Затраты на командировку можно учесть в профессиональном вычете

Командировочные расходы в 2021 году

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Суточные по-новому

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ) .

Доказательство деловой цели поездки

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

  • Командировочное удостоверение;
  • Служебное задание;
  • Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Учет командировочных расходов

Необходимость направления сотрудника в командировку рано или поздно возникает в любой организации. И вместе с ним перед бухгалтером встает вопрос о том, как правильно учесть командировочные расходы. Разберем подробнее особенности налогового и бухгалтерского учета командировочных затрат, нюансы учета расходов по загранкомандировкам.

Командировочные расходы на предприятии

Командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя вне места постоянной работы для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ).

В командировку можно направить только штатных сотрудников, то есть тех, с которыми заключены трудовые договоры. При этом не имеет значения, где трудится работник: в офисе или на дому. Служебные поездки внештатников не являются командировками, и расходы по ним принимаются в совершенно ином порядке.

За командированным сотрудником работодатель обязан сохранить рабочее место и средний заработок, а также возместить ему затраты, связанные со служебной поездкой:

К таким затратам относятся билеты на все виды транспорта (кроме такси), комиссия за бронирование билетов, страховка и т. д.). Возможность возмещения расходов на такси определяется работодателем на основании внутренних документов организации.

  • Проживание во время командировки.

Возмещению подлежат расходы на проживание в гостинице, частном секторе или в арендованной квартире. А вот порядок принятия к учету таких затрат зависит от наличия у сотрудника первичных документов, подтверждающих факт съема жилья.

Суточные — средства, выделяемые сотруднику на текущие расходы во время командировки. За них работник не должен отчитываться, как по всем остальным расходам. Размер суточных законом не ограничивается, но существует определенный лимит, сверх которого эти выплаты подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Их перечень работодатель определяет самостоятельно в зависимости от типа и продолжительности командировки, должности сотрудника и иных факторов. Состав таких расходов, как правило, включает затраты на такси или аэроэкспресс, мобильную связь, VIP-зал в аэропорту, представительские расходы.

На все указанные выше затраты работодатель выдает сотруднику аванс, за который он обязан будет отчитаться по возвращении из командировки.

Налоговый учет командировочных расходов 2020

Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.

Основные особенности налогового учета командировочных затрат:

  • Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.

Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.

Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.

ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.

На большинство командировочных затрат начислять НДФЛ и страховые взносы не нужно. На суточные НДФЛ и страховые взносы начисляют сверх установленного лимита.

Рассмотрим подробнее особенности налогового учета отдельных видов командировочных затрат.

Суточные: налоговый учет

Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.

Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:

  • должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
  • задач, поставленных в командировке;
  • места командировки и т. д.

Подробнее с особенностями расчета, начисления и выплаты суточных вы можете ознакомиться в следующих статьях:

Списать на расходы суточные можно в полном объеме, без ограничений. Что же касается однодневных командировок, то на них суточные не полагаются. Связано это с тем, что сотрудник в такой поездке не несет расходов по проживанию и возвращается домой в этот же день.

Минфин предложил такие затраты относить на иные расходы, а не на командировочные (Письмо от 17.05.18 № 03-15-06/33309). И если работник предоставил подтверждающие документы, то начислять НДФЛ и страховые взносы на всю сумму таких затрат не нужно. Если документов нет, то НДФЛ и взносы следует начислять на сумму, превышающую лимит (700 руб. для командировок по России и 2500 руб. — для загранкомандировок).

Отчитываться по суточным работник не обязан, в связи с чем требовать от сотрудника подтверждающие документы по суточным работодатель не вправе.

Оплата проезда к месту командировки: особенности учета расходов

Расходы на проезд к месту командировки можно включить в состав расходов в полном объеме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Начислять НДФЛ и страховые взносы на такие затраты не нужно. Для принятия к учету расходов на проезд сотрудник должен предоставить подтверждающие документы:

  • при проезде на рейсовом транспорте — проездной билет с реквизитами, подписью и печатью перевозчика;
  • при проезде на такси — заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа и квитанция на оплату услуг такси;
  • при авиаперелете — билет и посадочный талон. Если билет электронный, то дополнительно потребуется представить маршрут-квитанцию;
  • при проезде на ж/д транспорте — железнодорожный билет, контрольный купон электронный билет, посадочный талон;
  • при перемещении на личном или служебном транспорте — путевой лист, чек, квитанции на покупку ГСМ и иные учетные документы, подтверждающие нахождение работника в пути;
  • при проезде на арендованном транспорте (каршеринг) — договор аренды автомобиля и документы, подтверждающие понесенные расходы и факт использования автомобиля в служебных целях.

Если проездные документы сотрудник потерял, подтвердить расходы можно:

  • дубликатом документа;
  • копией билета, оставшейся у транспортной компании;
  • справкой из транспортной компании с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать лицо, совершившее поездку, его маршрут, стоимость билета и дату поездки.

Возмещение проживания в командировке

Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.

Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:

  • кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
  • договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.

При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:

  • НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
  • страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.

Оплата питания в командировке: налоговый учет

Оплата расходов на питание в командировке относится на усмотрение работодателя. Ни в ТК РФ, ни в положениеио командировках такие затраты не упомянуты. Соответственно, работодатель оплачивать их не обязан.

По умолчанию оплата питания должна производится сотрудником из суточных, но по своему усмотрению работодатель может дополнительно компенсировать работнику такие затраты.

Затраты на питание не учитываются в составе расходов по УСН и налогу на прибыль, также на них необходимо начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы.

Исключение — ситуация, когда затраты на питание включены в стоимость проживания. Но если стоимость питания в чеке выделена отдельной строкой, то эти расходы нельзя включить в состав затрат по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976).

Учет командировочных расходов на других режимах налогообложения

ИП на УСН «доходы» и предприниматели на патенте учесть в составе расходов командировочные затраты не могут. Связано это с тем, что ИП на ПСН не ведут учет расходов и не могут уменьшать стоимость патента на любые затраты, кроме страховых взносов.

ИП на УСН «доходы» хоть и должны вести КУДиР, но вносят в нее (кроме доходов) данные только об одних расходах — уплаченных страховых взносах за себя и наемных работников. Несмотря на это Минфин считает, что упрощенцы на объекте доходы в общем порядке должны составлять первичные документы по командировкам, в том числе по произведенным затратам, включая авансовый отчет (Письмо Минфина России от 30.10.2013 № 03-11-11/46198). Причиной, по мнению финансового ведомства, является то, что для упрощенцев независимо от применяемого объекта, сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций.

Читайте также:  Пенсионный фонд в Красном Холме: особенности деятельности, режим работы, адрес

Согласно этому порядку подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода сотрудника на работу, предъявить главбуху (бухгалтеру) или руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утв. Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Исключений по оформлению первичных расходных документов по командировочным затратам НК РФ для упрощенцев на объекте «доходы» не делает. Значит они наравне с остальными должны оформлять эти документы, хоть и не могут учесть такие затраты в составе расходов.

Учет командировочных расходов ИП без сотрудников

Необоснованным, по мнению Минфина, является и учет командировочных расходов ИП на УСН без сотрудников. Свою позицию налоговый орган объясняет тем, что командировка — это поездка по распоряжению руководителя для выполнения служебного задания. У ИП работодатель, с которым он состоит в трудовых отношениях, отсутствует, а значит и направлять сам себя в командировку ИП не может (Письмо Минфина России от 16.08.2019 №

Судебная практика по данному вопросу пока отсутствует, в связи с чем предугадать, на какую сторону встанет суд, невозможно. Поэтому лучше не рисковать и затраты на командировку ИП без сотрудников в состав расходов на УСН «доходы минус расходы» лучше не включать.

Учет расходов на командировки за границей

Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:

  • лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
  • суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
  • если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
  • остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
  • перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
  • если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
  • часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.

Учет командировочных расходов: проводки

Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:

  • Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
  • Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.

При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:

  • Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
  • Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
  • Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
  • Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.

Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:

  • Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
  • Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.

Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:

  • Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
  • Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.

Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:

Командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете

Как отражать расходы по командировкам в учете и в каких случаях можно принять НДС по таким расходам к вычету? Какие изменения нужно внести в локальные нормативные акты, чтобы отказаться от командировочных удостоверений? Об этих и других ситуациях рассказывает аттестованный аудитор Александр Лавров.

Документальное оформление командировки

Чтобы направить сотрудника в командировку, в первую очередь необходимо оформить соответствующий приказ. Для этого лучше использовать унифицированную форму № Т-9. Составление приказа в свободной форме тоже возможно (по этому поводу см. письма Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1), но на практике может вызвать вопросы проверяющих.

А вот командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении с 08.01.2015 не являются обязательными. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749), более не содержит указаний на обязательность оформления этих документов. Разберемся, можно ли полностью отказаться от них.

Даже если компания оформит командировочное удостоверение, лицо, к которому командирован сотрудник, отметку в удостоверении может не поставить, поскольку такой обязанности тоже больше нет. Единственная цель командировочного удостоверения — подтверждение того, что сотрудник действительно был там, куда его направили. Но это можно подтвердить и непосредственно документами, свидетельствующими о выполнении цели командировки. Например, если инженера направили к клиенту починить оборудование, то он должен привезти акт выполненных работ, подписанный клиентом. Если на семинар — материалы этого семинара. Получается, что командировочное удостоверение в большинстве ситуаций не содержит ценных данных и его можно не оформлять.

То же можно сказать о служебном задании и отчете о его выполнении. Ведь непосредственно цель поездки отражается в приказе о направлении работника в командировку, а выполнение задания также можно подтвердить другими документами. Да и руководитель не утвердит авансовый отчет, если задание не выполнено.

Таким образом, представляется, что от обоих документов можно вполне безопасно отказаться. В этом случае нужно внести изменения в положение о командировках или иной локальный нормативный акт, который определяет порядок направления работников в командировки. Поскольку формы первичных учетных документов утверждаются одновременно с учетной политикой (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»), нужно также внести изменения в утвержденный перечень форм и исключить из него командировочное удостоверение и служебное задание.

Если организация не отказывается от оформления командировочного удостоверения и служебного задания, обязательность их оформления также нужно закрепить в локальном нормативном акте. Поскольку раньше они оформлялись в силу прямого указания в Положении № 749, а сейчас такого указания нет.

Напомним, по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения № 749).

Вычет НДС по командировочным расходам

Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычет НДС допускается только по тем командировочным расходам, которые принимаются для целей налогообложения прибыли. И это ограничение касается не только части нормируемых расходов (данное положение отменено с 01.01.2015), а вообще любых причин, по которым те или иные расходы могут быть не приняты в налоговом учете.

При этом нет никаких норм в отношении командировочных расходов для исчисления налога на прибыль. То есть если расходы действительно осуществлены (для деятельности, направленной на получение доходов, облагаемых НДС) и подтверждены документально, то они признаются при налогообложении прибыли, а соответствующий НДС принимается к вычету в общем порядке.

Так, по расходам на проживание основанием для вычета является, как правило, счет-фактура. Но для вычета по расходам на проезд счет-фактура не нужен. Ведь билеты, маршрут-квитанции электронных авиабилетов или контрольные купоны железнодорожных электронных билетов — это бланки строгой отчетности, они сами по себе являются основанием для вычета. Это указано в п. 18 Правил ведения книги покупок (утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Если налог не выделен в билете, но выделен в отдельно выставленном счете-фактуре, то с 01.10.2014 его также можно принять к вычету. Ведь п. 18 Правил ведения книги покупок позволяет теперь зарегистрировать в книге не только бланк строгой отчетности или его копию, но и счет-фактуру. Напомним, что ранее налоговики возражали против вычета по счету-фактуре в такой ситуации (письма УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 № 16-15/090448.1, от 10.01.2008 № 19-11/603).

Налог принимается к вычету после использования билета и утверждения авансового отчета, в котором этот билет будет отражен. До этого момента нельзя подтвердить, что услуги по перевозке действительно оказаны и приняты к учету. Ну а НДС в отношении услуг посредника принимается к вычету в общем порядке: по счету-фактуре, после принятия этих услуг к учету.

Билеты: как их отразить в учете

Чтобы выполнить задание работодателя, сотрудник должен доехать до места командировки и вернуться из нее. Расходы на проезд работодатель должен либо компенсировать сотруднику, либо оплатить сам.

Для бухгалтера проще всего, когда работник приобретает билеты самостоятельно. Тогда они указываются в авансовом отчете, а их стоимость после утверждения авансового отчета относится на командировочные расходы. В бухгалтерском учете в этом случае отражаются лишь расходы на основании авансового отчета.

Однако если работники ездят в командировки регулярно, для компании дешевле приобретать билеты от своего имени. Порядок учета в этой ситуации меняется. Приобретенный билет — это денежный документ, который уже в момент получения необходимо отразить в учете организации. При этом сразу отнести его стоимость на расходы нельзя: оплата билета — это фактически предоплата перевозчику за поездку в будущем.

Для осуществления поездки билет выдается сотруднику. В учете в этот момент стоимость билета нужно отнести на расчеты с сотрудником как с подотчетным лицом, так как билет также выдается работнику под отчет, а после возвращения из командировки включается в авансовый отчет. Расходы в этом случае признаются на дату утверждения авансового учета (в том числе в налоговом учете).

Данная схема применима и в отношении электронных билетов. Ведь это тоже документы, подтверждающие право пассажира на проезд. Более того, маршрут-квитанция и контрольный купон являются бланками строгой отчетности (ч. «а» пп. 2 п. 1 приложения к Приказу Минтранса России от 08.11.2006 № 134; п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322).

Изменится ли что-то, если билет приобретается через посредника? В этом случае отражение в учете самого билета остается таким, как описано выше. А вот расходы на оплату комиссии посредника, если они оплачиваются отдельно от стоимости билета, можно списать сразу после получения от посредника соответствующих документов.

Поскольку стоимость билета — это оплата по договору перевозки, она не может включаться в расходы раньше, чем перевозка состоялась. А услуги агента, через которого приобретен билет, будут считаться полностью оказанными уже в момент получения билета, значит, его вознаграждение можно сразу включить в состав расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Рассмотрим пример.

Работник направлен в командировку в период с 6 по 9 апреля. Для этого работодатель (торговая организация) приобрел через посредника электронные авиабилеты стоимостью 11 800 руб. (в том числе НДС 1 800 руб.), которые получил 30 марта и в тот же день передал работнику. Вознаграждение агента составило 590 руб. (в том числе НДС 90 руб.), отчет агента утвержден одновременно с получением билетов. НДС выделен в маршрут-квитанции каждого билета отдельной строкой, от агента получен счет-фактура на его вознаграждение. Авансовый отчет утвержден 10 апреля.

Как отразить ситуацию в бухучете, смотрите в таблице. В налоговом учете расходы на проезд признаются 10 апреля (на дату утверждения авансового учета), а расходы в виде вознаграждения агента — 30 марта (на дату оказания его услуг).

Отражение в бухучете

Работник отдыхает в месте проведения командировки

Допустим, работник проводит некоторое время в месте командировки, используя его для отдыха: остается для проведения отпуска после командировки или, наоборот, сначала использует отпуск, а потом в этом же месте выполняет служебное задание. Можно ли в данном случае признать в налоговом учете расходы на проезд сотрудника и нужно ли удержать НДФЛ с суммы таких расходов?

Работник отдыхает в месте проведения командировки

По мнению финансового ведомства, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о направлении в командировку, то фактически оплачивается проезд не в командировку или из нее, а в отпуск или из отпуска. В этом случае стоимость проезда признается доходом работника для целей НДФЛ (письма Минфина России от 30.07.2014 № 03-04-06/37503, от 12.09.2013 № 03-04-08/37693).

При этом в отношении расходов на проезд разъяснения Минфина противоречивы. В одних письмах чиновники указывают, что расходы нельзя признать в налоговом учете (письма Минфина России от 20.11.2014 № 03-03-06/1/58868, от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813). В других — что такие расходы учесть можно, но только если задержка или более ранний выезд произошли с разрешения руководителя, который и подтверждает целесообразность расходов. Ведь расходы все равно были бы понесены независимо от даты их осуществления (письма от 11.08.2014 № 03-03-10/39800 (п. 2), от 30.07.2014 № 03-04-06/37503 (п. 2) и др.).

Но если работник остается в месте командировки (или заранее выезжает в нее) на выходные, расходы учесть в любом случае можно (письмо Минфина России от 20.11.2014 № 03-03-06/1/58868), а доходом работника для целей НДФЛ стоимость проезда не признается (письмо Минфина России от 11.08.2014 № 03-03-10/39800).

Энциклопедия решений. Вычеты НДС по командировочным расходам на проезд и проживание

Согласно п. 1 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога, исчисленную в соответствии со ст. 166 НК РФ, на установленные ст. 171 НК РФ налоговые вычеты. Налогоплательщик вправе предъявить к вычету НДС в том периоде, в котором выполнены все условия, предусмотренные ст. 171 НК РФ, ст. 172 НК РФ:

– товары (работы, услуги) приобретены для осуществления операций, облагаемых НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ);

– товары (работы, услуги) приняты к учету (п. 1 ст. 172 НК РФ);

– имеется правильно оформленный счет-фактура поставщика (п. 2 ст. 169 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Согласно первому абзацу п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

Расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) и в целях налогообложения прибыли не нормируются (см. также письма Минфина России от 17.08.2009 N 03-11-09/283, постановление ФАС Московского округа от 05.03.2009 N КА-А40/935-09). Следовательно, суммы НДС, уплаченные в составе командировочных расходов, подлежат вычету в полном объеме.

Вместе с тем, в письме Минфина России от 06.10.2016 N 03-07-11/58108 отмечается, что выделенные в ж/д билете суммы оплаты сервисных услуг (питания) не учитываются в расходах при налогообложении прибыли, а следовательно, НДС по ним к вычету не принимается. Это значит, что если какой-либо командировочный расход нельзя учесть при налогообложении прибыли, то и НДС по нему к вычету не принять.

Документы для вычета НДС по расходам на проезд в командировку и обратно

В соответствии с п. 1 ст. 172 НК РФ вычеты НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при продаже товаров (работ, услуг) налогоплательщикам этого налога, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Пунктом 7 ст. 168 НК РФ установлено, что при выполнении работ, оказании платных услуг непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Согласно п. 18 Правил ведения книги покупок при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, в книге покупок регистрируются счета-фактуры либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (далее – БСО) или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, прилагаемые сотрудником к авансовому отчету. См. также письма Минфина России от 03.12.2013 N 03-07-11/52565, от 03.04.2013 N 03-07-11/10861, от 28.03.2013 N 03-07-11/9920.

Читайте также:  Переуступка долга между юридическими лицами налоговые: последствия

Требования к БСО утверждены Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее – Положение N 359). К БСО относятся гостиничные счета, проездные билеты (авиационные, железнодорожные), соответствующие требованиям, установленным Положением N 359. Если при поездках в командировку приобретаются электронные авиа- и железнодорожные билеты, то БСО являются маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок), а также контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) (см. письма Минфина России от 06.06.2012 N 03-03-06/4/61, от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11, от 01.12.2011 N 03-03-07/58, от 26.04.2012 N 03-03-04/1).

Согласно позиции, изложенной в письмах Минфина России от 16.05.2005 N 03-04-11/112, УФНС России по г. Москве от 11.12.2008 N 19-11/115222, от 10.01.2008 N 19-11/603, от 31.08.2009 N 16-15/090448.1, суммы НДС, уплаченные налогоплательщиком по расходам на командировки по проезду к месту командировки и обратно, могут быть приняты к вычету на основании проездных документов (билетов), в которых НДС выделен отдельной строкой, без счета-фактуры. Более того, в этом случае авиакомпании и агенты авиакомпаний при реализации организациям авиабилетов, оформленных командированным сотрудникам, не должны выставлять счета-фактуры.

Обратите внимание, что объектом налогообложения НДС признаются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ. То есть наличие НДС в билете зависит от того, где и кем реализована услуга по перелету. Так, услуги по воздушным перевозкам пассажиров и багажа, оказываемые иностранными авиакомпаниями, российским НДС не облагаются, поскольку местом реализации указанных услуг территория России не признается. Соответственно, такие авиабилеты не содержат информации об НДС. Услуги по внутренним и международным воздушным перевозкам пассажиров и багажа, оказываемые отечественными авиакомпаниями, тоже облагаются НДС по разным ставкам (10% или 0%).

В общем случае обложение НДС операций по реализации услуг по внутренним воздушным перевозкам пассажиров и багажа производится по ставке этого налога 10%. Исключением являются:

– операции по реализации услуг по внутренним воздушным перевозкам пассажиров и багажа при условии, что пункт отправления или пункт назначения пассажиров и багажа расположен на территории Республики Крым или на территории ГФЗ Севастополя. До 1 января 2019 года такие перевозки облагаются НДС по ставке 0%;

– операции по реализации услуг по внутренним воздушным перевозкам пассажиров и багажа при условии, что пункт отправления или пункт назначения пассажиров и багажа расположен на территории Калининградской области. Они облагаются НДС по ставке в размере 0% на бессрочной основе;

– при реализации услуг по перевозке пассажиров и багажа при условии, что пункт отправления или пункт назначения пассажиров и багажа расположены за пределами территории Российской Федерации, при оформлении перевозок на основании единых международных перевозочных документов применяется ставка НДС в размере 0%.

См. письмо Минфина России от 01.02.2018 N 03-07-14/5683.

Наличие и размер суммы НДС в желехнодорожном билете также зависит от того, где и кем реализована услуга по ж/д перевозке.

Так, местом реализации услуг по перевозке пассажиров и багажа признается территория РФ, если такие услуги оказываются (выполняются) российскими организациями или ИП в случае, если пункт отправления и (или) пункт назначения находятся на территории РФ, либо иностранными лицами, не состоящими на учете в налоговых органах в качестве налогоплательщиков, в случае, если пункты отправления и назначения находятся на территории России (за исключением таких услуг, оказываемых иностранными лицами не через постоянное представительство). Таким образом, местом реализации услуг по перевозке пассажиров и багажа железнодорожным транспортом общего пользования, оказываемых иностранными железнодорожными перевозчиками по территории и за пределами РФ территория РФ не признается и, соответственно, такие услуги в НДС не облагаются. В таком ж/д билете НДС выделен не будет.

В остальных случаях ж/д перевозки облагаются НДС по нулевой ставке:

– услуги по перевозке пассажиров и багажа железнодорожным транспортом общего пользования по территории Российской Федерации в дальнем сообщении;

– услуги по перевозке пассажиров и багажа при условии, что пункт отправления или пункт назначения пассажиров и багажа расположены за пределами территории России, при оформлении перевозок на основании единых международных перевозочных документов.

В этих ситуациях в билете указывается НДС по ставке 0%.

См. письмо Минфина России от 16.02.2018 N 03-07-14/9796.

Поскольку указание в контрольном купоне электронного проездного документа (билета) ИНН и КПП перевозчика не предусмотрено, данные в графе 10 “ИНН/КПП продавца” книги покупок и, соответственно, по строке 130 “ИНН/КПП продавца” раздела 8 декларации по НДС не отражаются (см. письмо ФНС России от 18.08.2015 N ГД-4-3/14544).

В письме ОАО “РЖД” от 16.02.2016 N ИСХ-2141/ЦБС разъяснено, как с 1 января 2016 года отражается НДС в проездных документах (железнодорожных билетах).

Дело в том, что с 1 января 2016 года ставка НДС 10% применяется только к услуге по перевозке пассажира (то есть по билетной и плацкартной составляющим), а все дополнительные сборы, включая стоимость сервисных услуг (пользование постельными принадлежностями и питание) подлежат налогообложению НДС по ставке 18%. При этом сумма НДС в проездных документах, оформленных начиная с 1 января 2016 года, отражалась одной позицией в общей сумме.

Программное обеспечение в части выделения в проездных документах сумм НДС по разным ставкам доработано 8 февраля 2016 года. То есть после этой даты в билете указываются отдельно услуги по перевозке со ставкой НДС 10%, отдельно – сервисные услуги со ставкой налога 18%.

В связи с этим по проездным железнодорожным документам, оформленным в период с 1 января по 8 февраля 2016 года на командированных сотрудников организаций, суммы НДС могут быть включены в состав налоговых вычетов исходя из справки о тарифах, прилагаемой к письму РЖД.

Указанная справка формируется в АСУ “Экспресс” и по требованию представляется:

А) либо подразделением АО “ФПК”, с которым у организации заключен договор на оформление проездных железнодорожных документов;

Б) либо в любом Сервисном Центре железнодорожного агентства АО “ФПК” в случае приобретения проездных документов физическим лицом самостоятельно с оплатой в билетной кассе. Справка предоставляется на платной основе.

Также соответствующую информации можно получить в Едином информационном сервисном центр ОАО “РЖД” (ЕИСЦ) по единому телефонному номеру либо через сайт РЖД.

В письмах ФНС России от 17.10.2013 N ЕД-4-3/18593@, Минфина России от 09.12.2015 N 03-07-14/71801, от 01.10.2013 N 03-07-15/40623, от 10.04.2013 N 03-07-11/11867 разъяснено, что в случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на иностранном языке реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС, должны быть переведены на русский язык. При этом перевод иной информации, не относящейся к применению вычета (например: правил перевозки багажа, условий применения тарифа), не требуется. Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей. При этом перевод обеспечивает организация-налогоплательщик.

Вычет НДС по расходам на проживание в командировке

Из разъяснений Минфина России следует, что основанием для принятия к вычету суммы НДС по услугам по найму жилого помещения в гостинице в период командировки являются либо БСО (или их копии) установленной формы, выдаваемые гостиницами гражданам, находящимся в служебной командировке, с выделением в них отдельной строкой суммы НДС (см. письма Минфина России от 19.07.2013 N 03-07-11/28554, от 21.11.2012 N 03-07-11/502), либо счет-фактура, выставленный на имя организации. При этом документы, оформленные по услугам гостиниц в произвольной форме, не могут служить основанием для вычета налога (письма Минфина России от 23.12.2009 N 03-07-11/323, от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400, от 24.04.2007 N 03-07-11/126, письмо УФНС России по г. Москве от 11.12.2008 N 19-11/115222).

Кроме того, если счет-фактура выставлен на имя командированного работника (в графе “Покупатель” указаны ФИО работника), то вычет по такому счету-фактуре, по мнению Минфина России, не предоставляется (см. письмо от 11.10.2004 N 03-04-11/165). Однако существует судебная практика, подтверждающая возможность применения вычета в том случае, если счет-фактура выписан на имя командированного работника (см. постановление ФАС Уральского округа от 08.05.2007 N Ф09-3310/07-С2). Если в счете гостиницы НДС не выделен, то сумма налога покупателем услуг расчетным методом не определяется и к вычету не принимается (см. письмо Минфина России от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400).

В то же время суды считают, что суммы НДС по командировочным расходам, которые предъявляются к вычету, могут подтверждаться не только счетами-фактурами, но и иными документами, а выделение в них отдельной строкой НДС не является обязательным условием для принятия указанных сумм налога к вычету. Кроме того, суды отмечают, что право на вычет НДС по командировочным расходам установлено НК РФ, поэтому налог предъявить к вычету можно исчислив его сумму расчетным методом по ставке 18/118 исходя из стоимости транспортных услуг (см. постановления ФАС Московского округа от 25.07.2006 N КА-А41/6528-06, ФАС Восточно-Сибирского округа от 20.11.2007 N А33-9940/2006-Ф02-8607/2007, ФАС Северо-Кавказского округа от 12.08.2008 N Ф08-4662/2008, ФАС Центрального округа от 25.05.2007 N А48-2510/06-8, от 12.04.2006 N А09-4745/05-12, ФАС Западно-Сибирского округа от 07.02.2006 N Ф04-133/2006(19416-А45-27), от 06.04.2006 N Ф04-1149/2006(21261-А81-35), ФАС Северо-Западного округа от 16.02.2006 N А05-4449/05-10, ФАС Уральского округа от 03.10.2007 N Ф09-8054/07-С2).

Как учесть расходы при командировках

Как не ошибиться бухгалтеру, принимая к налоговому учету расходы командированных работников.

Командировочные расходы в Налоговом кодексе

Как и любые расходы, уменьшающие налог на прибыль, расходы на командировки должны быть документально оформлены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

НК РФ относит расходы на командировки к прочим расходам на производство и реализацию (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако в кодексе не приводится полной расшифровки, что именно можно считать командировочными расходами в целях налогового учета. Есть лишь их примерный перечень, причем с ограничениями. К командировочным расходам НК РФ в частности относит:

  • расходы на проезд сотрудников к месту командировки и обратно;
  • расходы на жилье в месте командировки;
  • суточные;
  • затраты на оформление паспортов, виз.

Такая ситуация привела к необходимости постоянных обращений к Минфину России для разъяснения вопросов о том, можно ли учесть в уменьшение базы по налогу на прибыль те или иные командировочные расходы.

Поэтому бухгалтеру придется изучать не только положения НК РФ, но и достаточно большое количество писем Минфина России по этой теме. И уточнять, насколько расходы, определенные в локальном нормативном акте о командировках, соответствуют критериям их принятия к налоговому учету.

Стоимость проезда командированных сотрудников для налогового учета

Рассмотрим некоторые неоднозначные ситуации, связанные со стоимостью проезда командированного сотрудника.

К налоговому учету может быть принята стоимость проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Важен ли при этом пункт отправления в командировку? Может он не совпадать с месторасположением постоянного места работы сотрудника (в том числе дистанционного)?

Выезд в командировку не из месторасположения постоянного места работы

В разъяснении этого вопроса контролёры опираются на положения Постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», а именно на п. 4 Постановления, который связывает начало командировки с местом отправления сотрудника от места постоянной работы, а не от любого иного места его пребывания (Письмо Минфина России от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49840). Следовательно, по мнению контролеров, оплата проезда сотрудника к месту командировки не от места постоянной работы не будет считаться командировочным расходом.

Исключение сделано для проезда сотрудника, направленного в командировку сразу по окончанию отпуска. Учет таких расходов не противоречит положениям п.12 ст. 264 НК РФ.

Сотрудник остается в месте командировки для проведения отпуска

Если сотрудник остается в месте командировки после ее окончания, чтобы провести там отпуск, и уже из отпуска возвращается к месту постоянной работы, признать расходы на обратную дорогу в налоговом учете не получится.

Аналогично этому нельзя признать налоговым расходом стоимость проезда к месту командировки, если сначала сотрудник будет проводить там отпуск, а уже по окончании отпуска приступит к выполнению командировочных обязанностей.

Вместе с тем, если сотрудник выезжает из места отпуска в командировку, то расходы на проезд в этом случае должен возместить работодатель, они также не облагаются НДФЛ (Письмо Минфина от 09.11.18 № 03-04-06/80946).

Даты отъезда в командировку и возвращения из нее не совпадают со сроком командировки

При этом провести выходные в месте командировки, приехав туда заранее, или оставшись после командировки, можно без ущерба для прибыльных расходов. Однако незначительную задержку (или предварительное прибытие) необходимо согласовать с руководством и экономически обосновать, а еще лучше — внести изменения в приказ о командировке и указать новые даты, чтобы избежать вопросов проверяющих.

В частности в Письме от 23.09.2020 № 03-15-06/83264 Минфин высказался однозначно — если даты в проездных документах и даты командировки не совпадают, то такие затраты нельзя признать компенсацией командировочных расходов и они должны облагаться НДФЛ и взносами.

Включить их в расходы на прибыль не получиться, т. к. получается у них нет экономического обоснования.

В случае, если задержка сотрудника с возвращением из командировки произошла не по его вине (например, из-за задержки рейсов, остановки движения по трассе из-за аварии или ремонтных работ), требуется приказом продлить срок командировки, объяснив причины. Это поможет избежать разногласий с контролерами.

Для рассмотрения ситуаций связанных с командировками дистанционного работника, необходимо помнить, что место его постоянной работы прописано в трудовом договоре, и не обязательно совпадает с местонахождением организации-работодателя.

Компенсация за использование личного транспорта в командировке

Конечно же, под стоимостью проезда понимается как стоимость билетов на общественный транспорт, так и затраты на проезд на личном или арендованном транспортном средстве, если это предусмотрено условиями командировки и должным образом оформлено.

Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, за использование которого ему выплачивается компенсация, то к расходам по налогу на прибыль можно принять только часть затрат, определенную Постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92.

В сумме компенсации уже учтены затраты на ГСМ, а также другие расходы, в частности по обслуживанию авто. Поэтому дополнительно принять их в расходы по налогу на прибыль нельзя (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 15.01.2020 № 03-11-11/1198).

Стоимость проживания сотрудников в командировке для налогового учета по налогу на прибыль

Командированные сотрудники могут проживать в гостиницах или арендовать жилье, как у граждан, так и индивидуальных предпринимателей или юрлиц.

В любом случае для включения расходов на оплату жилья необходимы подтверждающие документы как на само проживание, так и на оплату.

Проживание в гостинице

При проживании в гостиничном номере документами, подтверждающими проживание, могут служить:

  • счет на гостиничные услуги;
  • акт об оказании услуг.

Документы об оплате:

  • если организация оплачивала гостиничные услуги со счета — выписка банка, платежное поручение;
  • если работник оплачивал проживание на месте наличными или картой — чек онлайн-ККТ.

Обратите внимание! Если подотчетник при оплате картой или наличными сообщил, что он выступает от имени организации или ИП, то в чеке онлайн-кассы должны быть указаны ИНН клиента — организации или ИП, а также наименование компании или ФИО предпринимателя.

Если подотчетное лицо ничего не сообщило, то чек ему выдадут без этих реквизитов. Его также можно будет принять к учету.

Контролёры предупреждают, что выделенные в документах расходы на питание нельзя учесть в качестве уменьшающих базу по налогу на прибыль, а вот если такие расходы в счете не были выделены, то принимается к учету вся сумма, оплаченная по нему (см. пример положительного для компании решения в Постановлении от 31.01.2019 № Ф07-16272/18).

Кроме того, в НК РФ существует прямой запрет на налоговый учет затрат на обслуживание в номере, в барах и ресторанах, оплаты услуг рекреационно-оздоровительных объектов.

Аренда жилья у организации

В случае, если арендодателем является юрлицо — для подтверждения расходов понадобится приходный кассовый ордер, чек онлайн-ККТ (при оплате наличными или картой), а также договор и акт оказания услуги. К договору аренды также обычно составляются акты приемки-передачи квартиры (в них в частности указывается состояние квартиры, наличие техники, мебели и т. п.).

Читайте также:  Можно ли застраховать машину без владельца: как оформить полис ОСАГО без собственника авто?

Если арендодатель — ИП

Документы на аренду тут будут «стандартные» — договор, акт об оказании услуги или другой аналогичный документ. А вот документ об оплате, если она производится наличными или картой зависит от системы налогообложения ИП.

ИП-самозанятые выдают чек из приложения «Мой налог».

ИП, которые сдают в аренду собственные жилые помещения , имеют права не использовать кассу и не выдают клиенту никаких расчетных документов (п.2 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ).

ИП на патенте , при сдаче в аренду квартиры также могут не использовать онлайн-кассу, но при этом обязаны выдать клиенту документ, подтверждающий оплату (обязательные реквизиты такого документа указаны в абз. 4 — 12 п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).

Если речь идет об аренде квартиры у ИП, которая состоялась до 1 июля 2021 года , то для ИП до этого дня действовала льгота — при оказании услуг (в т. ч. сдаче в аренду имущества) они могли не применять онлайн-кассу и не выдавать клиентам никаких расчетных документов.

Остальные предприниматели обязаны применять кассу и предоставлять арендодателю чек онлайн-кассы по тем же правилам и с теми же реквизитами, что и организации (см. выше).

Арендодатель — физическое лицо

Если физлицо-самозанятый, он также выдает чек из приложения «МойНалог». Акт и договор лучше в этом случае также попросить, хотя не все физлица готовы их предоставить.

Если речь об обычном физлице, без особого статуса, то здесь подтверждением оплаты наличными (или переводом с карты на карту, что тоже практикуется) служит расписка (должна содержать паспортные данные физлица), а также договор аренды и акты приемки-передачи помещения.

Но в этом случае у организации или предпринимателя, направивших сотрудника в командировку, может возникнуть одна проблема — ФНС зачастую считает, что в данном случае физлицо получило доход от организации (ИП)-налогового агента (даже если оплату вносил подотчетник лично, действовал то он от имени организации).

Налоговики считают, что в данном случае необходимо сообщить о факте получения дохода и невозможности удержания НДФЛ в ИФНС.

Если организация заранее заключила договор с физлицом и производит оплату ему за аренду квартиры с расчетного счета, то должна при выплате удержать налог и перечислить его в ИФНС.

Суточные для целей налогообложения прибыли

Размеры суточных выплат командированным сотрудникам определяются в локальном нормативном акте организации. Причем суточные могут быть дифференцированы в зависимости от должности сотрудников.

В расходах по налогу на прибыль суточные принимаются в полной сумме, определенной в ЛНА, за каждый день в командировке, включая праздничные и выходные дни, а также дни нахождения в пути. Исключение составляют суточные при однодневных командировках.

В связи с тем, что законодательством РФ не предусмотрена выплата суточных за нахождение в однодневной командировке по России, даже при наличии такой возможности в ЛНА организации, учесть такой расход в уменьшение базы по налогу на прибыль не получится.

Однако для однодневных командировок за границу п. 20 Постановления № 749 предусматривает суточные в размере 50% от установленных нормативным актом организации, поэтому такие затраты могут быть приняты в качестве расхода по налогу на прибыль.

Затраты на оформление виз, паспортов, приглашений и аналогичных документов для налога на прибыль

Такого рода затраты, предусмотренные НК РФ, могут быть приняты в качестве внереализационных расходов по налогу на прибыль, даже если командировка не состоялась (Письма Минфина РФ от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 № 03-03-07/33766).

Исключение составляют случаи, когда командировка была отменена по вине сотрудника (Письмо ФНС России от 29.01.2020 № СД-4-3/1352@).

Напомним основные бухгалтерские проводки, отражающие командировочные расходы:

Дт 71 Кт 51, 50 — выплачены подотчетные средства сотруднику.

Дт 20, 23, 25, 26, 44, 91 Кт 71 — учтены командировочные расходы на проезд и проживание (без НДС) и суточные сотрудника.

Дт 19 Кт 71 — отражен «входной» НДС по командировочным расходам.

Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету.

Дт 76 (60) Кт 51 — оплачены расходы по командировке с расчетного счета.(оплата гостиницы, билетов и т.п.)

Дт 71 Кт 52 — перечислены подотчетному лицу средства в валюте для зарубежной командировки.

Итак, чтобы учесть расходы на командировки в уменьшение базы по налогу на прибыль, бухгалтеру необходимо проверить их четкое соответствие локальному нормативному акту организации и критериям, изложенным в НК РФ, а также учесть мнение контролеров о соответствии расходов перечню, приведенному в пп.12 п.1 ст. 264 НК РФ.

Затраты на командировочные расходы в 2020 году

Командировочные расходы — это затраты работодателя на поездку работника в другой населенный пункт для выполнения там служебного задания. Сколько денег должна выдать компания, какие траты надо обязательно согласовывать с руководством, и как по ним отчитываться, читайте в материале.

Расходы на командировку: за что платит работодатель

Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России, за счет компании необходимо:

  • приобрести проездные билеты, причем независимо от вида транспорта. Исключение составляет только такси — поездку в нем, как правило, не компенсируют;
  • оплатить жилье — это может быть гостиничный номер или аренда жилья, при условии, что имеются документы, доказывающие соответствующие траты;
  • выдать суточные — они рассчитываются за каждый день командировки, в том числе каждый день, когда сотрудник был в пути в другой населенный пункт и обратно. Исключение составляют однодневные поездки — если утром работник отправился в другой населенный пункт, чтобы выполнить полученное служебное задание, а вечером (до 12 часов ночи) вернулся. За них суточные не выплачивают;
  • иные траты, по договоренности с руководством. Например, во внутренних документах организации может быть предусмотрена компенсация представительских расходов, затрат на аренду автомобиля и(или) личного водителя, на услуги VIP-залов в аэропортах, услуги связи, прочие моменты.

Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.

Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.

По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.

Сколько возмещают работнику

Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.

По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании. И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.

Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:

  • 700 рублей — за день поездки по стране;
  • 2500 рублей — за день заграничной командировки.

Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.

Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.

Суточные за границу и по России: размеры

Поскольку практически все командировочные расходы за границу и по стране могут быть учтены при налогообложении прибыли компании в полном размере, подробнее остановимся только на суточных, для которых введен не облагаемый НДФЛ лимит.

Около 5 лет назад правительство требовало, чтобы работодатели выдавали работникам командировочные расходы не ниже установленных минимальных сумм. Но потом от этого отказались, сохранив нормативы только для государственных делегаций. Согласно Постановлению Правительства от 02.10.2002 № 729, на каждого федерального госслужащего в сутки положено не более 100 рублей, если он отправляется в командировку по стране. Если выполнять обязанности приходится за пределами РФ, то суточные составляют 50-70 долларов в зависимости от конкретной страны (Приложение № 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2005 № 812). Отметим, что эти нормативы не являются обязательными для работников госорганов регионов, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений. Для них допустимые затраты на командировочные расходы определяются на местном уровне.

Что касается частных предприятий, то руководители таких компаний сами решают, какими должны быть суточные. Но большинство старается соблюсти необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами нормы: не более 700 рублей в день при поездках по России и до 2500 рублей — за ее пределами. Повторим: никто не запрещает давать больше, просто с суммы превышения надо будет заплатить налог (ст. 217 НК РФ) и страховые взносы (ст. 422 НК РФ). Также обращаем внимание, что для лиц, занимающих разные должности и специальности, могут быть установлены различные размеры суточных. Но об этом должно быть заявлено в нормативном документе организации.

Отметим, что суточные выплачиваются за каждый день командировки, за дни нахождения в пути и за период вынужденного простоя. При этом они не заменяют заработную плату, работодатель обязан выплачивать средний заработок, пока сотрудник трудится в другом населенном пункте.

Как компенсируют командировочные расходы при однодневной командировке

Иногда подчиненных отправляют в недлительные командировки продолжительностью один день, а то и несколько часов. В таком случае компания компенсирует командировочные расходы на транспорт, а также на иные цели, если они согласованы.

Однако в таком случае суточные не выплачиваются, если работник поехал в другой населенный пункт по РФ. Взамен ему может быть выплачена компенсация, но ее размер оговаривается во внутренних документах компании. А если работодателем является бюджетное учреждение, то в нормативных актах правительства или иных органов власти.

Что касается заграничных однодневных командировок, то и для частных компаний, и для бюджетного сектора предусмотрен лимит суточных в половинном размере от предусмотренных норм. Об этом заявлено в п. 20 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и п. 30 Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813.

Помимо этого, не компенсируются суммы, потраченные на аренду жилья, поскольку в однодневных командировках нет необходимости где-то останавливаться. Однако в исключительных случаях, когда объективные причины вынуждают работника провести какое-то время в гостинице, компании придется также заплатить за проживание.

Отметим сразу, что во время однодневной командировки работодатель по-прежнему обязан выплатить сотруднику средний заработок. Но если служебная поездка выпадает на выходной или праздничный день, то оплата должна производиться, в соответствии со ст. 153 ТК РФ , в двойном размере. Либо работник может получить дополнительный выходной день (отгул) и оплату в одинарном размере.

Как посчитать командировочные и суточные расходы

Счет за проездные билеты или пользование номером в гостинице, конечно, могут прислать в организацию. Но чаще всего работники самостоятельно приобретают необходимые для себя услуги по проезду и проживанию, а затем отдают документы, подтверждающие затраты.

Тем не менее, еще до отправления сотрудника на служебное задание в другой населенный пункт бухгалтеру необходимо хотя бы приблизительно посчитать, сколько выдать авансом. Для этого учитывается стоимость билетов в обе стороны, ориентировочная стоимость гостиничного номера, сумма суточных по количеству дней командировки, иные планируемые затраты.

Чтобы рассчитать суточные, необходимо определить, сколько дней человек будет находиться за пределами «родного» населенного пункта и прибавить к ним дни в пути. Например, инженер Иванов А.С. отправляется в другой город на пуско-наладочные работы. Он отправляется 09.12.2018 (в воскресенье) в 5 часов утра, а возвращается обратно 16.12.2018 (тоже в воскресенье) в 9 часов утра. Общее количество дней в командировке составит 8 дней. Если поездка внутренняя, то лимит суточных, не облагаемый НДФЛ, составит 700 рублей. Сумма суточных, которую необходимо выдать инженеру Иванову, составит:

Если поездка зарубежная, то командировочные расходы увеличатся следующим образом:

Обращаем внимание, что день убытия определяют с 00 до 24 часов, так же как и день прибытия. Это важно учитывать при окончательном расчете, например, с помощью проездных документов. Если билетов нет, например работник пользовался личным или служебным авто, то длительность командировки рассчитывают по датам, указанным в служебной записке по завершении поездки.

Поскольку сотрудник все равно пишет заявление на командировочные расходы (оно является основанием для расходного кассового ордера), можно попросить, чтобы он самостоятельно оценил, сколько ему понадобится, а затем проверить его расчеты. Этот вариант будет удобен, в том числе, если к месту командировки человек отправляется на личном авто, поэтому у него будут траты, например, на покупку бензина. Шаблон для заполнения заявления — в конце статьи.

После того, как смету утвердят главный бухгалтер и руководитель, можно выдавать аванс на командировочные расходы наличными либо на банковскую карту. Выдача денежных средств подотчет производится с учетом норм, установленных ЦБ РФ. Подробнее о требованиях финансового регулятора читайте в отдельном материале PPT.ru.

Что касается выплат в валюте, то они тоже не запрещены. Для этого командировочные расходы считают по общим правилам, но затем полученную сумму обменивают на валюту. Причем обменять рубли на иностранную валюту может либо сам командированный сотрудник, либо кто-то другой. В обоих случаях необходимо приложить квитанцию из банка о проведенной операции по обмену денег.

Какие документы понадобятся, чтобы подтвердить командировочные расходы

Не позже чем через три дня после возвращения из поездки работник обязан отчитаться о потраченных суммах. Обратите внимание, что все траты должны иметь документальное подтверждение и быть целесообразными. Иначе работодатель может отказаться компенсировать их.

К документам, подтверждающим командировочные расходы, относят:

  • командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии, если оно оформлялось в начале командировки;
  • проездные билеты, в том числе оформленные через интернет;
  • любые квитанции и счета за проживание, аренду транспорта, полученные услуги или приобретенные товары, которые закупались для выполнения служебного задания;
  • авансовый отчет с указанием затрат, а также суммой, которую выдали работнику. Если в командировке было потрачено больше, чем сумма выданного аванса, производится доплата. Если по документам деньги еще остаются, их необходимо вернуть в кассу. Либо работодатель самостоятельно удержит из заработной платы нужную сумму (ст. 137 ТК РФ).

Также важным документом является отчет (служебная записка) о выполнении служебного задания в поездке. В противном случае целесообразность командировочных расходов будет не доказана. Отметим, что такой отчет может также стать источником информации о продолжительности командировки, если работник добирался до пункта назначения на личном или служебном транспорте.

Как отразить расходы в бухгалтерском и налоговом учете

Для начала напомним, что для налога на прибыль расходы учитываются на день утверждения авансового отчета. При этом НДС по расходам принимается к вычету при условии, что по ним есть счет-фактура.

Расходы на выплату средней заработной платы за период нахождения в командировке относят в состав расходов на оплату труда. Остальные траты во время служебной поездки НК РФ требует считать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Как отразить командировочные расходы в бухучете? Правильный порядок таков:

Ссылка на основную публикацию