Как составить маршрутный лист

Кому нужен маршрутный лист

Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.

В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.

В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.

Правила заполнения

Маршрутный листок оформляется водителем по итогам разъездов по городу за день. Заполняется он следующим образом:

  • вверху документа по центру строки пишут наименование организации. Ниже указывают населенный пункт и дату оформления;
  • записывают Ф.И.О. и должность работника, на которого он составляется, вносится информация о марке автомобиля, формулируется цель поездки;
  • в таблице по порядку вносятся дата поездки, адрес, время прибытия и убытия, наименование и реквизиты документа, подтверждающего затраты на поездку, сумма затраченных средств;
  • маршрутный листок подписывает сотрудник, на которого он оформлен, и бухгалтер предприятия.

После того как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам в бухгалтерии. В случае налоговых проверок на него иногда обращают внимание контролирующие структуры.

Из-за пандемии коронавируса в России введен режим повышенной готовности или, как сейчас популярно говорить, режим самоизоляции. В нескольких субъектах (например, в Кировской области (Постановление областного правительства от 25.03.2020 №122-П), Краснодарском крае (Постановление краевого губернатора от 31.03.2020 №185) власти ввели карантин — более жесткие правила по сравнению с остальными субъектами.

Форма 3 спец

Эта форма специально разработана для тех случаев, когда водителя работают на легковых или грузовых автомобилях специального назначения, например:

  • смесители бетона;
  • актокраны;
  • снегоуборочные машины;
  • автомобили с компрессорными установками и т.п.

Если требуется отследить перемещение и расход топлива на автобусе, предназначенном для городских или пригородных перевозок, используется форма 6. В данном случае документ приобретает особое значение, поскольку именно он является основой для начисления зарплаты водителю, работающему по сдельной системе.

Как сделать маршрутный лист

Как уже было сказано выше, для того, чтобы подтвердить передвижения работника и его транспортные расходы составляется маршрутный лист. Бланк этого документа не утвержден законодательно, поэтому его содержание остается полностью на усмотрение работодателя. В конце статьи можно маршрутный лист (бланк) скачать бесплатно. Образец этого документа может содержать следующую информацию:

  • ФИО работника, который его заполняет, должность и структурное подразделение;
  • дата либо период маршрутного листа. Можно составлять и сдавать этот документ каждый день, а можно вести его неделю или месяц;
  • адреса, прибытия и убытия;
  • время прибытия и убытия (при необходимости);
  • стоимость поездки и документ это подтверждающий. Как правило, это проездные документы (билеты, проездные, чеки такси и т.д.). Подтверждающие документы прикладывают к маршрутному листу;
  • отметка о прибытии и убытии. Служит подтверждением того, что сотрудник действительно присутствовал в указанном месте.

По желанию руководителя в бланк маршрутного листа можно включить любую другую информацию.

Обычно бланк маршрутного листа утверждается локальными актами организации.

  • маршрутный лист составляется на официальном бланке предприятия, либо указывается название организации. Поскольку в ряде случаев (при возмещении транспортных расходов) маршрутный лист будет являться первичным документом бухгалтерии, то название желательно указывать полностью;
  • указывается название документа, номер (при наличии) и дата составления. Если маршрутный лист составляется не на один день, то указывается период;
  • дальнейшая информация для удобства помещается в таблицу, каждая строка которой отводится под одно место, которое посещает сотрудник. Таблица заполняется по мере надобности. Делается это вручную самим работником. Если маршрутный лист служит подтверждением местонахождения работника, то в соответствующей колонке отметку должен поставить представитель другой организации. Это может быть роспись и расшифровка, либо печать (отдела кадров, для документов и т.д.)
Читайте также:  Что делать угнали машину застрахованную по КАСКО

Маршрутный лист для отпуска на машине

Кроме того, работодатели могут сами внутренними локальными актами утвердить перечень льгот, в который включить и компенсацию расходов на отдых, в том числе — оплатить работникам проезд к месту отдыха. Для учета проездных затрат необходимы документы, подтверждающие понесенные расходы. В этом случае используется специальный бланк.

Как составить собственный бланк

Допустимо разработать свой, индивидуальный формат документа, который будет полностью отвечать особенностям деятельности учреждения и специфике работы конкретного сотрудника. Однако предусмотрите, чтобы бумага содержала следующие обязательные реквизиты:

  1. Наименование документа, например «маршрутный лист, образец для водителя».
  2. Полное наименование организации, которая оформила МЛ.
  3. Место и дата выдачи бланка, если он подготовлен за пределами компании.
  4. Период действия. МЛ можно выписать сроком на один день либо на неделю или месяц.
  5. Ф.И.О. сотрудника, который получил маршрутный лист, его должность и структурное подразделение.

Далее заполняется специальная таблица. В табличной части в обязательном порядке следует указать:

  1. Место назначения, то есть куда отправляется работник.
  2. Цель поездки — указывается конкретная цель, с которой работник направился в пункт назначения, например доставка отчета.
  3. Отметки о прибытии или убытии. Такие отметки ставит представитель организации (госоргана), в который был направлен работник.
  4. Вид транспорта, который использовался в качества средства передвижения, например автобус, такси или личное авто.

Дополнительные сведения указываются в произвольном порядке. К примеру, можно предусмотреть отметки о времени, проведенном в пути — это актуально, например, если вы готовите образец маршрутного листа для курьера. Сведения о суммах понесенных затрат также можно отразить в табличной части.

Печать ставить не обязательно, так как бланк считается внутренним документом. Однако это на индивидуальное усмотрение учреждения.

Кто использует

Ключевое назначение бумаги — подтвердить расходы сотрудника, который для исполнения своих трудовых обязанностей вынужден оплачивать транспортные расходы. Маршрутный лист 2020 может быть использован следующими категориями работников:

  1. Водители, эксплуатирующие служебный или личный транспорт.
  2. Курьеры, логисты и иные работники доставки (транспортных компаний).
  3. Специалисты, должности которых по должностным инструкциям имеют разъездной характер работы.
  4. Сотрудники, которые совершают служебные поездки в силу специфики своей должности. Например, бухгалтер сдает отчетность в контролирующие органы.

Стоит отметить, что данный список не является закрытым. Использовать такой вид первички могут и другие категории наемных специалистов.

Нельзя путать путевой лист и маршрутный. Это совершенно разные виды первичной документации. Даже несмотря на то, что, по сути, листы имеют одно назначение — подтверждение произведенных расходов. Только по путевке организация списывает ГСМ, то есть подтверждает расходы на оплату бензина, газа или дизельного топлива.

Нельзя путать путевой лист и маршрутный. Это совершенно разные виды первичной документации. Даже несмотря на то, что, по сути, листы имеют одно назначение — подтверждение произведенных расходов. Только по путевке организация списывает ГСМ, то есть подтверждает расходы на оплату бензина, газа или дизельного топлива.

Форма маршрутного листа, бланк

Маршрутный лист состоит из трех частей.

Первая (титульная) часть содержит название документа, наименование субъекта хозяйствования, должность и фамилию сотрудника, которому предстоит поездка, краткое описание ее целей, а также регистрационный номер и дату составления.

Читайте также:  Зарплата за декабрь 2020

Во второй части заполняют все данные о маршруте следования. Как правило, ее оформляют в виде таблицы. Туда вносят:

адреса и названия организаций или фамилии людей, куда отправляется сотрудник;

  • указывают дату (если лист составляется за несколько дней), точное время прибытия и отъезда с объекта;
  • номера документов, подтверждающих расходы;
  • суммы затрат.
  • Дополнительно можно внести в таблицу подписи лиц, подтверждающих доставку или пребывание сотрудника в пункте, указанном целью поездки.

    Третья часть содержит подписи лиц, подтверждающих достоверность сведений и дату принятия документа к учету.

    Дополнительно можно внести в таблицу подписи лиц, подтверждающих доставку или пребывание сотрудника в пункте, указанном целью поездки.

    Порядок оформления

    Формат маршрутного листка разрабатывается учреждением самостоятельно с определением периодичности отчета (ежедневного, еженедельного, ежемесячного), а также правил его заполнения.

    Необходимо иметь ввиду, что для доказательства издержек в производственных разъездах, требуется не только грамотно заполнить маршрутный листок, но и приложить к нему соответствующие материалы для подтверждения оформленного документа, в том числе:

    • Приказ, являющийся основанием выезда по служебным заданиям.
    • Отчет служащего о выполненных затратах.
    • Четко прописанные проездные билеты, доказывающие действительность предоставления услуг.

    Все затраты проверяются сотрудниками бухгалтерии, после чего отчет оправляется руководству на подпись, а потом направляется для компенсации понесенных издержек или списания подотчетных денег. Добавочные выплаты служащим, использующим служебные разъезды на собственном автомобиле или же использующих общественный транспорт, учреждения относят на затраты, которые непосредственно оказывают влияние на размер налога на прибыль.

    Форма отчетности по затратам


    Необходимо иметь ввиду, что для доказательства издержек в производственных разъездах, требуется не только грамотно заполнить маршрутный листок, но и приложить к нему соответствующие материалы для подтверждения оформленного документа, в том числе:

    Кто использует

    Ключевое назначение бумаги — подтвердить расходы сотрудника, который для исполнения своих трудовых обязанностей вынужден оплачивать транспортные расходы. Маршрутный лист 2020 может быть использован следующими категориями работников:

    1. Водители, эксплуатирующие служебный или личный транспорт.
    2. Курьеры, логисты и иные работники доставки (транспортных компаний).
    3. Специалисты, должности которых по должностным инструкциям имеют разъездной характер работы.
    4. Сотрудники, которые совершают служебные поездки в силу специфики своей должности. Например, бухгалтер сдает отчетность в контролирующие органы.

    Стоит отметить, что данный список не является закрытым. Использовать такой вид первички могут и другие категории наемных специалистов.

    Нельзя путать путевой лист и маршрутный. Это совершенно разные виды первичной документации. Даже несмотря на то, что, по сути, листы имеют одно назначение — подтверждение произведенных расходов. Только по путевке организация списывает ГСМ, то есть подтверждает расходы на оплату бензина, газа или дизельного топлива.

    Унифицированной формы документа нет. Чиновники не утвердили бланка, который обязаны применять все предприниматели и организации. А это значит, что каждая компания, использующая МЛ для подтверждения транспортных расходов работников, обязана разработать бланк самостоятельно. Либо можете скачать бланк маршрутного листа служебных поездок, который мы предлагаем в статье.

    Особенности хранения

    Хранятся проверенные маршрутные листы у ответственного лица, чаще всего это бухгалтер. Все документы, по порядку, он аккуратно складывает в отдельную папку и убирает на свое место.

    Ежеквартально, если работа водителя осуществляется несколько раз в неделю, и бумаг накапливается достаточное количество, их можно сшивать в один большой отчет и убирать в архив организации.

    Минимальный срок хранения маршрутных листов составляет 5 лет. В зависимости от некоторых обстоятельств, таких как осуществление работы во вредных или тяжелых условиях, перевоз опасного груза, срок увеличивается до 75 лет в общем.

    Как только срок давности документов истекает, организацией составляется специальный акт на уничтожение документов, после чего они специальным образом утилизируются.

    Читайте также:  Какое наказание нам грозит в данном случае?


    Несмотря на схожесть, это два разных документа, они имеют различия:

    Образцы справок для получения визы

    Не допустимы ошибки или помарки. Составление маршрутного листа подразумевает самостоятельное планирование поездки, а, значит, турист обязан приложить брони отелей, указанных в маршрутном листе. Внизу документа следует поставить дату составления документа и личную подпись. Срок действия документа 30 дней на момент подачи документов на визу в визовый центр или в посольство.

    Документ составляется в произвольной форме. Главные требования, предъявляемые сотрудниками консульств, — отсутствие ошибок, исправлений и помарок.

    Перед тем как вносить тот или иной отель в описание маршрута, забронируйте там номер и распечатайте подтверждение вашей брони. Таким образом, на каждый отель из списка должно быть подтверждение того, что вы действительно планируете там остановиться.


    Перед тем как вносить тот или иной отель в описание маршрута, забронируйте там номер и распечатайте подтверждение вашей брони. Таким образом, на каждый отель из списка должно быть подтверждение того, что вы действительно планируете там остановиться.

    Как составить маршрутный лист

    Маршрутный лист – разновидность отчётной документации, подтверждающая расходы сотрудника в поездках, сделанных в интересах компании. Согласно ст.168.1 Трудового кодекса, работодатель обязан компенсировать работнику финансовые затраты, связанные со служебными поездками. Сюда входят: проезд, проживание, питание, иные затраты, согласованные с руководством. В отличие от путевого листа, маршрутный не включает реквизиты компании и расходы ГСМ, поэтому может использоваться для возмещения расходов, связанных с поездками, как на личном, так и на общественном транспорте.

    Как составить маршрут для торгового представителя?

    Ежедневно миллионы торговых агентов по всему миру перемещаются от точки к точке, оформляют крупные и мелкие заказы, составляют множество договоров и все эти процессы происходят даже в данный момент. Уже давно не секрет, что настолько большой объем работы требует определенной оптимизации для упрощения многих процессов и упрощения работы агентов. Для этого компания DDAPP создала уникальное программное обеспечения “Альт”, благодаря которому есть возможность по-другому посмотреть на автоматизацию работы с помощью воронки продаж.

    Преимуществами данной программы являются:

    1. Возможно быстро просматривать всю документацию, которая находится в одном приложении;
    2. Существует оперативный поиск информации о клиенте (адрес, часы работы, условия поставок и их объемы и т.д.);
    3. Искусственный интеллект анализирует вводимые данные об объемах товара, который ранее покупался и его остатки, в результате чего самостоятельно рассчитывает оптимальное количество продукции, которое целесообразно поставлять определенному покупателю;
    4. Оперативное составление отчетов;
    5. Возможно получать задания в реальном времени;
    6. Автоматическое построение маршрутов.

    Функции программы “Альт” можно перечислять еще длительное время, но сегодня мы поговорим более детально о том, как правильно составить маршрут для торгового представителя и какие параметры стоит учитывать при его формировании.

    1. Возможно быстро просматривать всю документацию, которая находится в одном приложении;
    2. Существует оперативный поиск информации о клиенте (адрес, часы работы, условия поставок и их объемы и т.д.);
    3. Искусственный интеллект анализирует вводимые данные об объемах товара, который ранее покупался и его остатки, в результате чего самостоятельно рассчитывает оптимальное количество продукции, которое целесообразно поставлять определенному покупателю;
    4. Оперативное составление отчетов;
    5. Возможно получать задания в реальном времени;
    6. Автоматическое построение маршрутов.

    Как составить маршрутный лист?


    Например: «В понедельник 10.06.2020 я планирую выехать из Петербурга в Хельсинки, где заселюсь в гостиницу «Мечта». В течение дня я буду осматривать достопримечательности». Таким образом распишите каждый день пребывания в Финляндии. Необязательно расписывать по часам, просто укажите ключевую информацию: где будете жить, когда приедете и уедете, чем будете заниматься (примерно).

    Добавить комментарий