Образец приказа о переводе на дистанционные рабочие места

Перевод сотрудников на дистанционную работу: важные нюансы

Как оформить перевод сотрудника на удаленную работу

Работник может трудиться удаленно:

  • на постоянной основе;
  • временно (до 6 месяцев непрерывно или чередуя дистанционную работу и работу в офисе).

По общему правилу, для перевода на удаленку как по инициативе работодателя, так и по инициативе работника нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Исключение составляет случай временного перевода работника в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ.

Дистанционная работа на постоянной основе

Сотрудник может начать трудиться дистанционно разными способами:

  • работодатель может изначально принять его на удаленную работу;
  • сотрудник может быть переведен на удаленку по своей инициативе;
  • сотрудник может быть переведен по инициативе работодателя.

Разберем каждый вариант подробно.

Прием сотрудника на дистанционную работу

Дистанционная работа имеет для работодателя и сотрудника ряд преимуществ.

Во-первых, работодателю не нужно организовывать рабочие места, что позволяет сэкономить на аренде помещения, стоимости офисной мебели и так далее.

Во-вторых, удаленный сотрудник зачастую более эффективен, чем тот, что трудится в офисе, так как не обязан высиживать необходимое время, тратя его в том числе на бесполезные дела.

В-третьих, снимается транспортная проблема. Работодатель не должен заботиться о доставке персонала, а сотрудники, в свою очередь, не тратят время на дорогу.

Для приема на удаленку работодателю необходимо:

1) получить от будущего сотрудника обязательные документы, в частности: паспорт, трудовую книжку (в случае ее ведения) или сведения о трудовой деятельности, документ (в том числе электронный), подтверждающий его регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (СНИЛС) и так далее (ст. 65 ТК РФ).

Работник, впервые заключающий трудовой договор, имеет право выбора самостоятельно получить СНИЛС или сделать это через работодателя (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ, письмо ПРФ от 28.06.2019 № 09-19/13246). Будущий сотрудник может направить необходимые документы в электронной форме. Работодатель имеет право затребовать их нотариально заверенные копии (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

2) ознакомить поступающего на дистанционку с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его работой (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Это можно сделать, обменявшись электронными документами;

3) оформить трудовой договор (ч. 1 ст. 56, ст. 67, ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). Сделать это можно также электронно (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

В договор должно быть обязательно включено условие о выполнении работником трудовой функции дистанционно (ч. 2 ст. 57, ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ). В нем нельзя прописывать условие о посещении работодателем сотрудника в течение рабочего дня для контроля рабочего процесса (письмо Роструда от 17.04.2021 № ПГ/08368-6-1).

4) издать приказ о приеме на работу (ч. 1 ст. 68 ТК РФ);

5) по желанию сотрудника внести запись о приеме на работу в трудовую книжку (в случае ведения). Если она утрачена, повреждена или ее нет по другой причине, сотрудник может написать заявление с просьбой оформить новую трудовую книжку. В нем следует указать причину отсутствия документа. Работодатель должен оформить новый документ (ч. 5 ст. 65, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, письмо Роструда от 31.03.2021 № ПГ/06237-6-1);

6) представить сведения о приеме на работу в ПФР (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).

Перевод работника на дистанционную работу по его инициативе

Сотрудник может выразить желание перевестись на дистанционку, например, по состоянию здоровья, в связи с необходимостью ухода за больным членом семьи и так далее. Для перевода ему необходимо написать заявление и указать в нем желаемый порядок удаленной работы (постоянно или временно). Если работодатель согласен на такой перевод, то стороны заключают допсоглашение к трудовому договору. В документе необходимо отразить способ выполнения дистанционной работы (непрерывное или периодическое выполнение), срок перевода (при наличии) (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Допсоглашение может быть оформлено путем обмена между работником и работодателем электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и усиленной квалифицированной электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи работника (ч. 1 ст. 312.2, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

По письменному заявлению дистанционного сотрудника работодатель не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления обязан направить ему оформленный надлежащим образом экземпляр допсоглашения на бумажном носителе (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

На основании допсоглашения работодатель должен издать приказ о переводе работника на удаленку. А также зафиксировать сведения о переводе в личной карточке работника.

Перевод сотрудника на удаленку не является кадровым мероприятием, поэтому не требует:

  • внесения записи в трудовую книжку работника (при ее ведении) и в сведения о трудовой деятельности работника;
  • представления сведений по форме СЗВ-ТД в органы ПФР (ст. 66, 66.1 ТК РФ, п. 2.4 ст. 11 Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ, п. 1.4, пп. 2.5.3 порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», утвержденного Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

Перевод работника на дистанционную работу по инициативе работодателя

По общему правилу, сотрудник может быть переведен на дистанционную работу по инициативе работодателя только при наличии согласия самого сотрудника (ст. 72 ТК РФ). Применяются те же правила, что и при переводе на удаленку по инициативе сотрудника, о которых мы рассказали выше.

Исключением из этого правила может служить случай, когда перевод происходит в связи с изменением организационных или технологических условий труда. Работодатель обязан уведомить об этом сотрудника, а также о причинах, вызвавших необходимость такого перевода, в письменной форме не позднее чем за два месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).

Если сотрудник не согласен на перевод, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у него работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Работодатель должен предложить все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях он обязан, если это предусмотрено коллективным или трудовым договором (ч. 3 ст. 74 ТК РФ, п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ «О применении судами Российской Федерации ТК РФ» от 17.03.2004 № 2).

При отсутствии вакансий или отказе работника от предложенных трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).

Если работник согласен перевестись на дистанционную работу, то стороны заключают допсоглашение к трудовому договору. На его основании работодатель издает приказ о переводе. Согласие работника на перевод может быть оформлено в самом приказе.

Временный перевод на удаленную работу

В исключительных случаях возможен временный перевод сотрудников на удаленку без их согласия. Под такими событиями понимают катастрофы, пожары, наводнения, землетрясения и тому подобное. Также перевод на удаленку может быть произведен по решению органа государственной власти или местного самоуправления (ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ).

Перевод осуществляется только на период действия указанных обстоятельств. Вносить изменения в трудовой договор не требуется. По окончании срока перевода (но не позднее окончания обстоятельств, послуживших его основанием) работодатель обязан предоставить прежнюю работу сотруднику, который должен приступить к ее выполнению (ч. 5 ст. 312.9 ТК РФ).

Для временного перевода на удаленку работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации должен принять локальный нормативный акт, содержащий

  • причину перевода сотрудников на дистанционную работу, например, ссылку на нормативный акт региональных властей, предписывающий перевести на удаленку определенный процент персонала;
  • список переводимых лиц;
  • срок перевода, который не может превышать период наличия причины перевода;
  • порядок обеспечения переводимых сотрудников оборудованием, программным оборудованием, средствами защиты информации;
  • порядок организации труда на удаленке (периоды взаимодействия сотрудника и заказчика, порядок предоставления отчетов о проделанной работе);
  • другие положения.

Работник, которого временно переводят на дистанционку, должен быть ознакомлен с указанным локальным нормативным актом способом, позволяющим достоверно подтвердить получение им такого акта (ч. 4 ст. 312.9 ТК РФ).

Работодатель должен обеспечить персонал оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации. Это может быть ноутбук с установленными на него необходимыми программами и средствами защиты. При отсутствии такой возможности сотрудник может использовать свое оборудование. В этом случае работодатель должен выплачивать компенсацию или арендную плату за пользование таким оборудованием, а также покрывать другие расходы, связанные с удаленной работой. Например, оплачивать частично или полностью услуги связи (Интернет, телефон).

Временный перевод на удаленную занятость не может быть основанием для снижения зарплаты, а также не меняет порядок предоставления отпусков.

Если специфика работы не позволяет перевести сотрудника на удаленку либо работодатель не может обеспечить его необходимым оборудованием, время, в течение которого сотрудник не выполняет свою трудовую функцию, считается временем простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Больший размер оплаты может быть предусмотрен коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (ч. 7 ст. 312.9 ТК РФ).

Пройдите курс повышения квалификации по теме «Управленческий учет с нуля до внедрения». 120 ак.часов, обучение онлайн 1 месяц, официальное удостоверение.

При записи на курс до 6 февраля подарок 12 тысяч рублей — 3 месяца безлимитных консультаций от лучших экспертов «Клерка».

Образец приказа о переводе на дистанционную работу

Приказ о переводе на дистанционную работу – образец его есть в нашей статье – потребуется составить, если для работника, постоянно находившегося на рабочем месте, созданном работодателем, место осуществления работы становится удаленным. Рассмотрим особенности такого перевода и его правильное оформление.

Читайте также:  Всё о том, как узнать условный кадастровый номер объекта недвижимости, что это такое и как расшифровывается

Работа дистанционно – оформление по ТК РФ

Дистанционная (удаленная) работа дает работнику возможность осуществлять свой труд без привязки к определенному рабочему месту, хотя по всем иным параметрам он так же, как и обычный работник, подчиняется требованиям трудового законодательства (ст. 312.1 ТК РФ). Особый характер труда обусловливает ряд особенностей этой работы (гл. 49.1 ТК РФ):

  • она не требует постоянного присутствия работника на территории, находящейся под контролем работодателя, и позволяет работнику самостоятельно устанавливать приемлемый для него режим труда и отдыха, если иное не предусмотрено в трудовом договоре;
  • перечень обязанностей работодателя в части охраны труда суживается до нескольких вопросов (санитарно-бытового обслуживания, медицинского обеспечения, обязательного социального страхования от несчастных случаев, ознакомления работника с требованиями охраны труда);
  • выполнение работы может осуществляться средствами труда (оборудованием, компьютерными программами), рекомендованными работодателем и принадлежащими либо работнику, либо работодателю;
  • передача результатов труда может происходить посредством электронных средств связи;
  • для осуществления электронного взаимодействия возможно оформление для работника усиленной квалифицированной электронной подписи, позволяющей ему формировать юридически значимые электронные документы;
  • все особые условия, имеющие отношение к обеспечению трудового процесса, охране труда, предоставлению отпусков, увольнению, оговариваются в трудовом соглашении.

В связи с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой, связанной с распространением коронавируса, многие сотрудники временно переведены на дистанционную работу. Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили порядок заполнения приказа на удаленную работу. Если у вас еще нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ и бесплатно переходите к Готовому решению.

Переход к удаленной работе осуществляется по взаимному согласию между работником и работодателем и может быть как временным, так и постоянным. Причем работника можно сразу принять на такую работу, а можно перевести на нее, получив соответствующее заявление сотрудника. Однако в любом случае потребуется отразить факт подобной работы в трудовом договоре (если работника сразу берут на такую работу) или в дополнительном соглашении к нему (если происходит перевод).

Обратите внимание! Работодатель вправе переводить работников на удаленку без их согласия в экстренных случаях, в т. ч. при эпидемиях. Такая норма была внесена в ТК законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ. О других нововведениях читайте здесь.

Заключение соглашения о дистанционной работе может осуществляться путем электронной переписки, но непосредственно за ним должен обязательно последовать обмен бумажными экземплярами договора (дополнительного соглашения) через обычную почту. А вот процедуру ознакомления работника с приказом о приеме (переводе) на удаленную работу достаточно совершить через электронный обмен документами (ст. 68, 312.2 ТК РФ).

Образец трудового договора с дистанционщиком вы найдете здесь.

По согласию между работником и работодателем допускается невнесение сведений о периоде дистанционной работы в трудовую книжку. Трудовой стаж в этом случае будет подтверждать трудовой договор с записями, свидетельствующими о характере работы.

Но если вам требуется внести запись в трудовую книжку дистанционщика, получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс, переходите в Путеводитель по кадрам и смотрите разъяснения экспертов и образец.

О значении и порядке определения трудового стажа читайте в статье «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать».

Как оформить приказ о переводе на дистанционный труд

Перевод на удаленную работу может происходить в двух вариантах:

  1. Когда меняется только сам характер привязки к месту нахождения работодателя, а все остальные параметры работы (должность, показатели квалификации, уровень оплаты труда, привязка к структурному подразделению) остаются теми же, что и до перевода.
  2. Когда изменение характера привязки к месту нахождения работодателя совпадает с переводом:
  • в иное структурное подразделение;
  • на другую должность или в другую квалификационную категорию;
  • на другой оклад или тарифную ставку.

Для 1-го варианта достаточным будет создание единственного приказа произвольной формы, содержащего:

  • указание на суть вносимого изменения;
  • дату начала действия этого изменения;
  • перечень документов, послуживших основаниями для издания приказа.

Образец такого приказа можно увидеть на нашем сайте и скачать по ссылке ниже:

Эксперты КонсультантПлюс подготовили альтернативный вариант приказа о переводе на дистанционную работу. Если у вас нет доступа к К+, вы можете получить его бесплатно на пробной основе.

При 2-м варианте можно пойти двумя путями, оформив:

  1. Два приказа с одной датой:
  • о переводе работника на другую работу по унифицированной форме Т-5;
  • о переводе на дистанционный труд в произвольной форме;
  1. Один приказ на бланке, имеющем в основе унифицированную форму Т-5, но доработанную путем дополнения ее полем, отводимым для указания характера привязки к месту нахождения работодателя.

О нюансах налогообложения выплат дистанционным работникам вы можете узнать из Готового решения от «КонсультантПлюс», получив прямо сейчас бесплатно пробный доступ к системе.

Итоги

Действующее законодательство допускает возможность осуществления работы дистанционно (без привязки к рабочим местам, созданным работодателем). Такая работа подчиняется требованиям ТК РФ, но имеет ряд особенностей, обусловленных удаленным характером труда. Перевод на дистанционный труд осуществляется по согласованию между работником и работодателем путем отражения условий достигнутого соглашения в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Приказ о переводе на удаленную работу оформляется в произвольной форме.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Перевод на удаленную работу утверждаем приказом

Приказ об организации дистанционной работы — это документ, отражающий основания для изменений условий труда работника и действия ответственных лиц по организации трудовой деятельности в новых условиях.

Зачем нужен приказ

Такой локальный акт не просто констатирует факт перехода на удаленку, распоряжение о дистанционной работе регламентирует все дальнейшие шаги и является основанием для действий кадровиков, бухгалтеров, других подразделений предприятия, вынужденного перестраивать деятельность в экстренных условиях. К изданию документа необходимо отнестись ответственно. В нем надо отразить не только переход сотрудников на удаленный режим, а перечислить действия, необходимые для его организации. Это поручения:

  • отделу кадров — оформление необходимых кадровых документов;
  • бухгалтерии — пересчитать зарплату, если необходимо; определить механизмы расчета компенсации за используемые средства связи и коммунальные услуги;
  • АХО — выдача/оформление техники и других средств работнику;
  • IT — организация удаленного доступа;
  • отделу ИБ — обеспечение требований безопасности и конфиденциальности.

Насколько подробно вы определите порядок действий каждого задействованного сотрудника (отдела или подразделения), настолько избежите неразберихи и путаницы, которая обычно сопровождает спонтанные действия в экстремальных ситуациях. Это больше касается крупных организаций, с большим числом работников и подразделений, но и небольшим компаниям не помешает правильно оформленная документация.

Составление приказа о введении режима удаленной работы в компании

Если речь идет только об удаленке, этот нормативный акт оформляется как самостоятельный документ. Если ранее издавался локальный акт о введении режима повышенной готовности, приказ о дистанционной работе — его неотъемлемая часть. Перед тем как его оформить, продумайте, какое количество сотрудников реально сможет работать удаленно, так как вам придется отправить некоторую часть подчиненных в «отпуск» по причине вынужденного простоя с соответствующей оплатой простоя.

Если работников, чей функционал позволяет работать удаленно, достаточно много, имеет смысл составить отдельный локальный нормативный акт «Положение о дистанционной работе». В нем утвердить порядок взаимодействия, постановки задач и оформления отчетов, контроль и т.д. В приказе и допсоглашении сошлитесь на этот ЛНА при упоминании о значимых условиях труда. Укажите продолжительность удаленного режима или о наступлении условий, при которых работник вернется к обычным условиям, например, при отмене требования повышенной готовности в регионе.

В условиях удаленки работодатели либо стремятся контролировать рабочее время, либо, наоборот, не осуществляют никакого контроля. Между тем ТК — ст. 312 п.4 по этому поводу говорит, что режим труда и отдыха определяется сотрудником самостоятельно. В этом случае целесообразно делегировать непосредственным руководителям определение объемов работы и контроль за их выполнением. Грамотно оформленный приказ о вводе дистанционного режима работы послужит основанием для дальнейших необходимых действий, например, бухгалтерской отчетности.

  • основания перехода на дистанционку: письмо Минтруда России от 16.03.2020 № 19-0/10/П-2261, региональные указы;
  • указать, какие меры принимаются в организации, чтобы защитить сотрудников (в том числе перевод на удаленный режим);
  • указать какое количество работников переводятся в новые условия (фамилии указываются в приложении);
  • организационные мероприятия и ответственные за них (кадры, бухгалтерия, IT, другие);
  • указать режим труда тех, кто не переводится на удаленку.

С документом необходимо ознакомить работников под роспись.

Составление приказа о переводе работника на дистанционную работу

Гораздо проще, когда на удаленку переводят не всех работников, а нескольких или одного. В этом случае оформляется индивидуальный документ, основание для которого — заявление подчиненного и дополнительное соглашение об изменении условий труда. Посмотрите образец приказа о дистанционной работе — на его основе вам легко составить собственный, заменив реквизиты и другие переменные данные.

10 документов, чтобы оформить работу из дома

Сулейманова Н. А.

Перевод офисных сотрудников на удаленную работу возможен в трех вариантах: на постоянную работу, временную работу и комбинированную, когда сотрудник чередует удаленную и офисную работу (ст. 312.1 ТК). Во всех трех случаях нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение, ведь менять условия трудового договора можно только по соглашению сторон (ответ Роструда на вопрос № 146365 от 22.03.2021).

С новым сотрудником работодатель должен заключить дистанционный трудовой договор.

Оформить документы можно как в офисе, так и дистанционно. Во втором случае компании потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись. Работник вправе запросить бумажную версию трудового договора или дополнительного соглашения. Тогда компания должна направить работнику документ на бумаге в течение трех рабочих дней после того, как получит заявление.

Читайте также:  Акт технического осмотра зданий и сооружений: образец скачать

Если перевод на дистанционную работу касается не одного, а многих сотрудников, то проще все общие вопросы прописать в локальном акте, а индивидуальные детали — в дополнительном соглашении к трудовому договору. В локальном акте можно указать порядок и условия перевода на дистанционку, уточнить, какие расходы возмещает работодатель, какое имущество выдает, и другое. Также можно определить порядок электронного взаимодействия, сроки, в течение которых сотрудники должны подписывать электронные документы. В локальном акте необязательно дублировать положения, которые прямо указаны в Трудовом кодексе, например, по каким правилам работнику на дистанционке разрешено уходить в отпуск.

  • Нельзя прописывать условия, которые противоречат Трудовому кодексу. Компания не вправе указывать, что уволит работника, если он не выходил на связь в течение рабочего дня, ведь по действующему законодательству уволить можно, если нет связи в течение двух дней (ст. 312.8 ТК). Но если хотите дать больше времени на ответ, например три дня, укажите это в локальном акте.

Если в компании есть профсоюз, нужно учесть его мнение при утверждении локального акта. Если профсоюза нет, работодатель вправе самостоятельно утвердить документ. Работодатель может издать приказ об утверждении положения о дистанционной работе сотрудников и поручить руководителю отдела кадров ознакомить с положением работников.

Образец положения о дистанционной работе и приказа об утверждении положения можете скачать в конце статьи.

Постоянная удаленная работа

Под постоянной удаленной работой понимают перевод сотрудника на дистанционку в течение всего срока действия трудового договора. Например, если он бессрочный, значит, работник всегда будет трудиться удаленно.

  • Работодателю и сотруднику не нужны причины для перевода на дистанционную работу. Достаточно обоюдного согласия. Но нужно учитывать, что если заключили с сотрудником соглашение о переводе на постоянную удаленку, вернуть его в офис без согласия не получится.

Для перевода компания оформляет дополнительное соглашение и соответствующий приказ. Если есть локальный акт, то прописывать все правила в дополнительном соглашении не нужно, сошлитесь на внутренний документ. В соглашении укажите только индивидуальные условия для работника. Например, график работы, если он отличается от графика работы других сотрудников или не указан в локальном акте.

После того как работодатель и сотрудник подписали дополнительное соглашение, издается приказ. Унифицированной формы нет, поэтому составьте документ в свободной форме. В приказе укажите факт перехода на дистанционный формат, дату начала работы в этом формате и данные сотрудника. В графе «Основание» можно сослаться на дополнительное соглашение, заявление работника или инициативу работодателя. Сотрудника обязательно ознакомьте с приказом под подпись. Если он в этот момент уже работает удаленно, отправьте документ по электронной почте. Подтверждением будет ответ работника о том, что он ознакомлен с приказом, и скан-копия с подписью (ответ Роструда на вопрос № 146076 от 17.03.2021).

Образец приказа и дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу можете скачать в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Временная удаленная работа

До 1 января 2021 года Трудовой кодекс не предусматривал временный перевод на удаленку. Но теперь стало проще, так как такой формат работы закреплен официально (Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ).

Временная удаленная работа подразумевает перевод на срок, прописанный в договоре, но не более 6 месяцев. При этом нет ограничений по количеству периодов дистанционной работы в пределах этого срока (ответ Роструда на вопрос № 146323 от 21.03.2021).

Оформите с сотрудником дополнительное соглашение. Максимально детально укажите условия, при которых работник остается на удаленке или выходит в офис. Так получится избежать спорных ситуаций.

Издайте приказ о временной дистанционной работе. Основаниями могут выступать дополнительное соглашение и заявление работника о переводе на временную удаленку.

Образец приказа и дополнительного соглашения о переводе на временную дистанционную работу можете скачать в конце статьи.

Комбинированная удаленная работа

Комбинированный формат предполагает, что сотрудник будет чередовать дистанционную и офисную работу. До 2021 года компании не могли заключать договоры на комбинированную работу, поэтому с сотрудниками оформляли трудовые договоры на работу в офисе, а по устному соглашению с работодателем сотрудник работал из дома. Теперь же можно комбинировать форматы официально (ст. 312.1 ТК). Условия можно прописать в трудовом договоре при найме сотрудника или в дополнительном соглашении с уже работающим специалистом.

В дополнительном соглашении укажите дату, с которой сотрудник переходит на комбинированную работу, условия, когда он работает из дома, а когда в офисе.

Например, по понедельникам компания проводит совещания в офисе, вам важно, чтобы специалист участвовал очно. Пропишите в трудовом договоре, что сотрудник работает в понедельник в офисе, а со вторника по пятницу из дома. Обозначьте, как организуете работу сотрудника из дома. Например, оплатите расходы на интернет и электричество, выдадите корпоративный ноутбук и другое. Некоторые работодатели вносят обязанность сотрудника присылать отчет о проделанной работе за месяц.

Работодатель не обязан издавать приказ по Трудовому кодексу. Но переход на комбинированную работу с точки зрения бухучета — хозяйственная операция, поэтому нужен первичный учетный документ (Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Чтобы не было лишних вопросов от проверяющих, можно оформить приказ.

Образцы приказа и дополнительного соглашения о переводе на комбинированную работу можете скачать в конце статьи.

Перевод на дистанционную работу в исключительных случаях

В исключительных случаях, когда есть угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения, например катастрофа, эпидемия, несчастный случай на производстве, пожар (ст. 312.9 ТК РФ), компания вправе перевести работников на дистанционную работу. В такой ситуации для перевода на удаленную работу не нужно получать согласие работника и менять трудовой договор. Компания принимает локальный нормативный акт, в котором указывает обстоятельства перевода, список работников, которые уходят на удаленку, срок перевода, порядок организации труда сотрудников и порядок обеспечения их необходимым для работы.

Образец приказа о временном переводе на дистанционную работу в исключительных условиях вы найдете в конце статьи.

Компания должна ознакомить сотрудников с локальным актом. После того как будет исключен риск для жизни и здоровья населения, исчезнет причина перевода на удаленку, сотрудников нужно будет вернуть на их рабочие места в офис. Для этого нужно издать приказ об отмене режима удаленной работы в произвольной форме. Так как сотрудники работают удаленно, ознакомьте их с приказом путем рассылки писем на электронную почту с уведомлением о прочтении. Также можно опубликовать приказ на корпоративном портале компании, если такой есть. Если же есть сомнения в том, что сотрудник получил информацию, можно отправить СМС на номер телефона.

Образец приказа об отмене режима удаленной работы вы найдете вместе с остальными документами в шпаргалке.

Приказ о переводе на дистанционную работу: скачать образец

Приказ о переводе на дистанционную работу

Ситуация с пандемией COVID-19 приводит работодателей к тому, что они вынуждены предпринимать все возможные меры обеспечения безопасности своих сотрудников. В первую очередь это касается механизмов снижения числа контактов внутри организации. С этой целью ряд сотрудников может быть переведен на дистанционку. Несмотря на массовость перевода на удаленку в 2020 году, на сегодняшний день количество работников, переводимых на домашний режим работы в связи с коронавирусом, продолжает расти. Перед работодателями встает вопрос о том, как составить приказ о переводе на дистанционную работу, и как указать в этом документе все необходимые основания. Также организация вправе сразу принять сотрудника на дистанционную работу. Сегодня расскажем читателям, как грамотно все оформить по закону.

Об общем порядке действий работодателя

Перевести персонал на дистанционную работу можно тремя способами, издав:

  1. Приказ о временном переводе на дистанционную работу.
  2. Приказ о переводе на постоянную дистанционную работу.
  3. Приказ о переводе на комбинированный режим работы.

Стоит сразу оговориться, что в последнем случае предусматривается, что сотрудник будет чередовать офисную и дистанционную работу. Все эти три способа объединены одним ключевым условием: с сотрудником, которого планируется перевести на новый режим работы, необходимо оформить допсоглашение, поскольку изменение условий трудового договора допускается исключительно при согласии сторон.

Если же в организацию трудоустраивается новый сотрудник, то с ним оформляется дистанционный трудовой договор. Оформление документов можно организоваться как дистанционно, так и непосредственно на месте в офисе. В первом случае важно, чтобы у сторон была ЭЦП. Сотрудник может запросить себе экземпляр договора или допсоглашения в бумажном виде, а работодатель обязан его предоставить в течение 3 рабочих дней. Срок отсчитывается с момента получения такого заявления от сотрудника.

Если же перевод на удаленку касается не одного сотрудника персонально, а группы лиц, например, в случае необходимости перевода сотрудников старше 65 лет, то общие моменты стоит обозначить в локальном акте, а в допсоглашении к договору уже прописать индивидуальные конкретные детали.

Что может быть определено в локальном акте:

  • порядок перевода на удаленку и условия для группы лиц;
  • виды расходов, которые обязан возместить работодатель;
  • имущество, выдаваемое сотрудникам для обеспечения трудовой деятельности вне офиса;
  • сроки передачи документов;
  • порядок, согласно которому происходит электронное взаимодействие в компании;
  • ссылки на ТК РФ, в частности об условиях ухода в отпуск или оплаты нетрудоспособности.
Читайте также:  Встречное исковое заявление об отказе в исковых требованиях истца

Вам также будет интересно:

Если в организации учрежден профсоюзный орган, то для данной процедуры потребуется учесть мнение этого органа перед тем, как утвердить локальный акт. Если же профсоюза на предприятии нет, то работодатель может самостоятельно утверждать подобные документы.

Постоянная и временная работа на дистанционке: в чем отличия?

В случае перевода на постоянную работу сотрудник переводится на удаленку на весь период действия заключенного с ним договора, к примеру, бессрочно.

Это важно знать! Причины для перевода на такой вид режима работы не важны, достаточно лишь прийти сторонам к обоюдному согласию в этом плане. Однако следует учесть, что при заключении подобного соглашения, вернуть сотрудника на работу в офис не удастся без его согласия.

Для такого перевода оформляется допсоглашение и издается соответствующий приказ. В допсоглашении должны быть указаны индивидуальные условия работы. Это может быть особый рабочий график, отличающийся от графика коллег.

После подписания допсоглашения оформляется приказ. Данный документ не предусматривает унифицированной формы. Важно лишь указать:

  • факт перевода на дистанционную работу;
  • дату, когда сотрудник приступает к работе;
  • данные работника.

В «Основаниях» допустимо сослаться на положения допсоглашения, инициативу самого работодателя или заявление сотрудника. Приказ подписывается сотрудником и может быть выслан ему на электронный адрес. В подтверждение этому сотрудник вправе приложить скан-копию данного документа со своей росписью.

Норм о переводе на временный формат дистанционной работы не существовало в ТК РФ до 01.01.2021 г. Сейчас ситуация упростилась, поскольку был принят ФЗ № 407. Такой формат работы возможен на срок не больше полугода, однако лимита по количеству периодов работы на удаленке в данном промежутке времени не установлено.

Пошаговая инструкция очень простая:

оформление допсоглашения, в котором прописываются условия выхода в офис или продолжения дистанционной работы;

Коронавирус и удаленная работа для отдельных категорий сотрудников

Коронавирус и удаленная работа для отдельных категорий сотрудников

Помимо пенсионеров, повышенной защитой от вирусных инфекций должны быть обеспечены беременные женщины. В Москве это правило носит обязательный характер, а в регионах решается по усмотрению работодателя. На практике чаще всего, если у работодателя нет возможности оформить перевод беременной на дистанционку, то сотрудница может оформить больничный лист.

Порядок действий при оформлении такого перевода будет зависеть от стороны-инициатора процедуры. Сама сотрудница вправе проявить собственную инициативу и подать работодателю заявление на изменение формата работы. В целом, весь этот процесс сводится к тому, что:

  1. Необходимо или принять заявление от беременной или оформить письменное уведомление о переводе на дистанционную работу, получив в ответ письменное согласие от женщины;
  2. Оформить соответствующий приказ, который будет основываться на уведомлении или заявлении;
  3. Заключить допсоглашение;
  4. Согласовать все необходимые рабочие моменты.

Важно иметь ввиду! Беременная сотрудница имеет полное право на то, чтобы отказаться от подобного предложения о переводе, взвесив все «за» и «против» и оценив, возможные риски.

Как быть, если надо перевести на дистанционную работу генерального директора?

В частности, в данном случае следует проверить имеющееся в компании положение о гендиректоре. Если в нем предусмотрена специальная процедура, которая позволяет изменить заключенный с ним договор, то необходимо следовать ей.

Если же таких норм не определено, то достаточно следовать общим правилам. Во-первых, получить от гендиректора согласие, во-вторых, заключить допсоглашение, и, в-третьих, издать соответствующий приказ.

В законе определены исключительные случаи, которые позволяют временно перевести гендиректора на дистанционную работу без заключения допсоглашения. В частности, это решения, принятые местными органами власти, эпидемии или иные чрезвычайные ситуации. При таком варианте перевод осуществляется в порядке, предусмотренным локальным актом.

Как составить приказ на удаленный режим работы

Приказ на удаленный режим работы — это распорядительный документ, который издает руководитель, чтобы перевести часть персонала на трудовой график вне офиса. Он служит основанием для переформатирования деятельности компании в новых условиях.

Как перевести сотрудников на удаленный режим работы

Из-за роста новой волны коронавируса власти регионов вслед за Москвой и Санкт-Петербургом требуют перевести большинство работников на удаленку. Чтобы правильно это оформить, следует руководствоваться главой 49.1 ТК РФ. Закон определяет такой труд как деятельность по трудовому договору не на территории работодателя (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ ).

В экстренной ситуации работодатель вправе осуществить перевод без согласия подчиненных и изменения условий договоров ( ст. 312.9 ТК РФ ). Потребуется составить внутреннее положение и приказ об установлении дистанционной деятельности в период чрезвычайных ситуаций и эпидемий.

В обычной ситуации, когда таких угроз нет, компания обязана заключить дополнительное соглашение с сотрудником. Это связано с запретом менять условия трудового договора без соглашения сторон ( ст. 72 ТК РФ , ответ Роструда на вопрос № 146365 от 22.03.2021). В зависимости от того, по чьей инициативе происходит переход на новый формат трудовых отношений, понадобится заявление работника (если он инициатор) или его согласие (если инициатива исходила от работодателя). Перевод на труд вне офиса необходимо оформить следующим образом:

  • получить от подчиненного согласие в письменной форме;
  • составить и подписать дополнительное соглашение к трудовому договору (в двух экземплярах — для работника и работодателя);
  • издать приказ.

На основании распоряжения бухгалтерия и кадровый отдел начнут организацию деятельности персонала в новых обстоятельствах. На какой период оформлять перевод, зависит от выбранных вариантов (ч. 2 ст. 312.1 ТК):

  • постоянно (до завершения действия контракта);
  • временно (на определенный период, установленный по договоренности со служащими);
  • периодически (когда люди чередуют выполнение функций дома и в офисе).

Если перевод на дистанционный формат временный, то по закону работодатель вправе устанавливать его не более чем на 6 месяцев. Точный период необходимо отметить в дополнительном соглашении и в приказе, указав все изменения в условиях рабочего процесса.

Как составить приказ на перевод сотрудников на удаленный режим работы

Что касается структуры, она стандартная. Единой формы в законодательстве не предусмотрено, составляют документ в свободном виде. Сверху обязательно укажите основные реквизиты (наименование компании, адрес, ИНН, коды по ОГРН/ОГРНИП, КПП), ниже дата и регистрационный номер. Во вступительной части сошлитесь на основание для перехода на новый формат труда — указы властей, нормы трудового законодательства, заявление сотрудника и др.

В основной части распорядительного акта о переводе на дистанционный режим прописывают:

  • срок перевода (конкретная дата или до отмены рекомендаций, указа и др.);
  • Ф.И.О., должности трудящихся, которым предстоит работать из дома;
  • изменения рабочего графика (с указанием интервалов времени, перерыва на обед и др.);
  • условия взаимодействия с персоналом;
  • поручения уполномоченным службам (главному бухгалтеру, начальнику отдела кадров).

Внизу руководитель ставит подпись с расшифровкой и печать предприятия. Затем документ регистрируют в специальном журнале и дают ознакомиться под подпись всем заинтересованным служащим и исполнителям.

Вот как выглядит приказ о переводе на удаленный формат в связи с угрозой распространения COVID-19:

Образец приказа об удаленной работе в связи с коронавирусом

Допустимо издать приказ по форме № Т-5. Если вместе с графиком придется менять должность, то подчиненный пишет согласие на перевод. После этого составляют дополнительное соглашение. В этом случае есть две возможности:

  • издать два распоряжения — о переводе на другую должность (бланк Т-5) и на дистанционный режим (в произвольной форме);
  • составить один приказ на бланке Т-5, но дополнительно в нем отметить дистанционный формат работы.

Если на труд из дома перейдёт большое количество служащих, то используют форму Т-5а.

Вот приказ о переводе на другую должность одновременно с переходом на удаленный график (по форме Т-5):

Образец приказа о переводе на удаленную работу по форме Т-5

В каких случаях работник может написать заявление на удаленный режим работы

Переход на удаленный рабочий график происходит как по инициативе работодателя, так и по желанию подчиненного. Для персонала такой вариант выглядит разумным в разных ситуациях:

  • при наличии малолетних детей или других родственников, требующих ухода в течение дня;
  • при получении дополнительного образования одновременно с трудовой деятельностью;
  • по состоянию здоровья;
  • при творческом труде, который не зависит от нахождения в офисе и др.

При наличии определенных обстоятельств служащий вправе написать заявление на имя руководителя компании:

от дизайнера Клубтэкаева К. К.

В связи с объявленным в городе Санкт-Петербурге режимом самоизоляции прошу перевести меня на дистанционную работу с 11.11.2021 по 01.02.2022.

09.11.2021 Клубтэкаев Клубтэкаев К. К.

Работник не вправе требовать от руководителя удовлетворить его просьбу. Заключение контрактов и дополнительных соглашений происходит на добровольной основе каждой из сторон. Если работодатель откажется, то он не обязан указывать причины. Если согласится, то заключает допсоглашение и распорядительный акт.

Пример такого приказа для удаленки по инициативе отдельного подчиненного:

Образец приказа об удаленной работе по инициативе работника

Что делать, если работник против

Если инициатором перевода работника на удаленный режим работы является руководство компании, то потребуется письменное согласие подчиненного. Сначала ему отправляют уведомление о переводе на удаленку, указав возможность отказаться. Если он против, то заставить его не получится. В соответствии со ст. 72 ТК без согласия перевод невозможен. Исключение — условия пандемии и наличие специальных указов властей ( ст. 312.9 ТК РФ ).

Если человек категорически не согласен, то в форме уведомления он отмечает отказ. В такой ситуации необходимо выбрать один из нескольких вариантов развития событий:

  • отправить человека в ежегодный оплачиваемый отпуск;
  • оформить отпуск без сохранения зарплаты;
  • объявить простой.

Расторгнуть с ним контракт или сократить оплату труда в такой ситуации нельзя.

Ссылка на основную публикацию