Ограничения по сроку командировки – максимальная продолжительность, расчет командировочных дней по ТК РФ

Статья 166 ТК РФ. Понятие служебной командировки (действующая редакция)

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Комментарий к ст. 166 ТК РФ

1. Служебной командировкой признается направление работника для выполнения производственного задания не только в организацию, находящуюся в другой местности, но также в организацию, находящуюся в той же местности.

2. Не является служебной командировкой направление работника на переподготовку и курсы повышения квалификации.

Перемещение работника на определенный срок в другое структурное подразделение организации, расположенное в той же местности, если это не влечет изменения определенных сторонами условий трудового договора, не является служебной командировкой. Отличие командировки от временного перевода на другую работу состоит в том, что временный перевод имеет место у того же работодателя (см. ст. 72.2 ТК).

3. В служебную командировку направляются работники, состоящие с работодателем в трудовых отношениях. Не может служить ограничением направления работника в командировку срок заключенного трудового договора, например заключение трудового договора на время выполнения временных (до двух месяцев) работ.

4. Особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории РФ, так и на территории иностранных государств определяются Положением о служебных командировках.

5. Под местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (абз. 1 п. 3 Положения о служебных командировках).

Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой (абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках).

6. Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Направление работника в командировку производится руководителем организации и оформляется приказом (распоряжением).

7. Согласно Положению о служебных командировках (абз. 1 п. 4) срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. В связи с этим следует признать, что в настоящее время срок командировки устанавливается исключительно работодателем.

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем (п. 6 Положения о служебных командировках).

На основе служебного задания кадровая служба организации издает приказ о направлении работника в командировку.

8. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения о служебных командировках).

9. Командированные в организацию работники проходят в установленном порядке вводный инструктаж. До начала самостоятельной работы с ними проводится первичный инструктаж на рабочем месте (п. п. 2.1.2, 2.1.4 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организации, утв. совместным Постановлением от 13.01.2003 Минтруда России N 1 и Минобразования России N 29).

10. Работники, находящиеся в командировке, подчиняются режиму рабочего времени и времени отдыха организации, в которую они командированы. Не использованные во время командировки дни отдыха по возвращении из нее не предоставляются.

Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии со ст. 153 ТК.

При направлении работника (по распоряжению работодателя) в командировку в выходной день ему по возвращении из командировки по его желанию предоставляется другой день отдыха.

11. Несчастные случаи, произошедшие с работниками в период командировки, в т.ч. при следовании к месту служебной командировки и обратно, подлежат расследованию и учету (см. коммент. к ст. 227).

12. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

– авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

– отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме (п. 26 Положения о служебных командировках).

13. Если постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер (например, работа машинистов, проводников), то такие служебные поездки не являются командировками. О возмещении расходов, связанных с такими служебными поездками работников, см. коммент. к ст. 168.1.

Отв. ред. Ю.П. Орловский “КОММЕНТАРИЙ К ТРУДОВОМУ КОДЕКСУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ”, изд.6-е АКТУАЛИЗАЦИЯ

ОРЛОВСКИЙ Ю.П., ЧИКАНОВА Л.А., НУРТДИНОВА А.Ф., КОРШУНОВА Т.Ю., СЕРЕГИНА Л.В., ГАВРИЛИНА А.К., БОЧАРНИКОВА М.А., ВИНОГРАДОВА З.Д., 2014

Что считается командировкой по Трудовому кодексу РФ?

Что такое командировка по ТК РФ и каковы ее отличительные признаки

Что считается командировкой по ТК РФ? В положениях кодекса сказано, что командировка — это поездка сотрудника фирмы, имеющая определенный срок и осуществляемая в соответствии с распоряжением работодателя, на объект, который расположен вне штатного места работы (ст. 166 ТК РФ). Трудовой кодекс разграничивает понятие командировки и служебной поездки — осуществляемой работником на должности, которая предполагает выполнение работы разъездного характера.

Командировкой также считается временный отъезд работника в структурное подразделение организации, расположенное в другом населенном пункте или за рубежом.

Командировка, в отличие от служебной поездки, требует оформления в особом порядке — установленном постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749. На практике это означает:

  • издание руководством приказа о командировке;
  • выплату командируемому аванса;
  • заполнение вернувшимся из командировки сотрудником авансового отчета (а также служебного задания и отчета о командировке, если это предусмотрено локальными нормативами работодателя).

Для командируемых работников, в отличие от тех, кто участвует в служебных поездках, установлен широкий спектр гарантий и компенсаций. Зарплата командируемому начисляется по особому принципу — исходя из среднего заработка.

Узнать больше о специфике расчета зарплаты для сотрудников в командировках вы можете в статье «Расчет среднего заработка для командировки».

Учет рабочего времени сотрудников в командировке также имеет особенности. Рассмотрим их.

Как осуществляется учет рабочего времени в командировке

Рабочее время командированного сотрудника, как и в случае с работниками в офисе компании, учитывается в табеле по унифицированной форме № Т-13. При внесении в табель сведений о командируемом работнике кадровику следует иметь в виду, что:

1. Рабочие часы в табеле не отражаются (поскольку неизвестно, в какой именно момент времени командируемый приступает к работе в поездке). В документе проставляется условное обозначение К либо код 06.

2. При нахождении в командировке в выходные дни сотрудник в общем случае считается пришедшим в соответствующие дни на работу. Данный факт в табеле отражается с применением условного обозначения РВ или кода 03. Зарплата за этот день начисляется работнику в двойном объеме (либо в обычном, с последующим предоставлением отгула).

Важный нюанс: работодатель вправе попросить сотрудника удостоверить факт работы в выходной день. Если выяснится, что он в выходной день отдыхал, как его коллеги на штатном месте работы, то в табеле отражается условное обозначение В. Зарплата за этот день работнику не начисляется.

Узнать больше о специфике применения унифицированной формы № Т-13 вы можете в статье «Унифицированная форма № Т-13 – бланк и образец».

Еще один важный нюанс ведения корректного кадрового учета — установление сроков командировки. Изучим его подробнее.

Какие по ТК РФ установлены минимальный и максимальный сроки для командировки

В отношении командировок ТК РФ, равно как и иные нормативные акты, не устанавливает минимальную либо максимальную длительность.

Теоретически (и часто на практике) сотрудники могут направляться в командировки буквально на один день. При этом однодневные командировки можно разделить на 2 типа:

  • в места, откуда есть возможность возвращаться ежедневно в населенный пункт, в котором командируемый работает штатно;
  • в регионы, откуда ежедневное возвращение на место работы затруднительно или практически невозможно (например, в северный город, связанный с остальными только авиасообщением при нерегулярных рейсах).

В первом случае командируемому не выплачиваются суточные. Во втором — выплачиваются за день командировки и за время, потраченное на дорогу (п. 11 Положения, утвержденного постановлением 749).

Если работник командирован на один день за границу, то в случае наличия возможности ежедневного возвращения из зарубежья ему полагается 50% от установленного локальным нормативом размера суточных, выплачиваемых при двухдневной и более длительной командировке (п. 20 Положения).

Безусловно, работодатель может принять на локальном уровне нормы, существенно улучшающие положение работника в сравнении с действующим законодательством (и выплачивать суммы, эквивалентные суточным, при отправке сотрудника в любые однодневные командировки).

Определенными нюансами характеризуется отражение командировочных расходов работодателя в рамках налогового и бухгалтерского учета. О них читайте в статьях:

  • «Порядок учета командировочных расходов в 2017 году»;
  • «Ст. 264 НК РФ (2017): вопросы и ответы».

Итоги

Командировку Трудовой кодекс РФ определяет как совершаемую в соответствии с распоряжением работодателя поездку сотрудника в место, удаленное от штатной работы. Законодательством не установлено минимальных либо максимальных сроков командировки. Подтвержденные расходы работодателя при таких поездках могут уменьшать налогооблагаемую базу.

Узнать больше об особенностях законодательного регулирования командировок сотрудников вы можете в статьях:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Сроки командировки и их оплата согласно нормам ТК РФ

В наши дни компьютерная революция (интернет, телефон) дает огромнейшие возможности для успешного общения по рабочим вопросам с партнерами и коллегами на любом расстоянии. Однако есть такие производственные вопросы, которые требуют личного присутствия сотрудника. Для этого его руководство отправляет в командировку. И если ранее законодательством ограничивался ее период, то сейчас он четко не обозначен.

Продолжительность служебной командировки

Продолжительность служебной командировки

Любая отправка сотрудника для выполнения служебного поручения на территории страны или за рубеж согласно законам России, должна быть правильно оформлена и согласована с самим сотрудником. Еще в советское время законом было утверждено ограничение периода поездки, которое составляло не более 40 дней, а для отдельных специальностей (строители, монтажники) была оговорена долгосрочная командировка длительностью до года.

Сегодня Трудовой кодекс количество дней поездки не ограничивает. Еще до ее начала сроки корректируются работодателем в зависимости от объемов работы и ее сложности (ПП 749).

Началом командировочного периода надо считать день отъезда, а дата прибытия расценивается как его окончание. Если происходит задержка транспорта в пути, то на это время продлевается служебная поездка. В ее период также входят праздничные и выходные дни, которые оплачиваются по двойному тарифу.

Если размер выплаты не увеличивается работодателем, то должен быть оформлен дополнительный выходной для сотрудника.

Есть работодатели, у которых определение срока поездки происходит на основании проездных документов. В случае использования собственного транспорта, то сотрудником должна быть предоставлена служебная записка.

Если билеты отсутствуют, то можно воспользоваться документами с гостиницы, договором аренды жилья. При оформлении поездки заграницу, то документы переводятся на русский язык.

Максимальный срок

Длительность командировки определяет работодатель, согласовывая с сотрудником. Для определения срока берут во внимание:

  1. Степень сложности выполняемых поручений.
  2. Специфику заданий.
  3. Дальность поездки.
  4. Объем предполагаемых работ.
Читайте также:  Региональный материнский капитал в москве за второго - как получить, документы

Максимальный срок командировки по ТК РФ года неограничен. Зависит от целесообразности, трудности и дальности поездки.

Бесконечно длиться командировочный период также не может. Если сотрудник выполнил все поручения руководства, но продолжает работать на предприятии куда был отправлен, то можно говорить о том, что он переведен в ту организацию (ст.72 ТК РФ).

Как продлить срок командировки

Бывают случаи, когда период выполнения служебных обязанностей необходимо продолжить. Это необходимо сделать только с согласия самого сотрудника. Происходит это так:

  • издается приказ о продлении командировки руководителем предприятия (организации);
  • уведомляется изначально работник письменно или устно.

Новый оформленный приказ должен включать в себя информацию о количестве дней необходимых для выполнения работы. По возвращении приказ об изменении сроков командировки, образец которого составляется работодателем, человек подписывает в обязательном порядке.

Если время командировки меняется в большую или меньшую сторону, то работодатель согласно ТК издает распоряжение.

Продление командировки оформляют приказом настолько, насколько необходимо для решения служебных дел.

Требуется ли согласие работника

Требуется ли согласие работника

Все вопросы, касающиеся изменений сроков выполнения служебных поручений, должны быть в обязательном порядке согласованы с сотрудником. Только после его подтверждения переносят даты окончания отъезда, создается новый приказ или вносятся изменения в уже имеющийся.

Есть ряд категорий трудящихся, которым оформлять командировочные дни можно только с их согласия:

  1. Родители, детям которых не исполнилось 5 лет.
  2. Работники по ученическому договору.
  3. Женщины с детьми до 3 лет.
  4. Люди с ограниченными возможностями.
  5. Родители, на воспитании которых находится ребенок-инвалид.
  6. Кандидаты на должности в органы законодательной власти.

Беременных женщин в служебные поездки отправлять запрещено.

Во избежание разногласий, при оформлении на работу согласовывается вопрос о том, сможет ли работник выполнять служебные обязанности вдали от дома.

При возникновении спорных вопросов, граждане могут обращаться в суд.

Порядок оформления

Порядок оформления

Независимо от длительности поездки, она всегда подтверждается документально. Начинается этот процесс с письменного распоряжения. Оформленный приказ должен соответствовать форме Т9 или Т9А. Разрешено предприятию иметь собственный образец приказа. В направлении в командировку указывается:

  • дата и место прибытия;
  • цель поездки;
  • персональные данные и должность работника;
  • модель и номер транспортного средства (если будет использован собственный);
  • сроки.

Командировочное удостоверение и служебное задание законодательством не требуется, но и не запрещено.

Изменения в длительности поездки обязательно отражаются в приказе (новом или корректируется уже созданный) и на выплате командировочных. Для этого сотрудник предоставляет документ, в котором указывает причины возникновения задержки. К ним относят:

  1. Поручение выполнить дополнительную работу.
  2. Перенос времени отправления транспорта по вине перевозчика.
  3. Полученная травма и болезнь в период поездки.
  4. Маленький срок, отведенный на выполнение задания.
  5. Присутствие интереса сторон отправляющей или принимающей.

Документальный отчет предоставляется в течение трех суток. Если до начала командировочных дней были выданы денежные средства, то в конце командировки производят перерасчет.

За проведенное время в отъезде работник получает:

  • заработанную плату;
  • компенсацию за покупку билетов на проезд;
  • суточные деньги для арены жилья и питания.

В том случае, когда сотрудник принял решение выехать раньше начала командировочного периода, то это время не оплачивается.

Все дополнительные расходы компенсируются после возвращения из командировки и после подписи приказа.

Больничный лист, если был оформлен во время служебной поездки, оплачивается. Только дни нетрудоспособности в командировочный период не включаются.

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

В чём разница между служебной командировкой сотрудников и служебной поездкой? Что считается командировкой? Кого нельзя отправлять в командировку? Каков максимальный срок командировки? Как правильно оформить служебную командировку сотрудников?

Служебные командировки

– это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

От командировок нужно отличать служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер (например, стюардессы, проводники поездов, курьеры). Такие условия труда являются для них нормальными, так как изначально отражены в трудовом договоре.

Считать ли командировкой поездку сотрудника не в другой город, а в другой район того же города?

По смыслу закона местом постоянной работы считается фирма (структурное подразделение), в которой сотрудник выполняет свою трудовую функцию постоянно. Поэтому поездку сотрудника в другую фирму (другое структурное подразделение), расположенную в этой же местности, можно считать командировкой. Однако, если у сотрудника есть возможность ежедневно возвращаться из командировки к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) ему не выплачиваются (п. 15 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

В законодательстве срок командировки четко не определен. Минимальный срок не установлен вообще. Что же касается максимальной продолжительности поездки, то в пункте 4 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС «О служебных командировках в пределах СССР» указан срок до 40 дней, а для строителей, монтажников, наладчиков — до 1 года (без учета времени, проведенного в дороге). Однако ныне действующий Трудовой кодекс не содержит по срокам каких-либо ограничений, так что при необходимости служебные командировки могут продолжаться и более 40 дней.

Каков максимальный срок загранкомандировки?

Максимальный срок загранкомандировки законодательно не установлен. По командировкам за рубеж утверждены лишь нормы суточных, которые можно включать в расходы при налогообложении прибыли. Эти нормы разграничены по продолжительности пребывания в командировке: до 60 дней и свыше 60 дней (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93).

Кого нельзя направлять в командировку

Сотрудника, который без уважительных причин отказался ехать в командировку, вы можете привлечь к дисциплинарной ответственности — сделать ему замечание или объявить выговор. Однако есть сотрудники, которых вообще нельзя направлять в командировки или можно командировать только с их письменного согласия. Последних вы обязаны письменно оповестить о возможности отказаться от предложенной поездки (ст. 259 ТК РФ).

За нарушение правил направления сотрудников в командировку фирму могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (от 300 до 500 МРОТ). А руководителя фирмы — на сумму от 500 до 5000 рублей (от 5 до 50 МРОТ). Данное нарушение может повлечь за собой и иное наказание-административное приостановление деятельности фирмы на срок до 90 суток. Основание -статья 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Гарантии отдельным сотрудникам при направлении в служебные командировки

Сотрудники, которых запрещается направлять в командировку:

Беременные женщины (ст. 259 ТК РФ)

Несовершеннолетние в возрасте до 18 лет, за исключением творческих сотрудников (ст. 268 ТК РФ)

Сотрудники, которых разрешается направлять в командировку только с их письменного согласия:

Женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет, и лица, воспитывающие таких детей без матери (ст. 259, 264 ТК РФ)

Сотрудники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до 18 лет (ст. 259, 264 ТК РФ)

Сотрудники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 Ж РФ)

Главному технологу ЗАО «Альфа» М.И. Дудниковой предстоит командировка. Сотрудница имеет право отказаться от поездки, поскольку является матерью малолетнего ребенка. Инспектор по кадрам направила М.И. Дудниковой такое уведомление.

Как оформить командировку

Решение о направлении сотрудника в командировку принимает руководитель фирмы. О необходимости командировки он обычно узнает из докладной записки руководителя структурного подразделения, в котором трудится сотрудник. Если директор фирмы ставит на ней положительную резолюцию, для сотрудника готовится соответствующий пакет документов. Командировочные документы оформляются по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Сначала оформляется служебное задание по форме № 10-а, в котором подробно излагается цель командировки. Его составляет и подписывает руководитель структурного подразделения, а также подписывает руководитель фирмы.

На основании служебного задания готовится приказ о направлении сотрудника в командировку по унифицированной форме № Т-9. Если в командировку едет сразу несколько сотрудников, используйте списочную форму № Т-9а. Приказ подписывает руководитель фирмы. С этим документом нужно ознакомить сотрудника под расписку.

После издания приказа нужно выписать сотруднику командировочное удостоверение по унифицированной форме № Т-10. В удостоверении указывается время прибытия сотрудника к месту назначения и время отъезда оттуда. По этим отметкам вы сможете определить фактическое время пребывания в командировке, а бухгалтерия — размеры денежной компенсации (командировочные). Если сотруднику пришлось побывать в разных местах, то в каждом из них обязательно проставляются дата и время прибытия и отъезда. Эти отметки заверяются подписью ответственного лица и печатью фирмы, в которую был направлен сотрудник.

По возвращении из командировки сотрудник в служебном задании должен заполнить графу «Краткий отчет о выполнении задания» и расписаться под ней. В этой графе можно описать работу, проделанную, но не зафиксированную на бумаге (поиск клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров). Руководитель структурного подразделения проверяет отчет сотрудника, делает отметку о том, выполнено ли задание, и ставит свою подпись и дату.

В бухгалтерии сотрудник заполняет авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 (форма авансового отчета и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он перечисляет командировочные расходы, понесенные за период поездки (включая суточные), и указывает реквизиты оправдательных документов. Например, сюда могут относиться: оплата проезда к месту командировки (железнодорожные, авиа- или автобусные билеты и т.п., оплата такси в аэропорт, оплата дополнительных представительских расходов сотрудника и т.п. Эти расходы тоже должны быть учтены организацией по соответствующим статьям.

Учет командировок ведите в специальных ЖУРНАЛАХ. Формы журналов учета сотрудников, выбывающих и прибывающих в командировки, вы найдете в приложениях 2 и 3 к инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

Текст командировочного удостоверения практически совпадает с текстом приказа о направлении в командировку. Можно ли не оформлять оба этих документа, а выбрать один из них?

Вы можете оформить только приказ или только командировочное удостоверение. Например, если сотрудник направляется не в конкретную фирму, а с целью собрать информацию, найти клиентов, создать сеть точек сбыта товара, то командировочное удостоверение теряет смысл. Учитывая эту ситуацию, Минфин России выпустил письмо от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158, в котором пояснил, что работодатель может и не оформлять оба документа сразу, а ограничиться одним из них.

Представительствам и филиалам иностранных фирм не обязательно оформлять командировочное удостоверение, вполне достаточно приказа (письмо Минфина России от 29 июля 2003 г. № 16-00-25/04).

Размеры командировочных расходов

Трудовой кодекс предусматривает для сотрудника, который направляется в командировку, определенные гарантии — сохранение места работы (должности), среднего заработка, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). В настоящее время для командировок по России действуют нормы суточных, установленные постановлением Правительства РФ от 2 февраля 2002 г. № 729. В коммерческих организациях размер суточных должны быть не ниже установленных этим актом.

Пройдите курс повышения квалификации по теме «Управленческий учет с нуля до внедрения». 120 ак.часов, обучение онлайн 1 месяц, официальное удостоверение.

При записи на курс до 6 февраля подарок 12 тысяч рублей — 3 месяца безлимитных консультаций от лучших экспертов «Клерка».

Командировочные расходы: сумма суточных в 2020 году

Командировочные расходы — это не только стоимость проезда к месту назначения и проживания, но и все другие расходы в рамках фиксированного лимита на один день командировки. Выплаты, компенсирующие эти расходы, называются суточными, и об их размерах и особенностях пойдет речь в этой статье.

Служебная командировка — это поездка работника в другой город по нуждам компании. Работодатель обязан возместить не только стоимость проезда к месту назначения и проживания, но и все другие расходы в рамках фиксированного лимита на один день командировки. Такая выплата называется суточными, и о ее размере и особенностях пойдет речь в этой статье.

Читайте также:  Как и кем используется знак инвалид: правила установки, наказания за нарушения

По закону всем командированным положены суточные выплаты — это покрытие дополнительных расходов работника, связанных с его нахождением вне постоянного места жительства. Максимальные нормы суточных при командировках в 2020 году по-прежнему регулируются государством и, по сравнению с прошлым годом, не изменились. Рассмотрим, в каких случаях и какую сумму может заплатить работодатель командированному сотруднику без обложения этих выплат налогами.

Законодательные нормы

Обязанность возместить сотруднику в командировке его расходы, связанные с ней, регламентирует ч. 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ . Такие расходы делятся на:

  • затраты на проезд к месту назначения и перемещения в чужом городе;
  • затраты на проживание;
  • прочие затраты, компенсируемые в виде фиксированной суммы на день (суточных).

В первых двух случаях возмещаются фактические расходы, которые подтверждены документально. А вот размер суточных является фиксированным и никаких дополнительных документов не требует. Его организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах. Законодательство относит к таким документам утвержденное руководителем компании Положение о командировках, а также учетную политику.

Для того чтобы командированному работнику не пришлось платить с полученных таким образом денежных средств НДФЛ, максимальные нормы командировочных расходов в 2020 году прописаны в статье 217 Налогового кодекса РФ .

Командировочные расходы (суточные) в 2020 году: сумма

Напомним, что, прежде чем отправлять работников в служебные поездки, нужно прописать условия в локальных номративных актах — например, составить Положение о командировках (или включить правила в другой ЛНА).

Максимальные размеры суточных, которые не признаются доходом работника и не облагаются НДФЛ (и с них не высчитываются страховые взносы), зависят от направления командировки:

  • размер суточных в командировке в 2020 году по России — необлагаемая сумма составляет 700 рублей в сутки;
  • в заграничных поездках сумма существенно больше — 2500 рублей в сутки.

Организация-работодатель имеет полное право установить выплаты в большем размере, но с любой суммы превышения необходимо удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ по обычной ставке 13 %. Например, если в фирме предусмотрены командировочные суточные в размере 1500 рублей при внутренних поездках, то при выплате сотруднику бухгалтер вычтет из этой суммы необлагаемый лимит (700 руб.), а оставшуюся часть умножит на 13 %:

Это сумма НДФЛ, которую следует удержать и перечислить в бюджет. На руки командированный получит:

На уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль или УСН идет вся выплаченная сумма, если ее размер закреплен во внутренних нормативных актах компании. То есть в данном примере на расходы можно отнести всю сумму в 1500 рублей.

Определение продолжительности командировки

Раньше для определения продолжительности поездки (и уточнения дат отъезда и возвращения) использовалось командировочное удостоверение, в котором принимающая сторона проставляла отметки о прибытии и выбытии командированного. После отмены удостоверения в 2015 году стало сложнее определять время и рассчитывать суточные при командировках в 2020 году, нормы и учет приходится осуществлять, анализируя билеты, счета гостиниц или топливные квитанции, если работник ехал к месту назначения на личном транспорте.

Загранкомандировки

Размер суточных в коммерческих организациях устанавливается собственником или руководителем предприятия и указывается в локальных документах — таких как Положение о командировках или Положение об оплате труда.

А вот в бюджетных организациях все строже. Считать командировочные расходы (суточные) в 2020 году в бюджетных учреждениях при поездках сотрудников за границу надо, ориентируясь на Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812. В этом постановлении содержатся нормы суточных при загранкомандировках в 2020 году: таблица включает 193 позиции, покажем только ее часть. А скачать всю таблицу можно в конце статьи.

Порядок выплаты

Сотрудник должен получить компенсацию за все время нахождения в командировке. Компания обязана оплатить таким образом не только рабочие дни, но и все выходные и праздники, если они совпали с этим периодом. При этом расчет заработной платы сотруднику производится в обычном режиме (за выходные и нерабочие праздничные дни в двойном размере). Суточные командировочные платят также за период нахождения работника в пути. Например, если он ехал в поезде из Москвы в Новосибирск три дня, то за эти дни он также выплачиваются суточные. Оплачиваются и дни вынужденного простоя. Оплата суточных командировочных расходов в 2020 году бюджетникам происходит по тем же правилам.

Для того чтобы произвести выплату, издается приказ о направлении в командировку, в котором может также содержаться распоряжение о начислении сотруднику аванса на поездку. Вернувшись, сотрудник должен будет отчитаться о потраченных деньгах: представить в бухгалтерию авансовый отчет.

Срок командировки может быть подтвержден проездными документами либо служебной запиской, если сотрудник использует личный или служебный автомобиль, чтобы добраться до места назначения и обратно.

Норма суточных командировочных расходов в 2020 году: суточные при однодневной командировке

Хотя законодательство не устанавливает ограничений по максимальному и минимальному сроку служебной поездки, если такая поездка длится всего один день, то компенсация дополнительных расходов человеку не выплачивается. Он может получить только те деньги, которые были фактически истрачены в поездке и на которые есть подтверждающие документы. Фиксированные выплаты (суточные) в этом случае не положены при командировках в пределах страны. При выезде за ее пределы предусмотрена оплата 50 % установленного максимума, т. е. 1250 рублей.

Однако работодатель имеет право провести такую выплату на собственное усмотрение. Правда, если работник предоставил документы на компенсацию проезда и других расходов (например, питания), то такая выплата будет облагаться НДФЛ в полном размере. Если же подтверждающих документов и других компенсаций за однодневную командировку нет, то от НДФЛ все равно освобождается сумма 700 рублей, если сотрудник находился в пределах РФ и 2500 рублей, если он успел побывать за пределами страны. Такую позицию высказал Минфин России в письме от 01.03.2013 № 03-04-07/6189.

Отправляемся в служебную командировку

В каком случае сотрудник может отказаться от поездки? Заплатят ли за выходной или праздничный день в пути и за сверхурочную работу во время однодневной командировки? И почему проезд и проживание в гостинице работодатель обязан оплатить, а питание – нет?

Отправляемся в служебную командировку

Какую поездку работника можно считать командировкой?

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Порядок направления работников в командировки на территории РФ и за ее пределы регулируется Трудовым кодексом РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749).

В п. 3 Положения № 749 указано, что местом постоянной работы следует считать место расположения организации (ее обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором. Поездка в обособленное подразделение организации-работодателя (представительство, филиал), если оно находится вне места постоянной работы сотрудника, также признается командировкой. Поэтому поездка в головной офис для работника, постоянным местом работы которого является обособленное структурное подразделение, тоже будет командировкой – но только если речь идет о другом населенном пункте. Поездка работника в пределах административно-территориальных границ того населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не является (данный вывод содержится в Определении Санкт-Петербургского городского суда от 7 июля 2010 г. по делу № 33-9127/2010).

Если выполнение работником трудовой функции требует постоянных перемещений, то в его трудовом договоре должно быть указано, что работа носит разъездной характер или осуществляется в пути. Служебные поездки таких работников командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения № 749). В Письме Минтруда России от 2 сентября 2020 г. № 14-2/ООГ-14185 разъясняется, что разъездной характер работ подразумевает постоянное выполнение работником должностных обязанностей за пределами своей организации. При этом он может ежедневно после работы возвращаться домой. Так трудятся, например, курьеры, наладчики, работники связи и городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных сетей). Служебные поездки этих работников являются условиями, в которых осуществляется выполнение трудовой функции.

Таким образом, если работники постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых ими участков, то данные поездки командировками не являются. В таких случаях работникам возмещаются расходы, связанные со служебными поездками: расходы по проезду и найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя (ст. 168.1 ТК РФ).

Если же поездки работника не являются постоянными и каждый раз осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то их следует рассматривать как служебные командировки. Командированным возмещаются те же расходы, что и сотрудникам с разъездной работой (ст. 168 ТК РФ). Но есть и существенное отличие: если для последних разъезды – привычные условия работы, то для работников с постоянным местом работы поездки таковыми не являются, и отправить в командировку не каждого из них у работодателя получится.

Кого нельзя отправить в командировку?

Поездки лиц, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, не являются командировками. В служебные командировки можно направлять только тех, с кем у работодателя заключен трудовой договор. Но и тут есть исключения: не всех работников можно отправить в командировку, а у некоторых нужно будет получить согласие.

Работодатель не вправе направлять в служебные командировки:

  • работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ);
  • беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
  • работников в возрасте до 18 лет (за исключением творческих работников, чьи профессии и должности включены в Перечень, утв. Постановлением Правительства РФ от 28 апреля 2007 г. № 252) (ст. 268 ТК РФ);
  • работников, являющихся зарегистрированными кандидатами, во время проведения выборов (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12 июня 2002 г. № 67-ФЗ).

В служебную командировку могут быть направлены только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением (ст. 167, 259, 264 ТК РФ):

  • женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
  • матери, отцы, опекуны, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет;
  • родители, имеющие ребенка в возрасте до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом;
  • работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, в период до достижения младшим ребенком возраста 14 лет;
  • работники, имеющие детей-инвалидов;
  • работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
  • работники, являющиеся инвалидами.

Данные работники должны быть письменно ознакомлены со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

Если работник не относится к перечисленным выше категориям, то он не вправе отказаться от командировки. Такой отказ может повлечь за собой привлечение к дисциплинарной ответственности в виде выговора или замечания (о расторжении трудового договора из-за неоднократного неисполнения работником своих трудовых обязанностей читайте в статье «Уволить работника по инициативе работодателя стало сложнее»).

Как определяются сроки служебной командировки?

Работник направляется в служебную командировку всегда на конкретный срок (ст. 166 ТК РФ). Его определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Минимальные и максимальные сроки командировки законодательно не установлены (п. 4 Положения № 749).

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. Причем при его отправлении до 24:00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00:00 – последующие сутки. Например, поезд отправляется 15 ноября в 22:45, значит, эта дата и будет днем выезда в командировку. Если же поезд оправляется 16 ноября в 00:05, то днем выезда в командировку будет 16 ноября. Так же определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день возвращения решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения № 749).

Оплатят ли день выезда в командировку или день возвращения, если он пришелся на выходной или нерабочий праздничный день?

Время, проведенное работником в пути по заданию работодателя, не является временем отдыха, поскольку он не может использовать его по своему усмотрению. Значит, оно должно оплачиваться как время нахождения в командировке. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ (п. 5 Положения № 749). Согласно ст. 153 ТК РФ работа в такие дни оплачивается не менее чем в двойном размере. По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха. Тогда работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. Таким образом, день в дороге в выходной или праздник должен быть оплачен не менее чем в двойном размере.

Читайте также:  Переоборудование автомобилей: как оформить внесение изменений

Как оплатят сверхурочную работу во время однодневной командировки?

Поскольку сроки командировки в законодательстве не установлены, она может быть и однодневной. В таких случаях проблем не возникает, если работник смог выполнить служебное задание работодателя и вернуться из командировки к своему месту жительства в пределах рабочего времени. А если только время в пути занимает более 3 часов в одну сторону? Например, чтобы добраться до места назначения, работник должен выехать в 06:00. Затем с 09:00 до 18:00 он работает. А из командировки он вернется только в 21:00.

Ранее выполнение поручения работодателя в командировке за пределами продолжительности рабочего времени квалифицировалось судами как сверхурочная работа. Например, такая позиция отражена в Определении Верховного суда Удмуртской Республики от 23 октября 2012 г. № 33-3369/2012 и Решении Челябинского областного суда от 25 февраля 2015 г. по делу № 7-122/201. Оно и понятно, ведь время в пути не является временем отдыха и не может быть использовано работником по своему усмотрению.

Так было до вынесения Шестым кассационным судом общей юрисдикции Определения от 14 ноября 2019 г. по делу № 8Г-470/2019. Тогда работник в суде пытался добиться выплаты зарплаты за сверхурочную работу во время командировки. По его мнению, переработка возникла из-за того, что он направлялся в командировки для участия в судебных заседаниях на автомобиле под управлением штатных водителей работодателя до начала рабочего дня и возвращался после его окончания. В подтверждение данного факта работник представил путевые листы. Однако судей доводы работника не убедили. Суд заключил, что во время служебной поездки работник выполняет отдельное служебное поручение, а не трудовую функцию за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени по инициативе работодателя. А значит, о сверхурочной работе говорить в данном случае нельзя.

Представляется, что это определение останется исключением. Ведь проезд работника к месту командирования выполняется им не по собственной инициативе, а необходим для выполнения поручения работодателя и по сути является его частью. Отсюда следует, что проезд к месту командирования и обратно, который пришелся на время ежедневного отдыха работника, должен оплачиваться по правилам ст. 152 ТК РФ («Оплата сверхурочной работы»). Такую точку зрения можно встретить и в разъяснениях специалистов Роструда – правда, последнее подобное разъяснение было дано в виде ответа на вопрос в феврале 2019 г.

Как оформляется командировка и учитываются командировочные расходы?

Командировка работника оформляется приказом (распоряжением) работодателя. При подготовке приказа о направлении сотрудника в служебную командировку трудностей обычно не возникает – можно воспользоваться унифицированной формой, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Вопросы чаще начинают появляться при учете командировочных расходов. И здесь следует обратиться к Положению № 749.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения № 749).

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней (п. 26, 7 Положения № 749):

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
  • служебную записку или иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке, когда это необходимо (случаи, когда это может понадобиться, указаны в п. 7 Положения № 749).

Отправляетесь в деловую поездку – узнайте, как будет оцениваться ваш труд, возместят ли понесенные расходы, на какие суточные можно рассчитывать и что поможет доказать свою правоту, если с начальником возник конфликт

Вопросов об оплате расходов по проезду и найму жилого помещения чаще не возникает, а вот в каком размере должны возмещаться суточные расходы? Это дополнительные расходы, связанные с тем, что человек некоторое время живет вне места постоянного жительства. Суточные выплачивают за каждый день пути к месту командировки, а также за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники. Размер суточных в компании определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения № 749). Если их размер договором или актом не определен, целесообразно прописать его в приказе о направлении работника в служебную командировку.

Для коммерческих организаций ни нижний, ни верхний предел размера суточных в законодательстве не установлен. Как правило, работодатель выплачивает по 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России, поскольку такие суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (ст. 217, 422 НК РФ).

Обратите внимание: если проезд и проживание командированного работодатель обязан оплатить, то кормить его – нет, для этих целей выплачиваются суточные. В Письме Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 2 марта 2017 г. № 03-03-07/11901 указано, что расходы на питание в командировке не подлежат возмещению при проезде к месту командирования и обратно согласно законодательству РФ. Да, возможно, в данном письме речь идет лишь о питании при проезде к месту командировки и обратно (в поезде, самолете и т.п.), но судебная практика делает неутешительные выводы. Согласно Определению Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 6 августа 2020 г. по делу № 8Г-4378/2020 с работника были взысканы понесенные работодателем расходы на оплату его ужинов в гостинице. Суд посчитал, что эти расходы не относятся к расходам по найму жилого помещения и должны оплачиваться командированным работником за счет выплачиваемых ему суточных.

Конечно, правильнее расходы работников на питание хотя бы частично возмещать. Ведь чаще у них нет возможности готовить себе в командировке, и они вынуждены ходить в кафе и рестораны, а значит, тратить на еду значительно больше денег, чем дома. В таких условиях суточных в размере 700 руб. может не хватить. Поэтому многие работодатели организовывают питание работников в командировке или компенсируют его за счет представительских расходов. Если же работодатель об этом не подумал – увы, работникам придется довольствоваться суточными.

Как правильно оплатить командировку сотруднику

Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

Оплата сотруднику командировки

Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Выезд в другие города, регионы и страны является для них неотъемлемой частью эффективного производственного процесса.

Командировки могут быть вызваны необходимостью личного участия в деловых переговорах, обмене опытом, заключении сделок и т.д.

Как только руководство компании принимает решение о командировке кого-либо из сотрудников, бухгалтерия предприятия озадачивается целым рядом вопросов, в частности, о том, как правильно оформить, посчитать и провести служебную командировку. В данной статье мы подробно поговорим о служебных командировках, их порядке и расчете.

Кстати, быстро рассчитать сам размер командировочных вам поможет наш специальный калькулятор.

Что считается служебной командировкой

Понятие служебной командировки расшифровывается довольно просто: это отъезд работника по распоряжению начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо поручений на строго определенный срок.

При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п.

Кроме того, организация обязана возместить все расходы, связанные с командировкой.

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.

В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.

Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.

Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья?
Посмотреть ответ

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

    суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.

После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

Оплата командировочных

Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

    Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку. Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;

Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!

Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

Особенности выплаты командировочных

В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.

    Доплата до среднего оклада. Иногда происходит так, что при вычислении командировочных, итоговая сумма, которую получает на руки командированный сотрудник, существенно меньше той, что он получил бы, находясь на своем рабочем месте, без отъезда. В этом случае руководство предприятия вправе разрешить бухгалтерии доплатить ему командировочные до фактической заработной платы.

Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.

В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.

Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.

Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности. Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации.

Ссылка на основную публикацию