Табель учета рабочего времени на 2022 год – что нужно знать?

Табель учета рабочего времени на 2021-2022, образец заполнения

Одним из ключевых документов кадрового делооборота является табель учета рабочего времени.

Указанный бланк заполняется в отношении каждого рабочего или служащего предприятия, с которым официально оформлены трудовые отношения. В этом обзоре расскажем, как заполняют эту бумагу, и какие сведения должны быть в нее внесены.

Для чего нужен табель учета рабочего времени?

Этот документ является формализованным бланком. Каждый работодатель заполняет его по итогам календарного месяца. В число сведений, которые необходимо внести в табель, входят:

  • порядковый номер графы, заполняемой в отношении каждого сотрудника;
  • личные данные работника, его должность или специальность согласно штатному расписанию;
  • учетный номер;
  • отметка о присутствии или отсутствии сотрудника на рабочем месте по каждому числу календарного месяца;
  • суммарное количество дней и часов, отработанных гражданином за месяц и половину месяца.

На законодательном уровне Госкомстатом утверждены две формы табеля — № Т-12 и № Т-13. Они заполняются вручную или на компьютере.

Предприятие может самостоятельно разработать и утвердить бланк, отвечающий требованиям производственного процесса, однако на практике применяются указанные рекомендованные формы.

Документ составляют в следующих целях:

  • контроль за соблюдением нормы рабочего времени, регламентированного законодательством или трудовым договором;
  • получение сведений о фактически отработанном времени для начисления зарплаты и иных обязательных выплат;
  • формирование статистических данных о соблюдении трудовой дисциплины на предприятии.

Ежемесячный табель учета рабочего времени является важным доказательством при рассмотрении трудовых споров — о правильности расчета и начисления заработной платы, о применении мер дисциплинарного воздействия за прогулы и т.д. Если возникает необходимость, он может быть истребован по запросу суда для объективного рассмотрения трудовых споров.

Для учета сведений о рабочем времени и заполнения подобных документов на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, это входит в обязанности специалистов кадровых служб.

По решению руководителя ведение учетных форм может быть поручено и иным лицам (например, секретарь-делопроизводитель может оформлять табели на предприятиях малого бизнеса).

Документ также должны утвердить руководители структурных подразделений, если это предусмотрено локальными актами организации. Он является основанием для начисления выплат на каждого сотрудника.

Руководство не обязано ежемесячно представлять сотрудникам копии табеля, однако этот документ может быть получен по личному заявлению гражданина.

Организация табельного учета рабочего времени

Как организовать учет рабочего времени?

Для правильного и объективного заполнения этой бумаги необходимо располагать первичной информацией о явке сотрудников на работу, о причинах и продолжительности пропуска, периодах нахождения на больничном и т.д.

Если на предприятии работает несколько десятков, сотен или тысяч сотрудников, специалисты кадровых служб не в состоянии отследить соблюдение нормы рабочего времени для каждого служащего.

Чтобы получить достоверную информацию о соблюдении трудовой дисциплины, необходима организация табельного учета. Она может осуществляться по следующим направлениям:

  • исходные сведения о явке или отсутствии сотрудников представляют начальники структурных подразделений;
  • на предприятии вводится система электронного учета времени прихода и ухода с работы, а регистрационные данные через определенные промежутки поступают в кадровую службу;
  • кадровые специалисты получают исходные данные из внутреннего документооборота — заявления работников, приказы начальства или руководителей структурных подразделений, объяснительные, листы нетрудоспособности и т.д.

Как правило, принципы учета рабочего времени фиксируются в локальных трудовых актах, что позволяет избежать возникновения спорных ситуаций.

Для своевременного получения сведений о рабочем времени каждого сотрудника в кадровую службу передаются все приказы по штату — о приеме на работу или расторжении трудовых договоров, о предоставлении ежегодных отпусков, о направлении в командировки, о предоставлении отгулов или неоплачиваемых периодов отдыха и т.д.

При выходе на рабочее место за пределами утвержденного графика каждый сотрудник пишет заявление, так как на основании табеля ему может начисляться повышенный размер заработной платы (например, за работу в выходные или праздничные дни). Если на предприятии предусмотрен сменный график работы, применяется специальный порядок отражения отработанных дней.

В настоящее время форма Т-12 (учет рабочего времени в ручном режиме) применяется редко, обычно компании используют форму Т-13.

Если в организации работают несколько человек, для учета отработанного времени достаточно заполнить один лист табеля в письменной форме. Однако ввиду удобства электронных учетных форм в большинстве случаев применяется электронный бланк Т-13.

Электронный табель учета рабочего времени

Для заполнения формы Т-13 достаточно иметь стандартную компьютерную технику, электронный табель учета рабочего времени оформляется в виде таблицы.

Для крупных предприятий целесообразно использование специальным программных продуктов (например, 1С), так как сведения заполненного документа будут автоматически применяться финансовым отделом и иными подразделениями компании.

Работа с электронным табелем учета рабочего времени позволяет вносить сведения в режиме реального времени, что существенно упрощает итоговое сведение отчетности. В этом случае данные о каждом приказе, изданном руководителем, ежедневно отражаются в электронном табеле.

По итогам календарного месяца электронный табель распечатывается и предоставляется начальнику предприятия для утверждения.

Хранение табелей осуществляется кадровой службой, а периодичность их сдачи в архив определяется внутренними актами организации.

Для заполнения электронной формы Т-13 учитываются следующие категории календарных дней:

  • рабочий день отмечается символом «Я» (явка);
  • регламентированные выходные дни отражаются буквой «В»;
  • если сотруднику на законном основании предоставлен отпуск, в табеле за каждый день отдыха проставляется «ОТ»;
  • при выходе на работу в выходной день ставится отметка «РП»;
  • при направлении в командировку в табеле отмечается «К»;
  • для направления сотрудника на курсы повышения квалификации используется значение «ПК»;
  • периоды учебных отпусков будут отмечены символом «У»;
  • если сотрудник представил работодателю оплачиваемый лист нетрудоспособности, указывается «Б»;
  • при использовании дней временной нетрудоспособности без больничного листа указывается «Т».

Для отражения полных рабочих дней сведения в табеле по категории «Я» заполняются в часах. Отражение происходит по каждой половине месяца, так как с указанной периодичностью должна выплачиваться заработная плата сотрудникам. По итогам месяца указанные данные суммируются, и выводится общий показатель.

С целью расчета заработка в табеле по форме Т-13 предусмотрены графы с указанием кода оплаты, количества дней и типа начислений. Например, используются следующие кодовые значения:

  • 2000 – стандартный рабочий день;
  • 2300 – время нахождения на больничном, за который выплачивается пособие по временной нетрудоспособности;
  • 2012 – период нахождения в отпуске.

При заполнении формы Т-13 с использованием специализированного программного обеспечения указанные коды будут проставлены автоматически после учета рабочего времени по отдельным категориям.

Все сведения заполняются по состоянию на последний календарный день очередного месяца.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Порядок заполнения форм Т-12 и Т-13 отличается несущественно. Поэтому можно выделить основные обязательные моменты, которые должны учитывать сотрудники кадрового отдела:

  • в каждом табеле указывается основная информация о предприятии — наименование, организационно-правовая форма (например, ООО), код по ОКПО и т.д.;
  • для каждого табеля указываются его реквизиты — порядковый номер документа (как правило, по числу месяца), дата составления, отчетный период;
  • сведения о сотруднике (Ф.И.О., должность, структурное подразделение) должны соответствовать штатному расписанию;
  • несмотря на наличие рекомендованных граф в формах Т-12 и Т-13, предприятие может самостоятельно дополнять указанные таблицы, закон этого не запрещает.

Рекомендуем ознакомиться с образцом заполнения табеля учета рабочего времени.

Для правильного заполнения документа и внесения всех сведений стоит обратиться за консультацией к нашим специалистам.

Срок хранения табеля учета рабочего времени составляет не менее 5 лет, но предприятие может самостоятельно его продлить.

Для табелей учета в отношении вредных и опасных производств срок хранения составляет 75 лет, поскольку эти данные могут использоваться для подсчета специального стажа при выходе на пенсию.

Если у вас возник конфликт с руководителем вашей организации, урегулировать его до суда помогут наши юристы. Они проведут переговоры с начальством, выявят возможные варианты разрешения спорной ситуации, проверят данные в табеле учета, добьются внесения правок, составят мировое соглашение с учетом ваших интересов, защитят ваши права в трудовой инспекции.

Редактор: Людмила Разумова Людмила Разумова
Редактор
Практикующий юрист с 2006 года

Комментарии

Работник обратился с заявлением о выдаче ему копий табелей учета рабочего времени в период с января по ноябрь, ссылаясь на 62 статью Трудового кодекса Российской Федерации.

Вопрос: имею ли я право отказать работнику в выдаче копий табелей учета рабочего времени и на что я могу основываться при отказе?

Здравствуйте, Ахмед! Вы спрашиваете:

Как правильно ответить на заявление?
Работник обратился с заявлением о выдаче ему копий табелей учета рабочего времени в период с января по ноябрь, ссылаясь на 62 статью Трудового кодекса Российской Федерации.
имею ли я право отказать работнику в выдаче копий табелей учета рабочего времени и на что я могу основываться при отказе?

Формально работник прав, когда ссылается на ст. 62 ТК РФ, и если это касается документов, относящихся к нему лично. Однако табель рабочего времени содержит сведения и о других работниках, то есть персональные данные (любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Поэтому Вы можете сослаться на ст. 19 Федерального закона «О персональных данных».

Статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации.

Выдача документов, связанных с работой, и их копий

(в ред. Федерального закона от 21.07.2014 N 216-ФЗ)

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
(в ред. Федеральных законов от 30.06.2006 N 90-ФЗ, от 21.07.2014 N 216-ФЗ)

Части вторая — третья утратили силу. — Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»

Статья 19. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке

(в ред. Федерального закона от 25.07.2011 N 261-ФЗ)

1. Оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
2. Обеспечение безопасности персональных данных достигается, в частности:
1) определением угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
2) применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;
3) применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;
4) оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
5) учетом машинных носителей персональных данных;
6) обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер;
7) восстановлением персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
8) установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;
9) контролем за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.

Табель учета рабочего времени 2021

Елизавета Кобрина

Работодатели обязаны вести учет рабочего времени своих сотрудников (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для коммерческих организаций есть специальные унифицированные формы учетного табеля № Т-12 и Т-13, они утверждене постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Читайте также:  Газимурский Завод - адреса и контакты отделений пенсионного фонда на сегодня

В табель записывают информацию о фактически отработанном времени, количестве неявок в течение месяца по каждому сотруднику. Табель — база для расчетов с работниками. На его основании:

Табель учета рабочего времени 2020

  • ведут учет среднесписочной численности;
  • считают и начисляют зарплату;
  • рассчитывают средний заработок на период отпуска или командировки;
  • начисляют социальные пособия;
  • контролируют уплату НДФЛ и взносов;
  • формируют статистическую отчетность

Налоговая или трудовая инспекция могут запросить табель при проверке. Кроме того, работодатель обязан выдать его при увольнении сотрудника, если тот попросит.

Какую форму табеля выбрать

Вести одновременно Т-12 и Т-13 не нужно, достаточно выбрать одну из форм. Как правило, табелем Т-13 пользуются те, кто автоматизировал контроль рабочего времени сотрудников с помощью электронных систем доступа на предприятие, например установил турникеты или электронные замки. Те, кто заполняет табель вручную, пользуются формой Т-12.

Еще одно важное отличие форм в том, что учет расчетов по оплате труда предусмотрен в форме Т-12. А в Т-13 ведут только учет рабочего времени, при этом зарплату считают с помощью других инструментов, но на основании табеля.

Так что если вы работаете в учетной программе, которая совмещает учет расчетов и учет рабочего времени, используйте форму Т-12 и заполняйте ее полностью. Если учет рабочего времени и расчетов ведете отдельно, можно использовать или форму Т-13, или только первый раздел формы Т-12.

Для учета рабочего времени не обязательно использовать унифицированный табель. Компания имеет право скорректировать его или разработать свои формы, утвердить их внутренними нормативными актами и использовать вместо табеля.
Главное, доказать ведение учета на проверке трудовой инспекции.

Кто отвечает за ведение табеля

Работодатель сам решает, кому поручить учет рабочего времени. Как правило, этим занимаются бухгалтер или кадровик, в крупных компаниях обязанность передают штатному табельщику.

Самый удобный вариант — поручить вести табель руководителям подразделений. Так как в их прямые обязанности входит организация и контроль труда подчиненных. Руководители знают графики работы, осведомлены о плановых и внезапных невыходах, именно им работники в первую очередь сообщают о болезнях и семейных обстоятельствах.

Кадровик в свою очередь должен принять табель от руководителя и проверить правильность заполнения. Если все правильно, подписать и ввести в программу. Часто руководители поручают ведение табеля бухгалтеру по зарплате или главбуху, это тоже допустимо.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Как вести табель

По закону работодатель имеет право выбрать один из способов:

  • сплошной — регистрация явок, неявок и любых отклонений от нормального режима труда, таких как работа в праздники, сверхурочные, командировки;
  • по отклонениям — регистрация только неявок, сверхурочных и других отклонений от стандартного трудового режима.

На практике все пользуются сплошным методом, а учет по отклонениям почти не применяют. Это связано с тем, что кадровый учет почти полностью автоматизирован, а электронная обработка форм Т-12 и Т-13 не разрешает оставлять пустые ячейки. Однако при суммированном учете рабочего времени, когда количество отработанных часов в разные смены может отличаться от нормы, следует применять сплошной метод. Это позволит увидеть возможные сверхурочные после окончания учетного периода и скорректировать дальнейшее привлечение сотрудника к работе.

Инструкция по заполнению и образец Т-13

Если у вас обычная пятидневка, табель можно печатать из бухгалтерской программе. Он формируется на последнее число месяца на базе производственного календаря, данных о больничных и отпусках, которые вы вводили в программу в течение месяца. Если программа не отражает командировки и неоплачиваемые отпуска автоматически, то их придется вводить вручную.

Если же вы заполняете табель сами, следуйте инструкции.

В шапке укажите наименование организации и структурное подразделение, по которому составлен табель. Проставьте код ОКПО, порядковый номер табеля и дату его составления — последний день месяца. Отчетный период по табелю один месяц, поэтому указываем его первое и последнее число.

В первой графе основного раздела проставьте порядковый номер сотрудника, во второй укажите фамилию, инициалы и должность, в третьей — табельный номер. Данные для второй и третьей графы есть в личной карточке сотрудника Т-2, ее нужно заводить на основании приказа о найме на работу.

Четвертая графа самая большая, в ней указывают информацию о явках и количестве отработанных часов. В верхней части строки ставят буквенный или цифровой код, а в нижней строке — часы. Коды приведены в разделе «Условные обозначения», всего их 36 штук.

В графе пять нужно указать число отработанных дней и часов за первые 15 дней месяца и оставшуюся часть. В графе 6 — общее число отработанных в течение месяца дней и часов. Дни записываем в верхнюю ячейку, часы — в нижнюю.

В графе 7 проставьте цифровой код вида дохода из приложения 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. В графе 8 укажите счет бухучета, с которого списаны затраты на оплату труда. В графе 9 поставьте количество отработанных дней по каждому виду оплаты труда — отдельно обычные рабочие дни, отдельно отпуск, отдельно командировку и т.п. Если все работники получали только зарплату или иной вид оплаты, код вида оплаты и номер счета можно указать сверху, а графы 7 и 8 оставить пустыми.

Далее в графах 10 и 11 нужно указать коды причин неявки и количество неотработанных дней или часов.

Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.

Инструкция по заполнению и образец Т-12

Заполнение формы Т-12 отличается. Рассмотрим только первый раздел по учету рабочего времени.

Различия появляются начиная с 8 графы. Графы 8-17 заполняют только в конце отчетного месяца. В графе 8 указывается общее количество отработанных дней — сумма верхних ячеек из граф 5 и 7. Значение для графы 9 получаем как сумму нижних ячеек граф 5 и 7. В графах 10-13 из графы 9 выделяем количество сверхурочных, ночных, выходных и прочих часов работы.

В графы 14 и 16 заносим количество дней и часов неявок. В 15-ю графу проставляем код причины неявки, взятый из тех же «условных обозначений». В графу 17 вписываем общее число выходных и праздников за месяц по каждому работнику.

Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.

Ответы на частые вопросы

Как отразить сверхурочную работу?— В верхней части ячейки укажите двойной код «Я/С», а в нижней — соответствующие каждому коду часы, например «8/3».

Как отразить работу в выходной или праздник? — Кодом «РВ» с указанием часов в нижней части. Если за работу в праздник работнику дадут дополнительный выходной, отметьте его кодом «НВ».

Как показать больничный, если был нарушен режим? — Отмечать эти дни кодом «Б» в табеле не нужно. Пособие за дни, не указанные в таблице «Освобождение от работы» не выплачивается.

Как отразить в табеле выходной для диспансеризации? — Используйте код «ОВ» или «27». Также допустимо использование кода «Д» или «40».

Надо ли отражать в табеле период простоя? — Да, надо. Код зависит от причины простоя. Если он произошел по вине работодателя — «РП» или «31», по вине работника — «ВП» или «33», без чьей-либо вины — «НП» или «32».

Какой датой закрыть табель? — Он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Например, 28 февраля 2021 года — выходной день. Табель можно закрыть 1 марта.

Сколько хранить табель? — Пять лет, начиная с 1 января года, следующего за тем, по которому составлен табель. Если сотрудники из табеля заняты во вредных или опасных условиях, храните табель 50 лет.

Что будет, если не вести учет рабочего времени? — Штраф до 50 тыс. рублей за нарушение трудового законодательства, штраф до 50 тыс. рублей за неподтверждение полной уплаты среднего заработка (ст. 5.27 КоАП РФ), от 20 до 40 % неуплаченной суммы налога за неподтверждение расхода документами (ст. 122 НК РФ).

Сервис Контур.Бухгалтерия помогает вести табель учета рабочего времени и автоматизировать выплаты работникам. А еще в системе удобно вести бухучет, платить налоги и отчитываться через интернет. Все новички получают бесплатный пробный период на 14 дней.

Каждый работодатель обязан вести учет рабочего времени (ч. 3 ст. 91 ТК РФ). Это нужно для расчетов с сотрудниками и налоговых целей. Для учета пользуются табелем. Расскажем, какую форму табеля выбрать, как его составить и хранить.

Заполняем производственный календарь и графики на 2022 год

Производственный календарь ( Настройка – Производственные календари ) в ЗУП 3.1 задействован сразу в нескольких алгоритмах:

  • заполнение Графиков работы ( Настройка – Графики работы сотрудников );
  • определение срока перечисления НДФЛ при проведении Ведомостей ( Выплаты – Все ведомости на выплату зарплаты );
  • подсчет количества дней ежегодного отпуска без учета праздников.

Перед заполнением графиков, вводом отпусков на январь 2022 года и проведением Ведомостей со сроком уплаты НДФЛ в 2022 году нужно проверить актуальность ПК на 2022 год в базе ЗУП 3.1. Производственный календарь – это обновляемый классификатор. При подключенном сервисе Интернет-поддержки , он обновляется автоматически. Если Интернет-поддержка отключена, обновить ПК можно:

  • вручную, скачать файл обновления с сайта 1С и загрузить в ЗУП 3.1
  • при обновлении конфигурации

Чтобы проверить актуальность Производственного календаря , откроем классификатор, выберем 2022 год и сверим переносы праздников с данными ПК в справочно-правовых системах.

Также в ЗУП 3.1 есть возможность распечатать ПК.

Заполнение графиков работы

Заполнить Графики работы на 2022 год в ЗУП 3.1 также потребуется заранее. Графики работы влияют на:

  • Расчет неявок на периоды, начиная с 01.01.2022 г. Например, не получится утвердить Командировку ( Кадры – Командировки ) на январские даты, если график командированного работника на 2022 год не заполнен.
  • Расчет зарплаты. Если потребуется выполнить предварительный расчет зарплаты за январь 2022, программа также выдаст ошибку.

Для заполнения Графика работы на 2022 год установим в настройках графика 2022 год и воспользуемся командой Заполнить .

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

    ...В ЗУП 3 обновлен Производственный календарь (Настройка – Производственные календари).

Карточка публикации

Разделы: Зарплата (ЗУП)
Рубрика: Графики работы и производственный календарь / ПРОМО: 1С ЗУП
Объекты / Виды начислений:
Последнее изменение: 28.12.2021

ID задана и содержит ID поста $termini = get_the_terms( $post->ID, ‘post_tag’ ); // так как функция вернула массив, то логично будет прокрутить его через foreach() foreach( $termini as $termin )< echo '' . $termin->name . ”; > /* * Также вы можете использовать: * $termin->ID – понятное дело, ID элемента * $termin->slug – ярлык элемента * $termin->term_group – значение term group * $termin->term_taxonomy_id – ID самой таксономии * $termin->taxonomy – название таксономии * $termin->description – описание элемента * $termin->parent – ID родительского элемента * $termin->count – количество содержащихся в нем постов */ –>

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме “Задать вопрос” возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Читайте также:  Страховая и трудовая пенсия, в чем разница

Нажимая кнопку “Задать вопрос”, я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Онлайн просмотр
  • Бесплатная загрузка
  • Безопасно

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Табель учёта рабочего времени. Т-13. Часть 1

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

Заполнение Т-13. Часть 2

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Заполнение Т-12. Часть 1

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Заполнение Т-12. Часть 2

Заполнение Т-12. Часть 3

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

Заполнение Т-12. Часть 4

Заполнение Т-12. Часть 5

При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2022 году

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2022 году — это буквенные или цифровые символы, которые обозначают факт нахождения или отсутствия сотрудника на работе и причины отсутствия.

Если заработок сотрудников организации зависит от продолжительности отработанного времени, его необходимо фиксировать. Более того, статья 91 Трудового кодекса предписывает работодателю вести учет рабочего времени по каждому трудящемуся. Для этого предусмотрен специальный табель, и цифровые или буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени используются в целях оптимизации оформления документации. Это важный документ, по нему производится расчет длительности труда гражданина, который необходимо оплачивать.

Как выглядит документ

Согласно статье 9 Федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011, с 2014 года коммерческие организации сами выбирают формы первичной документации. В нашем случае это Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1от 05.01.2004. Первую ведут вручную, вторую — с применением средств автоматизации. Подробно об их заполнении мы уже рассказывали в отдельной статье о заполнении.

Бюджетные же учреждения должны использовать официально утвержденные регистры (о них подробнее узнайте из Приказа Минфина России от 30.03.2015 №52н).

Следует учесть, что условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2022 году отличаются в зависимости от того, является организация бюджетной или коммерческой. Это значит, что коды для Т-12 и Т-13 различаются.

В ячейках, соответствующих каждому дню месяца, ставятся буквы или цифры. Это код или обозначение в табеле учета рабочего времени Т-13 и Т-12 факта присутствия работника на рабочем месте или отсутствия (и его причины).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно заполнить табель учета рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.

Буквенные обозначения учета рабочего времени

В упомянутом Постановлении Госкомстата приводится не только сама форма, но и рекомендации по ее заполнению, включая коды в табеле учета рабочего времени Т-13 и Т-12. Рассмотрим их по графам.

В графе 4 необходимо пояснить, присутствовал ли сотрудник на месте в тот или иной день.

Табель учета рабочего времени

Здесь возможны такие варианты:

  • Я (01) — явился и трудился в дневное время;
  • Н (02) — работал в ночное время;
  • РВ (03) — вышел в праздник или выходной;
  • С (04) — трудился сверхурочно.

Код РВ используется и в том случае, если сотрудник вышел на работу в дни, объявленные в стране нерабочими в связи с карантином по коронавирусу.

обозначение прогула в табеле учета рабочего времени

Если сотрудника на месте не было, то коды расскажут, по какой причине. Мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся.

  • К (06) — в командировке;
  • ПК (07) или ПМ (08) — повышал квалификацию;
  • ОТ (09) или ОД (10) — в отпуске (основном или дополнительном);
  • ПР — прогул, в табеле обозначение указывается первоначально без указания причины, если она неизвестна;
  • У (11) или УВ (12) — в учебном отпуске;
  • ПК -— повышение квалификации, производимое с отрывом от производства;
  • Б (19) или Т (20) — болел;
  • ДО — обозначение отпуска за свой счет в табеле учета рабочего времени, этот период предоставляется работнику с разрешения работодателя, кроме исключительных случаев, указанных в законодательстве.

Код Б (19) используйте и в том случае, если работник вынужденно перешел в режим самоизоляции в связи с карантином по коронавирусу.

обозначение отпуска за свой счет в табеле учета рабочего времени

Вот расшифровка табеля учета рабочего времени 2022 года в виде таблицы из постановления Госкомстата:

Как обозначать декретный отпуск

Для обозначения такого отпуска используют коды Р, ОЖ в табеле, расшифровка их, как видно из таблицы, означает:

  • Р — отпуск по беременности и родам;
  • ОЖ — отпуск по уходу за ребенком.
Читайте также:  Какая ответственность грозит за беременность несовершеннолетней от совершеннолетнего?

Другие коды

В учетном документе применяются и другие коды: в графах 5 и 6 подсчитывают суммы отработанных часов — здесь никаких условных знаков нет. А вот графа 7 содержит коды оплаты.

Они аналогичны тем, что используют в справке 2-НДФЛ. Они указаны в Приказе Минфина от 10.09.2015 №ММВ-7-11/387@.

Обозначение в Т-13 охватывает следующие виды доходов:

  • 2000 — основной отработанный период;
  • 2012 — оплата отпуска;
  • 2300 — больничное пособие.

Тут стоит пояснить. Нередко возникает вопрос: как обозначается отпуск без сохранения заработной платы или простой по вине работника. Очевидно, что графа 7 останется пустой. Если з/п не выплачивают, то и отражать в ней нечего.

А буквенные и цифровые символы отпуска без сохранения заработка — ДО (16) или ОЗ (17), в зависимости от основания предоставления. РП (31) означает простой по вине работодателя. Таким образом, коды ДО и РП в табеле учета рабочего времени ставятся обязательно. Это же правило актуально для обозначения прогула, отстранения и иных подобных случаев.

обозначение прогула по вине работодателя в табеле учета рабочего времени

В графы 10 и 12 заносят коды неявки, а в 11 и 13 — суммируют пропущенные часы или дни.

Форма рассчитана на 31 день. Для месяца, где 30 или 28 дней, отсутствующие дни необходимо отметить крестиком.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как внести исправления в табель учета рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.

Коды для Т-13

Госучреждения пользуются документом по ОКУД 0504421, и к нему Приказом Минфина России №52н от 30.03.2015 утверждены иные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2022 году (форма 0504421): они отражены в таблице:

Табель учета рабочего времени на 2021 год

Табель учета рабочего времени на 2021 год

При участии Юлия Бусыгина

Табель учета рабочего времени — важный документ. Его обязан вести каждый работодатель. Данные, включенные в табель, необходимы как для расчетов с работниками, так и для налоговых целей. А значит, сотрудники ИФНС могут запросить этот документ при проверке. Сегодня мы расскажем, как правильно составить табель учета рабочего времени на 2021 год, и как надо его хранить. Также будет приведен образец заполнения этого документа.

Для чего нужен табель учета рабочего времени

Ведение табеля необходимо, прежде всего, для учета времени, отработанного сотрудниками. Данная обязанность работодателей закреплена в статье 91 ТК РФ. Отсутствие табеля само по себе является нарушением. Организация-работодатель в этом случае может быть оштрафована на 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Правильное и своевременное ведение табеля не только спасет от штрафа, но и значительно облегчит жизнь бухгалтерии. В большинстве учетных программ на этот документ «завязаны» расчет зарплаты по итогам месяца; среднего заработка, выплачиваемого при предоставлении отпусков и направлении в командировки, и проч. Программа на основании кодов, проставленных в табеле, сама определяет, какие периоды и суммы нужно учесть при расчете, а какие следует исключить. Это существенно сокращает трудоемкость вычислений, но в то же время повышает «цену» недочетов при заполнении табеля. Неправильное указание кода или времени работы может привести к неверному определению среднего заработка и неточностям в расчетах. А это, в свою очередь, повлечет ошибки при исчислении налогов.

Не обойтись без этого документа и при расчете среднесписочной численности сотрудников.

Помимо этого, табель может применяться для контроля за уплатой «зарплатных» налогов и других обязательных платежей. В частности, с его помощью можно проверить, правильно ли были определены базы по страховым взносам и НДФЛ, а также расходы на оплату труда.

Наконец, корректно заполненный табель облегчит формирование статистической отчетности. К примеру, форма П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» практически полностью составляется по данным табеля.

Формы табеля учета

Для учета рабочего времени предусмотрены унифицированные формы. Бюджетные организации должны использовать форму № 0504421 по ОКУД, которая утверждена приказом Минфина от 30.03.15 № 52н .

Коммерческие организации могут применять форму № Т-12 или форму № Т-13. Обе формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1.

Основное отличие между ними заключается в следующем: в форме № Т-13 отсутствует часть, посвященная расчетам по заработной плате. При этом Указания по заполнению формы № Т-12 разрешают и в этой форме не заполнять листы, посвященные расчету зарплаты. Это возможно, если ведется раздельный учет рабочего времени и расчетов с персоналом.

Соответственно, выбор между данными формами в основном зависит от настроек учетной программы. Так, если в организации учет расчетов с персоналом совмещен с учетом рабочего времени, то нужно использовать форму № Т-12 и заполнять в ней раздел 2. Если же учет рабочего времени отделен от расчетов с персоналом, то можно использовать любую из указанных форм.

Как фиксировать отработанное время

Законодательство допускает два варианта заполнения форм № Т-12 и № Т-13. Первый (наиболее распространенный) подразумевает ведение табеля сплошным методом — регистрируются явки, неявки и любые отклонения от «нормальной» работы (сверхурочная работа, командировки, работа в выходные и т.п.). Второй вариант предусматривает регистрацию в табеле только отклонений от нормального режима труда (неявок, командировок, сверхурочной работы и т.п.).

ИСТОРИЯ ВОПРОСА. До того времени, когда еще не было повсеместного распространения учетных программ, выбор метода заполнения Табеля зависел, как правило, от установленного в организации режима рабочего времени. При постоянной продолжительности рабочего дня (смены) кадровый работник мог ежедневно отмечать в Табеле только тех сотрудников, которые не вышли на работу, либо трудились меньше или больше положенного. В отношении остальных работников подразумевалось, что они присутствовали на рабочем месте ровно столько, сколько указано в трудовом договоре. Если же количество отработанных часов в различные дни (смены) могло отклоняться от нормы, то кадровой службе нужно было ежедневно вносить в Табель данные обо всех работниках, чтобы контролировать переработки.

Сегодня, когда кадровый учет почти полностью автоматизирован, метод отклонений практически не используется. Объяснение простое: при компьютерной обработке форм № Т-12 и № Т-13 пустые ячейки недопустимы.

Поэтому в настоящее время большинство работодателей ежедневно вносят в Табель данные о явке сотрудников. Для этого в верхней строке указывается код «Я» или «01» (если используются цифровые, а не буквенные коды), а в нижней строке проставляется цифра, соответствующая продолжительности рабочего дня в часах (обычно это «8»).

Возможны ситуации, когда в Табеле появляются дополнительные коды. К примеру, если сотрудник привлекается к сверхурочной работе. В таком случае в верхней ячейке за соответствующий день будет указано сразу несколько кодов, а в нижней проставлены соответствующие им часы. Так, если сотрудник проработал сверхурочно два часа, то в верхней графе табеля за такой день нужно проставить «Я/С» (или «01/04», если используются цифровые коды), а в нижней — «8/2».

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Как отмечать отпуск

Если работник направляется в отпуск, то соответствующие дни в табеле учета рабочего времени отмечаются специальными кодами. При этом нижняя ячейка — количество часов — не заполняется.

Для отражения в формах № Т-12 и № Т-13 отпусков используются следующие обозначения: ОТ (09) — для основного ежегодного оплачиваемого отпуска, ОД (10) — для дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого некоторым сотрудникам (например, работникам с ненормированным днем; ст. 116 ТК РФ). Учебному отпуску соответствует код У (11), а отпуску «за свой счет» — код ДО (16).

Чтобы обозначить отпуск по беременности и родам применяется код Р (14). Этот же код используется в случае удлиненного отпуска, предоставленного из-за осложненных родов (ст. 255 ТК РФ). Для отражения отпуска по уходу за ребенком до трех лет используется код ОЖ (15).

ВАЖНО. Для цели заполнения табеля нет разницы между отпуском по уходу за ребенком до 1,5 лет и отпуском по уходу за ребенком до 3 лет. В любом из этих случаев ставится код ОЖ (15) за все дни соответствующего отпуска.

Выходные и праздничные дни в Табеле на 2021 год

По общему правилу, выходные и праздничные дни отмечаются в формах № Т-12 и № Т-13 кодом В (26) без проставления соответствующих часов. Однако если в эти дни сотрудник привлекается к работе, то надо отразить работу в выходной или праздничный день.

Для этого предусмотрен специальный код РВ (03). При этом в нижней ячейке нужно проставить количество часов работы в выходной день. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за труд в выходной день, в табеле следует указать НВ (28).

Срок хранения Табеля учета рабочего времени

Общий срок хранения форм № Т-12 и № Т-13 составляет пять лет. Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за тем, по которому велся Табель. Исключение составляют Табели, в которых была отражена информация о сотрудниках, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. Указанные документы нужно хранить 75 лет, если они закончены делопроизводством (то есть исполнены и сняты с контроля) до 2003 года. Если это произошло в 2003 году и позднее, хранить нужно 50 лет. Такие правила установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива от 20.12.19 № 236 (п. 402 перечня).

Чтобы не возникло претензий со стороны контролеров, заполненный Табель учета рабочего времени на 2021 год надо распечатать и подписать. На документе должны расписаться три человека: сотрудник, ответственный за ведение табеля, руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы.

ВНИМАНИЕ. Поскольку табель должен содержать подписи указанных ответственных лиц, хранить его в электронном виде нельзя. Иначе возможны ситуации, когда подписать документ не получится (например, если сотрудник уволился, уехал, умер и т.п.). Обычно формы № Т- 12 или № Т-13 составляют за месяц, распечатывают и подписывают. Затем их собирают в единый табель за год.

Распечатанный и подписанный табель можно хранить в бухгалтерии, в кадровой службе, либо у руководителя (его секретаря). В таких случаях целесообразно определить работника, ответственного за сохранность документов. Если же организация имеет собственный архив, либо заключила договор со специализированной компаний на внеофисное хранение архива, то по окончании года табель следует сдать в соответствующий архив.

Подготовить кадровую отчетность для военкомата и других контролирующих органов Попробовать бесплатно

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

В отделе продаж ООО «Лабиринт-2019» числится 5 сотрудников, включая руководителя. При заполнении табеля учета рабочего времени отдела за октябрь были учтены следующие данные.

Руководитель отдела Николашина О.И. отработала месяц полностью.

Старшему менеджеру Сердюкову П.И. 28, 29 и 30 октября по его просьбе был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.

Референт отдела Чеботарева Н.Е. брала неделю (с 14 по 20 октября) в счет очередного оплачиваемого отпуска, однако во время отпуска заболела. Больничный лист оформлен на 16 и 17 октября. В результате отпуск был продлен на 2 дня (21 и 22 октября).

Менеджер Бурновская Е.Г. весь месяц находилась в отпуске по уходу за ребенком.

Водитель-экспедитор Дуганов Е.В. был в командировке четыре дня (с 1 по 4 октября), а в течение двух дней (8 и 9 октября) привлекался к сверхурочной работе. Кроме того, по производственной необходимости он работал в выходной день (12 октября), в связи с чем ему был предоставлен отгул (14 октября).

Ниже представлены образец титульной страницы и раздела «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12, заполненные на основании приведенных данных (по клику на картинке откроется полный размер изображения).

Ссылка на основную публикацию