Как вносить изменения в график отпусков

Как правильно внести изменения в график отпусков

Составление расписания отпусков вменено в обязанность каждой организации. Обычно его разрабатывают загодя: за 2 недели до наступления следующего календарного года и утверждают приказом начальника. Согласно нормам ст. 123 ТК РФ, соблюдение графика отпусков – обязательно для нанимателя и работника. В связи с этим у многих специалистов кадровой службы возникает вопрос: разрешено ли внесение изменений в график отпусков, какие именно документы необходимо подготовить в этом случае? Как вносить изменения в график при переносе отпуска? Как корректировать график при приеме нового сотрудника? Давайте разбираться.

  • важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
  • переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
  • внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
  • внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
  • срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
  • болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).

Как внести изменения в график отпусков: образец приказа

Составление ежегодного графика отпусков — обязательная процедура для работодателя. Однако это не значит, что график останется в «первозданном» виде на протяжении всего года. Разберемся, в каких ситуациях нужно внести изменения в уже утвержденный график отпусков и как это сделать.

  • По желанию работника.

Пример при переносе в связи с больничным, досрочным отзывом

Если причиной изменений выступает перенос отпуска в связи с временной нетрудоспособностью во время отдыха, то следует получить от работника заявление о том, что он хочет именно перенести даты, а не продлить их.

Далее согласовываются сторонами даты и оформляется приказ. Распоряжение служит для кадровика основанием для изменения графика.

Пример изменения графика при переносе в связи с больничным:

Если работник досрочно вызван на работу до окончания отпускного периода (это возможно только с согласия отпускника), то неотгулянная часть предоставляется в выбранное сотрудником время.

При этом оформляется заявление о согласии на отзыв, где указываются сроки переноса.

Работодатель также оформляет приказ, а кадровый специалист корректирует график.

Пример изменения в связи с досрочным отзывом на работу:

При этом оформляется заявление о согласии на отзыв, где указываются сроки переноса.

Нужно ли хранить график отпусков за прошлый год?

Согласно ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, график отпусков подлежит хранению в организации в течение одного года. Исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 указанного Перечня). Следовательно, график отпусков на 2019 год, который закончит свое действие 31 декабря 2019 года, следует хранить весь 2020 год, а график отпусков на 2020 год – до конца 2021 года.

Согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Следовательно, обязанность отслеживать график отпусков лежит на работодателе (отделе кадров, службе персонала и т. п.). Именно он должен заблаговременно напомнить работнику о запланированном отпуске, уведомив его об этом в письменной форме под роспись. Причем речь идет именно об уведомлении (или извещении), а не о получении согласия от работника. Для оформления отпуска по графику достаточно оформления отделом кадров приказа о предоставлении отпуска, дополнительного заявления работника не требуется.

Читайте также:  Выплаты пенсий на карту Сбербанка: преимущества, график

Отзыв из отпуска

На любом предприятии может возникнуть ситуация, которая потребует от работодателя вызвать на работу отдыхающего работника (ст. 125 ТК РФ). Этого нельзя сделать без его письменного согласия на выход на работу. В форму Т-7 нужно внести новые данные: в графе 8 указать номер приказа, на основании которого работник прервал свой отпуск, в графе 9 — новые даты отпуска, графе 10 указывают причину и дату отзыва работника.

Как правильно отозвать работника из отпуска, читайте в ст. «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

Неиспользованные дни отдыха работник может взять в любое время в течение текущего или следующего рабочего года.

Работник может отказаться от выхода на работу из отпуска, и работодатель не имеет права его за это наказать.

Работодатель не может отозвать из отпуска беременных женщин, людей, работающих на вредных и опасных производствах, работников, не достигших 18 лет.

Их выход на работу будет рассматриваться как нарушение, даже в том случае, если работники сами захотят выйти на работу и дадут на это письменное согласие.


На любом предприятии может возникнуть ситуация, которая потребует от работодателя вызвать на работу отдыхающего работника (ст. 125 ТК РФ). Этого нельзя сделать без его письменного согласия на выход на работу. В форму Т-7 нужно внести новые данные: в графе 8 указать номер приказа, на основании которого работник прервал свой отпуск, в графе 9 — новые даты отпуска, графе 10 указывают причину и дату отзыва работника.

Как правильно внести изменения в график отпусков и на каком основании допускается внесение изменений в график?

Трудовой кодекс закрепляет за каждым работодателем обязанность по утверждению графика ухода в отпуск сотрудников на следующий календарный год.

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

Внесение изменений в график отпусков допускается действующим законодательством. Инициатива о внесении правок может исходить как от работодателя, так и от сотрудника.

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

Как выполнить внесение изменений в график отпусков?

График предоставления отпусков обладает рядом особенностей:

Прием нового сотрудника

Необходимо ли изменение графика отпусков при приеме нового сотрудника? В случае трудоустройства нового сотрудника после начала календарного года, он по объективным причинам не будет указан в графике отпусков. Нужно ли вносить изменения в график при таких обстоятельствах? Закон не предусматривает обязанности указывать данные о времени отдыха гражданина, принятого на работу в течение календарного года.

Предоставление положенного отпуска будет осуществляться на основании заявление нового работника.

При подготовке графика отпусков на следующий календарный год информация от такого сотрудника будет учитываться на общих основаниях. Внесение изменений может понадобиться, если время отпуска работников совпадает.

Предоставление положенного отпуска будет осуществляться на основании заявление нового работника.

Как составляется документ?

При его составлении все пожелания работников работодатель учесть не может и не должен.

К таким категориям работников относятся:

  • сотрудницы, у которых есть двое и более детей возрастом до 12 лет;
  • работники, чьи жёны в отпуске по беременности и родам;
  • совместители, так как отпуск им должен быть предоставлен в то же время, что и на основном месте работы;
  • работники, не достигшие 18 лет;
  • почётные доноры;
  • супруги военнослужащих;
  • чернобыльцы.
Читайте также:  Договор купли продажи крупного рогатого скота образец

Приказ для утверждения графика не требуется, достаточно подписи руководителя, но он может издать приказ на подготовку такого графика.

В нём отдаётся распоряжение всем руководителям отделов подготовить информацию о существовании категорий работников, чьи пожелания должны быть обязательно учтены, и кого ознакомить с данным приказом.

  1. В самом верху указываются наименование и коды организации.
  2. Далее идёт название документа, его номер, дата составления, на какой год составляется.
  3. Следующая графа будет содержать подпись руководителя с расшифровкой и датой утверждения нового графика.
  4. Таблица.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2020 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2019 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

  • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Как происходит перенос по просьбе работника?

Как быть, если сотрудник захотел перенести отпуск на другое время? Если сотрудник хочет перенести отпуск на другое время, изменения производятся так:

  1. Работник подаёт заявление руководителю организации.
  2. Руководитель ставит визу «Согласен» или «Не согласен». В том случае, если работник не относится к категории тех, кто может сам выбирать время для отпуска, несогласия достаточно, и никаких действий дальше не происходит.
  3. Если согласие получено, работодатель готовит приказ об изменении графика.
  4. Содержание этого документа доводится под роспись до работника.
  5. Отдел кадров вносит изменения. В форме Т-7 заполняется восьмая графа (основание для изменения – в данном случае приказ) и девятая (новое время отпуска). При необходимости в десятой графе указываются примечания.
  6. С изменениями знакомится работник. Согласно ч. 3 ст. 123 ТК РФ, это должно происходить не позднее, чем за две недели до нового времени отпуска.
  • Скачать бланк заявления на перенос отпуска
  • Скачать образец заявления работника о переносе отпуска и включение изменений в график отпусков
  • Скачать образец приказа о переносе отпуска

Правила оформления и внесение изменений в документ по Т-7, зависят от причины, по которой происходит корректирование документа.

Ошибка № 2: указываются не все отпуска

Напомним, что график отпусков содержит информацию о ежегодном оплачиваемом отпуске, который, в свою очередь, состоит из основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отпусков. Наибольшее количество вопросов связано с ежегодным дополнительным отпуском за вредные условия труда. В соответствии со ст. 117 ТК РФ он предоставляется по результатам специальной оценки условий труда, проведенной согласно Закону № 426-ФЗ[1]. Минимальная продолжительность такого отпуска – семь календарных дней.

Читайте также:  Возврат купальника в магазин по законодательству РФ

Такой отпуск должен быть отражен в графике. Если предприятие использует форму графика Т-7[2], для этого в графе 6 данной формы отражается только дата начала отпуска, а дата окончания будет определена лишь ко дню составления приказа о предоставлении отпуска. В графе 5 графика отпусков необходимо отразить количество календарных дней отпуска – оно определяется путем сложения количества дней основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отпусков. Например, сотруднику полагается 30 календарных дней основного оплачиваемого отпуска и 7 календарных дней дополнительного, значит, в графе 5 нужно написать «37».

На основании ст. 122, 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. Тогда отпуск должен быть использован в течение 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется.

Порядок учета мнения профсоюза определен ст. 372 ТК РФ. В частности, в выборный орган первичной профсоюзной организации направляется проект графика. Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.

Причины для переноса отпуска

График отпусков — обязательный документ на предприятии. Его заполняют в начале нового года либо в конце старого с учетом очередности периодов отдыха работников. Об этом говорится в ст. 123 ТК РФ. Можно использовать унифицированную форму Т-7, которую закрепил Госкомстат постановлением от 5 января 2004 г. №1. Также организация вправе применять форму, разработанную самостоятельно.

Основаниями для переноса отпуска могут быть следующие (ст. 124 ТК РФ):

  • больничный лист сотрудника;
  • принятие на работу сотрудников после издания графика отпусков;
  • работник передумал идти в отпуск в зафиксированные в графике сроки;
  • требование организации по причине каких-либо важных событий (проверки, производственная необходимость), но только с согласия самого работника;
  • нарушение даты выплаты отпускных.

Как правило, самостоятельный приказ о внесении изменений в график отпусков не издают, эта часть фиксируется вместе с фактом переноса отпуска сотрудника.

В каких случаях и как по закону внести изменения в график отпусков – варианты и внесения корректировок в форму Т-7

График отпусков – это документ, составляемый организациями работодателями с целью распределения времени отдыха персонала в течение следующего года.

Документ утверждается приказом и является строго обязательным к соблюдению всеми сторонами трудовых отношений. Что делать, если в течение года необходимо внести какие-либо изменения, возможно ли корректировать форму Т-7?

Документ утверждается приказом и является строго обязательным к соблюдению всеми сторонами трудовых отношений. Что делать, если в течение года необходимо внести какие-либо изменения, возможно ли корректировать форму Т-7?

Прием нового сотрудника

Если на протяжении календарного года в организацию приняты на работу новые сотрудники, изменять график отпусков нет необходимости.

Во многом это связано с тем, что работодатель имеет полное право предоставить положенные дни отпуска в любое время после непрерывной 6-месячной работы. Дополнительным условием для предоставления отпуска принято считать отсутствие ущерба для организации.

Если же руководство компании принимает решение зафиксировать этот процесс документально, тогда достаточно будет сформировать дополнительное приложение к утвержденному графику отпусков.

Причем в графе «Примечания» необходимо в обязательном порядке указывать период принятия на работу нового сотрудника.

Более того, для корректировки его персональной документации, необходимо будет составить соответствующее заявление.

Добавить комментарий