрепляющий приказ, которым было утверждено штатное расписание. Без этой пометки документ считается неполным.

Пример такого приказа выглядит следующим образом:


В чем заключается цель стимулирования персонала? Узнайте здесь.

Выписка из штатного расписания для тендера

Тендеры на участие в закупках товаров (работ, услуг) проводятся для того, чтобы определить того хозяйствующий субъект, который сможет продать товар (выполнить работу, услугу) наиболее качественно, быстро и, разумеется, недорого.

Для того, чтобы стать участником тендера необходимо предоставить пакет документов, который, среди прочего, должен содержать:

  • выписку;
  • заверенные копии трудовых книжек (трудовых договоров).

Данные документы предоставляются для того, чтобы удостоверить тот факт, что данный сотрудник работает на предприятии-участнике тендера и может сделать ту работу (услугу), которая составляет предмет тендера.

В последней части прописывают:

Как оформляется выписка из штатного расписания: образец

Каждое учреждение имеет в своем портфеле документов штатное расписание с перечнем должностей и сотрудников. Это документ, который содержит общие сведения о кадровом составе. Обычно документ просматривают проверяющие из различных инстанций, чтобы иметь представление о количестве работников и сверить прочие бумаги, которые касаются финансовой сферы.

Каждый сотрудник имеет право взять выписку из него, чтобы проверить данные о себе или предоставить информацию в разные инстанции. Как оформить выписку из штатного расписания, кто ее выдает и какие сведения в ней содержатся.

  1. Законодательная база
  2. Процесс оформления
  3. Структура
  4. Образец
  5. Справка
  6. Полезное видео: образец штатного расписания


Каждое учреждение имеет в своем портфеле документов штатное расписание с перечнем должностей и сотрудников. Это документ, который содержит общие сведения о кадровом составе. Обычно документ просматривают проверяющие из различных инстанций, чтобы иметь представление о количестве работников и сверить прочие бумаги, которые касаются финансовой сферы.

Как составить выписку из штатного расписания: инструкция для бухгалтера и кадровика

Штатное расписание — внутренний акт компании, подтверждающий распределение обязанностей между сотрудниками, кадровую структуру, тарифную сетку. Его часто требуют контролирующие организации в ходе проверок, работники в случае трудовых споров. Если нецелесообразно предоставлять копию целого документа (например, из-за опасности разглашения коммерческой или личной тайны), готовят выписку из штатного расписания.


Штатное расписание — внутренний акт компании, подтверждающий распределение обязанностей между сотрудниками, кадровую структуру, тарифную сетку. Его часто требуют контролирующие организации в ходе проверок, работники в случае трудовых споров. Если нецелесообразно предоставлять копию целого документа (например, из-за опасности разглашения коммерческой или личной тайны), готовят выписку из штатного расписания.

Читайте также:  Переоформление автомобиля без снятия с учета в 2020 году
Добавить комментарий