Как отразить в бухучете расходы на бесплатное питание сотрудников?

Бесплатное питание для работников: отражаем в бухгалтерском и налоговом учете

В расширенный социальный пакет от работодателя нередко входит предоставление бесплатного питания своим работникам. Обычно работодатель участвует в оплате питания по собственной инициативе, закрепив соответствующее условие в трудовых или коллективном договорах. Рассмотрим учет и налогообложение таких операций.

Питание сотрудников можно организовать следующими способами:

– заказ услуг общественного питания на стороне через выдачу талонов на питание или с доставкой обедов в офис организации-заказчика;

– организация питания работников в столовой (кафе, ресторане) на территории организации общественного питания;

– создание собственной столовой, в которой работникам предоставляются бесплатные обеды;

– организация “шведского стола”;

– выплата денежной компенсации работникам на питание.

Бесплатное питание может предоставляться на основании приказа руководителя или же соответствующий пункт можно включить в трудовой договор.

Выдача талонов

Часто компании приобретают у организаций, оказывающей услуги общественного питания (столовых) талоны и бесплатно выдают их сотрудникам. При этом данная обязанность работодателя перед работником может быть отражена в трудовых договорах, либо в коллективных договорах.

По факту выдачи бесплатных талонов у работников не возникает дохода – они еще не получили в обмен на них товары (услуги). При этом талоны не именные – значит, после предъявления их к оплате контрагентом невозможно определить, кто именно из работников получил доход, а кто не воспользовался талонами (Определение ВАС РФ от 09.12.2013 N ВАС-17206/13). На основании этих аргументов не возникает база по НДФЛ и страховым взносам.

В коллективных договорах, очень часто выдачу бесплатных талонов закрепляют, как выплаты в качестве меры социального характера, на прямую не связанную с оплатой труда. В таких случаях, сам факт того, что между организацией и работником имеются трудовые отношения, не свидетельствует о том, что все выплаты, производимые в пользу работников, являются составной частью оплаты их труда. Поэтому, выплаты, которые по своему назначению носят социальный характер, не предусмотренные в трудовом договоре и не зависящие от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, не должны признаваться вознаграждением за труд (стимулирующими или компенсационными выплатами), и, следовательно, не должны облагаться страховыми взносами.

Верховный Суд РФ в Определении от 03.02.2015 N 307-КГ14-5770 по делу N А56-71503/2013 сделал аналогичный вывод, указав, что стоимость талонов на питание, выдаваемых обществом своим работникам, не была оговорена в трудовых договорах, не является стимулирующей или компенсирующей выплатой, вознаграждением, элементами оплаты труда, сумма стоимости питания работника согласовывалась обществом исключительно с организацией, оказывающей услуги питания, работник, получая талон от общества, получал только возможность воспользоваться услугой на бесплатное питание.

Поэтому в силу ст. ст. 129, 146, 147, 164 ТК РФ, ч. 1 ст. 7, ч. 1 ст. 8 Закона N 212-ФЗ установленная обществом компенсация на питание работников является мерой социального характера и не подлежит включению в расчетную базу для начисления страховых взносов.

Аналогичный вывод сделал Арбитражный суд Центрального округа в Постановлении от 19.11.2014 по делу N А64-1222/2014.

Вместе с этим, обращаем ваше внимание на то, что позиция Минздравсоцразвития России диаметрально противоположная. В своих Письмах от 05.08.2010 N 2519-19, от 19.05.2010 N 1239-19 ведомство считает, что оплата стоимости питания работников подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Шведский стол

Поскольку НДФЛ является персонифицированным налогом и рассчитывается индивидуально по каждому работнику исходя из его дохода, посчитать, сколько съел каждый работник за шведским столом, практически нереально, поэтому начислить и удержать НДФЛ нет возможности. Такое мнение было высказано Минфином России в письме от 06.03.2013 N 03-04-06/6715.

По той же логике рассуждает Минтруд России в письме от 24.05.2013 N 14-1-1061 на вопрос плательщика об обложении страховыми взносами оплату проведения корпоративных мероприятий, включая шведский стол: «Расходы организации на проведение корпоративных мероприятий по случаю праздников не являются адресными выплатами в пользу конкретных работников, сумма оплаты организацией данных мероприятий не признается объектом обложения страховыми взносами».

При этом если предоставление питания предусмотрено в коллективном или индивидуальном трудовом договоре в определенном стоимостном размере, сумма дохода по каждому работнику, исчисленная с учетом данных табелей учета рабочего времени, подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Расходы компании на оплату питания по системе “шведский стол” можно учесть при расчете налога на прибыль при условии, что его предоставление предусмотрено коллективным или трудовым договором. В этом случае потраченные деньги являются расходами на оплату труда (п. 4 ст. 255 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.12.2014 N 03-03-06/1/61204). Тот факт, что фактический доход каждого работника определить невозможно, значения не имеет (Постановление ФАС Московского округа от 06.04.2012 N А40-65744/11-90-285).

При условии, что предоставление питания работнику прописано в коллективном или трудовых договорах стоимость продуктов, переданных работнику по системе шведского стола, НДС не облагается. В данном случае предоставление питания работникам не расценивается как безвозмездная передача, которая подлежит обложению НДС.

Есть еще аргументы в пользу того чтобы не платить НДС со «шведского стола».
Согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 Налогового кодекса РФ объектом налогообложения по НДС признаются операции по реализации товаров (работ, услуг), а также передача имущественных прав.
В соответствии с п. 1 ст. 39 НК РФ реализацией товаров, работ, услуг признается соответственно передача на возмездной основе права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, а в случаях, предусмотренных НК РФ, передача права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, оказание услуг одним лицом другому лицу – на безвозмездной основе.
В связи с этим при предоставлении работникам организации, персонификация которых не осуществляется, указан-ных продуктов питания объекта налогообложения по НДС не возникает. Данная позиция подтверждается разъясне-ниями Минфина России (Письма Минфина России от 06.03.2015 N 03-07-11/12142, от 13.12.2012 N 03-07-07/133).
При этом следует отметить, что ВАС РФ также высказывал аналогичное мнение. В Определении ВАС РФ от 15.12.2011 N ВАС-14312/11 судьи посчитали незаконным начисление НДС при организации питания по принципу “шведский стол”. Однако в отличие от Минфина России высшие арбитры отсутствие объекта налогообложения по НДС обосновали тем, что налогоплательщик документально подтвердил и обосновал затраты на приобретение продуктов питания, а также подтвердил факт использования продуктов питания в производственной деятельности.
Следует заметить, что в более ранних своих разъяснениях Минфин России полагал, что “шведский стол” облагается НДС (Письмо Минфина России от 05.07.2007 N 03
-07-11/212).

Собственная столовая

С точки зрения налога на прибыль важно определить, кого обслуживает столовая. По общему правилу организации, в состав которых входят объекты обслуживающих производств и хозяйств, определяют базу по налогу на прибыль в отношении деятельности таких объектов отдельно от налоговой базы по иным видам деятельности (ст. 275.1 НК РФ). К обслуживающим производствам и хозяйствам в целях налогообложения прибыли относятся в том числе объекты, оказывающие услуги как своим работникам, так и сторонним лицам.

Если столовая предоставляет бесплатные обеды и никто, кроме штатных работников, не пользуется ее услугами, она не может рассматриваться в качестве объекта обслуживающих производств и хозяйств. В этом случае затраты на содержание помещений столовой можно учесть в составе прочих расходов (пп. 48 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 27.06.2014 N 03-03-06/1/30947) как расходы на содержание объектов общественного питания, обслуживающих трудовые коллективы, если подобные расходы не учитываются в соответствии со ст. 275.1 НК РФ. Можно списать амортизацию оборудования, а заработную плату работников столовой учесть, как расходы на оплату труда.

Если ведется персонифицированный учет продуктов и напитков, потраченные на эти цели деньги отражаются как расходы на оплату труда. На них необходимо начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ (Постановление ФАС Московского округа от 14.03.2013 по делу N А41-33151/11).

Налоговые органы считают, что если компания предоставляет работникам бесплатное питание в своей столовой, данная услуга является безвозмездной передачей имущества. Соответственно, необходимо начислять НДС. Такого мнения придерживается налоговики в письмо УФНС России по г. Москве от 03.03.2010 N 16-15/22410.

Облагая НДС по реализации услуг по предоставлению питания через столовую не забудьте про “входной” НДС – он принимается к вычету на общих основаниях (Письмо Минфина России от 11.02.2014 N 03-04-05/5487). Причем вычет будет правомерен как по бесплатному питанию, так и по кухонному оборудованию, посуде и иным предметам, которые организация использует в столовой.

Выдача молока и лечебно-профилактического питания

Бесплатная выдача на работах с вредными условиями труда молока или других равноценных пищевых продуктов, а на работах с особо вредными условиями труда – лечебно-профилактического питания является обязанностью организации-работодателя (ст. 222 ТК РФ). Это компенсации и льготы за вредные условия труда. Работник может получать либо только молоко (или равноценные продукты), либо лечебно-профилактическое питание – и то и другое одновременно выдавать нельзя. Бесплатное питание предусмотрено законом лишь для отдельных категорий персонала. Перечень этих профессий, должностей и производств определен Приказом Минздравсоцразвития России от 16.02.2009 N 46н.

Если бесплатная выдача молока и лечебно-профилактического питания осуществляется в пределах установленных норм, на нее не начисляются НДФЛ (п. 3 ст. 212 НК РФ), страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ), страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Вредные условия труда на рабочих местах должны быть подтверждены результатами специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест) (ст. 212 ТК РФ, Письмо Минфина России от 31.03.2014 N 03-03-РЗ/13985).

По общему правилу специальную оценку условий труда необходимо проводить не реже чем один раз в пять лет. Если рабочее место было аттестовано, то специальную оценку можно назначить через пять лет после завершения аттестации.

Отражаем в бухгалтерском учете

Если предоставление работникам бесплатного питания предусмотрено трудовым (коллективным) договором, то записи будут следующими:

Д-т сч. 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” К-т сч. 51 “Расчетные счета” – проведена оплата стоимости питания согласно выставленному счету;

Д-т сч. 20, 25, 26 К-т сч. 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” – стоимость питания сотрудников включена в затраты организации;

Д-т сч. 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” К-т сч. 68 “Расчеты по налогам и сборам”, субсч. “Налог на доходы физических лиц” – удержан НДФЛ с общей суммы доходов работников;

Д-т сч. 20, 25, 26 К-т сч. 69 “Расчеты по социальному страхованию и обеспечению”/по субсчетам – начислены страховые взносы в государственные внебюджетные фонды со стоимости бесплатных обедов.

Если предоставление работникам бесплатного питания не предусмотрено коллективным (трудовыми) договором, в бухгалтерском учете данные расходы признаются в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).

При наличии у организации собственной столовой, которая бесплатно предоставляет питание работникам, производятся следующие записи:

Д-т сч. 29 “Обслуживающие производства и хозяйства” К-т сч. 02 “Амортизация основных средств” (10 “Материалы”, 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”) – отражены затраты по оказанию услуг питания работникам;

Д-т сч. 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” К-т сч. 90 “Продажи” – отражена передача продукции столовой в счет оплаты труда;

Д-т сч. 90 “Продажи”, субсч. 3 “Налог на добавленную стоимость”, К-т сч. 68 “Расчеты по налогам и сборам” – начислен НДС со стоимости оказанных столовой услуг исходя из рыночных цен;

Д-т сч. 90 “Продажи” К-т сч. 29 “Обслуживающие производства и хозяйства” – списана себестоимость переданного работникам питания.

Компенсация затрат на питание:

1. Если компенсация затрат на питание предусмотрена трудовым договором, то она включается в расходы на оплату труда и учитывается при начислении заработной платы. Причем независимо от того, будет ли выплата включена в заработную плату или учтена отдельно, записи должны быть аналогичны записям по начислению заработной платы. Когда компенсация расходов на питание предусмотрена договором, можно использовать счет 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”.

2. Если компенсация затрат на питание не предусмотрена трудовым договором, то можно использовать счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, который предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами. В бухгалтерском учете производятся записи:

Д-т сч. 91 “Прочие доходы и расходы” субсч. 2 “Прочие расходы” К-т сч. 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” субсч. “Компенсация затрат на питание” – отражен прочий расход, не принимаемый в целях налогообложения прибыли;

Д-т сч. 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” субсч. “Компенсация затрат на питание” К-т сч. 50 “Касса” – выплачена сумма компенсации стоимости питания;

Д-т сч. 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” субсч. “Компенсация затрат на питание” К-т сч. 68 “Расчеты по налогам и сборам” субсч. “Налог на доходы физических лиц” удержан НДФЛ, рассчитанный с выплаты.

Бесплатные обеды для сотрудников: нюансы налогового и бухгалтерского учета

Сейчас многие компании предоставляют сотрудникам помимо зарплаты так называемый социальный пакет, куда входят бесплатные обеды. Отражение стоимости питания в налоговом и бухгалтерском учете зависит от внутренних локальных документов предприятия. Мы проанализировали варианты, которые чаще всего встречаются на практике.

Обеды предусмотрены трудовыми и коллективными договорами

Если в трудовом или коллективном договоре четко сказано, что компания должна обеспечить работника бесплатным питанием, то обеды представляют собой составную часть заработной платы. Тогда стоимость еды можно учитывать при налогообложении прибыли как расходы на оплату труда (подп. 25 ст. 255 НК РФ).

Как и в случае с обычной «денежной» зарплатой, работодатель должен начислить страховые взносы в фонды, в том числе на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве. Кроме того, со стоимости питания нужно удержать НДФЛ. Для этого необходимо собрать сведения, сколько обедов в данном месяце пришлось на каждого из работников. Чаще всего персонифицированный учет организуют при помощи талонов, которые раздают работникам, а те впоследствии меняют их на обеды.

Налогооблагаемая база по НДС не возникает, поскольку раздача обедов происходит в рамках трудовых, а не гражданско-правовых договоров. Как следствие, реализации здесь нет, и налог на добавленную стоимость начислять не нужно. Правда, инспекторы зачастую утверждают обратное, но арбитражная практика складывается в пользу организаций (см., например, определение ВАС РФ от 03.03.09 № 1699/09 и постановление ФАС Уральского округа от 05.08.09 № А50-20596/2008).

А как поступить с «входным» НДС, то есть с тем налогом, который поставщик обедов выделил в своем счете-фактуре? Принять его к вычету нельзя, ведь готовые блюда приобретены не для дальнейшей перепродажи и не для участия в облагаемых НДС операциях. Значит, налог следует учесть в стоимости питания.

Пример 1

Предприятие общепита поставляет в офис компании «ИКС» горячую еду для работников (выдача горячего питания предусмотрена в коллективном договоре). Согласно накладным и счету-фактуре в апреле 2011 года было получено обедов на общую сумму 472 000 руб. (в т.ч. НДС 18% — 72 000 руб.). Бухгалтер организации «ИКС» создал проводки:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 60
– 472 000 руб. — стоимость питания, полученного от поставщика, отражена как заработная плата;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
– 472 000 руб. — стоимость питания включена в состав затрат на основное производство;

Учитывая, что страховой тариф по взносам «на травматизм» для компании «ИКС» установлен в размере 0,2%, бухгалтер сделал начисления:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69
– 944 руб.(472 000 руб. х 0,2%) — начислены взносы на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69
– 160 480 руб. (472 000 руб. х 34%) — начислены взносы в ПФР, ФОМС и ФСС;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
– 61 360 руб.(472 000 руб. х 13%) — начислен НДФЛ со стоимости обедов.

Обратите внимание: по дебету счета 70 значится сумма, равная налогу на доходы физлиц (61 360 руб.). Данный остаток будет списан, когда предприятие «ИКС» удержит НДФЛ из «денежной» части зарплаты работников.

Обеды не упоминаются в трудовых и коллективных договорах

В некоторых организациях обязанность работодателя кормить сотрудников не предусмотрена ни коллективным договором, ни трудовыми соглашениями. Но руководство по своей инициативе все же организует доставку горячей еды для персонала. В таком случае единственный внутренний нормативный документ, посвященный обедам — это приказ директора.

В такой ситуации стоимость питания нельзя включать в расходы (подп. 25 ст. 270 НК РФ). Получается, что обеды оплачены за счет прибыли, остающейся в распоряжении компании. Это приводит к необходимости начислить НДС. Логика такая: раз обеды не являются составной частью заработной платы, то передача их работникам — это переход права собственности на безвозмездной основе. А он признается реализацией на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 146 НК РФ. При этом «входной» налог, выделенный в счете-фактуре поставщика, можно принять к вычету.

Начисление НДФЛ зависит от того, организован ли персонифицированный учет обедов. Если есть информация, сколько порций досталось тому или иному сотруднику, то соответствующую сумму нужно включить в его облагаемый налогом доход.
Страховые взносы (в том числе на «травматизм») также придется заплатить. Ведь в части 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ говорится, что объектом обложения для взносов признаются выплаты и вознаграждения в рамках трудовых отношений.

Аналогичная формулировка дана и в отношении взносов на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве (п. 2 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Офисные обеды вполне подходят под такое определение, даже если они не упомянуты в трудовых договорах. Подобную точку зрения высказывают и чиновники (письмо Минздравсоцразвития России от 23.03.10 № 647-19).

Но в случае, когда персонифицированный учет еды отсутствует, ни взносы, ни НДФЛ начислять не нужно. Никаких штрафов тут не будет, поскольку определить облагаемую базу попросту невозможно. К слову, по этой причине многие компании, раздающие обеды не по требованию трудовых и коллективных договоров, намеренно отказываются от учета порций по сотрудникам.

Пример 2

Горячее питание для работников компании «Омега» не предусмотрено ни в коллективном, ни в трудовых договорах. Однако по приказу руководителя обеды ежедневно доставляются в офис. Учет порций по каждому из сотрудников не ведется. Согласно первичным документам в апреле 2011 года было получено обедов на общую сумму 472 000 руб. (в т.ч. НДС 18% — 72 000 руб.). Бухгалтер «Омеги» создал проводки:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли» КРЕДИТ 60
– 400 000 руб.(472 000 — 72 000) — стоимость питания списана на расходы;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 72 000 руб. — отражен «входной» НДС со стоимости обедов;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли» КРЕДИТ 68
– 72 000 руб. — начислен НДС со стоимости обедов, переданных сотрудникам;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
– 72 000 руб. — принят к вычету «входной» НДС со стоимости обедов;

Поскольку в бухучете расходы сформированы, а в налоговом учете — нет, надо создать дополнительную проводку:

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68
94 400 руб.((400 000 руб. + 72 000 руб.) х 20%) — показано постоянное налоговое обязательство (ПНО).

Обеды предусмотрены в договоре, но персонифицированный учет порций не организован

Случается, что обязанность по обеспечению работников питанием предусмотрена в договоре (трудовом или коллективном), но учет по сотрудникам отсутствует. С точки зрения налогового и бухгалтерского учета такой вариант не отличается от ситуации, когда обеды не прописаны в договоре. Объяснение простое: приравнять обеды к зарплате не удастся, так как невозможно указать фамилию, имя и отчество получателя.

Следовательно, отнести стоимость питания к расходам на заработную плату нельзя. Другими словами, еда оплачена из средств, оставшихся после налогообложения прибыли, а это влечет за собой начисление и вычет НДС. Единственное, о чем не может идти речи — это о взносах и НДФЛ.

Работодатель заменяет питание денежной компенсацией

Для налогообложения и уплаты взносов не важно, в какой форме организация обеспечивает питание работников: представляет еду или оплачивает обеды в столовой. Это значит, что при денежной компенсации, как и в случае раздачи готовых блюд, самое главное — это выяснить, прописаны ли обеды в трудовых или коллективных договорах.

Читайте также:  Пособия и выплаты на ребенка в Самаре: федеральные и региональные, размеры выплат

Если ответ положительный, то возмещение стоимости еды приравнивается к зарплате, и компенсацию можно включить в затраты. НДС начислять не нужно, что подтверждает и Минфин России (см. письмо от 02.09.10 № 03-07-11/376). Платежи во внебюджетные фонды и налог на доходы необходимо платить по тем же основаниям, что и при доставке еды в офис.

Если ответ отрицательный, то есть питание упомянуто лишь в приказе директора, то компенсация не будет уменьшать налогооблагаемую прибыль. При этом следует начислить НДС и принять «входной» налог к вычету. Страховые взносы и НДФЛ нужно платить только когда деньги переводятся или выдаются на руки работникам. Если же работодатель перечисляет средства на счет столовой, и пофамильный учет обедающих не организован, то база по взносам и налогу на доходы физлиц не возникает.

На практике очень распространен вариант частичной компенсации, когда компания оплачивает за сотрудника не полную стоимость обеда, а лишь его часть. В этой ситуации учитывать частичную компенсацию надо точно так же, как и полную. Есть примеры, когда инспекторы объявляли частичное возмещение реализацией и доначисляли НДС. Так, одно столичное предприятие раздавало сотрудникам специальные карты, которые те оставляли в буфете, а взамен получали 40-процентную скидку на блюда. Затем служащие буфета возвращали работодателю карты, а тот компенсировал скидку из собственных средств. Судьи подчеркнули: питание реализовывал буфет, а не работодатель, поэтому последний не должен платить НДС с суммы возмещения (постановление ФАС Московского округа от 11.11.10 № КА-А40/13771-10).

Расходы на питание работников – учет и налогообложение

Расходы на питание работников – учет и налогообложение в отношении них будут рассмотрены в нашей статье – были и остаются не самыми простыми для бухгалтеров. Во-первых, они возникают в нескольких формах, каждая из которых влечет свои налоговые последствия как для работника, так и для работодателя. Во-вторых, претензии контролирующих органов к этим расходам достаточно часты. Смотрите, какие нюансы нужно иметь в виду, чтобы проблем с этими расходами не было.

Варианты организации питания работников

Действующее законодательство обязывает работодателя за свой счет выдавать по установленным нормам продукты (спецпитание) работникам, трудящимся в определенных условиях (ст. 222 ТК РФ):

  • во вредных — молоко или иные равнозначные ему продукты;
  • в особо вредных — лечебно-профилактическое питание.

Однако у работодателя достаточно часто возникает желание организовать регулярное бесплатное или частично компенсируемое питание и для прочих своих работников. Сделать это он может разными способами:

  • открыв собственную столовую;
  • обеспечив процесс питания силами стороннего контрагента: либо в его столовой, либо путем доставки готовых блюд на территорию работодателя;
  • приобретая продукты и давая возможность использовать их работникам;
  • выплачивая работнику деньги для компенсации понесенных им расходов на питание.

Предоставляя работнику возможность бесплатно питаться, работодатель фактически увеличивает выплачиваемый ему доход, который вполне обоснованно можно расценить как оплату труда. Но для того чтобы такой вид оплаты можно было отнести к подобным расходам, их следует внести в общий перечень выплат, образующих систему оплаты труда у работодателя (ст. 129 ТК РФ), закрепив это в одном из следующих внутренних нормативных актов (ст. 135 ТК РФ):

  • положении об оплате труда;
  • коллективном соглашении;
  • трудовом договоре.

Кроме того, поскольку питание представляет собой выплату натурального характера, то в отношении него придется учесть такие моменты (ст. 131 ТК РФ):

  • объем этой выплаты не может составить больше 20% от всей начисленной за месяц зарплаты;
  • работник должен написать заявление на предоставление ему зарплаты в такой форме.

Отнесение расходов на питание к оплате за труд потребует организовать ведение учета величины дохода, получаемого каждым конкретным работником. Для большинства способов обеспечения питанием это сделать вполне реально, снабдив работников соответствующими талонами, карточками или отмечая выдачу по спискам. Но есть некоторые отдельные ситуации, когда определить доход конкретного работника невозможно. Например, когда доступ к продуктам организуется в общем доступе без ограничений (расходы на чай-кофе, конфеты-печенье или питание происходит по типу шведского стола).

Можно ли удерживать из зарплаты сотрудников расходы на питание? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите экспертное мнение.

Способы бухучета расходов на питание

Возникновение в бухучете информации о стоимости затрат на питание будет зависеть от выбранного способа организации питания.

Наличие своей столовой потребует выделения ее в обслуживающее производство, на котором будут формироваться затраты по этому производству: Дт 29 Кт 02 (10, 25, 60, 69, 70).

Если услуги по предоставлению питания оказывает сторонний контрагент или работодатель приобретает продукты, в дальнейшем передаваемые работникам, то возникнет проводка по учету стоимости обедов (продуктов), полученных от поставщика: Дт 10 (41) Кт 60.

Выдача питания независимо от того, к какой категории оно относится (спецпитание либо иное льготное или бесплатное питание), будет осуществляться через счет учета расчетов с персоналом. При этом придется на сумму стоимости полученного питания в отношении каждого работника при начислении зарплаты персонально сделать проводку: Дт 70 Кт 10 (29, 41).

Расходы, по которым не организован персональный учет, даже в случае присутствия этих расходов в системе оплаты труда на расчеты с персоналом отнести невозможно, поэтому проводка по ним будет такой: Дт 91 Кт 10 (29, 41).

Учет выданного в качестве оплаты труда питания в расходах работодателя произойдет с отнесением его сумм:

  • на счета учета затрат, если эти расходы:
    • обязательны для работодателя по положениям действующего законодательства (спецпитание) и осуществлены в пределах установленных норм;
    • предусмотрены внутренним нормативным документом о системе оплаты труда;
    • превышающих нормы выдачи спецпитания;
    • не предусмотренных действующей системой оплаты труда.

    Подробнее о спецпитании и его учете читайте в материале «Ст. 222 ТК РФ: вопросы и ответы».

    Затраты на питание, обязательные для работодателя по законодательству или в силу включения их в систему оплаты труда, при распределении данных по питанию персонально по работникам войдут в состав расходов по оплате труда: Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 70.

    Питание, не соответствующее критериям расходов на оплату труда или обязательного к выдаче, отразится проводкой: Дт 91 Кт 70.

    Затраты на питание и расходы, учитываемые при налогообложении

    При определении базы по прибыли затраты на питание работников будут учитываться только в том случае, если обязательность их оплаты предусмотрена ТК РФ (спецпитание) или внутренним нормативным документом о системе оплаты труда (пп. 4, 25 ст. 255 НК РФ, письма Минфина России от 23.07.2018 № 03-03-07/51494, от 09.01.2017 № 03-03-06/1/80065). То есть расходы на питание, отнесенные работодателем в бухучете на счета учета затрат, будут уменьшать базу по прибыли.

    А вот расходы, связанные с питанием, которые в бухучете отражаются как прочие (на счете 91), при определении базы по прибыли учесть нельзя. Поэтому по ним между налоговым и бухгалтерским учетами возникнут разницы постоянного характера. Соответствующий этим разницам налог будет отражен проводкой: Дт 99 Кт 68.

    С примером расчета и отражения в учете постоянных налоговых разниц можно ознакомиться здесь.

    Однако следует отметить, что в отношении расходов на питание, которые предусмотрены внутренним нормативным документом, но не делятся по сотрудникам, существуют 2 противоположных мнения:

    • при определении базы по прибыли их учитывать нельзя (письмо Минфина России 04.03.2008 № 03-03-06/1/133);
    • невозможность персонификации расходов по сотрудникам не препятствует учету их в базе по прибыли (постановление ФАС Московского округа от 06.04.2012 № А40-65744/11-90-285).

    Также имеются 2 разных точки зрения на отнесение в расходы по прибыли затрат на питание, осуществленных работником в командировке:

    • они не входят в состав расходов, связанных с командировкой (письма Минфина России от 09.10.2015 № 03-03-06/57885 и от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976);
    • работодатель вправе самостоятельно во внутреннем нормативном акте определить перечень расходов, оплачиваемых в связи с командировкой (письмо УФНС по Москве от 08.10.2015 № 16-15/105572).

    Расчетным путем налоговый орган не может извлечь стоимость питания из суммы, указанной в документе, приложенном к авансовому отчету о командировке, если в сумму этого документа стоимость питания включена, но отдельно в нем не выделена (постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.03.2008 № А56-17471/2007).

    Для работодателей, применяющих УСН, принцип учета расходов при объекте «доходы минус расходы» будет таким же, как и для налога на прибыль. В УСН-расходах, уменьшающих базу по УСН-налогу, можно учесть питание, имеющее статус обязательного или приравненного к расходам на оплату труда (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

    Питание работников и НДС

    Питание, получаемое работником в силу законодательства или как оплату за труд, а также компенсации на питание НДС облагать не надо, поскольку считать такую оплату реализацией нельзя (письма Минфина России от 23.10.2017 № 03-15-06/69405, от 02.09.2010 № 03-07-11/376, п. 12 постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 № 33, постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 02.03.2016 № Ф07-2270/2016 по делу № А42-8726/2014). Но при отсутствии факта реализации нельзя и учесть в вычетах суммы входного налога по питанию, полученному от поставщика, если он работает с этим налогом. Зато их можно включить в стоимость приобретенных обедов или продуктов (подп. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ).

    Если же питание нельзя отнести к расходам, обязательным для работодателя по законодательству или включенным в систему оплаты за труд, то его передача работнику считается реализацией, осуществленной безвозмездно (п. 1 ст. 39 НК РФ). На рыночную стоимость этого питания придется начислять НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ), относя его на тот же счет бухучета, на который списаны расходы по такому питанию: Дт 91 Кт 68.

    При этом связанный с питанием НДС, полученный от поставщика, можно взять к вычету: Дт 68 Кт 19.

    Аналогичная ситуация в отношении обязательности начисления НДС на стоимость питания и возможности принятия входного налога по нему к вычету возникает, если работником возмещаются работодателю суммы, потраченные на приобретение питания для этого работника (письмо Минфина России от 16.10.2014 № 03-07-15/52270).

    В то же время, если невозможно конкретизировать круг лиц, получающих питание, то объекта, облагаемого НДС, не возникнет (письма Минфина России от 12.05.2010 № 03-03-06/1/327 и от 13.12.2012 № 03-07-07/133).

    НДФЛ и страховые взносы по питанию

    На спецпитание, получаемое работником в объемах, не превышающих установленных норм, не начисляют ни НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

    От уплаты НДФЛ освобождается также:

    • положенное работникам по законодательству натуральное довольствие (п. 3 ст. 217 НК РФ, постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 22.04.2016 № Ф07-1186/2016 от 22.04.2016 № Ф07-1186/2016);
    • питание, выдаваемое спортсменам, спортивным судьям и работникам организаций физкультурно-спортивного характера (п. 3 ст. 217 НК РФ);
    • питание, предназначенное работникам, привлеченным для выполнения полевых работ сезонного характера (п. 44 ст. 217 НК РФ).

    Освобождаемым от начисления страховых взносов является положенное работникам по законодательству натуральное довольствие и питание, выдаваемое спортсменам, спортивным судьям и работникам организаций физкультурно-спортивного характера (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ). От платежей по страховым взносам (кроме «несчастных») освобождено также питание, выдаваемое военнослужащим (подп. 14 п. 1 ст.422 НК РФ).

    Стоимость прочего питания, получаемого работником как оплата за труд по существующей системе оплаты труда, расценивается как часть зарплаты и поэтому попадает под НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ) и страховые взносы в обычном порядке (п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 закона № 125-ФЗ). По этой же причине данные начисления делают на стоимость спецпитания, выданного работнику сверх установленных норм, и питания, которое нельзя отнести к предусмотренному действующей системой оплаты труда.

    Об альтернативной точке зрения по вопросу обложения взносами питания см. в материале «С компенсаций на питание можно не платить взносы».

    Стоимость питания, указание на получение которого работником присутствует в документах, привезенных им из командировки, не выделенное в этих документах отдельной строкой, под страховые взносы не попадает (письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011№ 14-03-11/08-13985).

    Питание представляет собой доход, выплачиваемый в натуральной форме. Поэтому за базу, от которой начисляют НДФЛ и страховые взносы по нему, принимают рыночную стоимость этого питания на день его выдачи с включением в эту стоимость НДС (п. 1 ст. 211, п. 7 ст. 421 НК РФ, п. 3 ст. 20.1 закона № 125-ФЗ).

    Однако если конкретизировать круг лиц, получивших доход в виде питания, оказывается невозможным, то ни НДФЛ, ни страховые взносы не начисляются (письма Минфина России от 07.09.2015 № 03-04-06/51326, от 21.03.2016 № 03-04-05/15542, от 03.08.2018 № 03-04-06/55047). При этом работодатель должен принять все доступные меры для ведения такого учета. В противном случае допустимым может оказаться определение расчетным путем дохода, приходящегося на каждого из работников персонально, по общей сумме, потраченной на питание, и сведениям о присутствии работников на работе (письма Минфина России от 18.04.2012 № 03-04-06/6-117, от 06.05.2016 № 03-04-05/26361, от 17.05.2018 № 03-04-06/33350, постановление ФАС Поволжского округа от 22.06.2009 № А55-14976/2008).

    Удержание НДФЛ будет отражено проводкой: Дт 70 Кт 68.

    Рассчитанные страховые взносы вне зависимости от источника выплаты дохода относят на затраты в бухучете и учитывают в расходах, принимаемых в уменьшение базы по прибыли (письмо Минфина РФ от 15.07.2013 № 03-03-06/1/27562): Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 69.

    Проверьте правильно ли вы отразили в бухгалтерском и налоговом учете расходы на бесплатное питание сотрудников с помощью советов от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

    Итоги

    Предоставление питания работникам за счет работодателя может иметь несколько вариантов. Для того чтобы расходы по питанию, не являющиеся обязательными для работодателя по законодательству, можно было учесть в базе по прибыли, питание следует приравнять к расходам на оплату труда, оформив для этого необходимые внутренние документы. В качестве расходов, связанных с оплатой труда, питание будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Начисление на сумму питания НДС следует делать только в том случае, если питание не соответствует критериям зарплаты и не относится к обязательному для выдачи.

    • Трудовой кодекс РФ
    • Налоговый кодекс РФ
    • Письмо ФНС России от 31.10.2014 N ГД-4-3/22546@
    • Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ “Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний”
    • Письмо Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 N 2519-19
    • Письмо ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985

    Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
    Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

    Оплата стоимости питания сотрудников в 1С: ЗУП ред. 3.1

    Все чаще на практике бухгалтеры сталкиваются с вопросами питания сотрудников. Варианты оплаты питания отличаются своим разнообразием:

    • готовую еду к вам на предприятие может привозить специализированная организация;
    • вы можете выдавать готовые продукты питания самостоятельно;
    • сотруднику может компенсироваться определенная сумма, которую он тратит на питание по своему усмотрению;
    • работнику предоставляется питание в столовой, которое расценивается как оплата труда, т.е. натуральный доход, тем самым увеличивая его доходы.

    Естественно, выбранный вами вариант должен быть закреплен Трудовым или коллективным договором, Положением об оплате труда. В данной статье мы рассмотрим последний вариант, т.е. оплату стоимости питания сотрудников.

    П. 1 ст. 210 НК РФ гласит, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах. Так как к доходам в натуральной форме относится, в частности, оплата питания налогоплательщику, согласно пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ . Следовательно, стоимость питания, оплаченная организацией за своих сотрудников, облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.

    Однако из этого правила существуют исключения и не всегда стоимость питания сотрудников облагается НДФЛ. Если в соответствии с законодательством работодатель обязан предоставлять сотруднику бесплатное питание, то стоимость питания рассматривается как компенсация, связанная с исполнением трудовых обязанностей. Например, в обязательном порядке обеспечиваются бесплатными продуктами и питанием сотрудники, которые заняты на работах с вредными и особо вредными условиями труда (ст. 222 ТК РФ). В таком случае стоимость питания освобождения от налогообложения (п. 1 ст. 217 НК РФ).

    В общем случае выплаты сотрудникам в рамках трудовых отношений облагаются страховыми взносами во внебюджетные фонды (п. 1 ст. 420 НК РФ, п. п. 1, 2 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Оплата питания, установленная коллективным договором организации, не является компенсационной выплатой, предусмотренной законодательством, которая освобождается от обложения страховыми взносами на основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, поэтому облагается взносами в общеустановленном порядке.

    В нашем примере коллективным договором ООО «Петровские зори» предусмотрена оплата питания сотруднику за отработанный месяц в размере 4500 руб. Питание осуществляется в столовой организации, где фиксируется количество отпущенных обедов. Если сотрудник отработал не полностью месяц, то стоимость питания рассчитывается за фактически отработанные дни. При превышении лимита стоимости питания у сотрудника удерживается разница стоимости.

    Сотрудник Вишневская С.Н. отработала в августе 6 дней и уволилась. Расходы на питание составили 1950 руб. Начислим стоимость питания в пределах установленного организацией лимита, рассчитаем и удержим доплату стоимости питания.

    Пример промоделируем в программе 1С: ЗУП ред. 3.1. Предварительно выполним некоторую настройку.

    Настройка программы для расчета натурального дохода (стоимости питания)

    Шаг 1. Откройте раздел «Настройка» — «Расчет зарплаты».

    Шаг 2. Перейдите по гиперссылке «Настройка состава начислений и удержаний».

    Шаг 3. На вкладке «Прочие начисления» установите галочку «Регистрируются натуральные доходы». Нажмите «Применить и закрыть».

    В результате данной настройки в справочнике видов начислений станет доступным начисление «Натуральный доход» с видом назначения начисления — «Доход в натуральной форме».

    Шаг 4. Перейдите «Настройка» — «Начисления».

    Шаг 5. Откройте карточку начисления. Данное начисление вводится фиксированной суммой по отдельному документу.

    Данный порядок расчета не совпадает с нашим условием. Поэтому создадим новое начисление.

    Создание и настройка начисления «Оплата питания»

    Шаг 1. В справочнике «Начисления» нажмите кнопку «Создать» или «Создать копированием».

    Определим начисление также, как доход в натуральной форме, и зададим порядок выполнения начисления. К нашему виду начислению применимы более значения:

    • выполняется по отдельному документу — в этом случае для его начисления вводится документ «Доход в натуральной форме».
    • ежемесячно — вводится кадровыми приказами.

    Далее мы рассмотрим оба варианта.

    Зададим свой порядок расчета.

    Для этого установите переключатель в положение «Результат рассчитывается» и задайте формулу — гиперссылка «Редактировать формулу».

    В нашем примере стоимость оплачиваемого питания сотруднику зависит от количества отработанных дней и ее нам надо где-то задать. Поэтому нам необходимо определить и ввести свои показатели для расчета.

    Формула должна выглядеть следующим образом:

    СтоимостьПитания / НормаДней * ВремяВДнях

    СтоимостьПитания — новый показатель, которому задается значение. В нашем примере это 4500 руб.

    НормаДней — это норма дней по графику для сотрудника;

    ВремяВДнях — это фактически отработанное время сотрудника, определяемое автоматически программой.

    Шаг 2. Для ввода формулы, создадим показатель СтоимостьПитания — кнопка «Создать показатель».

    Шаг 3. Заполните данные: наименование, краткое наименование, идентификатор.

    Назначение показателя можно задать, для:

    • организации;
    • подразделения;
    • сотрудника.

    Так как у нас стоимость питания одна для всей организации (4500 руб.), то указываем значение «Для организации». В дальнейшем в настройках мы укажем эту стоимость.

    Нажмите «Записать и закрыть».

    Шаг 4. Щелкните дважды мышкой на показателе или нажмите «Добавить показатель» сформируйте формулу расчета. При этом можно использовать арифметические знаки и функции (например, ОКР — округление).

    Нажмите «Проверить», сохраните формулу и созданный вид начисления.

    Наша карточка нового начисления «Оплата питания» выглядит следующим образом.

    Шаг 5. На закладке «Учет времени» установите вид времени «Рабочее время». Без этого программа не сохранит начисление и напомнит об этом.

    Шаг 6. На закладке «Налоги, взносы, бухучет» проверьте, чтобы код доходов по НДФЛ стоял 2510 — «Оплата за налогоплательщика товаров, работ, услуг или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах».

    Сохраним и проверим, как работает наше начисление. Но перед этим настроим значение показателя стоимости питания сотрудников.

    Настройка значения показателя стоимости питания для организации

    Перед тем, как ввести наш показатель, выполним некоторую настройку, т.к. формы для ввода показателя в программе еще нет.

    Шаг 1. Перейдите в раздел «Настройки» «Шаблоны ввода исходных данных».

    Шаг 2. В справочнике «Шаблоны ввода исходных данных» нажмите «Создать».

    Шаг 3. Задайте наименование и представление. В разделе «Показатели зарплаты» установите переключатель в положение «Постоянно действующие» и выберите наш новый показатель «Стоимость питания».

    Шаг 4. Сохраните шаблон по кнопке «Записать и закрыть».

    Что это нам дало? Давайте посмотрим дальше.

    Шаг 5. Перейдите в раздел «Зарплата» — «Данные для расчета зарплаты».

    Шаг 6. Нажмите «Создать». В меню появилась надпись — «Стоимость питания сотрудников» — т.е. это наш шаблон для ввода данных о стоимости питания.

    Шаг 7. Установите дату и стоимость питания — 4500 руб.

    Так мы установили значение показателя, и эти данные зафиксированы в журнале «Данные для расчета зарплаты». При изменении значения этого показателя также вносится документ с актуальными данными.

    Назначение сотруднику оплаты стоимости питания

    Мы можем назначить сотруднику питание либо отдельным документом, либо ежемесячно. Рассмотрим оба варианта настройки.

    Оплата стоимости питания по отдельному документу

    Если в карточке начисления установлено, что начисление водится отдельным документом, то для начисления оплаты стоимости питания сотруднику в пределах установленных сумм используется документ «Натуральные доходы» в разделе «Зарплата». Рассмотрим его.

    Шаг 1. Откройте журнал «Натуральные доходы» раздела «Зарплата».

    Шаг 2. Заполните шапку документа (месяцы, дату, подразделение). Выберите вид дохода «Оплата питания» и укажите дату получения дохода. Заполните табличную часть сотрудниками — кнопки «Подбор» или «Добавить». Таблица автоматически заполнится показателями и отобразит расчет.

    Сотрудникам, отработавшим целый месяц, начислена полностью сумма. А сотрудник Вишневская С.Н. уволилась, отработав 6 дней.

    Программа автоматически рассчитала стоимость оплаты питания, исходя из фактически отработанного времени и нормы времени по графику. В августе по графику пятидневки — 21 рабочий день.

    4500/21*6=1285,71 руб.

    Наша формула работает верно.

    Оплата стоимости питания ежемесячно

    Рассмотрим вариант оплаты питания сотрудника, если в настройке начисления установлено «Ежемесячно».

    В этом случае, такая оплата закрепляется кадровыми приказами при приеме на работу, кадровом перемещении, изменении оплаты труда, назначении планового начисления и т.п. Назначить начисление можно любым документом, где есть раздел «Оплата труда».

    Рассмотрим назначение начисления сотрудникам оплаты стоимости питания с 1 августа документом «Назначение планового начисления».

    Шаг 1. Перейдите в раздел «Кадры» — «Изменение оплаты сотрудников». Нажмите «Создать» и выберите документ «Назначение планового начисления».

    Шаг 2. Заполните шапку документа: дату, наименование начисления, период действия. Подберите список сотрудников. Показатель начисления «Стоимость питания» вводится при этом в самом документе. Для этого нажмите кнопку «Заполнить показатели» и укажите значение показателя — 4500 руб. Нажмите «Ок» и значение перенесется в таблицу по всем сотрудникам.

    При вводе начисления кадровыми документами и закреплением его за сотрудником запись появится при начислении в конце месяца при вводе документа «Начисление заработной платы и взносов».

    Шаг 3. Начислите зарплату и проверьте строки начисления «Оплата питания».

    Рассмотрев два способа ввода начисления, можно определиться, какой из способов вам более удобен.

    Рассмотрим ситуацию далее. Мы ввели начисление «Оплата стоимости питания» в сумме, определенной нормой на предприятии — 4500 руб. По факту сотрудник питался на большую сумму. Как отразить это в программе? Разберем далее.

    Удержание за питание сотрудников свыше определенной нормы

    Создание и настройка нового удержания

    Создадим новое удержание и назначим его сотруднику.

    Шаг 1. Перейдите в раздел «Настройки» — «Удержания». Нажмите «Создать» и задайте параметры удержания.

    • Назначение удержания установите — «Удержание в счет расчетов по прочим операциям».
    • Удержание выполняется — «Ежемесячно».
    • Задайте порядок расчета.

    Когда удержание задается фиксированной суммой, такой порядок ввода вопросов не вызовет. Достаточно будет ввести в документе сумму разницы за питание, и она включится в расчет зарплаты. Но мы постараемся максимально автоматизировать наш расчет, поэтому зададим формулу расчета — гиперссылка «Редактировать формулу». Далее мы введем показатели, которые будут задаваться документом для сотрудников.

    Шаг 2. Введите новый показатель «Стоимость питания сотрудника фактическая». Вводится он будет документами и требует ввода значения. Такая настройка для нас оптимальна.

    Шаг 3. Используя новый показатель, зададим формулу расчета.

    Сразу оговоримся, что при расчете разницы в стоимости питания мы используем показатель «Расчетная база». Для чего? Ведь сразу напрашивается мысль посчитать так: «Стоимость питания» минус «Стоимость питания сотрудника (фактическая)».

    Но при таком расчете программа не учтет, что сотрудник может отработать не полный месяц, а произведет расчет, исходя из норматива стоимости, который мы задаем в настройках. Вводя показатель «Расчетная база», пользователь задает эту базу самостоятельно. И указав в составе расчетной базы начисление «Оплата питания» программа возьмет фактически начисленную сумму с учетом отработанных дней. Это очевидно прослеживается на сотруднике Вишневская С.Н., которая отработала не полный месяц.

    Шаг 4. Задайте расчетную базу на закладке «Расчет базы» по кнопке «Подбор».

    Шаг 5. Нажмите «Записать и закрыть». Удержание создано.

    Ввод и начисление удержания стоимости питания свыше нормы сотруднику

    Для ввода созданного удержания выполните следующие действия.

    Шаг 1. Перейдите в раздел «Зарплата» — «Алименты и другие удержания». Создайте новый документ «Удержания по прочим операциям».

    Этот вид документа появился в списке, т.к. при создании удержания в настройке мы указали этот вид операции.

    Шаг 2. Заполните документ, указав фактическую стоимость питания сотрудника за период.

    Сотрудник Вишневская С.Н. уволилась 10 августа и расчет производится исходя из фактически отработанных дней (6 дней). Фактическая стоимость питания за эти дни составила 1950 руб. Исходя из нормы ей начислено (см. пример ранее) 1285,71 руб. Соответственно разницу в питании нам необходимо рассчитать и удержать (664, 29 руб.)

    Шаг 3. Нажмите «Провести и закрыть». Документ введен, фактическая стоимость питания сотрудника зафиксирована.

    При начислении заработной платы программа автоматически рассчитает удержание. Проверим это, так как по сотруднику Вишневская С.Н. введен приказ об увольнении, расчет зарплаты производится в этом документе.

    Шаг 4. Пересчитаем ее начисления и удержания.

    Оплата начисления стоимости питания отражена на вкладке «Начисления» (при условии настройки — вводится ежемесячно, НЕ отдельным документом).

    На закладке «Удержания» отражен расчет разницы оплаты питания. Как видим, расчет верен. При расчете учтена фактически начисленная стоимость за питание с учетом отработанных ею дней. В документе видны показатели расчета:

    • стоимость питания фактическая — 1950 руб.
    • расчетная база — стоимость питания по нормативу, исходя из фактически отработанного времени — 1285,71 руб.
    • период удержания и результат расчета — 664,29 руб.

    Шаг 5. Сформируйте «Расчетный листок сотрудника».

    Обратите внимание, что начисление «Оплата питания» отражено в нижней части расчетного листка, в разделе «Справочно». Удержание стоимости питания свыше нормы — отражено как обычно, в разделе «Удержание». В расчет строки «Долг предприятия на конец» сумма «Оплата питания» не включается, т.к. это доход в натуральной форме.

    Можно, конечно, использовать в расчетах ввод фиксированными суммами, но старайтесь максимально автоматизировать процесс расчета, тем самым облегчить свою работу в дальнейшем.

    Пройдите курс повышения квалификации по теме «Управленческий учет с нуля до внедрения». 120 ак.часов, обучение онлайн 1 месяц, официальное удостоверение.

    При записи на курс до 6 февраля подарок 12 тысяч рублей — 3 месяца безлимитных консультаций от лучших экспертов «Клерка».

    Питание сотрудников проводки в бухгалтерском учете

    Содержание

    Содержание

    • Питание сотрудников проводки – столовая на балансе предприятия
    • Питание сотрудников проводки – обеды по системе «шведский стол»
    • Питание сотрудников проводки – компенсация стоимости питания сотрудникам
    • Питание сотрудников проводки – компания покупает для работников обеды у сторонней фирмы
    • Питание сотрудников проводки – питание работников не предусмотрено трудовым или коллективным договором
    • Налог на прибыль
    • НДФЛ
    • Единый социальный налог
    • Питание сотрудников проводки – питание работников предусмотрено трудовым (коллективным) договором
    • Налог на прибыль
    • Единый социальный налог
    • Законодательные акты по теме
    • Типичные ошибки
    • Ответы на распространенные вопросы про питание сотрудников проводки

    В наше время многие предприятия практикуют организацию питания сотрудников. Бухгалтерам в таком случае приходится разбираться в тонкостях учета связанных с этим хозяйственных операций и в правилах налогообложения. Следует иметь в виду, что бухгалтерский учет затрат фирмы на обеды работников будет зависеть от того, имеется ли в компании собственное подразделение общественного питания, или же закупка готовых наборов продуктов осуществляется у сторонних предприятий. Что касается уплаты налогов, тут все зависит от того, предусмотрено питание персонала коллективным (трудовым) договором, или нет. Обо всех особенностях вы узнаете из статьи «Питание сотрудников проводки».

    Питание сотрудников проводки – столовая на балансе предприятия

    Чтобы обобщить имеющиеся сведения о расходах столовой, которая числится на балансе предприятия, бухгалтер должен использовать счет 29 «Обслуживающие производства и хозяйства». Такой порядок предусмотрен Планом счетов (утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).

    Питание сотрудников проводки – обеды по системе «шведский стол»

    Когда питание персонала организовано в виде шведского стола, невозможно определить, сколько именно потребленной пищи приходится на каждого из подчиненных. В связи с этим, затраты, понесенные фирмой на приготовление обедов, облагаются единым социальным налогом и НДФЛ по нестандартной для данной ситуации схеме.

    Как известно, ЕСН и налог на доходы физических лиц представляют собой адресные налоги (взносы), поскольку их расчет производится отдельно на основании величины заработка каждого из сотрудников компании. Готовый обед за счет организации является доходом работника в натуральной форме, с которого требуется уплатить налоги, как с заработной платы.

    А при организации обедов по системе шведского стола, когда каждый накладывает в свою тарелку блюда в каком угодно количестве и ассортименте, невозможно с точностью определить, в каком именно размере каждым из подчиненных был получен этот доход (проще говоря, на какую сумму каждый из сотрудников пообедал). По этой причине сумму оплаты фирмой питания, предоставляемого работникам бесплатно, нельзя рассматривать в качестве доходов персонала.

    Такое правило подтверждается судебной практикой, достаточно ознакомиться с п. 8 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 21.06.1999 № 42. Аналогичный вывод можно сделать после прочтения текста Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ и глав 23–24 Налогового кодекса – в данных нормативных актах не содержится указаний относительно порядка установления дохода сотрудника в подобном случае.

    Питание сотрудников проводки – компенсация стоимости питания сотрудникам

    Зачастую предприятие не предоставляет бесплатные обеды персоналу, а просто компенсирует им стоимость питания. План счетов бухгалтерского учета предусматривает использование:

    • счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – на нем отражается осуществление выплат персоналу, не связанных с оплатой труда и компенсацией расходов подотчетных лиц (выплата компенсаций стоимости питания из средств, взятых в кассе, будет отражена по ДЕБЕТУ счета 73 в корреспонденции со счетом 50 «Касса»);
    • сч. 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91-2 «Прочие расходы» – для отражения внереализационных затрат.

    Рассмотрим пример того, как бухгалтер отражает проводками расходы компании, связанные с выплатой сотрудникам компенсации стоимости обедов. Представим, что сотрудники ООО «Облака» ежемесячно получают компенсацию стоимости питания в сумме 1500 рублей:

    ДЕБЕТ КРЕДИТ
    91-2 73
    99-2 68
    73 68
    73 50

    Питание сотрудников проводки – компания покупает для работников обеды у сторонней фирмы

    Важно! Если предоставление обедов работникам фирмы оговорено коллективным или трудовым договором, их стоимость является частью зарплаты, выраженной в натуральной форме, то есть бухгалтерам следует отражать стоимость питания в том же порядке, в каком отражается начисления и выплата оклада.

    Для целей отражения выплат, связанных с оплатой труда работников, применяется счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (ведется отдельно по каждому работнику). Поскольку стоимость питания персонала с работников не взимается, она относится к разновидности оплаты труда, а значит, отражается также на счете 70. По ДЕБЕТУ сч. 70 должны быть отражены выданные суммы оплаты труда (пенсии работающим пенсионерам, заработная плата, премиальные выплаты, доплаты, надбавки, пособия), суммы налогов, различных удержаний и платежей по исполнительным документам. По КРЕДИТУ сч. 70 будут отражены выплаты по оплате труда в корреспонденции со счетами учета расходов на производство (затрат на реализацию).

    Необходимо также обратить внимание на следующие моменты, касающиеся налогового и бухгалтерского учета в организации, предоставляющей питание своим сотрудникам:

    1. Начисление ЕСН должно быть отражено по КРЕДИТУ сч. 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» в корреспонденции с ДЕБЕТОМ счетов учета производственных расходов. Сумма ЕСН признается затратами по обычным видам деятельности.
    2. Если предоставление сотрудникам обедов не оговорено в трудовых и коллективном договорах, затраты компании на обеды работников признаются внереализационными расходами. Отражаются они по ДЕБЕТУ сч. 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91-2 «Прочие расходы» в корреспонденции с КРЕДИТОМ сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
    3. Оплата услуг компании, у которой приобретаются готовые обеды, согласно заключенному договору, будут отражены по ДЕБЕТУ сч. 60 и КРЕДИТУ сч. 51 «Расчетные счета».
    4. Затраты на передачу товаров (работ, услуг) для собственных нужд, согласно пп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ, не могут быть приняты к вычету в целях исчисления налога на прибыль. Данные расходы облагаются НДС, который в обязательном порядке выделяется на сч. 19 для последующего зачета из сумм налога, перечисляемых в бюджет.
    5. Постоянной разницей должны быть признаны затраты, которые формируют бухгалтерскую прибыль отчетного периода и не принимаются в расчет при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль нынешнего и последующих отчетных периодов. Постоянные разницы отчетного периоды должны отражаться на счетах обособленно. Они подлежат отражению в аналитическом учете соответствующего счета учета активов и обязательств, в оценке которых возникла постоянная разница. В случае с предоставлением персоналу обедов это будет аналитический учет по счету 91 субсчет 91-2.
    6. Появление постоянной разницы означает возникновение постоянного налогового обязательства (суммы налога, которая в отчетном периоде увеличивает размер налоговых платежей по налогу на прибыль). Рассчитать величину постоянного обязательства можно, умножив постоянную разницу, выявленную в отчетном периоде, на ставку налога на прибыль (согласно п. 1 ст. 284 НК РФ – 24%). Отражать постоянные налоговые обязательства следует по ДЕБЕТУ сч. 99 «Прибыли и убытки» в корреспонденции с КРЕДИТОМ сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам».

    Питание сотрудников проводки – питание работников не предусмотрено трудовым или коллективным договором

    В зависимости от того, предусмотрены обеды для персонала трудовым (коллективным) договором, или нет, будет различаться порядок исчисления НДФЛ, ЕСН и налога на прибыль. Рассмотрим сперва ситуацию, когда в тексте упомянутых договоров содержится информация об организации питания сотрудников.

    Налог на прибыль

    Расходы предприятия по организации бесплатного питания работникам не учитываются при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (п. 25 ст. 270 НК РФ). Однако, в нашем случае, когда о предоставлении обедов сказано в трудовых или коллективных договорах, затраты предприятия на питание (льготное или бесплатное) в обязательном порядке должны быть учтены с целью исчисления налога на прибыль.

    Согласно утвержденным Приказом МНС РФ от 20.12.2002 № БГ-3-02/729 Методическим рекомендациям по применению гл. 25 НК РФ, социальные выплаты сотрудников не могут быть учтены при исчислении налога на прибыль. Причем неважно, совершались выплаты согласно коллективному договору или по приказу начальства.

    Поскольку предоставленное бесплатно питание считается доходом в натуральной форме, его стоимость должна приниматься во внимание при расчете налогооблагаемой была по НДФЛ. Согласно указаниям п. 1 ст. 211 НК РФ, в данном случае налоговая база рассчитывается как стоимость обеда, определяемая на основании цен, которые устанавливаются с учетом НДС, налога с продаж и акцизов в порядке, предусмотренном ст. 40 НК РФ.

    Работодатель является налоговым агентом сотрудников, поэтому обязанность по расчету НДФЛ по ставке 13% и его перечислению в бюджет ложится на предприятие. Налог удерживается из любых выплат, предназначенных для работника, при их фактической передаче трудящемуся. Стоит иметь в виду, п. 4 ст. 226 НК РФ запрещает удерживать более 50% суммы выплаты.

    Бухгалтер отразит удерживаемый с доходов НДФЛ по ДЕБЕТУ сч. 70 в корреспонденции с КРЕДИТОМ сч. 68. Начисление НДФЛ отражается в форме № 1-НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов и НДФЛ».

    Единый социальный налог

    Стоимость питания, оплачиваемая предприятием в соответствии с условиями договора между руководством и сотрудниками, облагается единым социальным налогом, поскольку затраты на организацию обедов относятся к расходам на оплату труда, которые снижают размер налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. С данных сумм также уплачиваются страховые взносы на обязательное социальное страхование от травматизма и профессиональных заболеваний.

    Объект налогообложения и налоговая база по ЕСН облагаются также взносами в Пенсионный Фонд, тарифы которых обозначены текстом ст. 22-23 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ. Сумма авансового платежа по ЕСН может быть уменьшена на сумму начисленных взносов в ПФР (может быть оформлен налоговый вычет, не превышающий сумму ЕСН).

    Питание сотрудников проводки – питание работников предусмотрено трудовым (коллективным) договором

    Другая ситуация с налогообложением стоимости бесплатного питания на предприятии складывается в случае, когда предоставление обедов работникам регламентировано трудовым или коллективным договором.

    Налог на прибыль

    Затраты, понесенные предприятием на организацию питания сотрудникам, не учитываются при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, поскольку обеды предоставляются бесплатно (или по льготной стоимости) и предоставляются не с целью выдачи специального питания отдельным категориям работников (п. 25 ст. 270 НК РФ).

    Единый социальный налог

    Выплаты сотрудникам не облагаются ЕСН, если у компании-налогоплательщика данные выплаты не относятся к затратам, учитываемым при исчислении налога на прибыль. Так как бесплатное питание выдается не на основании трудового договора, стоимость обедов не может облагаться единым социальным налогом. То есть, страховые взносы в ПФР не должны уплачиваться со стоимости питания. Однако, согласно ст. 255 НК РФ, в расходы фирмы-налогоплательщика могут быть включены любые затраты на оплату труда, включая начисления в натуральной форме. Поэтому снизить размер базы по налогу на прибыль на стоимость питания можно только в том случае, если оно предусмотрено трудовыми или коллективными договорами.

    Если компания производственная, или фирма оказывает услуги или выполняет оплачиваемые работы, стоимость питания в целях налогообложения учитывается раздельно для производственного персонала и специалистов административно-управленческого звена. Делается это потому, что предоставление питания относится к оплате труда, а его можно отнести к прямым либо косвенным расходам фирмы. Затраты предприятия на оплату труда производственного персонала являются прямыми расходами, часть которых не списывается по окончании периода, а относится к незавершенному производству. Затраты же на оплату труда управляющих являются косвенными и списываются в полном объеме по завершении налогового периода для формирования базы по налогу на прибыль.

    Законодательные акты по теме

    Федеральный закон от 15.12.2001 № 167-ФЗ Об обязательном пенсионном страховании в РФ
    п. 4 ст. 226 НК РФ Сумма НДФЛ не может превышать 50% размера выплаты

    Типичные ошибки

    Ошибка: Бухгалтер не удерживает НДФЛ со стоимости питания, предоставляемого работника на предприятии бесплатно, за счет работодателя.

    Комментарий: Бесплатное питание является доходом сотрудника в натуральной форме, относящимся к оплате труда. А с заработной платы и прочих выплат, относящихся к оплате труда, удерживается НДФЛ.

    Ошибка: Компания, организующая питание сотрудников по принципу шведского стола, учитывает стоимость питания как часть оплаты труда работников.

    Комментарий: В том случае, если питание организовывается по системе шведского стола, невозможно определить, на какую сумму пообедал тот или иной сотрудник. Соответственно, нельзя учитывать стоимость питания как часть оплаты труда в натуральной форме.

    Ответы на распространенные вопросы про питание сотрудников проводки

    Вопрос №1: Бухгалтер компании, организующей питание сотрудникам, не учитывает раздельно стоимость бесплатного питания для производственного и управленческого персонала. Правомерны ли такие действия?

    Ответ: Дело в том, что расходы фирмы на питание производственного персонала относятся к прямым расходам, а затраты на обеды для административно-управленческого аппарата считаются косвенными. В первом случае часть расходов будет отнесена к незавершенному производству, а во втором случае расходы списываются полностью по окончании налогового периода. Поэтому следует проводить раздельный учет.

    Вопрос №2: Как выгоднее поступить – предоставлять питание сотрудникам на основании коллективного договора или не предусматривать обеды в коллективном договоре?

    Ответ: В том случае, если организация питания предусмотрена трудовым или коллективным договором, расходы фирмы на организацию питания можно учесть при исчислении налога на прибыль.

    Оплата питания сотрудников

    Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

    Довольно часто работодатели проявляют по отношению к сотрудникам заботу в виде предоставления бесплатных обедов или компенсации затрат на питание. Для персонала это всегда огромный плюс, а вот для бухгалтерии порой настоящая головная боль. Основная проблема заключается в том, как правильно оформить и отразить затраты на питание налоговом учете, чтобы не вызвать лишних вопросов со стороны представителей налоговых органов.

    Вопрос: Может ли предприятие промышленности расходы, связанные с оплатой питания сотрудников, учесть при исчислении налога на прибыль организаций? Надо ли данные выплаты облагать страховыми взносами?
    Посмотреть ответ

    Регулируем питание персонала: коллективный договор

    Как говорит Трудовой кодекс РФ, для правильного и своевременного регулирования взаимоотношений по части питания между руководством организации и сотрудниками в компании должен быть разработан коллективный трудовой договор. Именно он является основным документом, призванным решить все самые насущные внутренние вопросы предприятия, в том числе правила обеспечения сотрудников бесплатными обедами и условия частичной или полной компенсации питания.

    Как показывает практика, существует несколько основных способов накормить сотрудников за счет компании:

    • Различные дополнительные выплаты, компенсации и дотации;
    • Использование кейтеринга (доставка бесплатных обедов на предприятие);
    • Подписание договора с пунктом общественного питания – кафе, столовой, буфетом и т.п.;
    • Создание на базе организации своей собственной столовой;
    • Выделение и оснащение под кухню одного из кабинетов офиса компании.

    В каждом конкретном случае, компания вправе самостоятельно выбрать наиболее подходящий вариант, исходя из предполагаемых затрат, количества сотрудников, налоговых обстоятельств и т.д.

    Однако, стоит учесть, что везде есть свои тонкости: например, создание столовой – самый дорогой и сложный с точки зрения документального оформления путь, подходящий только для крупных предприятий.

    А вот остальные способы – более распространены, поскольку подходят практически для всех коммерческих компаний, независимо от их размера и финансового состояния. Разберем их по порядку.

    Компенсация питания в денежном эквиваленте

    Всего есть три варианта денежных выплат сотрудникам на питание:

    • Дотации. Самый простой способ организации питания работников за счет компании — выдача наличных средств им на руки для обедов в заведении, с которым данная компания имеет соответствующий договор. В этом случае, с точки зрения налогов, есть возможность для учета выплаченной суммы в составе расходов на снижение налогооблагаемой прибыли, но только если это предусмотрено в коллективном договоре с сотрудниками. Если подобного пункта в нем нет, то выплаты будут производиться за счет чистой прибыли.
    • Доплаты. Иногда, при некоторых обстоятельствах на усмотрение работодателя, организации во внутренних коллективных договорах прописывают возможность доплаты на обеды сотрудников. Эти средства можно включать в расходы на оплату труда, но только если, опять же, это предусмотрено в коллективном договоре.
    • Компенсации. Бывает, что руководство предприятия готово полностью компенсировать расходы на питание своих работников. Эта форма оплаты хороша тем, что сотрудники сами решают, где они будут обедать, тем самым освобождая работодателя от дополнительной бумажной волокиты и необходимости заключать договор с заведением общественного питания. В подобных случаях, нужно также прописывать выплату компенсации на питание в трудовых и коллективных договорах, а затем при помощи специального нормативного акта устанавливать ее размер.

    К сведению! Во многих компаниях работодатели проявляют лояльность по отношению к сотрудникам, разрешая им дневные чаепития за счет компании.

    То есть, организация приобретает чай, кофе, воду, сладости на весь коллектив. Возникает вопрос надо ли начислять НДФЛ на стоимость приобретаемых в офис компании напитков и еды? Нет, не нужно! Поскольку доход в виде натуральных продуктов питания не прописан под каждого конкретного сотрудника, то отсутствует сам объект налогообложения. При этом НДС на все эти вкусности рассчитать все-таки будет необходимо, поскольку, со стороны работодателя, угощения считаются безвозмездной передачей товаров, а значит, являются объектом НДС.

    Кейтеринг – доставка обедов в офис

    Привоз обедов прямо на рабочее место приобретает в последнее время все большее распространение. Называется такая доставка – кейтеринг, и подразумевает под собой организацию питания соответствующими заведениями на выезде.

    Чтобы правильно оформить такой тип питания на предприятии, нужно опять же закрепить это документально, на уровне коллективного договора. Существует три возможных варианта по проводкам кейтеринга:

    1. Работодатель платит только за услуги кейтеринговой фирмы. В этом случае, все затраты отражаются в налоговой базе аналогично расходам на комплексные обеды;
    2. Если работодатель приобретает обеды, а потом перепродает их своим сотрудникам, то отражать расходы и доходы по данным операциям следует в «Прочие доходы и расходы» или в «Продажи»;
    3. Третий вариант – если компания покупает обеды и бесплатно кормит ими работников, то учет таких покупок нужно вести по строке «Материалы».

    Обеды по договору

    Довольно часто предприятия и организации предпочитают заключать договоры на питание сотрудников с каким-то определенным заведением общественного питания. Как правило, это близлежащая столовая, кафе или буфет. При подобном сотрудничестве в договорах четко прописываются все условия предоставления услуг, в том числе время обеда, количество сотрудников, стоимость одного обеда и т.д. Денег на обеды на руки работники предприятия не получают, а для отчетности по обедам расписываются в специальных журналах и ведомостях или же предъявляют пропуск.

    Расчеты между работодателем, обеспечивающим обеды персонала в данном учреждении и самим учреждением общественного питания нужно отражать в общем порядке по строке «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

    Кухня в офисе

    В последние годы многие компании стали перестраивать один из офисных кабинетов в кухню для общего пользования персонала. Такие кухни, как правило, оборудованы всем необходимым: мойкой, мебелью, бытовой техникой, кухонной утварью.

    Требования к оснащению и содержанию подобных помещений прописаны в СНиП, в частности в них говорится о том, что использовать кухни на территории офиса можно только при условии, когда количество рабочего персонала на предприятии не выше 30 человек в смену.

    Если компания выбрала именно этот путь для обеспечения питания сотрудников, то в коллективном договоре следует прописать пункт о предоставлении сотрудникам данного помещения в качестве кухни. Заодно он позволит обосновать расходы на переоборудование кабинета в обеденную комнату.

    Что касается бухгалтерского учета, то все покупки и затраты на кухню нужно учитывать как «Прочие расходы». В тех случаях, когда цена кухонного оборудования выше 40 тысяч рублей, при сроке его службы более года, гасить ее придется через начисление амортизации.

    Таким образом, существует несколько наиболее часто встречающихся способов организации питания сотрудников работодателем во время рабочего дня. Руководство каждой компании выбирает оптимальный путь с учетом собственных возможностей и интересов персонала. Но, независимо от того, какой способ выбран, главное – не забыть прописать его суть в коллективном трудовом договоре.

    Чай и кофе для сотрудников: налогообложение и учет

    Во многих организациях руководство обеспечивает своих работников бесплатным чаем и кофе. Бухгалтеру следует помнить, что порядок учета и налогообложения операций по приобретению чая и кофе для сотрудников напрямую зависит от того, предусмотрено это коллективным договором или нет.

    Подробные разъяснения приводят специалисты проекта “1С:Консалтинг.Стандарт”.

    Согласно статье 22 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) работодатель обязан обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей. Перечень бытовых нужд ТК РФ не установлен, но может быть конкретизирован в коллективном договоре в числе обязательств работодателя (ст. 41 ТК РФ). Действия работодателя в пользу работников, производимые сверх обязательств, установленных коллективным договором, могут расцениваться как безвозмездное оказание работникам услуг или безвозмездная передача им товаров. В связи с этим порядок учета и налогообложения операций по приобретению чая и кофе для сотрудников будет зависеть от того, предусмотрено это коллективным договором или нет.

    Рассмотрим налоговые последствия и учет при каждом варианте.

    1. В коллективном договоре есть условие об обеспечении сотрудников чаем, кофе и т.п.

    НДС

    По разъяснениям Минфина России (см. письмо от 05.07.2007 № 03-07-11/212), предоставление работникам чая, кофе и других продуктов питания следует рассматривать как безвозмездную передачу товаров и, соответственно, облагать данную операцию НДС, определяя налоговую базу исходя из рыночных цен продуктов (подп. 1 п. 1 ст. 146, п. 2 ст. 154 НК РФ). При этом “входной” НДС по указанным товарам можно принять к вычету. При условии, что все остальные требования для принятия НДС к вычету, соблюдены (товары оприходованы, есть правильно оформленный счет-фактура).

    В то же время некоторые эксперты отмечают, что в данном случае предоставление работникам чая, кофе и сахара производится в рамках обеспечения бытовых нужд работников в соответствии с коллективным договором. Создание работодателем комфортных условий труда и отдыха работников не тождественно оказанию услуг или передаче товаров работодателем своим работникам. Поэтому исчислять НДС в такой ситуации не нужно.

    Обратите внимание: “входной” НДС в таком случае к вычету не принимается, а включается в стоимость приобретенных продуктов питания. Также не следует забывать о том, что согласно пункту 4 статьи 170 НК РФ налогоплательщик обязан вести раздельный учет сумм налога по приобретенным товарам (работам, услугам), используемым для осуществления как облагаемых налогом, так и не подлежащих налогообложению (освобожденных от налогообложения) операций.

    Заметим, что такую точку зрения экспертов поддерживают и судебные органы. Например, ФАС Московского округа в постановлении от 17.02.2006, 10.02.2006 № КА-А40/13265-05 по делу № А40-11867/05-128-97 пришел к выводу о том, что отпуск минеральной воды работникам не может быть признан реализацией и, следовательно, не облагается НДС, так как расходы по реализации предусмотренных коллективным договором мероприятий по охране здоровья работников квалифицируются как затраты по обеспечению нормальных условий труда.

    А ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 18.02.2008 № Ф08-402/2008-127А указал, что отношения по предоставлению сотрудникам бесплатного питания, обусловленные коллективным договором, являются трудовыми, а не гражданско-правовыми. Следовательно, в данном случае отсутствует реализация товаров согласно подпунктам 1 и 2 пункта 1 статьи 146 НК РФ, поскольку питание сотрудников организовано в целях осуществления производственной деятельности в соответствии с требованиями коллективного договора.

    Налог на прибыль организаций

    Расходы, производимые организацией в соответствии с положениями коллективного договора, являются обоснованными затратами и уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль при условии их документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ).

    Стоимость израсходованных продуктов следует включать в состав расходов на оплату труда на основании пункта 25 статьи 255 и пункта 25 статьи 270 НК РФ.

    Судьи в данном вопросе принимают сторону налогоплательщиков (см. постановления ФАС Северо-Западного округа от 09.03.2007 по делу № А56-44849/2005, от 21.07.2006 по делу № А56-35606/2005 и др.)

    НДФЛ

    В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной формах. В силу пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится, в частности, оплата (полностью или частично) за него организацией товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе питания в его интересах. В связи с этим контролирующие органы считают, что стоимость приобретенных для работников продуктов питания является их доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ.

    При этом Минфин России указывает, что если точно определить сумму полученного работником дохода в натуральной форме невозможно, то ее следует определять расчетным путем на основе общей стоимости предоставляемых продуктов и данных табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов (письмо Минфина России от 19.06.2007 № 03-11-04/2/167).

    В то же время есть примеры судебных решений, согласно которым стоимость продуктов питания работников не облагается НДФЛ, поскольку в данном случае размер дохода в натуральной форме нельзя персонифицировать (см., например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 12.03.2008 № Ф08-478/08-265А по делу № А32-17504/2006-48/393-2007-48/131).

    ЕСН

    В соответствии с пунктом 1 статьи 237 НК РФ при определении налоговой базы по ЕСН учитываются любые выплаты и вознаграждения по трудовым и гражданско-правовым договорам (за исключением сумм, указанных в ст. 238 НК РФ) вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты, в том числе и оплата питания для работников. При этом налоговая база определяется отдельно по каждому физическому лицу (п. 2 ст. 237 НК РФ).

    То есть, как и в случае с НДФЛ, доход должен быть персонифицирован. Если же определить сумму дохода, полученного каждым работником, нельзя, то и облагать ЕСН стоимость чая и кофе, потребленных работниками, не нужно.

    Заметим, что официальных разъяснений по данному вопросу нет. Но, скорее всего, при проверке контроллеры будут настаивать на включении данных выплат в налоговую базу по ЕСН, и свою точку зрения организации придется отстаивать в суде. Основной аргумент в защиту – невозможность персонифицировать доход.

    В качестве примера судебного решения, принятого в пользу налогоплательщика, приведем постановление ФАС Уральского округа от 04.03.2008 № Ф09-1135/08-С2. В нем судьи признали неправомерным доначисление обществу ЕСН на сумму затрат за оплату питьевой воды для работников. При этом арбитры исходили из того, что хотя данные расходы не подлежат исключению из налогооблагаемой базы, но вместе с тем налоговым органом не персонифицированы суммы дохода, полученного конкретными физическими лицами. Доказательств того, что все работники общества употребляли предоставляемую питьевую воду, налоговой инспекцией не представлено.

    Бухгалтерский учет

    Продукты питания, приобретаемые для сотрудников, могут быть приняты к учету в составе материально-производственных запасов, используемых для управленческих нужд организации, на счет 10 “Материалы” (п. 2 Положения по бухгалтерскому учету “Учет материально-производственных запасов” ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Данные материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, которой в рассматриваемом случае признается сумма, уплачиваемая в соответствии с договором поставщику, за исключением НДС (п. 5, 6 ПБУ 5/01).

    Расходы на приобретение чая, кофе, сахара, которые организация несет в соответствии с коллективным договором, являются расходами по обычным видам деятельности (как управленческие расходы) и при наличии соответствующего положения в учетной политике организации могут формировать себестоимость проданных продукции, товаров, работ, услуг в отчетном периоде признания этих расходов (п. 7, 9 Положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации” ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).

    При передаче продуктов лицу, ответственному за пополнение запаса этих продуктов, на основании соответствующего первичного документа фактическая себестоимость продуктов списывается со счета 10 в дебет счета 26 “Общехозяйственные расходы”.

    2. Условие об обеспечении сотрудников чаем, кофе в коллективном договоре отсутствует

    НДС

    Согласно последней позиции Минфина России, предоставление работникам чая, кофе и других продуктов питания следует рассматривать как безвозмездную передачу товаров и, соответственно, облагать данную операцию НДС, определяя налоговую базу исходя из рыночных цен продуктов (пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 2 ст. 154 НК РФ). Например, такой вывод чиновников прозвучал в письме от 05.07.2007 № 03-07-11/212. Кроме того, в данном письме финансовое ведомство пояснило, что при безвозмездной передаче чая и кофе работникам офиса налогоплательщик должен выставить счет-фактуру. При этом в строках 4 “Грузополучатель”, 6 “Покупатель”, 6а “Адрес”, 6б “ИНН и КПП покупателя” проставляются прочерки.

    На основании подпункта 1 пункта 2 статьи 171, пункта 1 статьи 172 НК РФ НДС, уплаченный при приобретении продуктов для комнаты отдыха, может быть принят организацией к вычету при принятии продуктов к учету при наличии счета-фактуры поставщика.

    Однако ранее финансисты придерживались противоположной точки зрения. Например, в письме Минфина России от 16.06.2005 № 03-04-11/132 указывалось следующее: поскольку стоимость чая, кофе и других продуктов питания в состав расходов при исчислении налога на прибыль не включается, расходы по приобретению таких товаров должны рассматриваться как расходы для собственных нужд, не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг). При этом операции по передаче этих товаров структурным подразделениям не осуществляются. Таким образом, в отношении вышеназванных товаров, расходы на приобретение которых покрываются за счет собственных средств организации, объекта обложения НДС согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 146 НК РФ не возникает и уплаченный налог к вычету не принимается. Аналогичные разъяснения приводились также в письме МНС России от 21.01.2003 № 03-1-08/204/26-В088.

    Налог на прибыль организаций

    Стоимость безвозмездно переданного имущества (кофе и чая) и расходы, связанные с такой передачей (в данном случае – сумма НДС, начисленная при безвозмездной передаче), не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ).

    НДФЛ

    Организация, являющаяся налоговым агентом работников по выплаченным им доходам (в том числе в натуральной форме), обязана исчислить, удержать у налогоплательщиков и уплатить сумму НДФЛ (п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

    Работодатель в данном случае безвозмездно передает коллективу работников продукты (чай и кофе). С одной стороны, работники получают доход в натуральной форме, который подлежит обложению НДФЛ (пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ). С другой стороны, продукты передаются коллективу в целом, а не каждому конкретному работнику с отражением приемки-передачи в соответствующей ведомости. Следовательно, количество полученных каждым работником продуктов определить невозможно. В связи с этим организация не может определить стоимостную характеристику дохода, полученного каждым работником в натуральной форме, то есть налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 53, п. 1 ст. 211 НК РФ).

    Арбитры уровня федеральных округов также отмечают, что если доход, полученный работниками в натуральной форме в виде питания, чая, кофе и т.п., персонифицировать невозможно, то исчислять НДФЛ не нужно (см. постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 12.03.2008 № Ф08-478/08-265А по делу № А32-17504/2006-48/393-2007-48/131, ФАС Западно-Сибирского округа от 31.01.2007 № Ф04-9358/2006(30538-А45-15) по делу № А45-6539/2006-46/263, ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2006 по делу № А56-2227/2006).

    ЕСН

    Согласно пункту 3 статьи 236 НК РФ выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения ЕСН, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде.

    Поскольку в данном случае стоимость оплаты организацией питания (чая, кофе, сахара) для своих работников не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль, то и объектом налогообложения по ЕСН не является.

    Аналогичные разъяснения можно найти, например, в письме УФНС РФ по г. Москве от 28.08.2006 № 21-11/75538@.

    Бухгалтерский учет

    Продукты питания (чай и кофе), приобретаемые для безвозмездной передачи коллективу работников, могут быть приняты к учету в составе материалов на счет 10 (п. 2 ПБУ 5/01, Инструкция по применению Плана счетов). Данные материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, которой в рассматриваемом случае признается сумма, уплачиваемая в соответствии с договором поставщику, за исключением НДС (п. п. 5, 6 ПБУ 5/01).

    Выбытие активов при их безвозмездной передаче признается расходами организации, учитываемыми в составе прочих расходов (п. 2, 11 Положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации” ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).

    Стоимость безвозмездно переданных продуктов списывается со счета 10 в дебет счета 91 “Прочие доходы и расходы”, субсчет 91-2 “Прочие расходы”. Также по дебету счета 91, субсчет 91-2, в корреспонденции со счетом 68 отражается сумма начисленного по безвозмездной передаче НДС.

Ссылка на основную публикацию