Командировочные расходы: что это такое, порядок и сроки возмещения

Что нужно знать про командировочные расходы

Что входит в командировочные расходы в 2020 году и кто устанавливает нормы возмещения командировочных затрат, говорим в данной статье. Также рассмотрим отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете. И узнаете, как рассчитать командировочные расходы.

  • Какие суточные при командировке за границу в 2020 году
  • Нужно ли командировочное удостоверение

Что входит в перечень командировочных расходов

Возмещению расходов, связанных со служебными командировками, подлежат следующие затраты работника:

  • суточные расходы (подробнее о суточных вы можете прочитать в статье «Размер суточных при командировках и их расчет»);
  • транспортные расходы;
  • расходы на жилье;
  • оплата визы и пошлина за оформление загранпаспорта;
  • консульские сборы;
  • сборы за право выезда/въезда;
  • сбор за платные дороги;
  • оформление обязательной страховки;
  • обязательные сборы и платежи;
  • другие расходы, произведенные сотрудником в командировке с согласия руководства.

Данный перечень составлен с учетом норм трудового законодательства (ТК РФ) и Положения о командировках, утвержденного Правительством РФ.

Расчет и оформление командировочных расходов за границей имеет свои особенности, с которыми вы можете ознакомиться в статье «Как рассчитать суточные при командировке за границу».

Оплата командировочных расходов

Для того чтобы сотрудник мог направиться в поездку для выполнения служебного задания, ему должен быть выплачен аванс на командировочные расходы.

Срок выплаты командировочных расходов – до начала поездки. Он может быть установлен в организационно-распорядительном документе компании.

Для получения аванса делают приказ на командировку (более подробно ознакомиться с данной темой можно в материале «Как правильно оформить командировку»).

Также работодатель может закрепить во внутреннем регламенте необходимость подачи предварительного расчета, служебной записки, заявления на командировочные расходы или разработку сметы командировочных расходов, образцы которых желательно закрепить в локальном акте.

Ознакомиться с тем, как делать расчет командировочных, можно в статье «Как рассчитать командировочные выплаты (расходы)».

Помимо суточных и оплаты других командировочных расходов за работником сохраняют среднюю заработную плату.

По оплате дней командировки, которые выпали на выходные или праздники, есть определенные нюансы. С ними вы можете ознакомиться в статье «Оплата командировки в выходные и праздничные дни: особенности».

Нормы командировочных расходов каждая компания устанавливает самостоятельно с учетом своих финансовых возможностей. При этом размер суточных должен покрывать расходы на питание и бытовые траты в командировке.

В каких случаях удерживают НДФЛ с суммы командировочных расходов, можете узнать из статьи «Как отражать суточные в налоговом учете».

Бухгалтерский учет командировочных расходов

Рассмотрим отражение в бухучете командировочных расходов. Для их отражения предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетниками»:

  • по дебету – учитывают все денежные средства, выданные на командировочные и представительские расходы;
  • по кредиту – отражают проводки, когда командировочные расходы списаны.

Аванс на расходы на командировку может быть выдан из кассы предприятия, перечислен с расчетного счета на банковскую карту сотрудника или возможно перечисление на специальную корпоративную карту.

Вот примеры проводок:

  • Дт 71 – Кт 50: выдано на командировочные расходы. Если перед этим деньги получены в кассу на командировочные расходы, то проводка следующая: Дт 50 – Кт 51;
  • Дт 71 – Кт 51: перечислен аванс под отчет с расчетного счета компании;
  • Дт 55 – Кт 51: осуществлен перевод на спец счет.

Впоследствии – когда сотрудник будет рассчитываться картой (например, за гостиницу) – бухгалтер отразит следующую операцию: Дт 71 – Кт 55.

Если сотрудник снимет деньги с корпоративной карты (например, на питание), проводка такая: Дт 71 – Кт 55.

В учете командировочные расходы относят на счета затрат (в большинстве случаев).

По окончании служебной поездки работник должен сдать в бухгалтерию правильно оформленный авансовый отчет на командировочные расходы. В этом случае бухгалтер отразит в учете проводку: Дт 26 – Кт 71 (списаны командировочные расходы).

Как правильно оформить авансовый отчет и отчитаться за аванс на командировочные расходы, вы можете прочитать в статье «Каким должен быть отчет о командировке».

Другие расходы сотрудника в командировке с согласия руководства

Работник имеет право претендовать на возмещение дополнительных командировочных расходов, если они предусмотрены в регламентах компании или трудовом законодательстве.

Дополнительно – помимо суточных и проживания – у работника могут быть расходы на такси в командировке.

Как оформить данную выплату командировочных расходов, можно подробно узнать в статье «Оплата такси в командировке: налоги и подтверждающие документы».

Также компания может включать в состав командировочных расходов и другие затраты. Так, если сотрудник едет в длительную поездку, то упаковка багажа может входить в командировочные расходы.

Сервисные сборы и штрафы за возврат/обмен билетов (при отсутствии вины командированного) тоже входят в командировочные расходы.

Оплата транспортных расходов в командировке может происходить с учетом норм, установленным по категориям сотрудников. Например, в локальном акте работодатель может закрепить, что руководство компании, включая заместителей директора, имеет право на проезд первым классом в ж/д вагоне и перелет бизнес-классом. Для всех остальных сотрудников – плацкарт и эконом-класс соответственно. И это не будет нарушением оплаты расходов на служебные командировки.

При ревизии командировочных расходов необходимо проверить в первую очередь наличие внутреннего положения о командировках, в котором должны быть прописаны все нормы возмещения доп. расходов.

Оплата командировочных расходов по договору

Подрядчик очень часто хочет получить возмещение дополнительных расходов по договору. В общем случае (п. 2 ст. 709 ГК РФ) цена договора уже включает в себя компенсацию всех издержек исполнителя и его вознаграждение. Однако стороны могут включить условие о возмещении командировочных расходов в договор. Как в этом случае оплачивать командировочные расходы подрядчику?

Условие о компенсации затрат на командировочные расходы имеет смысл тогда, когда исполнителю не известно заранее, сколько он совершит выездов на объект. Однако можно:

  • в договоре ограничить сумму возмещения командировочных расходов заказчиком и установить предел;
  • заложить сумму на командировочные расходы в сводном сметном расчете.

Также имеет смысл указать в договоре, что относится к командировочным расходам, а также срок отчета по ним. Данные пункты договора помогут обосновать размер командировочных расходов в налоговом учете.

А как оплатить командировочные расходы по договору аудита? Аналогично: включить в договор условие о компенсации командировочных расходов заказчиком.

Итоги

В данной статье представлен обзор, как посчитать командировочные расходы в различных ситуациях и рассмотрены бухгалтерские проводки по затратам на командировки.

Суточные при командировках в 2021 году. Сколько платить работникам?

Бусыгина Ю. О.

За дни нахождения в командировке работнику выплачиваются средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ).

Суточные возмещаются работнику (п. 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение 749):

  • за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни;
  • за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Пример: работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются, даже если эти дни являются для работника выходными по графику.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам.

Пример определения суточных при командировках по России

Работник выехал в командировку 6 июня, в воскресенье, а вернулся — 9 июня, в среду. Добирался работник до места командирования поездом. Положением о командировках суточные при командировках по территории РФ определены в размере 500 руб. Работнику следует выплатить суточные за 4 дня в сумме 2 000 руб. (500 х 4), несмотря на то что воскресенье выходной день.

Размер суточных

Организация вправе самостоятельно определить размер суточных, закрепив свое решение в локальных нормативных актах организации, например, в положении о командировках.

Суточные являются нормируемыми расходами с точки зрения налогового законодательства. Если суточные для командировок по территории России выплачены в размере 700 руб., а за границу — в размере 2500 руб., то с сумм, которые свыше, придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не означает, что размер суточных должен быть определен только в этих размерах:

  • Пример: можно закрепить суточные 2 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 1 300 руб. (2 000 – 700) придется удержать НДФЛ и начислить с этой суммы страховые взносы. И наоборот: например, суточные для командировок по России определены в размере 500 руб. (то есть менее 700 руб.) за каждый день командировки. В таком случае удерживать с этой суммы НДФЛ и начислять на нее страховые взносы не требуется.

В конце статьи в разделе Шпаргалка скачайте алгоритм и пример расчета среднего заработка за период командировки.

Размеры суточных для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, определены Правительством РФ и составляют:

  • 100 руб. в день — при командировках на территории РФ (Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729);
  • в иностранной валюте в зависимости от страны командирования — при командировках за рубеж (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812).

Суточные при командировках за рубеж

Суточные по командировкам за рубеж считаются по стране пребывания (п.18 Положения № 749). Здесь нужно учитывать дату пересечения границы:

  • за день выезда из России суточные рассчитываются по нормам, которые установлены для загранкомандировок;
  • за день въезда — по нормам для России.

Суточные при загранкомандировках можно выплатить работнику как в рублях, так и в валюте.

  • Пример. Работник выехал в командировку в Швецию 14 июня и в 22:00 уже был на территории другого государства, а 17 июня, в 15:00, вернулся в Россию. Добирался работник до места командирования самолетом. Отметка о пересечении границы при выезде в командировку сделана 14 июня, а при возвращении из командировки — 17 июня. Положением о командировках суточные при командировках по территории РФ определены в размере 500 руб., а в Швецию — в размере 2 000 руб. В таком случае работнику следует выплатить суточные в следующем порядке:
  • 14 июня — 2 000 руб., так как граница уже была пересечена в этот день (в загранпаспорте пограничными органами сделана соответствующая отметка);
  • 15 июня — 2 000 руб., так как работник находился в Швеции;
  • 16 июня — 2 000 руб., так как работник находился в Швеции;
  • 17 июня — 500 руб., так как граница уже была пересечена (есть отметка о пересечении границы).
  • За 4 дня суточные следует выплатить в сумме 6 500 руб. ((2 000 х 3) + 500), несмотря на то что воскресенье выходной день.
  • Если бы работник вылетел из России 14 июня, а прилетел бы в Швецию уже 15 июня, например в 00:15, то за 14 марта нужно было бы выплатить суточные в размере 500 руб.
Читайте также:  Снизить ответственность за неуплату алиментов в Санкт-Петербурге

Суточные при командировке в государства СНГ

Командировки в государства СНГ, например в Казахстан, Беларусь и пр., — это особый случай:

  • при таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы;
  • суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749).

Суточные при однодневной командировке

Суточные при однодневных командировках по России действующим законодательством не предусмотрены. Но работодатель по собственному решению может выплатить работнику компенсацию взамен суточных при командировках по России.

Размер компенсации необходимо определить локальными нормативными актами организации. Обратите внимание: с суммы указанной компенсации необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы (Письмо Минфина России от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).

Компенсацию, выплаченную работнику взамен суточных при однодневной командировке по России, нельзя признать в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если речь идет об однодневных командировках за рубеж, то у работодателя появляется обязанность выплатить работнику суточные в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных нормативных актах организации.

Учет командировочных расходов в учреждении

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, декабрь 2020.

Рассмотрим, что такое командировочные расходы, их особенности, какими нормативно правовыми актами установлены правила оформления и учета основных затрат в командировочных.

Виды командировочных расходов

Командировочные расходы — это отдельный вид затрат учреждения, которые возникают в случае направления работника в служебную командировку. По закону, вне зависимости от целей командирования, работодатель обязан компенсировать понесенные издержки сотрудника. Состав расходов, которые подлежат возмещению, определен в ст. 168 ТК РФ:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником в служебных целях с разрешения или ведома работодателя.

Командировочные расходы выплачиваются сотруднику авансом (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 №749 (далее Постановление №749)).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов

Порядок и размер возмещения командировочных расходов определен в статье 168 ТК РФ:

в федеральных учреждениях нормы определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации;

в государственных органах субъектов Российской Федерации — нормативными правовыми актами органов местного самоуправления;

Суточные

Согласно п. 11 Постановления №749 суточные подлежат выплате:

за каждый день нахождения сотрудника в командировке;

за дни командировки, приходящиеся на выходные и праздники;

за дни нахождения в пути и дни вынужденной остановки в пути;

за дни больничного, если работник заболел во время командировки.

Специальных требований или ограничений на трату суточных нет.

Согласно п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729 норма суточных за каждый день командировки для учреждений государственного сектора составляет 100 руб.

Однако существуют нормативы, при которых суточные не признаются доходом (п. 1 ст. 217 НК РФ). Норма суточных не подлежащая обложению НДФЛ и страховыми взносами по территории РФ — 700 руб., по территории иностранного государства — 2 500 руб.

Пример.

Сотрудники отправлен в командировку на 4 дня в пределах РФ. Сотруднику за каждый день командировки положены суточные в размере 1000 руб.

Таким образом, всего сотруднику положено 4000 руб. (4 дня х 1 000 рублей). Из них: 2 800 руб. не являются доходом (4 для х 700 руб.), 1 200 руб. подлежат исчислению НДФЛ и страховых взносов.

Если работник направлен в однодневную командировку, работодатель производить компенсацию суточных не обязан. Суточные не выплачиваются, если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства.

Проезд

Работодатель компенсирует затраты на проезд командированного сотрудника в случаях:

передвижения к месту командирования и обратно;

передвижения между разными населенными пунктами в пределах командировки;

передвижения к месту командирования от аэропорта, станции, пристани и обратно в случае нахождения их за чертой населенного пункта.

Сотрудник, направленный в командировку, может пользоваться любым видом транспорта, кроме такси. Но учреждение может установить ограничения или рекомендации в локальных нормативных актах по выбору транспорта.

Найм жилого помещения

Найм жилья включает в себя аренду жилья или гостиничного номера. Расходы по найму жилья возмещаются сотруднику за каждый день командировки (включая нерабочие праздничные и выходные дни), а также в случае временной нетрудоспособности. Возмещению не подлежат дни, когда сотрудник находился на стационарном лечении (п. 25 Постановления №749). В случае предоставления бесплатного жилого помещения расходы по найму жилья не возмещаются.

Отчитываемся за командировочные расходы

По возвращению из командировки сотрудник должен отчитаться за полученный аванс денежных средств или получить компенсацию за произведенные расходы. Таким документом служит авансовый отчет (форма по ОКУД 0504505). Отчет предоставляется в течение трех дней после возвращения из командировки. Сроком предоставления также может служить день, на который выдан аванс.

Также сотрудник должен предоставить следующие документы:

по проезду — подтверждающими документами являются билеты, чеки, квитанции, электронные квитанции;

по найму жилого помещения — квитанция из гостиницы или договор найма жилого помещения;

по прочим затратам — чеки, товарные чеки, квитанции, накладные и иные документы;

суточные — специального документа не требуется, подтвердить количество дней можно по билетам.

Отражение в бухгалтерском учете

Отражение командировочных расходов необходимо отражать на следующих счетах бухгалтерского учёта (Инструкция 157н):

суточные — субсчет 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме»;

компенсация за использование в командировке личного транспорта — субсчет 0 208 22 00 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

проживание и проезд — субсчет 0 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг».

КОСГУ

Счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» применяется с указанием КОСГУ (п. 21 Инструкции №157н, п. 13.6, 14.6 Приказ Минфина РФ от 29 ноября 2017 г. N 209н)

567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;

667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».

Для отражения в бухгалтерском учете государственного учреждения применяются следующие подстатьи КОСГУ:

212 («Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме») – суточные;

222 («Транспортные услуги») – компенсация за использование личного транспорта;

226 («Прочие работы, услуги») – оплата проезда, найма жилого помещения, прочих затрат.

В части кодов вида расхода применяются следующие:

КВР 112 — бюджетные учреждения;

КВР 122 — государственных (муниципальных) органов;

КВР 134 — военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания;

КВР 142 — внебюджетных фондов.

Проводки

В бухгалтерском учете государственного учреждения используются следующие проводки, указанные в таблице 1.

Таблица 1. Проводки при учете командировочных

Содержание операции

Дебет

Кредит

Выдача денежных средств из кассы:

За использование личного транспорта

На проезд и найм жилого помещения

Перечисление денежных средств на банковскую зарплатную карту

За использование личного транспорта

На проезд и найм жилого помещения

Расходы на основании авансового отчета:

За использование личного транспорта

Отражены в учете проезд и найм жилого помещения на основании авансового отчета

В состав расходов по принятию НДС включаются расходы по оплате проезда и найм жилого помещения (п. 7 статьи 171 НК России).

В государственных учреждениях при принятии НДС необходимо учитывать следующие особенности:

казенные учреждения — входной НДС к вычету не принимается, учитывается в стоимости услуг (п. 2 ст. 146 НК РФ);

бюджетные и автономные учреждения — если расходы произведены за счет средств приносящей доход деятельности и учитываются учреждением при расчете налога за прибыль, то входной НДС принимается к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

Нормативные акты, регламентирующие условия и требования к поездкам сотрудника в другой регион, содержат ряд гарантий.

Некоторые профессии предусматривают направление сотрудника в командировки с целью выполнения им трудовых функций. Организации, прежде чем направлять работника в служебную командировку, необходимо знать и принимать в учет требования действующего трудового закона. Нормативные акты, регламентирующие условия и требования к поездкам сотрудника в другой регион, содержат ряд гарантий для защиты работника.

Командировки сопряжены с переездами, перелетами, сотрудник должен разместиться в комфортных условиях и нормально питаться. Как в организациях регламентируются и оплачиваются расходы на командировку? Каков порядок возмещения сотруднику расходов? Рассмотрим эти вопросы подробно.

Понятие служебной командировки

Под служебной командировкой понимается направление сотрудника, по распоряжению его руководства, на конкретный срок, в другую местность, с целью выполнения работником профессионального задания. Служебными командировками признаются только поездки лиц, состоящих с работодателем в официально оформленных трудовых отношениях. Все иные правоотношения по поводу выполнения работ имеют свой механизм регламентирования перемещений и направления сотрудников в другую местность для выполнения работы, и не входят в понятие «служебная командировка».

Закон содержит требование об обязательности командировки для сотрудника, отказ от поездки без веских оснований признается нарушением трудовой дисциплины и влечет ответственность.

Однако, некоторые категории сотрудников освобождены от поездок в командировки или могут быть направлены в командировки только выразив свое письменное согласие. Такие ограничения действуют в отношении сотрудников в период их беременности, воспитания детей, или связаны с возрастом работника.

Поездки работников, суть работы которых состоит в разъездах, не признаются служебными командировками и оплачиваются по другим нормативам.

Виды расходов, связанных с командировкой

Поездка сотрудника по указанию работодателя, связанная с исполнением возложенного служебного поручения, предусматривает такие виды расходов:

  • на жилое помещение. Имеется ввиду наем той жилплощади, в которой работник будет проживать во время командировки. Работник может снять комнату, квартиру, или номер в гостинице. Такой вид расходов не предусмотрен, если между работником и организацией заключен договор о предоставлении бесплатного жилья на время командировки.
  • На проезд к месту исполнения поручения и обратно. Трудовое законодательство устанавливает возможность работника добираться до места исполнения поручения железной дорогой, водным транспортом, автомобильным транспортом, авиатранспортом. В рассматриваемый вид расходов включается размер стоимости и оформления проездных билетов.
  • На выплату суточных. Сюда относятся расходы, связанные с проживанием работника в командировке, не относящиеся к расходам на проезд и найм жилого помещения. Размер суточных определяется соглашением между работником и организацией. Налоговое законодательство допускает выплату суточных в размере 700 рублей в пределах РФ, не облагая их налогом, если суточные больше указанной суммы, она облагается НДФЛ.
Читайте также:  Договор возмездного оказания услуг по размещению рекламы в сети Интернет - бланк 2022

В случае направления сотрудника в заграничную командировку, работодатель, кроме рассмотренных видов расходов, оплачивает подготовку документов работника, разрешающих выезд в другую страну, страхование для выезда в иностранное государство, провоз работником багажа, телефонные переговоры.

Порядок возмещения расходов

Организация, перед направлением работника в поездку, издает специальный приказ, на основании которого выделяется аванс в определенной сумме. Она может быть переведена на банковский счет работника, или выдана наличными средствами. После возвращения из поездки работник обязан отчитаться перед работодателем и предоставить информацию о тратах, с полным пакетом подтверждающих расходы документов.

Работодатель внутренними нормативными актами устанавливает порядок возмещения сотруднику расходов, связанных с командировкой. Организация может устанавливать особые требования к порядку возмещения расходов, если это не ухудшает положение работника. По общему правилу возмещение происходит в таком порядке:

  • расходы на жилье возмещаются работнику в полном размере, если работник предоставит документы, подтверждающие расходы.
  • Расходы на проезд возмещаются полностью, при условии подтверждения трат документами. При этом закон предусматривает проезд в купе поезда, в эконом-классе самолета, в каюте пятого класса на морском судне и второго на речном, в автотранспорте общего вида.
  • Суточные начисляются и выплачиваются за каждый день нахождения в служебной командировке. Выходные и праздничные дни тоже учитываются и оплачиваются. Работодатель обязан оплатить дни, которые работник проводит в пути к месту командировки и обратно. Если работник вынужденно делает остановку в пути, оплачиваются и дни остановки.

При однодневной командировке, связанной с перемещением на территории РФ суточные выплаты не предусмотрены, однако, работодателю не запрещено назначить их по своему усмотрению. Если выезд осуществлялся за пределы РФ, работнику полагается выплата половины суммы, действующей в отношении заграничных командировок.

Размеры возмещения расходов

Для работников государственных организаций Постановлением Правительства о возмещении расходов, связанных со служебными командировками, предусмотрены такие суммы возмещения:

  • расходы, связанные с наймом жилья – в размере потраченной суммы, но не больше 550 рублей, при условии подтверждения трат документами, если работник не предоставил подтверждающую документацию, ему начисляется 12 рублей.
  • Расходы, связанные с проездом – в размере фактически потраченной суммы, но не больше, чем стоят проездные документы. Если работник не может предоставить документы, связанные с транспортными расходами, ему оплачивается минимальная стоимость проезда в плацкарте, или в каюте десятого типа на морском транспорте и третьего на речном, или в общественном автобусе.
  • Суточные расходы выплачиваются в размере 100 рублей каждый день командировки.

В организации, не относящейся к государственной, размер суточных выплат устанавливается местными нормативными актами.

Какие расходы не подлежат возмещению

Приведенный список расходов, по мнению Министерства Финансов РФ, является закрытым. Исходя из этого любые расходы работника, не связанные со съемом жилья, проездом до места командировки и обратно, и превышающие установленную соглашением сумму суточных выплат, не возмещаются.

Например, работодатель не обязан оплачивать поездки работника на такси, или другом транспорте в месте командирования, посещение работником развлекательных заведений, телефонные переговоры, не связанные с рабочей деятельностью. Тем не менее, работодателю закон не возбраняет оплачивать любые расходы работника, находящегося в командировке, если об этом заключено соглашение.

Автор статьи

Кузнецов Федор Николаевич

Кузнецов Федор Николаевич

Опыт работы в юридической сфере более 15 лет; Специализация – разрешение семейных споров, наследство, сделки с имуществом, споры о правах потребителей, уголовные дела, арбитражные процессы.

Дополнительные (суточные) и иные расходы в командировке: их содержание и условия выплат

Дополнительные (суточные) и иные расходы в командировке: их содержание и условия выплат

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Разъясните, что представляют собой дополнительные расходы (суточные). Это расходы на организацию питания или какие-либо иные бытовые расходы работника?

Исходя из норм ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Согласно ст. 164 ТК РФ компенсациями являются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

При направлении работника в служебную командировку размеры и порядок возмещения расходов, с ним связанных, определяются в зависимости от уровня бюджета бюджетной системы РФ, из которого финансируется учреждение:

  • работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, расходы возмещаются в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства РФ – Постановлением № 729 [1] при служебных командировках на территории РФ в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке, Постановлением № 812 [2] при служебных командировках на территории иностранных государств в зависимости от страны пребывания и категории работников;
  • работникам государственных учреждений субъектов РФ и муниципальных учреждений расходы возмещаются в соответствии с нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. При этом, как правило, нормативные документы органов государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления разрабатываются на основе нормативных правовых актов Правительства РФ, установленных для федеральных учреждений. При отсутствии такого документа расходы возмещаются в соответствии с правилами, установленными на федеральном уровне.

Согласно абз. 4 ч. 1 ст. 168 ТК РФ суточные расходы представляют собой дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, возмещаемые работодателем в случае направления работника в служебную командировку в обязательном порядке.

Возмещение расходов на оплату питания командированным работникам трудовым законодательством прямо не предусмотрено. Например, в аналогичном случае Минтруд в Письме от 11.03.2014 № 17-3/В-100 в отношении дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие) работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, оговоренных в ст. 168.1 ТК РФ, указал, что оплата организацией питания работников не предусмотрена положениями данной статьи ТК РФ.

В силу абз. 3 п. 11, п. 25 Положения о служебных командировках [3] работодатель обязан выплатить работнику суточные:

  • за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни;
  • за дни, проведенные в пути, в том числе за время вынужденной остановки;
  • в период временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

В соответствии с положениями ТК РФ выплата суточных не относится к расходам на организацию питания работника, направленного в служебную командировку.

Для расчета суточных необходимо определить продолжительность командировки, которая определяется работодателем и зависит от объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Срок командировки определяется на основании абз. 2 п. 4 Положения о служебных командировках со дня выезда работника в командировку от места постоянной работы командированного (дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства) по день приезда из нее (дата прибытия транспортного средства в указанное место).

При однодневных командировках:

  • в пределах России суточные работнику не выплачиваются, так как он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения о служебных командировках);
  • на территорию иностранного государства суточные выплачиваются в размере 50% от суммы суточных для заграничных командировок, определенной в локальном нормативном акте соответственно исполнительного органа субъекта РФ, муниципального образования (п. 20 Положения о служебных командировках).

Напомним: в п. 3 Постановления № 729 сказано, что расходы, на оплату суточных в размере свыше установленных 100 руб. возмещаются федеральными государственными учреждениями за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств и плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения.

Вопрос:

Обязаны ли работодатель компенсировать расходы командированного работника на питание, например в случае, когда стоимость завтрака включена в цену проживания в гостинице или стоимость питания включена в цену авиабилета?

В настоящее время, как правило, цена номера за сутки в гостинице включает стоимость завтрака (подтверждается данными прайс-листа гостиницы), а также стоимость проезда в поезде или перелета в самолете включает стоимость питания на борту самолета или в поезде; такие расходы включаются в документально подтвержденную стоимость проезда и проживания в командировке работника соответственно, если стоимость питания не выделена отдельной строкой.

Вопрос:

В соответствии с п. 26 Положения о служебных командировках работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, к которому прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

При этом понятие иные расходы ТК РФ не содержит.

Какие иные расходы обязан возместить работодатель командированному сотруднику?

В соответствии с п. 23 Положения о служебных командировках работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

  • расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные обязательные платежи и сборы.

Кроме того, учреждением работнику возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой, подлежащие компенсации в соответствии с порядком, установленным нормативно-правовыми актами исполнительных органов власти субъекта РФ, органа местного самоуправления, при наличии подтверждающих документов (чеков ККТ, квитанций), в том числе:

  • расходы в виде штрафов за возврат билетов транспортной организации, если такой возврат был связан с отменой (переносом) по уважительным причинам поездки в место командировки;
  • расходы на уплату курортного сбора в местах, установленных Правительством РФ;
  • иные расходы, которые производятся командированным работником во исполнение требований законодательства.

Прочие расходы (расходы на связь и т. п.) работодатель вправе возмещать по своему усмотрению в пределах бюджетной сметы получателя бюджетных средств и плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения, если иное не установлено нормативно-правовыми актами исполнительных органов власти субъекта РФ, органа местного самоуправления.

[1] Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений».

Читайте также:  Яр-Сале - адреса и контакты отделений пенсионного фонда на сегодня

[2] Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений».

[3] Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере, №4, 2019 год

Командировочные расходы: что это такое, порядок и сроки возмещения

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

  • распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
  • заказать звонок оператора и т.п.,
  • посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Направляя сотрудника в командировку, организация гарантирует ему сохранение должности и среднего заработка. Кроме того, она должна компенсировать расходы, связанные с деловой поездкой: эта норма регулируется ст. 167 ТК РФ.

Что такое суточные и чем они отличаются от командировочных

Разберемся в терминах:

  • Командировочные предназначены для оплаты базовых потребностей: проживания и проезда. За эти расходы работник должен отчитаться и подтвердить их документально (подойдут квитанции из отеля и чеки об оплате транспорта).
  • Суточные нужны, чтобы компенсировать дополнительные траты: сюда относятся любые платежи, не согласованные с работодателем заранее. Сотрудник может распоряжаться суточными по своему усмотрению — сдавать по ним бухгалтерские отчеты не нужно.

Законом установлено, что возмещение расходов должно производиться авансом. На это прямо указывает Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. И хотя единых правил о сроках выплаты не существует, компания может установить их самостоятельно и закрепить во внутренних актах. Например, в положении о командировках допустимо указать не только период, но и конкретный способ зачисления аванса: наличными или переводом на банковскую карту.

Важно помнить, что суточные положены сотруднику за каждый день пребывания в деловой поездке — включая праздники и выходные дни.

Если работник живет недалеко от города командирования и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, выплата суточных не предусмотрена. Целесообразность такого возвращения определяется работодателем в индивидуальном порядке и может зависеть от транспортных условий и характера работы.

Как отчитаться об использовании суточных в командировке

Согласно п. 3 ст. 217 НКРФ, суточные расходы не требуют документального подтверждения — в отличие от командировочных. Соответственно, работник вообще не должен аргументировать второстепенные траты, который совершил во время деловой поездки.

Однако суточные придется включить в авансовый отчёт — это понадобится, чтобы обосновать затраты на командировку в налоговом и бухгалтерском учётах.

Размер суточных в командировках по России и за границу

Законом размер суточных не ограничен (исключение — служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяют этот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах — например, в коллективном договоре.

Рекомендуем учитывать, что п. 1 ст. 217 НК РФ предусматривает максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. А именно:

  • до 700 ₽ за каждый день командировки на территории России
  • до 2500 ₽ за каждый день командировки в других странах

Также приводим статьи расходов, которые организация обязана возместить в случае зарубежной командировки:

  • оформление виз и загранпаспорта
  • консульские и аэропортовые сборы
  • оплата въезда или транзита для автотранспорта
  • оформление страхового медицинского полиса
  • другие обязательные платежи

Отличия для бюджетных и коммерческих организаций

Как было сказано выше, коммерческая структура вправе сама нормировать суточные и определять сумму, начисляемую работникам.

Единый порядок для федеральных учреждений назначен Правительством (постановление от 02.10.2002 №729) и составляет 100 ₽ за каждый день пребывания в командировке. Суточные в увеличенном объеме положены руководителю только в том случае, когда деятельность компании определена как приносящая доход, либо за счет экономии средств из бюджета.

Выплата суточных за дни, проведенные в дороге

Согласно абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, работодатель компенсирует расходы за каждый из следующих периодов:

  • за все будние дни в командировке
  • за выходные и государственные праздники
  • за дни, на которые целиком или частично выпала дорога к месту командирования и обратно, сюда же относятся периоды вынужденных остановок

Предположим, сотрудник отправился в деловую поездку в воскресенье, а вернулся в следующую субботу. В этом случае ему положены суточные за семь дней — пять будних и два выходных.

Нормы суточных в 2022 году

На сегодняшний день процедура расчета суточных остается без изменений по сравнению с прошлым годом.

Однако стоит отметить, что недавно было введено новое понятие: курортный сбор. Теперь работникам, которые в соответствии со своими должностными обязанностями находятся на территории «курортных» регионов РФ более суток, выплачивается дополнительная компенсация.

Считают сбор по следующей формуле:

Количество дней проживания, за исключением дня заезда
×
размер курортного сбора

Порядок возмещения командированному этой суммы разъясняется в Письме Минфина России от 16.07.2018 N 23-01-06/49454.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Туту Командировки — удобный и прозрачный сервис организации служебных поездок. Подробнее

Как правильно оплатить командировку сотруднику

Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

Оплата сотруднику командировки

Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Выезд в другие города, регионы и страны является для них неотъемлемой частью эффективного производственного процесса.

Командировки могут быть вызваны необходимостью личного участия в деловых переговорах, обмене опытом, заключении сделок и т.д.

Как только руководство компании принимает решение о командировке кого-либо из сотрудников, бухгалтерия предприятия озадачивается целым рядом вопросов, в частности, о том, как правильно оформить, посчитать и провести служебную командировку. В данной статье мы подробно поговорим о служебных командировках, их порядке и расчете.

Кстати, быстро рассчитать сам размер командировочных вам поможет наш специальный калькулятор.

Что считается служебной командировкой

Понятие служебной командировки расшифровывается довольно просто: это отъезд работника по распоряжению начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо поручений на строго определенный срок.

При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п.

Кроме того, организация обязана возместить все расходы, связанные с командировкой.

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.

В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.

Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.

Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья?
Посмотреть ответ

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

    суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.

После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

Оплата командировочных

Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

    Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку. Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;

Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!

Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

Особенности выплаты командировочных

В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.

    Доплата до среднего оклада. Иногда происходит так, что при вычислении командировочных, итоговая сумма, которую получает на руки командированный сотрудник, существенно меньше той, что он получил бы, находясь на своем рабочем месте, без отъезда. В этом случае руководство предприятия вправе разрешить бухгалтерии доплатить ему командировочные до фактической заработной платы.

Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.

В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.

Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.

Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности. Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации.

Ссылка на основную публикацию