Командировка на личном транспорте, какие документы нужно оформить

Сотрудника — в командировку

В фильмах спецагенты угоняют вертолет, отстреливаются от бандитов и летят в Мексику бороться с мафией. Но сначала они оформляют командировку и требуют от бухгалтера выдать аванс.

Читатель Михаил спрашивает:

Хочу отправить маркетолога в соседний город на день, чтобы он сделал фотографии магазина конкурента. Нужно ли оформлять командировку?

Отвечаем: да, придется оформить командировку

О командировках — 166-я статья Трудового кодекса

Командировка — поездка сотрудника по заданию работодателя. Задание может быть любым: встретиться с клиентом, выступить на семинаре или купить кофе. В законе ограничений нет.

Не каждая поездка считается командировкой, есть условия:

  • поездка на определенное время. Сотрудника можно отправить в командировку на месяц, но нельзя с условием «пока не выполнишь задание»;
  • на удаленное расстояние от постоянного места работы. В законе нет расстояния в километрах, но это должно быть достаточно далеко от постоянного места работы. Постоянное место — то, что написано в договоре. Допустим, Мария — оператор колцентра, отвечает на звонки из дома в Волгограде. Если руководитель попросит ее приехать в Москву на общую встречу, поездка — командировка. Если встреча в кафе Волгограда, то нет;
  • работа сотрудника не связана с постоянными разъездами. Вот проводник, суть его работы в поездке, поэтому они не считаются командировками. А вот если аналитик по качеству поездок поедет в качестве проводника, для него поездка станет командировкой;
  • сотрудник работает в штате. Если Мария из колцентра работает по договору оказания услуг, у нее не может быть командировок.

В командировку можно отправлять не всех сотрудников, есть исключения: беременные, несовершеннолетние, сотрудники на больничном и с ученическим договором.

Документы для командировки

По Трудовому кодексу устной просьбы съездить в командировку недостаточно, понадобится три документа: положение о командировках, приказ и авансовый отчет.

Правила командировок — в постановлении правительства

Положение о командировках — документ, где работодатель описывает правила командировок. С помощью положения легче договориться с сотрудниками о правилах и показать проверяющим госорганам, что с командировками всё в порядке. Поэтому описывайте всё, что считаете полезным.

Примерный список вопросов, на которые можно ответить:

  • какие сотрудники вправе ездить в командировку. Например, любой сотрудник, руководители отделов или только менеджеры по продажам;
  • кто согласовывает командировку и как это делает. Допустим, согласовывает вышестоящий руководитель в электронном письме с корпоративной почты;
  • как сотрудник заявляет о желании поехать в командировку. Есть такой вариант: пишет письмо руководителю, обосновывает необходимость, а шаблоны заявления и обоснования — в приложении таком-то;

Вернуть деньги за обучение сотрудников

У положения нет строгой формы, компания составляет его под себя.

Каждый сотрудник при трудоустройстве подписывает положение о командировках. Шаблон положения о командировках на сайте Роструда

Приказ. В приказе работодатель пишет сроки и цель поездки. «Спасти красотку и поставить всё на зеро» — плохая цель, к целям есть требования:

  • цель соответствует сфере работы компании. Если компания оптом продает фрукты и овощи, а сотрудник едет к поставщику бытовой техники, это выглядит подозрительно;
  • отвечает должностной инструкции сотрудника. В командировку едет бухгалтер, при этом он учится маркетингу. Если бухгалтеру нужен маркетинг для работы, лучше сделать пояснения, для чего и что это дает компании;
  • можно измерить. Например, провести переговоры — общая цель, а добиться подписания контракта на поставку — конкретная, и ее можно измерить.

У приказа — типовая форма, но работодатель вправе придумать и утвердить свою. Форму приказа можно сделать один раз и использовать для всех командировок.

В какое время делать приказ, решает работодатель: можно за месяц или в день командировки. Шаблон приказа о командировке на сайте Роструда

Авансовый отчет — все расходные документы: билеты, посадочные талоны, выписки по карте за оплату такси или номера, договор об аренде квартиры. В общем всё, что работодатель планирует возместить сотруднику.

Сотрудник после командировки просит в бухгалтерии бланк авансового отчета и вписывает названия расходных документов и суммы.

Вот дизайнер слетал в командировку в Лондон и прикрепляет к авансовому отчету копию посадочного талона, билет на метро и чек за мобильную связь:

На практике еще бывает так. Сотрудник сдает в бухгалтерию документы: билеты, чеки, счета из гостиницы — бухгалтер вносит информацию в 1С и распечатывает авансовый отчет. Сотруднику остается подписать готовый отчет.

У авансового отчета есть срок — три рабочих дня со дня приезда из командировки. Шаблон авансового отчета на сайте Роструда

Это все обязательные документы. Еще работодатели просят сотрудников вести отчет об итогах командировки: что сделал, чего добился и как, но чиновники такой отчет не требуют. Если расходы на командировку большие или командировок много, советую делать копию отчетов и хранить на случай проверок налоговой или трудовой инспекции. Вдруг будут вопросы.

На что обращает внимание налоговая

Если компания работает на упрощенке «Доходы минус расходы» или общей системе налогообложения, она вправе сократить налоги на сумму расходов для командировки. Правда, налоговая может заинтересоваться, если сделать что-то не так. Вот на что обратите внимание.

Расходы для упрощенки

Суточные. В расходы можно включить не больше 700 рублей суточных для командировок по России и до 2500 рублей для заграничных командировок.

Документы для обоснования затрат. Нельзя просто записать в расходы стоимость авиабилетов — нужны доказательства факта поездки: посадочный талон на самолет, электронный билет и хорошо бы фотоотчет из командировки.

Чем рискует работодатель без документов на командировку

Если работодатель оформил командировку, риска нет. Проблемы начинаются, когда документов нет. С командировками без документов работодатель рискует получить штраф, разбирательства с трудовой инспекцией и с сотрудниками.

Нельзя выплатить за несчастный случай. Вот сотрудник идет на конференцию, а там на него падает стенд и ранит. По Трудовому кодексу, сотрудник получает травму на работе — значит, ему полагается компенсация. При этом нельзя выплатить компенсацию, если сотрудник официально не в командировке. А если денег нет, работодателя ждет жалоба в трудовую инспекцию.

Не получится наказать за прогул. Допустим, директор магазина отправил менеджера в другой город — встретиться с клиентом в субботу. Менеджер встретил старых друзей с Сельмаша и гулял по городу вместо работы. Даже если директор захочет его наказать — уволить или взять штраф, не получится. Формально сотрудник не работал и не был в командировке.

Есть риск недоплатить сотруднику. За дни командировки работодатель выдает не зарплату, а средний заработок, который может быть больше зарплаты. Если заплатить меньше, есть риск, что сотрудник пойдет жаловаться, а работодатель получит штраф.

За неправильные документы для командировки или неправильный расчет выплат есть штрафы:

  • для индивидуального предпринимателя — от 5000 до 30 000 рублей;
  • компании — от 50 000 до 100 000 рублей.

Штрафы, как обычно, — это еще не всё: никому не хочется, чтобы инспектор задавал вопросы об условиях работы сотрудников и просил отчитаться. У меня простой совет: не экономить время и оформлять все документы для командировки.

В командировку на личном авто: как компенсировать расходы на бензин

Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то все затраты, связанные с поездкой, компания берёт на себя, в том числе и бензин. Можно возместить расходы по чекам, а можно выплатить фиксированную сумму. От этого будет зависеть размер компенсации за бензин и порядок её налогообложения.

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов

Поездку в командировку на автомобиле сотрудник для начала следует обсудить с руководителем. Если вопрос согласован, бухгалтер оформляет приказ на командировку, путевой лист и служебную записку.

Приказ на командировку

Документ оформляем по форме Т-9 (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках). В приказе добавляем поле «Проезд к месту командировки».

Скачать образец приказа на командировку

Путевой лист

Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 Положения о командировках). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.

Служебная записка

По ней определяют, как долго сотрудник находился там, куда его командировали.

По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки (п. 7 Положения о командировках).

А работодатель обязан возместить работнику все затраты по командировке, в том числе стоимость израсходованного бензина. Это делается на основании кассовых чеков.

Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами. От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты.

Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля

Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

После этого работодатель издает:

  • приказ о выплате компенсации;
  • соглашение об использовании автомобиля, где прописывает сумму компенсации (ст. 188 ТК РФ, Письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).

Суды согласны с таким подходом (Постановления ФАС МО от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902, 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013).

Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.

Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства

В нём прописываем стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем.
По договору арендатором выступает компания, а арендодателем — работник-собственник машины.

  • Обычно арендатор несёт расходы на содержание арендованного автомобиля и расходы по его эксплуатации (ст. 646 ГК РФ). Арендодатель должен документально подтвердить расходы, в том числе на бензин.
  • Но можно договориться о том, что арендатор платит только за аренду автомобиля, а арендодатель — несёт расходы на топливо и на ремонт автомобиля. Это нужно специально оговорить в договоре.

Налогообложение зависит от вида договора — аренда транспортного средства с экипажем или без. Если автомобиль без экипажа, страховые взносы начислять не нужно — только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986). Если с экипажем — взносы начисляются только со стоимости услуг по управлению автомобилем, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Командировка на личном транспорте, какие документы нужно оформить

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Бюджетное учреждение направляет сотрудника в служебную командировку на его личном транспорте. Каков порядок расчетов с подотчетными лицами? Какие документы необходимы для подтверждения расходов на ГСМ? На какие КОСГУ и КВР отнести расходы за использование личного транспорта для служебных целей (ГСМ)?

Бюджетное учреждение направляет сотрудника в служебную командировку на его личном транспорте.
Каков порядок расчетов с подотчетными лицами? Какие документы необходимы для подтверждения расходов на ГСМ? На какие КОСГУ и КВР отнести расходы за использование личного транспорта для служебных целей (ГСМ)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы сотрудника на приобретение ГСМ при поездке в командировку на личном транспорте могут быть возмещены как иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя, с отражением по элементу вида расходов 112 “Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда” в увязке с подстатьей 226 “Прочие работы, услуги” КОСГУ.
Документами, подтверждающими такие расходы, могут быть: путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.
В случае, если расходы на ГСМ учреждением не будут рассматриваться как возмещение иных расходов, произведенных работником в командировке с разрешения и ведома работодателя, то такие расходы могут быть отражены:
– по элементу вида расходов 112 “Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда” в увязке с подстатьей 222 “Транспортные услуги” КОСГУ – в случае классификации данных расходов в качестве компенсации за использование личного транспорта;
– по элементу вида расходов 244 “Прочая закупка товаров, работ и услуг” в увязке с подстатьей 343 “Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов” КОСГУ, с оприходованием приобретенных ГСМ на счет 105 03 “Горюче-смазочные материалы” – в случае классификации данных расходов в качестве приобретения ГСМ через подотчетное лицо.
Учреждению следует разработать порядок учета расчетов по компенсациям расходов на ГСМ при направлении сотрудников в командировку на личном транспорте и закрепить его локальным актом учреждения.

Обоснование вывода:
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ). Особенности порядка направления работников в служебные командировки определены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение N 749). Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, установлен Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 (далее – Постановление N 729).
Отметим, что глава 24 ТК РФ, устанавливающая гарантии при направлении работников в служебные командировки, не содержит запрета на использование командированным работником собственного транспорта, такого запрета также не содержится в Положении N 749 и Постановлении N 729. Вместе с тем ст. 168 ТК РФ определено, что командированному работнику возмещаются и иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. При этом возмещение таких расходов в соответствии с п. 24 Положения N 749 осуществляется при представлении подтверждающих документов в порядке и размерах, определенных ст. 168 ТК РФ, и, соответственно, в данной ситуации Постановлением N 729. Однако указанным Постановлением в отношении подобных расходов установлено лишь то, что для их возмещения они должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя (п. 3 Постановления N 729).
В рассматриваемой ситуации учреждение планирует компенсировать сотруднику расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (далее – ГСМ), использованных при поездке в командировку на личном транспорте. Считаем, что указанные расходы могут быть оплачены с письменного разрешения руководителя в соответствии с п. 3 Постановления N 729, в порядке, определенном внутренними локальными актами. Так, локальными актами учреждения определяются, в частности, случаи использования личного транспорта, а также перечень документов, подтверждающих осуществленные расходы. Например, такими документами в соответствии с п. 7 Положения N 749 могут быть: путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта и фактически произведенные расходы.
Как правило, до поездки оформляется маршрут следования, по которому должна быть осуществлена поездка. Обоснованно возмещению могут подлежать фактически совершенные и документально подтвержденные расходы сотрудника на ГСМ. Так, документом, подтверждающим фактический расход топлива при командировке сотрудника на личном транспорте, может являться путевой лист. Стоимость приобретенного бензина может быть подтверждена чеками и иными документами с АЗС.
Кроме того, согласно прямой норме п. 10.2.6 Порядка N 209н возмещение персоналу иных расходов, произведенным работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя, следует относить на подстатью 226 “Прочие работы, услуги” КОСГУ. При этом п. 46.5 Порядка N 85н определено, что компенсация иных расходов, произведенных командированным работником с разрешения или ведома работодателя, перечень которых определяется работодателем в коллективном договоре или локальном нормативном акте, отражается по элементу вида расходов 112 “Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда”.
Таким образом, если коллективным договором или локальным нормативным актом учреждения предусмотрена компенсация расходов на ГСМ в качестве возмещения иных расходов, произведенных работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя, то такие расходы следует отражать по элементу вида расходов 112 “Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда” в увязке с подстатьей 226 “Прочие работы, услуги” КОСГУ.
Вместе с тем ТК РФ предусмотрены и иные гарантии и компенсации. Так, например, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) в том числе личного транспорта, принадлежащего работнику, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Стоит обратить внимание, что компенсация за использование личного транспорта осуществляется вне зависимости от того, направляется ли работник в командировку или осуществляет иные обязанности, связанные со служебной деятельностью. При этом, учитывая, что данная компенсация может включать в себя расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, то возмещение расходов на ГСМ можно рассматривать аналогично расходам на компенсацию за использование личного транспорта для служебных целей.
Так, расходы на компенсацию работникам государственных (муниципальных) учреждений за использование личного транспорта для служебных целей относятся по элементу вида расходов 112 “Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда” в увязке с подстатьей 222 “Транспортные услуги” КОСГУ (п. 48.1.1.2 Порядка N 85н, пп. 10.2.2 п. 10 Порядка N 209н).
Таким образом, если оплата ГСМ рассматривается учреждением именно как компенсация расходов сотруднику на приобретение таких материалов, то учреждением может быть принято решение об оплате таких расходов на основании самостоятельно разработанного порядка их учета. Так, например, учреждением может быть установлена ежемесячная фиксированная сумма на компенсацию сотруднику расходов на приобретение ГСМ или сумма оплаты компенсации за приобретение ГСМ может быть переменной и зависеть от подтверждающих документов*(1). При этом учреждению целесообразно установить лимит указанных расходов. В таком случае расходы на компенсацию ГСМ могут быть отнесены по элементу вида расходов 112 “Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда” в увязке с подстатьей 222 “Транспортные услуги” КОСГУ. Кроме того, учет расчетов в части компенсации за использование личного транспорта для служебных целей, в том числе в части возмещения расходов на ГСМ, может отражаться на счете 302 22 “Расчеты по транспортным услугам”. Применение данного счета обусловлено тем, что данные расходы рассматриваются в качестве компенсации и в таком случае не зависят от командировки сотрудника, а также не предусматривают закупку материалов через подотчетное лицо.
Следует обратить внимание, что если сотрудник приобретает ГСМ у поставщиков в интересах учреждения для последующего использования в служебных целях и дальнейшее возмещение расходов не относится в соответствии с локальными актами учреждения к компенсационным выплатам за использование личного автомобиля, то такие расходы следует рассматривать как приобретение учреждением ГСМ через подотчетное лицо.
В свою очередь, приобретение учреждением через подотчетное лицо ГСМ отражается по подстатье 343 “Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов” КОСГУ (пп. 11.4.3 п. 11 Порядка N 209н). Кроме того, применение данной подстатьи КОСГУ предусматривает организацию бухгалтерского учета ГСМ с использованием балансового счета 105 03 “Горюче-смазочные материалы” (п. 118 Инструкции N 157н).
Вместе с тем расходы на закупку товаров, работ, услуг, не отнесенные к иным элементам видов расходов подгруппы 240 “Иные закупки товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд”, отражаются по элементу вида расходов 244 “Прочая закупка товаров, работ и услуг” (п. 48.2.4.4 Порядка N 85н).
Так, в случае, если расходы на ГСМ учреждением будут рассматриваться как закупка материалов через подотчетное лицо, то такие расходы следует отразить по элементу вида расходов 244 “Прочая закупка товаров, работ и услуг” в увязке с подстатьей 343 “Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов” КОСГУ.
Таким образом, расходы сотрудника на приобретение ГСМ при поездке в командировку на личном транспорте могут быть возмещены как иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя, с отражением по элементу вида расходов 112 “Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда” в увязке с подстатьей 226 “Прочие работы, услуги” КОСГУ.
В случае, если расходы на ГСМ учреждением не будут рассматриваться как возмещение иных расходов, произведенных работником в командировке с разрешения и ведома работодателя, то такие расходы могут быть отражены:
– по элементу вида расходов 112 “Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда” в увязке с подстатьей 222 “Транспортные услуги” КОСГУ – в случае классификации данных расходов в качестве компенсации за использование личного транспорта;
– по элементу вида расходов 244 “Прочая закупка товаров, работ и услуг” в увязке с подстатьей 343 “Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов” КОСГУ, с оприходованием приобретенных ГСМ на счет 105 03 “Горюче-смазочные материалы” – в случае классификации данных расходов в качестве приобретения ГСМ через подотчетное лицо.
Учреждению следует разработать порядок учета расчетов по компенсациям расходов на ГСМ при направлении сотрудников в командировку на личном транспорте и закрепить его локальным актом учреждения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панина Кристина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

23 сентября 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————
*(1) Следует отметить, что для некоторых категорий работников (сотрудников) организаций бюджетной сферы размер компенсации расходов за использование личного транспорта определен на законодательном уровне. Например, при выплате государственным гражданским служащим компенсации за использование личного транспорта в служебных целях необходимо руководствоваться постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563 (далее – Постановление N 563). В соответствии с нормами Постановления N 563 предельный размер компенсации за использование личного транспорта в служебных целях определен для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. сантиметров включительно в размере 2400 руб., свыше 2000 куб. сантиметров в размере 3000 руб. Помимо предельных размеров компенсации, в Постановлении N 563 определено, что возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

© ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 2022. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания “Гарант” и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Оформление служебной командировки

Оформление командировочных документов — это обязанность отдела кадров и бухгалтерии, определенная Трудовым кодексом и законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Неверная подготовка документации может повлечь претензии со стороны контролирующих органов.

Командировки в 2020 году: оформляем и оплачиваем

В соответствии со статьей 166 ТК РФ , служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:

  • по проезду;
  • по найму жилья;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Начнем с перечня документов, чтобы разобраться, как оформить командировку сотруднику в 2020 году и какие формы для этого использовать. Часть из них являются обязательными, другие используются по усмотрению организации.

Перечень документов

Трудовой кодекс определяет, как документально оформлять направление сотрудника в служебную поездку. Работодатель обязан:

  • издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание;
  • сделать отметки в табеле учета рабочего времени (обычно ставится код «К»);
  • подготовить авансовый отчет;
  • выдать путевой лист, если работник едет в командировку на машине.

Приказ может быть оформлен с использованием унифицированной формы Т-9 (если командировочный один) и Т-9а, если их несколько.

Правила оформления приказа несложны:

  • в шапке указывается полное наименование организации;
  • вписывается Ф.И.О. командированного, его должность и подразделение, в котором он работает;
  • точно прописывается место назначения (куда направляется сотрудник);
  • определяются сроки служебной поездки;
  • указываются цель поездки и основание (в качестве основания выступают служебная записка, служебное задание).

Образец приказа

Необязательные документы

Начиная с 08.01.2015, по П остановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Такие документы для оформления командировки в 2020 году, которые раньше считались обязательными, перестали таковыми быть. Для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно. Но для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сотрудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено. Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно от него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.

Первичная документация

Требования к первичной учетной документации определены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ее оформление должно отвечать следующим стандартам:

  1. Формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, — свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем.
  2. Командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете, к которым относятся:
    • наименование регистра;
    • наименование экономического субъекта, составившего документ;
    • дата начала и окончания ведения регистра и(или) период, за который составлен регистр;
    • хронологическая и(или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
    • величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
    • наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
    • подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2020 году. После возвращения сотрудника обязательно правильно оформить итоги командировки.

Оплата расходов сотрудника

К расходам относятся и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании и порядок расчета и выплаты суточных определен Постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих ЛНА. При этом, по нормам Налогового кодекса РФ , при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных и подтверждает произведенные расходы проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими. Основным документом, в соответствии с Постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма № АО-1.

Образец авансового отчета

Предоставить авансовый отчет сотрудник обязан в течение 3 дней по возвращению из командировки. В противном случае расходы ему не возместят.

Как правильно оформить командировку

Работодатель вправе направлять работников в командировки как по России, так и за рубеж, при этом загранкомандировка оформляется в общем порядке.

Принятие решения о направлении работника в командировку и проверка возможности ее оформления

Прежде чем оформить направление работника в командировку, необходимо проверить, не относится ли он к категории работников, которых работодатель не вправе направлять в командировку или которые могут отказаться от нее. Работодатель вправе направлять в командировку только работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем (в т. ч. совместителей, иностранных работников), за исключением отдельных категорий граждан. Если в отношении работника законодательством установлен запрет на направление в командировку, работодатель не вправе командировать его даже при наличии его согласия.

Подтверждение: ст. 166, ч. 2 ст. 287, ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.

Работодатель вправе в определенных случаях привлекать работника к дисциплинарной ответственности за отказ ехать в командировку.

Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.

Подтверждение: ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, абз. 3 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работники направляются в командировку на основании письменного решения работодателя (абз. 2 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.), которое, как правило, оформляется в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Оформление документов для направления работника в командировку и выдача (перечисление) денежных средств на командировочные расходы

При направлении работника, с которым заключен трудовой договор, в командировку нужно оформить приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку.

С 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять служебное задание и командировочное удостоверение работникам, которые направляются в командировку, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.). Вместе с тем работодатели могут продолжать оформление служебных заданий и командировочных удостоверений (см. образцы в конце статьи) работникам (например, по унифицированным формам), если приняли решение и далее использовать эти формы, что отражено в учетной политике организации.

С 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны вести журналы учета командированных работников, поскольку отменена норма, согласно которой на Минтруд России возлагалась обязанность по утверждению форм этих журналов и порядка и их заполнения (п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 г.). Сами формы указанных журналов и порядок их оформления, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11 сентября 2009 г., отменены с 19 октября 2015 года (Приказ Минтруда России № 646н от 17 сентября 2015 г.).

Вместе с тем работодатели могут продолжать вести журналы учета работников, прибывающих и выбывающих в командировку, если приняли соответствующее решение. Если работодатель принял решение вести такие журналы, можно сделать их в свободной (самостоятельно утвержденной) форме.

Следует учесть, что при направлении работника в командировку в Республику Крым в период, когда изменилась его административно-территориальная принадлежность, не нужно переоформлять командировочные документы, поскольку для командировок по России и странам СНГ (в т. ч. по Украине) оформляется одинаковый пакет документов.

Вывод: изменение административно-территориального статуса территории командирования в данном случае не является основанием для внесения в документы каких-либо изменений.

Период нахождения работника в командировке необходимо отметить в табеле учета рабочего времени.

Подтверждение: ч. 4 ст. 91, ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3, 7, 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:

  • сохранение места работы (должности);
  • сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке;
  • возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов по проезду, найму жилья, суточных и др.).

Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними.

Подтверждение: ч. 1 ст. 168, ч. 2 ст. 287 Трудового кодекса РФ, п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Срок командировки

Срок командировки работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Предварительный (расчетный) срок, на который работник направляется в командировку, нужно указать в приказе о направлении работника в командировку, который подписывает руководитель организации (или уполномоченное им на это лицо) или индивидуальный предприниматель.

Максимальный срок нахождения работника в командировке (как по России, так и в загранкомандировке) законодательством не установлен. Исключение – иностранные работники. В отношении них определение максимального срока нахождения в командировке имеет свои особенности (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Подтверждение: п. 1, 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.

При этом трудовое законодательство не предусматривает какого-либо разделения командировок на краткосрочные и длительные (письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.). Однако работодатель в своем локальном нормативном акте (например, в Положении о служебных командировках) может определить продолжительность краткосрочных и длительных командировок, в частности, в целях установления сроков хранения командировочных документов (ч. 2 ст. 5, ст. 8 Трудового кодекса РФ).

При необходимости можно изменить срок командировки работника (сократить или продлить первоначально установленный ее срок). Трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.

Подтверждение: ст. 166 Трудового кодекса РФ, Положение, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма Минфина России № 03-04-06/4-5 от 14 января 2013 г., № 03-04-06-01/244 от 22 сентября 2009 г.

Сокращение срока командировки

  • работник досрочно выполнил служебное поручение;
  • работодателю требуется немедленное присутствие работника на работе по производственной необходимости (отзыв из командировки);
  • возникли семейные обстоятельства или иные уважительные причины, по которым требуется немедленное возвращение работника (например, в связи со смертью близкого родственника).
  • фамилию, имя, отчество командированного работника;
  • должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
  • реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
  • причину изменения срока командировки;
  • новый срок командировки (количество дней, на которое она сокращается);
  • поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним об отзыве из командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа об изменении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу.

Продление срока командировки

  • невозможность выполнения служебного поручения в установленные сроки (в силу форс-мажорных обстоятельств, когда для выполнения задания требуется дополнительное время, и др.);
  • выполнение работником дополнительного служебного поручения;
  • временная нетрудоспособность работника в период командировки;
  • вынужденная остановка (задержка) в пути (например, по метеоусловиям, из-за поломки транспортного средства, сбоя в движении транспортных средств и т.п.);
  • невозможность выезда из места командирования в связи с отсутствием билетов.

Для продления срока командировки работника нужно издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В приказе необходимо указать:

  • фамилию, имя, отчество командированного работника;
  • должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
  • реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
  • причину продления командировки;
  • новый срок командировки (количество дней, на которое она продлевается);
  • поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним о продлении срока командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа о продлении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу. Следует учесть, что если работник относится к категориям, которые можно направлять в командировку только с их письменного согласия, при необходимости продления командировки до издания приказа нужно повторно запросить согласие работника на командировку. Если невозможно сразу оформить согласие письменно, оно оформляется по возвращении работника из командировки.

Поскольку об изменении (продлении, сокращении) срока командировки издается отдельный приказ, в котором учитываются все нюансы такого продления (сокращения), нет необходимости вносить изменения (исправления) в ранее составленные командировочные документы (приказ о направлении работника в командировку и т.д.).

Подтверждение: ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ.

Также при необходимости работодатель может:

  • отозвать работника из командировки (сократить ее срок, установленный первоначально);
  • отменить командировку работника (отказаться от направления работника в командировку) в ситуации, когда она документально оформлена, но работник еще не выехал к месту командирования.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые представляет работник после возвращения из командировки.

Если работник едет к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном или личном транспорте (в т. ч. по доверенности), то фактический срок пребывания в командировке указывается в служебной записке. Служебная записка оформляется на основании и с приложением оправдательных документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и т.п.). Ее работник представляет работодателю после возвращения из командировки. Данные правила применяются и в ситуации, когда работник добирается к месту командирования транспортом лица, которое оказывает автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, но не оформляет проездные документы (билеты).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок своего пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. Например, при проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается договором об оказании гостиничных услуг, оформленным в соответствии с Правилами, утв. Постановлением Правительства РФ № 1085 от 9 октября 2015 г.

Если у работника нет ни проездных документов, ни документов по проживанию, то фактический срок пребывания в месте командирования он подтверждает иными документами, содержащими подтверждение принимающей стороной (организацией либо должностным лицом) срока прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командирования). Например, это может быть служебная записка и (или) письмо принимающей стороны. В служебной записке о сроке пребывания в месте командирования должностное лицо организации, куда был направлен работник, должно поставить отметку и свою подпись, которые подтвердят даты прибытия работника в место командирования и убытия из него.

Подтверждение: п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма ФНС России № СД-4-3/20427 от 24 ноября 2015 г., Роструда № 2450-6-1 от 19 октября 2015 г.

Окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки

При возвращении из командировки нужно произвести окончательный расчет с работником по оформленному авансовому отчету.

Дооформлять командировочное удостоверение и отчет о выполненной в командировке работе (оборотную сторону служебного задания) не нужно, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.).

К авансовому отчету работника потребуется приложить документы, подтверждающие командировочные расходы, которые заявлены в авансовом отчете (например, документы, подтверждающие расходы на проезд, наем жилья и др.).

Если документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, организация должна обеспечить их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Сделать это может как сторонний профессиональный переводчик, так и специалист организации, на которого возложена обязанность по переводу (даже при отсутствии у него специального образования (диплома)) (письма Минфина России № 03-03-06/1/202 от 20 апреля 2012 г., № 03-03-06/1/725 от 3 ноября 2009 г.).

При этом допускается не переводить слова, которые являются зарегистрированным товарным знаком. Например, это может быть наименование авиакомпании (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Кроме того, можно оставить без перевода слова, которые не имеют существенного значения (например, правила авиаперевозки) (письма Минфина России № 03-03-07/6 от 24 марта 2010 г., № 03-03-05/57 от 22 марта 2010 г.).

При переводе на русский язык реквизитов электронного билета также существуют свои особенности.

Авансовый отчет вместе со всеми подтверждающими документами работник должен представить работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Указанный срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом если работник вернулся из командировки в выходной (праздничный) день, то трехдневный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днем возвращения.

Подтверждение: п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций, п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Указания по применению и заполнению формы № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10, № Т-10а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (образец формы Т-10а)

Командировочное удостоверение (образец формы Т-10)

Пройдите курс повышения квалификации по теме «Управленческий учет с нуля до внедрения». 120 ак.часов, обучение онлайн 1 месяц, официальное удостоверение.

При записи на курс до 6 февраля подарок 12 тысяч рублей — 3 месяца безлимитных консультаций от лучших экспертов «Клерка».

Особенности оформления командировки на личном транспорте

Любая командировка на личном транспорте должна оформляться и оплачиваться так же, как и поездка на служебном авто. Работодатель обязан выплатить сотруднику суточные и аванс, за который ему нужно будет отчитаться.

Командировка на личном транспорте

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам:

+7 495 109-30-87 – Москва и обл.
+7 812 309-07-44 – Санкт-Петербург и обл.
+7 804 333-07-22 – Другие регионы РФ

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Общая информация

Использование служебных поездок работодателями регулируется Трудовым кодексом и другими нормативными актами. При этом он обязан гарантировать отправленному в командировку лицу возмещение всех его расходов. Оформление служебной поездки осуществляется согласно установленным правилам.

Сотрудник может ехать на собственном или служебном автомобиле, а также использовать для поездки общественный транспорт. Минимальный срок служебной командировки не установлен. Исходя из этого, сотрудник может пробыть в командировке один день и получить соответствующее возмещение.

Срок командировки во многом зависит от следующих факторов:

  • объем задания;
  • сложность выполнения поручения;
  • дополнительные характеристики задания.

Максимальных сроков у служебной поездки также нет. Нормы, которыми было установлено ограничение на 40 дней командировки без учета нахождения в дороге, были отменены.

Оформление

Работникам важно знать, какие документы в 2022 году выдаются перед поездкой. Существуют различные нюансы оформления, например, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле, то потребуется служебная записка и путевой лист. По закону некоторые документы, которые ранее использовались при оформлении командировки, больше не используются. Это командировочное удостоверение, служебное задание и т. д.

Тем не менее, на некоторых предприятиях руководители продолжают их применять, издав соответствующие локальные акты.

Отправляя работника в служебную поездку, руководитель обязан издать соответствующий приказ. Для этого есть установленная законом форма Т-9 или Т-9а, если речь идет об отправке нескольких сотрудников. Кроме того, на предприятии может быть установлена другая форма приказа.

Если сотрудник поедет в командировку на служебном или личном автотранспорте, то приказ содержит следующую информацию:

  • название компании;
  • дату и номер;
  • сведения о работнике;
  • информация о месте командировки;
  • длительность поездки;
  • цель;
  • подробности об автотранспорте.

Приказ обязательно подписывает непосредственный руководитель командированного сотрудника. На его основании бухгалтерия осуществляет необходимые расчеты и выдает лицу суточные.

Документы

Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, то следует оформить путевой лист. Поэтому важно знать, как оформить этот документ в 2022 году. Несмотря на то, что при проверке расходов организации налоговыми службами путевой лист не требуется, с его помощью гораздо проще доказать использование личного транспорта.

Для составления путевого листа используется специальная форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ. Но, как и в случае с другими бумагами, работодатель может использовать и свою форму путевого листа. Документ обязательно содержит:

  • название и номер;
  • срок действия;
  • сведения о собственнике авто;
  • сведения о ТС и водителе.

Еще одним подтверждающим документом является служебная записка. Предприятия самостоятельно разрабатывают шаблоны записок для того, чтобы их было удобнее заполнять. Неважно, на служебном автомобиле едет сотрудник или на личном авто, документ все равно нужно оформить. Всю необходимую информацию вносит сам работник.

Служебная записка содержит основные сведения:

  • название организации;
  • сведения о работнике;
  • место назначения;
  • длительность поездки;
  • информацию об автомобиле.

К служебной записке прикладывается путевой лист и другие бумаги, подтверждающие осуществление командировки. При отсутствии подобных документов удостоверить этот факт необходимо должностному лицу принимающей организации. Для этого в документе делается соответствующая запись и подтверждается печатью и подписью.

Расходы

Практически все траты командированных работников подлежат возмещению работодателем (ст. 168 ТК РФ). Среди таких расходов находятся:

  • суточные, которые сотрудник тратит на еду и другие нужды;
  • проезд (траты на бензин);
  • аренда жилья;
  • прочие расходы.

Что касается размера суточных, то для работников государственных учреждение законом установлен свой максимум. Частные организации имеют право самостоятельно устанавливать сумму, но есть нюансы. Максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ, в 2022 году составляет 700 рублей для поездок по России и 2, 5 тыс. рублей для загранкомандировок. Остальные командировочные так же рассчитываются, исходя из бюджета организации.

Для получения аванса сотрудник обязан написать заявление с указанием необходимой суммы. Его подписывает руководитель, а затем передает в бухгалтерию. Деньги подчиненному перечисляются на банковскую карту или выдаются наличными. Остаток средств после возвращения работник обязан сдать в бухгалтерию на основании соответствующего ордера.

После возвращения работник обязан составить авансовый отчет и приложить к нему следующие документы:

  • гостиничные чеки или другие бумаги, подтверждающие траты на проживание;
  • квитанции об оплате ГСМ;
  • путевой лист, служебную записку и т. д.

Важно знать, что отчитываться по суточным не нужно. Если работник ездил собственной машиной, то работодатель обязан выплатить соответствующую компенсацию. Ее размер устанавливается им самостоятельно, но при этом нередко учитывается объем двигателя авто. Если объем составляет 2 тыс. куб. см., то выплачивается не менее 1, 200 рублей. Когда объем двигателя выше этой нормы, то платится не меньше 1, 500 рублей. Так же работодатель может заключить с сотрудником договор аренды.

Наниматель обязан возместить расходы на проезд, то есть на бензин. Если командировка осуществлялась на личном авто, то возмещение происходит так же, как для поездки на авто организации. Для того чтобы произвести списание ГСМ, работодателю потребуются чеки с заправочных станций. Расчет обязательно осуществляется в других документах, например, в путевом листе.

Справка: если в командировке было несколько работников, то путевой лист выписывается только на водителя. Именно он обязан отчитываться по тратам на ГСМ, техобслуживание и т. д.

Работодатель имеет право продлить командировку. Для этого необходимо придерживаться следующей процедуры:

  • работник выражает согласие о продлении служебной поездки;
  • наниматель издает соответствующий приказ;
  • перечислит сотруднику сумму аванса.

Руководитель не имеет права требовать, чтобы подчиненный при продлении командировки тратил собственные средства. Если сотрудники все-таки используют их, то должны получить возмещение после возвращения.

Однодневные командировки

Командировка на личном транспорте продолжительностью в 1 день также подлежит оплате. Спорность ситуации заключается в том, что на законодательном уровне нет четкого алгоритма отплаты таких служебных поездок. Например, с 2012 года установлено, что размер, так называемых, суточных не должен превышать 700 рублей. Так же работодателям разрешено выплачивать сотрудникам сумму в размере их среднедневного заработка за день.

Как и при обычной служебной поездке, наниматель обязан компенсировать:

  • траты на проезд (бензин и т. д.);
  • дополнительные расходы (телефонную связь и т. д.).

Если подчиненный отправился в командировку с использованием собственного или служебного ТС в выходной или праздничный день, ему должны выплатить двойной среднедневной заработок.

Командировка сотрудника на личном автомобиле в 2022 году должна быть оформлена по всем правилам. Владельцу авто необходимо лишь предоставить документы, подтверждающие все понесенные расходы. А работодатель в свою очередь обязан все возместить.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам:

+7 495 109-30-87 – Москва и обл.
+7 812 309-07-44 – Санкт-Петербург и обл.
+7 804 333-07-22 – Другие регионы РФ

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Читайте также:  Региональный Материнский капитал в Челябинске 2022 года: описание и условия получения, размер семейного капитала в Челябинске
Ссылка на основную публикацию