Образец приказа о замещении временно отсутствующего работника

Порядок замещения основного работника на время больничного. Документальное оформление, образец приказа

Временное отсутствие работника на своем месте может быть обусловлено причинами различного характера, например, человек уходит в очередной отпуск.

Но нередки случаи, когда это происходит в силу заболевания. В таких ситуациях наниматель вправе заменить отсутствующего работника другим. Об этом подробно рассказано в нашей статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-29-87 . Это быстро и бесплатно !

Какими способами можно возложить обязанности на другое лицо?

Заболевание сотрудника может негативно отразиться на деятельности всей компании в целом. Особенно это актуально в случаях, когда болеет специалист, занимающийся очень важными направлениями, например, финансами или технологиями производства. В таких ситуациях необходимо найти временную замену отсутствующему.

На практике используется два варианта замены работника:

  1. Замещение. Такой способ подразумевает возложение обязанностей отсутствующего специалиста на другого в полном объеме.
  2. Совмещение. В этом случае замещающий выполняет только некоторые функции отсутствующего, совмещая со своей основной деятельностью.

Важно! Процедура оформляется приказом руководителя компании, с которым заменяющий работник должен быть ознакомлен под подпись.

Порядок замещения (временного перевода)

Замещение, как и любая другая процедура, связанная с трудовыми отношениями, реализуется в несколько этапов. Для начала необходимо пообщаться с работником, на которого руководитель планирует возложить обязанности заболевшего. После оформляются все необходимые документы. В завершении информация направляется в бухгалтерию, которая будет начислять соответствующую оплату.

Всегда ли требуется документально оформлять распоряжение?

Согласно требованиям действующего законодательства, работающему можно поручить выполнение функций отсутствующего специалиста. Для этого потребуется согласие человека. Если стороны пришли к соглашению, то руководитель издает приказ соответствующего характера, который будет являться основанием для начисления дополнительной оплаты в последующем.

Но не всегда нужно оформлять распоряжение. В некоторых случаях приказ не потребуется. Это касается той категории работников, которые были назначены на должность изначально с условием возможной замены временно отсутствующего работника, например, заместителей руководителя. Такое условие должно быть указано в договоре. В качестве компенсации работнику устанавливается денежная надбавка либо дополнительные дни к основному отпуску.

Предварительное обсуждение

Согласие работника на замену временно отсутствующего является одним из условий возложения дополнительных обязанностей. По этой причине руководитель компании должен будет обсудить с человеком такой вопрос. В процессе беседы оговариваются условия компенсации и объем дополнительных обязанностей.

В то же время статья 72.2 ТК РФ несколько расширяет полномочия руководителя, предоставляя право возложить на работника дополнительные обязанности без его согласия. Это возможно в случае:

  • катастроф;
  • производственных аварий;
  • стихийных бедствий.

Внимание! Согласие также не потребуется, если отсутствие специалиста негативно скажется на деятельности компании, то есть это может привести к временной приостановке работ, порче или уничтожению материальных ценностей.

Необходимые документы

Процедура возложения обязанностей заболевшего работника на другого специалиста предусматривает оформление ряда документов.

  1. Докладная непосредственного начальника отсутствующего.
  2. Заявление на замещение.
  3. Приказ руководителя.

Сведения о временной замене заболевшего в трудовую книжку не вносятся. Информация указывается лишь в учетной карточке замещающего работника.

Служебная записка

Нормы Трудового кодекса РФ прямо не указывают на то, что необходимо составлять служебную записку в связи с болезнью работника. Но на практике локальными правилами большинства организаций оформление такого документа предусмотрено.

Оформляется записка в письменном виде и направляется руководителю компании. В ней должно быть указано следующее:

  • Данные руководителя.
  • Наименование структурного подразделения.
  • Сведения о заболевшем работнике.
  • Дата с которой он отсутствует.
  • Скачать бланк служебной записки о возложении обязанностей на период больничного
  • Скачать образец служебной записки о возложении обязанностей на период больничного
Заявление

Ещё один документ, который может быть оформлен на время больничного листа — заявление на замещение. Оно оформляется сотрудником, который будет заменять ушедшего на больничный и официально подтвердит, что он не против выполнения обязанностей заболевшего коллеги.

Как и служебная записка, заявление оформляется в письменном виде. В нем указывается время начала больничного, а также данные о работнике, который будет временно исполнять обязанности.

  • Скачать бланк заявления на замещение во время больничного
  • Скачать образец заявления на замещение во время больничного
Приказ о возложении исполнения обязанностей на другого сотрудника

Почти всегда приказ о возложении обязанностей заболевшего специалиста на другого работника должен быть издан. Исключением являются случаи, когда человек изначально является замещающим специалистом и такое правило указано в его договоре. Приказ оформляется в письменной форме.

В приказе о возложении обязанностей заболевшего специалиста на другого работника указывается:

  • Наименование организации.
  • Сведения об отсутствующем и заменяющем работнике.
  • Дата начала замещения.

Приказ подписывается руководителем компании. С документом должен быть ознакомлен под подпись замещающий работник.

  • Скачать бланк приказа о возложении обязанностей на время больничного листа
  • Скачать образец приказа на замещение директора на время больничного листа
  • Скачать образец приказа о замещении учителя на время больничного листа
Дополнительное соглашение к ТД

Может потребоваться дополнительное соглашение к трудовому договору. Оно оформляется в случае, если человек остается работать в компании, но полностью освобождается от обязанностей по своей должности на время замены. Дополнительное соглашение, как и трудовой договор оформляется в письменном виде, в двух экземплярах. В нем указывается период и наименование должности, по которой будет происходить замена.

  • Скачать бланк допсоглашения к трудовому договору о замещении сотрудника на больничном
  • Скачать образец допсоглашения к трудовому договору о замещении сотрудника на больничном
Особенности оплаты

Порядок выплаты специалистам, которые заменяют заболевших, установлен статьей 151 ТК РФ. В ней указано, что доплата за возложение дополнительных обязанностей должна производиться в обязательном порядке. Размер такой выплаты устанавливается сторонами трудовых отношений с учетом объема нагрузки и произведенных удержаний.

Статья 151 ТК РФ. Оплата труда при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором

При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата.

Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (статья 60.2 настоящего Кодекса).

Порядок совмещения

Совмещение профессий или должностей – это одна из форм временной замены отсутствующего работника. Она несколько отличается от замещения. Особенностями такой процедуры являются:

  1. Обязательное согласие работника. Оно должно быть оформлено в письменном виде.
  2. Четкие сроки совмещения. Они устанавливаются руководителем с письменного согласия работника.
  3. Человек имеет возможность аннулировать совмещение в одностороннем порядке. Но он должен будет письменно предупредить об этом руководителя за три рабочих дня.

Приказ

Приказ о совмещении должен быть оформлен, поскольку он является документальным подтверждением взаимного согласия сторон. Он составляется в письменной форме и доводится под подпись до работника. Кроме общей обязательной информации, приказ должен содержать в себе и специфические формулировки. В тексте должно быть указано, что обязанности по должности специалист будет выполнять именно в порядке совмещения.

  • Скачать бланк типового приказа о совмещении на время больничного
  • Скачать образец приказа о совмещении обязанностей на время больничного листа

Допсоглашение к ТД

Дополнительное соглашение к трудовому договору потребуется, если содержание последнего претерпит изменения. Например, человек работал какое-то время в компании, но потом ему предложили совмещать должности. В таком случае нужно будет оформить дополнительное соглашение к договору. В нем следует указать, что обязанности будут исполняться в порядке совмещения.

  • Скачать бланк допсоглашения о совмещении на время больничного
  • Скачать образец допсоглашения о совмещении на время больничного

Нюансы оплаты

Выплата за совмещение производится по тем же правилам, что и замещение. Сумма определяется по соглашению сторон с учетом объема нагрузки и удержаний из заработка. На практике совмещение компенсируется в виде надбавки к заработной плате.

Можно ли принять на данный период нового сотрудника?

На время болезни человека руководитель имеет право принять другого специалиста на работу. Речь идет не о замещении или совмещении. В данном случае можно заключить новый трудовой договор. Трудовые отношения с такой категорией работников имеют отличительные особенности.

Основанием для приема на работу человека по замене отсутствующего специалиста является заболевание последнего. Оно дает право руководителю принять на должность другого работника. Такие трудовые отношения будут носить временный характер. Они будут ограничены только заболеванием основного специалиста. Сам претендент должен соответствовать общим критериям – состояние здоровья и наличие специального образования, если таковое требуется для назначения на должность.

Как оформить?

Сама процедура приема на время болезни основного специалиста не имеет отличительных особенностей:

  1. претендент подает заявление на имя руководителя компании, который рассматривает его;
  2. после этого издается приказ о приеме на работу и оформляется трудовой договор;
  3. в завершении в трудовую книжку человека вносится соответствующая запись.

В любом случае, основанием для начала процедуры приема на работу, является заявление претендента. Оно оформляется в письменном виде и направляется руководителю организации. В нем указываются данные организации, работника, а также то, что человек желает заключить трудовой договор на время лечения отсутствующего специалиста.

  • Скачать бланк заявления о приеме на работу на время больничного основного работника
  • Скачать образец заявления о приеме на работу на время больничного основного работника

В случае положительного результата, с человеком по статье 59 ТК РФ заключается срочный трудовой договор. Он оформляется по общим правилам в письменном виде, по одному экземпляру для каждой из сторон. Помимо обязательных условий, договор должен содержать сведения о сроках действия. В данном случае они обусловлены наступлением определенных обстоятельств, а именно – выходом основного работника. К конкретной дате срок договора не привязан.

  • Скачать бланк срочного трудового договора на время больничного основного работника
  • Скачать образец срочного трудового договора на время больничного основного работника
Читайте также:  Налог на наследство квартиры близких родственников в 2022 году

После заключения договора должен быть издан приказ, подписанный руководителем. В нем указываются все обязательные реквизиты, а также то, что человек принят только на время заболевания основного работника.

  • Скачать бланк приказа о приеме на работу на время больничного
  • Скачать образец приказа о приеме на работу на время больничного

Процедура приема на работу для замены заболевшего работника предусматривает заполнение некоторых кадровых документов:

  • Прежде всего это трудовая книжка. В неё должна быть внесена запись о приеме на работу на период заболевания основного специалиста.
  • Также необходимо заполнить личную карточку на человека.

Как уволить?

Важно! Основанием для прекращения трудовых отношений с временным работником является наступление определенной даты или обстоятельств. В случае с больничным это будет выход основного работника. С такого момента трудовые отношения с заменяющим специалистом прекращаются.

Днем увольнения будет являться дата закрытия больничного. В остальном процедура стандартна. В день увольнения на руки работнику выдается трудовая книжка и окончательный расчет. Денежные средства передаются под подпись либо перечисляются на расчетный счет. По требованию человека должны быть оформлены и другие документы, например, справка о заработной плате либо об отработанном времени.

Действующее законодательство предусмотрело несколько вариантов замены заболевшего работника – совмещение, замещение и прием на работу другого человека. Каждый из них руководитель может выбрать по своему усмотрению. Также инициатором временной замены может выступать и сам работник.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

8 (800) 350-29-87 (Москва)
8 (800) 350-29-87 (Санкт-Петербург)

Готовим приказ о возложении обязанностей

Приказ о возложении обязанностей — это документ, посредством которого руководитель поручает сотруднику выполнять работу за коллегу, оставившего полномочия, например, на время отпуска, болезни или командировки. В распоряжении необходимо четко прописать условия: виды деятельности, оплату и срок, в течение которого придется замещать отсутствующего специалиста.

Скачать образец приказа о замещении на время отпуска генерального директора

Скачать образец приказа о возложении обязанностей с доплатой за временный перевод на другую должность

В каких случаях понадобится приказ о возложении обязанностей

На любом предприятии периодически происходят ситуации, когда тот или иной работник отсутствует. Чтобы не допустить простоя производственного процесса, работодатель возлагает обязанности на коллег отсутствующего. На практике это приходится делать, если основной работник:

  • отправился в отпуск;
  • находится в командировке;
  • не работает из-за болезни.

Есть обоснованные причины, по которым за сотрудником сохраняют пост, даже если он отлучился с работы на длительный срок. Например, это касается тех, кто отправлен в служебные командировки ( ст. 167 ТК РФ ), находится в отпуске по беременности и уходу за малышом (ст. 81 , 256 ТК РФ), проходит медицинское обследование (ч. 1–3 ст. 185.1 ТК РФ ), обучение по профессии (ч. 1 ст. 187 ТК РФ ) и др.

На этот период работодатель вправе осуществить возложение обязанностей на время отсутствия основного работника на других подчиненных. Только предстоит определиться, каким способом поручить им дополнительную работу:

  • добавить нагрузку по аналогичной специальности в пределах их рабочего времени — увеличение объема деятельности или расширение сфер обслуживания ( ст. 60.2 ТК РФ );
  • доверить исполнять одновременно с собственными функциями и чужую работу по иной специальности — совмещение профессий или должностей (ст. 60.2 ТК РФ);
  • перевести на другую должность, освободив от основной работы, — временный перевод ( ст. 72.2 ТК РФ );
  • взять на временно свободную должность нового сотрудника на основе совместительства ( ст. 60.1 );
  • заключить с новичком трудовой договор на необходимый срок ( ст. 59 ).

Чтобы сотрудник совмещал деятельность на законных основаниях, руководитель прописывает все нюансы о выполнении чужих полномочий в приказе.

На основании чего его готовят

Чаще всего должности совмещают или увеличивают объем деятельности. Если нагрузка слишком велика и совмещать работу на двух постах одновременно невозможно, то оформляют временный перевод. Такой способ подходит, когда работница ушла в отпуск после рождения малыша или при замещении вышестоящих должностных лиц.

Чтобы в дальнейшем трудностей при проверке контролирующих органов не возникало, до издания приказа о временном исполнении обязанностей следует соблюдать основные требования. В первую очередь, необходимо договориться об условиях работы с человеком, которому хотите поручить функции отпускника. Просто издать распоряжение и заставить работать за другого вы не вправе.

Не забывайте: в большинстве случаев без согласия работника увеличить нагрузку или поручить дополнительные функции невозможно. Отправьте работнику письменное предложение о выполнении новых полномочий. В нем оставьте место для согласия и подписи.

На практике такое уведомление отправляют не всегда. Поскольку после устных договоренностей заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, который подписывают обе стороны. Но для контролирующих органов и судебных споров отдельное письменное согласие станет неопровержимым доказательством.

Помните: даже если человек сначала подписал такое согласие, а позже передумал, он вправе отказаться от дополнительной нагрузки. Но обязан предупредить об этом за три рабочих дня.

Вот процедура оформления при делегировании функций методом совмещения:

  1. Сначала получите согласие с работника в письменной форме.
  2. Согласуйте условия и закрепите их в дополнительном соглашении к основному договору.
  3. Если все вопросы решены, издайте приказ о совмещении.
  4. Ознакомьте с ним человека под подпись.

Порядок действий при переводе на другую должность мало чем отличается. И здесь потребуется согласие, допсоглашение (в двух экземплярах) и только затем издание распоряжения.

Закон предусматривает исключительные ситуации, когда согласие не требуется: чрезвычайные ситуации, природные или техногенные катаклизмы, несчастные случаи и аварии на производстве и др. (ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК РФ ). В этом случае необходимо только составить приказ о возложении обязанностей в связи с производственной необходимостью, прописав в нем все необходимые условия работы. Среди них новые функции, срок перевода и дополнительная оплата труда. Ее устанавливают в виде фиксированной суммы или процента от оклада ( ст. 151 ТК РФ ).

Без согласия перевести человека на другую должность работодатель вправе не более чем на один месяц. Если устранение последствий ЧС затянется, придется попросить написать согласие.

Содержание приказа

Единого шаблона для документа закон не устанавливает. Каждый работодатель составляет его в свободном виде. Но важно учитывать нормы деловой документации. Одно из требований ко всем подобным распоряжениям -— указать реквизиты предприятия (название, адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП). Как и другие распорядительные документы, приказ о делегировании функций отпускника печатают на официальном бланке компании или на обычном листе А4. Только в первом случае реквизиты уже указаны, во втором — придется написать их собственноручно. Ниже следует указать номер, место и дату составления, название документа.

Затем в содержании распоряжения о возложении должностных обязанностей укажите основания (в связи с отпуском, командировкой и т.д.) и нормы ТК. После слова «приказываю» перечислите основные распоряжения, где отметьте следующие сведения:

  • кому поручают чужую работу (Ф.И.О. работника и должность);
  • конкретные функции, которые предстоит выполнять;
  • способ (совмещение, временный перевод, совместительство);
  • период, на который придется замещать;
  • документ-основание (согласие, допсоглашение к трудовому договору);
  • величина доплаты.

После составления документа его необходимо заверить подписью директора, затем автограф ставит работник.

После того, как приказ подготовлен и подписан, он вступает в силу сразу, если в нем не указана другая дата. Но ознакомить с ним временного заместителя необходимо в течение трех дней.

Образец

Обратите внимание на образец приказа о временно исполняющем обязанности на время декрета сотрудницы предприятия.

о возложении обязанностей временно отсутствующего работника (в период отпуска по уходу за ребенком)

г. Санкт-Петербург 12.05.2021

В связи с отпуском по уходу за ребенком начальника кадрового отдела и в соответствии со статьями 60.2, 151 Трудового кодекса РФ

  1. Возложить исполнение обязанностей начальника кадрового отдела в порядке совмещения на бухгалтера Тихонову Таисию Тихоновну с 12 мая 2021 года на период отсутствия начальника кадрового отдела.
  2. Установить Тихоновой Т.Т. на этот срок доплату к основному окладу в размере 15 000 (пятнадцати тысяч) рублей ежемесячно.
  3. Отделу кадров ознакомить бухгалтера Тихонову Т.Т. с настоящим приказом под подпись.

Основание: дополнительное соглашение к трудовому договору от 11.05.2021 г. №777.

Генеральный директор Воронов Воронов А.В.

С приказом ознакомлен(а)

Тихонова Тихонова Т.Т.

Если речь идет об отпуске руководителя компании, то возложение обязанностей на другого сотрудника — обычная процедура. Иначе предприятие остановится. Учтите: одного приказа на время отпуска директора возложить обязанности на заместителя недостаточно. Понадобится выписать доверенность. Она необходима, чтобы заместитель получил возможность заверять документы.

Вот как выглядит распоряжение директора, поручившего исполнять его функции другому должностному лицу.

Образец приказа о замещении директора на время отпуска

Порядок хранения

Сначала приказ обязательно регистрируют в журнале учета внутренней документации компании. Затем подшивают в папку с аналогичными документами, хранят на протяжении установленного законом срока.

В соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019, такие распорядительные документы хранят 50 или 75 лет. Первая цифра — для документов, делопроизводство которых завершено до 01.01.2013, второй — для изданных позже этой даты. Обычно их хранят в архиве компании, но если фирму ликвидируют раньше этого периода, то документы передают в госархив.

Читайте также:  Можно ли разводить костер на берегу реки, правила разведения в лесу

Образец приказа о замещении отсутствующего работника

Приказ о замещении временно отсутствующего работника – образец этого документа может понадобиться уполномоченным сотрудникам, на которых руководитель возложил обязанность по его подготовке. Подробности составления данного акта, а также нюансы замещения руководителя организации мы рассмотрим далее.

Приказ о временном исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника

Порядок назначения временно замещающего сотрудника и оплаты дополнительного объема работы регламентируется ст. 60.2 и 151 Трудового кодекса РФ. Форма приказа о замещении законодательством не установлена, поэтому его составляют по образцу, принятому на предприятии, либо в произвольной форме.

форма приказа
Скачать форму приказа

При замещении речь также идет о дополнительной плате за труд. Следовательно, распорядительный акт должен быть использован в бухгалтерии и потому относится к первичным учетным документам. В связи с этим при составлении приказа необходимо соблюдать требования ч. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которым в нем обязательно должны присутствовать следующие элементы:

  1. Наименование и дата составления документа.
  2. Название организации.
  3. Содержание факта хозяйственной жизни.
  4. Фамилия, имя, отчество, должность замещаемого сотрудника.
  5. Фамилия, имя, отчество заместителя.
  6. Срок замещения (если его можно определить) либо формулировка вида «до выхода сотрудника Иванова на работу».
  7. Размер доплаты за увеличение объема работы.
  8. Подпись руководителя.
  9. Подтверждение ознакомления с приказом сотрудника, временно исполняющего обязанности.

Образец приказа о замещении временно отсутствующего работника

Образец приказа о замещении отсутствующего работника

Общество с ограниченной ответственностью «Сарафан»

25 мая 2016 года

О замещении временно отсутствующего работника

В силу ст. 60.2, 151 Трудового кодекса РФ и в связи с отсутствием в период временной нетрудоспособности по причине болезни начальника экономического отдела Свиридова Павла Сергеевича приказываю:

  1. Поручить старшему экономисту экономического отдела Соколовой Елене Андреевне исполнение обязанностей начальника экономического отдела с 26.05.2016 до выхода Свиридова П. С. на работу.
  2. Дополнительный объем работы выполняется в течение установленной трудовым договором продолжительности рабочего дня наряду с основной работой.
  3. Установить старшему экономисту экономического отдела Соколовой Е. А. доплату за дополнительный объем работы на период временного замещения в размере 15 000 (пятнадцати тысяч) руб. в месяц.

Основание: дополнительное соглашение от 25.05.2016 № 7-ТД к трудовому договору от 01.12.2014 № 7-ТД.

Директор: (подпись) Колев С. Ф.

С приказом ознакомлена: (подпись) Соколова Е. А.

Об исполнении функций директора при возложении их на иное лицо

В связи с тем, что исполнительный орган предприятия взаимодействует с третьими лицами, замещение руководителя регулируется не только трудовым законодательством, но и гражданским. Что касается оформления кадровых документов, то на порядок их составления должность замещаемого лица не влияет. Таким образом, содержание приказа остается прежним.

Однако руководство организации не должно забывать, что одного приказа о замещении временно отсутствующего директора будет мало. Следует также заблаговременно позаботиться о доверенности для замещающего лица, банковских карточках и образце подписи замещаемого лица.

Приказ о замещении временно отсутствующего работника составляется на бланке, который разрабатывается самим предприятием, хотя возможно и составление в свободной форме (как на предложенном выше образце). При этом следует лишь соблюсти требования о наличии обязательных реквизитов первичного учетного документа.

Расчет доплаты за замещение временно отсутствующего работника

Доплата за замещение временно отсутствующего работника — это основной вид оплаты труда работника, который будет замещать отсутствующего коллегу. Разберемся, как правильно оформить надбавку, как установить размер. Рассмотрим примеры начислений для разных ситуаций.

Суть проблемы

Обеспеченность кадровыми ресурсами — проблема всех сфер деятельности. Мало того, что найти достойного специалиста сложно, так еще и основной работник может отсутствовать продолжительное время. Например, летом, когда наступает горячая пора отпусков, на предприятии начинаются повальные каникулы и ведение деятельности затрудняется. К тому же любой работник может заболеть. Хорошо, если простуда закончится через одну-две недели. Но ведь ситуации бывают разные.

Причин для отсутствия сотрудников на рабочих местах масса. Но деятельность компании не должна страдать. Следовательно, работодателю важно позаботиться о выполнении обязанностей отсутствующих. Самовольно возложить обязанности на подчиненного недостаточно, требуется оплатить труд сверх нормы.

Категории замещений

В деятельности российских организаций чаще всего используют три способа:

  1. Оформляется временный перевод специалиста на другую работу. При этом свои прямые обязанности работник выполнять не будет. В его обязанности будет входить труд по новому месту работы. Например, на время отпуска начальника отдела контроля качества на его должность переведен один из специалистов. Специалисту будет назначена доплата за замещение на время отпуска начальника.
  2. Временное совмещение должностей или профессий. При этом в течение рабочего времени сотрудник будет выполнять свои прежние обязанности и вмененные. Например, бухгалтер по расчету заработной платы будет совмещать должность кассира на период болезни основного работника.
  3. Расширение зон обслуживания или увеличения объема работ. Работник обязуется выполнять в течение трудового дня обязанности, соответствующие его основной должности, но в значительно большем объеме. Например, в штате организации три кадровика. На время отпуска одного кадрового работника его обязанности можно разделить на двоих оставшихся специалистов.

При этом каждый вариант важно правильно оформить и оплатить.

Оплата труда и оформление временного перевода

Временный перевод на другую должность оформляют в том случае, если оплата труда по замещаемой работе выше. Способ популярен при замещении руководящих должностей. При переводе на вышеоплачиваемую должность назначают оклад по новой должности. Неправомерно указывать в кадровой документации формулировку «с доплатой разницы между окладами» и аналогичные фразы.

К примеру, кадровик получает оклад 30 000 рублей. А начальник отдела кадров — 50 000 рублей. Следовательно, при переводе на позицию начальника отдела кадров простому кадровику назначат оклад в 50 000 рублей.

Но подчиненного могут перевести на должность, оплачиваемую ниже, чем по основному месту работы. Тогда учтите, что при временном переводе на другую должность уровень оплаты труда не может быть ниже, чем средняя заработная плата по основному месту ( ст. 182 ТК РФ ).

При оформлении перевода подготовьте следующие кадровые документы:

  1. Дополнительное соглашение к трудовому договору. Без согласия работника перевод невозможен. В допсоглашении необходимо обозначить условия оплаты. Сумма определяется по соглашению сторон, но она не может быть ниже, чем средняя зарплата по основной должности.
  2. Приказ о временном переводе по форме № Т-5.
  3. Должностные инструкции и обязанности по новой должности. Допустимо прописать обязанности в дополнительном соглашении на временный перевод.

Образец приказа

Образец дополнительного соглашения

Совмещение профессий и увеличение объема работ

Если работодатель решил увеличить объем работ или возложить обязанности по замещению другой должности на подчиненного, то необходимо выполнить три обязательных действия.

1. Предложить дополнительную работу и получить письменное согласие работника. Без официального согласия заставить сотрудника трудиться дополнительно нельзя. Но есть исключения. Если в трудовом договоре предусмотрена возможность замещения, то специального разрешения те требуется.

Образец предложения дополнительной работы

2. Договориться с размером оплаты. Трудовое законодательство не предусматривает ограничений по оплате замещений. Нет ни минимального, ни максимального уровня оплаты. Объем доплаты устанавливается по договоренности.

3. Оформить кадровые и распорядительные документы. Так как объем работы и оплата труда — это существенные условия трудовых взаимоотношений, необходимо закрепить изменения. Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору. А также приказ о возложении обязанностей.

Образец приказа о совмещении должностей

Образец приказа на расширение зон обслуживания

О размере доплат за замещение

Объем доплаты не ограничен. Конкретная сумма устанавливается по договоренности между работодателем и подчиненным-исполнителем. Допустимо установить доплату за замещение в процентном отношении к должностному окладу. Либо закрепить надбавку в абсолютной величине — фиксированной суммой.

Пример № 1. Доплата в процентном соотношении.

В маленькой фирме директор может замещать кадры, доплата за совмещение устанавливается самим руководителем. В приказе на замещение установлена доплата в размере 10 % от должностного оклада директора за полностью отработанный месяц. Оклад — 50 000 рублей. Месяц отработан полностью.

Пример № 2. Доплата в фиксированной сумме.

Бухгалтеру установлена надбавка в сумме 10 000 рублей за полностью отработанный месяц. За 15 дней из 21 рабочего дня сумма доплаты за замещение составит:

Доплата облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Суммы можно учесть в фонде оплаты труда при исчислении налога на прибыль.

Как оформить замещение сотрудника?

Анастасия Ложникова

В каждой организации любой сотрудник может заболеть, уйти в отпуск по уходу за ребенком, в учебный отпуск, одним словом, создать ситуацию, когда его потребуется кем-то заменить. Есть три способа оформить замещение временно отсутствующего работника: совмещение (расширение зоны обслуживания), временный перевод, временный прием. На первый взгляд кажется, что это явления одного порядка. Рассмотрим, в чем между ними разница.

Совмещение — это выполнение сотрудником в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ). Если дополнительная работа выполняется по такой же должности (профессии), то имеет место расширение зоны обслуживания (увеличение объема работ). Обратите внимание, что при этом сотрудник не освобождается от выполнения своей основной работы.

Дополнительная работа может быть поручена сотруднику только с его письменного согласия. И в таких случаях необходимо заключить с сотрудником письменное дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать:

  • трудовую функцию (например, наименование должности или профессии) совмещения;
  • сроки совмещения;
  • объем дополнительной работы (например, размер ставки);
  • доплату за совмещение.

Программа «Контур-Персонал» помогает оформить приказ о совмещении (расширении зоны обслуживания) и дополнительное соглашение с сотрудником.

Читайте также:  Продажа авто со штрафстоянок: особенности покупки и важные рекомендации юриста

Для замещения временно отсутствующего сотрудника также можно оформить временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ). В этом случае замещающий работник освобождается от своей текущей трудовой функции (должности, профессии) на время замещения. Чтобы оформить временный перевод, необходимо также заключить с сотрудником письменное дополнительное соглашение, в котором указать:

  • новую трудовую функцию (например, наименование должности или профессии);
  • дату перевода;
  • срок временного перевода;
  • вид перевода — временный;
  • оплату труда.

Зачастую дата окончания временного перевода заранее неизвестна, а отсутствующий работник может вернуться в любое время. Поэтому при оформлении временного перевода для замещения отсутствующего работника рекомендуется указывать не точную дату окончания перевода, а формулировку «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника», указав его фамилию, имя и отчество.

На основании дополнительного соглашения необходимо оформить приказ о временном переводе, например, по форме Т-5 или Т-5а. Также обратите внимание, что запись о временном переводе в трудовую книжку вносить не нужно!

Внимание! По окончании срока перевода не забудьте оформить обратный перевод сотрудника на его предыдущую работу, иначе перевод будет признан постоянным (ст. 72.2 ТК РФ)! Программа «Контур-Персонал» не только позволяет оформить приказ о временном переводе для замещения сотрудника и распечатать дополнительное соглашение, но и напоминает, когда подходит срок окончания временного перевода!

Наконец, на время отсутствия сотрудника можно оформить временный прием на работу другого работника — как на основную работу, так и по совместительству.

Совместительство — это выполнение в свободное от основной работы время другой регулярно оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство). Особенности регулирования труда лиц, работающих по совместительству, определяются главой 44 ТК РФ.

При приеме на работу сотрудника следует заключить с ним срочный трудовой договор, указав в числе прочего срок действия договора и обстоятельства, послужившие основанием для его заключения, в соответствии со статьей 59 ТК РФ. Если срок с точностью до даты определить невозможно, укажите «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника», уточнив его фамилию, имя и отчество.

На основании трудового договора необходимо издать приказ о приеме, например, по форме Т-1 или Т-1а, а также внести запись в трудовую книжку работника, если он принят на основную работу. Запись о совместительстве вносить в трудовую книжку не обязательно, если сотрудник этого не требует.

Внимание! Не забудьте расторгнуть трудовой договор с замещающим работником по возвращении основного сотрудника, иначе договор будет признан бессрочным (ст. 58 ТК РФ). Программа «Контур-Персонал» напоминает об увольнении сотрудника, когда подходит срок окончания трудового договора или возвращается замещаемый работник!

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Приказ о замещении на время отпуска – образец, бланк 2022 года

Отсутствие работника на работе по причине нахождения в отпуске не должно влиять на деятельность предприятия. Поэтому, при выбытии специалиста на отдых, директор предприятия обязан издать приказ о его замещении, с возложением обязанностей выбывшего, на время его нахождения в отпуске.

О том, какая форма такого приказа и как его составить? — рассмотрим в данной статье.

Файлы для скачивания:

Форма приказа

Форма приказа

Для опубликования приказа о замещении можно использовать унифицированный бланк Т-5 или составить его в произвольном стиле. При этом, в нем непременно требуется обозначить:

  1. Номер и дату его формирования.
  2. Ф.И.О. подчиненного, уходящего в отпуск.
  3. Ф.И.О. специалиста замещающего отпускника.
  4. Сроки замещения.
  5. Уточнение дополнительных обязанностей заместителя.
  6. Размер доплаты.
  7. Подпись директора.
  8. Подписи отпускника и замещающего сотрудника об ознакомлении с распоряжением.

Причины для замещения

Причины для замещения

Поводом для замещения отсутствующего специалиста могут оказаться различные обстоятельства. К наиболее распространенным можно отнести:

  1. Отсутствие подчиненного по причине заболевания.
  2. Уход работницы в декретный или запланированный ежегодный отпуск.
  3. Убытие в командировку и т.д.

При этом, нужно отметить, что не каждый раз в подобных обстоятельствах назначается временное лицо для замещения освободившейся вакансии. Основанием, согласно которому публикуется распоряжение на замещение, является отсутствие на работе специалиста, чьи обязанности на кого-то требуется возложить. При этом, причиной отсутствия специалиста на работе, чаще всего является нахождение его в отпуске.

Приказ на замещение во время отпуска формируется одновременно с приказом на отпуск работающего лица, функции которого понадобиться выполнять во время его отдыха.

При этом, не каждое отсутствие подчиненного на работе должно сопровождаться замещением его обязанностей. Например, отсутствие на работе специалиста в пределах 3–5 дней, как правило, не требует замещения.

В то же время, если работница уйдет в декретный отпуск, с последующим 3-хлетним периодом нахождения дома в связи с содержанием младенца, без опубликования приказа с замещением такой сотрудницы, вряд ли можно обойтись. Для этого понадобиться, либо заключить трудовой договор (ТД) с новым работником на период нахождения основной работницы в декретном отпуске, либо временно перевести на освободившуюся вакансию работника с другого рабочего места путем заключения с ним дополнительного соглашения.

Замещение специалиста, с исполнением его прежних основных обязанностей, обычно, осуществляется при уходе основного специалиста в отпуск. Как правило, это осуществляется, если подчиненный отпрашивается на срок более 3-5 дней, когда обязанности отсутствующего специалиста являются важными для предприятия.

Кого можно назначить?

Для запуска процедуры по замещению работника, находящегося на отдыхе, требуется подобрать нужного кандидата для замены. Это обязано быть лицо, обладающее достаточным опытом, профессиональными навыками и образовательным уровнем, соответствующим отпускнику. Это может быть работающее лицо в данном предприятии, так и сторонним специалистом.

При этом, если человек по замещению принимается со стороны, то с ним подписывается срочный ТД на период отсутствия основного специалиста.

Распоряжение о замещении публикуется одновременно с приказом на отпуск. Непременным условием при назначении замещающего специалиста – должно быть полное доверие к нему со стороны директора фирмы и согласие кандидата на замещение отсутствующего лица.

Порядок замещения на время отпуска

Порядок замещения

Право каждого работающего лица на выделение ежегодного платного отпуска регламентируется ст. 114 ТК РФ. Кроме того, ТК РФ и другими законодательными нормами РФ предусматриваются другие виды отпусков, к примеру, отпуск в связи с учебой или отпуск по содержанию младенца.

Таким образом, рано или поздно, каждый директор компании сталкивается с обстоятельствами, когда работник уходит в тот или иной отпуск, и для выполнения его обязанностей во время его отсутствия требуется подобрать специалиста.

Для разрешения такой проблемы можно воспользоваться несколькими подходами, применяемыми коммерческими компаниями, в зависимости от конкретной ситуации, а именно:

  • Временным перемещением другого подчиненного лица на должность отпускника.
  • Временным привлечением другого работника к выполнению обязанностей отпускника путем совмещения вакансий.
  • Временной передачей должностных обязанностей отпускника специалисту того же предприятия путем внутреннего совместительства.
  • Временным привлечением стороннего работника к выполнению должностных обязанностей отпускника.

В зависимости от выбора варианта назначения специалиста для исполнения обязанностей отпускника, с кандидатом на замещение отсутствующего специалиста руководитель обязан заключить, либо дополнительное соглашение к существующему ТД, если специалист является работником данного предприятия, либо ТД со специалистом, назначаемым со стороны. Оформление таких документов с обоюдными подписями, свидетельствует о согласии кандидата на временное замещение освободившейся вакансии.

После согласия работника на замещение отсутствующего специалиста директор предприятия публикует приказ о таком назначении с обозначением условий замещения.

В тексте распоряжения требуется обозначить следующее:

  1. Номер и дата приказа.
  2. Основание, для назначения замещения.
  3. Реквизиты временно отсутствующего специалиста и замещающего.
  4. Сроки выполнения обязанностей временно выбывшего специалиста.
  5. Уточнение должностных обязанностей заместителя.
  6. Сумма доплаты за выполнение обязанностей временно выбывшего специалиста.
  7. Подпись директора.
  8. Подпись работников, отмеченных в приказе об ознакомлении с распоряжением.

Как составить приказ о замещении на время отпуска в 2022 году?

Как составить приказ о замещении на время отпуска в 2022 году?

Составлением приказов, как правило, занимается либо кадровик, либо секретарь предприятия. После его формирования, распоряжение передается директору на подпись. При формировании приказа на замещение может использоваться стандартный бланк Т-5. Также разрешено предприятиям разработать собственный шаблон, с отображением в таком распорядительном документе обязательных пунктов.

Большинство кадровиков предпочитают все-таки использовать стандартный бланк Т-5, который можно скачать ниже, с последующим заполнением пустых строк в следующей последовательности:

1) Полное наименование предприятия.

2) Название документа и его цель уже обозначены в скачанном бланке, поэтому здесь понадобиться лишь заполнить номер приказа и дату его составления.

Как составить приказ о замещении на время отпуска в 2022 году?

3) Далее заполняется основной текст, который отображает основание для создания распоряжения и обычно начинается с фразы: «В связи с уходом в отпуск …», где указывается:

  • Ф.И.О. отпускника.
  • Структурный отдел.
  • Должность.

4) Затем перечисляются реквизиты специалиста, на которого возлагаются обязанности отсутствующего работника, с указанием таких же данных, что и отпускника.

Как составить приказ о замещении на время отпуска в 2022 году?

5) В следующем пункте требуется уточнить функции назначенного работника на замещение отпускника, со ссылкой на должностную инструкцию и указанием:

  • Размера доплаты.
  • Даты начала и завершения выполнения функций отсутствующего работника.
  • Перечня дополнительных обязанностей.

Как составить приказ о замещении на время отпуска в 2022 году?

6) Заключительным этапом составления приказа является подписание распорядительного документа директором предприятия и ознакомление, указанных в распоряжении лиц, с приказом.

Как составить приказ о замещении на время отпуска в 2022 году?

Образец заполнения приказа о возложении обязанностей временно отсутствующего работника

Образец заполнения приказа о возложении обязанностей временно отсутствующего работника

Скачать бланк и образец 2022 года

Как хранить?

Всем приказам по персоналу предприятия присущи продолжительные сроки хранения. Законом РФ № 125-ФЗ от 22.10.2004 года в ч. 4 ст. 22.1 отмечено, что такие документы обязаны хранится в архиве 75 лет.

Поэтому, кадровики обязаны знать такое положение и хранить оригиналы таких документов в соответствии с установленным законом. Копии же таких приказов, обычно, сохраняются в бухгалтерии до окончания их актуальности.

Ссылка на основную публикацию