Журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а: скачать бланк и образец заполнения, в каких случаях и как

Первичные документы по учету заработной платы

Документы по зарплате требуются для документального подтверждения соответствующих расходов, поэтому оформляются они с особой тщательностью. Какие документы обязательно оформлять при расчете заработной платы? Можно ли использовать электронные документы при расчете с сотрудниками и какие именно? Ответим на эти вопросы в статье.

Нормативная база по первичным документам

Для отражения любой хозяйственной операции в бухгалтерском учете необходимо иметь верно оформленный первичный документ, о чем говорит п. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Далее читаем в п. 4 ст. 9 указанного закона, что формы первичных документов должны быть разработаны и утверждены организацией. Таким образом, использование унифицированных форм первичных документов является необязательным, за исключением некоторых случаев. Обязательным условием является лишь наличие определенных реквизитов в документе. С другой стороны, и запрета на использование унифицированных форм документов нет, поэтому руководитель организации должен самостоятельно определить, какими формами первичных документов надо пользоваться:

  • унифицированными формами;
  • самостоятельно разработанными формами с наличием обязательных реквизитов;
  • комбинацией первых двух вариантов.

Правила составления первичных документов

Рассмотрим далее первичные документы по заработной плате, которые необходимо использовать при учете расчетов с сотрудниками. В статье будут приведены унифицированные формы. Их можно переработать в соответствии с нуждами бухгалтерии предприятия, оставив в любом случае обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной деятельности;
  • величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной деятельности с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Зарплата начисляется работнику исходя из количества отработанного им времени. Для его учета применяют форму № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форму № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

В форму Т-12 вносятся данные о фактически отработанном и неотработанном времени на основании больничных, справок, заявлений, приказов.

На титульном листе указывается наименование организации, дата составления и номер документа, отчетный период и коды для обозначения отработанного и неотработанного времени в таблице учета.

Раздел 1 «Учет рабочего времени» состоит из 17 столбцов и предназначен для отражения информации о явках и неявках на работу за один календарный месяц. Заполняется по каждому работнику: его Ф. И. О., табельный номер, далее по числам месяца в столбцах 4 и 6 в верхней строке указывается код, обозначающий явку на работу или причину неявки, в нижней строке — количество отработанных часов в этот день, сверхурочные часы отмечаются через дробь. Столбцы 5 и 7 предназначены для отражения суммы дней посещений и фактически отработанных часов за каждые полмесяца. В графах отсутствующих чисел месяца проставляют знак «Х».

По правилам можно заполнять клетки как всех дней месяца, так и только дней, отличных от обычного рабочего дня (отпуск, больничный), оставляя клетки обычного рабочего дня пустыми.

Раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» состоит из двух страниц. Третья страница табеля предназначена для отражения каждого вида выплат за месяц по каждому работнику.

Четвертая страница табеля обобщает информацию о явках на работу по организации в целом на каждый день месяца. Скачайте пример заполнения формы Т-12.

Форма Т-13 представляет собой только титульный лист и раздел 1 по учету рабочего времени формы Т-12. Тогда предполагается, что бухгалтер ведет учет зарплаты в других регистрах.

Платежно-расчетная ведомость

  • расчетно-платежная ведомость (форма Т-49);
  • расчетная ведомость (форма Т-51);
  • платежная ведомость (форма Т-53).

ВАЖНО! Отражать суммы начисленной зарплаты необходимо только в унифицированных формах.

Как видно из названий, форма Т-49 является объединением форм Т-51 и Т-53, поэтому бухгалтер составляет или одну расчетно-платежную ведомость, или расчетную ведомость и платежную ведомость.

Расчетно-платежная ведомость применяется для расчета и выплаты заработной платы наличными из кассы предприятия. Она содержит номер и дату составления, подписи руководителя и главного бухгалтера, общую сумму выплаты всем работникам, а также начальную и конечную даты выдачи заработной платы из кассы — этот срок равен пяти рабочим дням.

Ведомость содержит сведения о табельном номере, должности, тарифной ставке и отработанных часах каждого работника. Бухгалтер вносит в нее все начисленные суммы по всем видам оплат, а также все удержания за тот период, за которой выплачиваются денежные средства работнику. Это может быть либо аванс, либо заработная плата, либо отпускные и так далее.

В конец ведомости вносят сведения о выплаченной и депонированной (если такая есть) сумме, подпись ответственного лица и номер расходного кассового ордера, по которому была произведена выплата.

Крайняя правая колонка заполняется работниками организации, где они ставят свою подпись в подтверждение получения денежных средств из кассы. Неполученные в пятидневный срок суммы депонируются.

Платежная и расчетная ведомости

Если работники получают заработную плату на банковские карты, то составляется лишь расчетная ведомость по форме Т-51. Какие еще необходимы документы в этом случае, рассмотрим ниже.

Если бухгалтер ведет расчет заработной платы в ином регистре, можно составлять лишь платежную ведомость.

В расчетной ведомости по форме Т-51 отражены только расчеты по каждому сотруднику. Здесь вы найдете пример заполнения.

В начале платежной ведомости нужно указать дату поступления денежных средств в кассу для выдачи их работникам и дату окончания выдачи.

В платежной ведомости по форме Т-53 отражены суммы выплат каждому работнику, их расписка в получении указанной суммы, а также в конце ведомости — общая выплаченная и депонированная сумма, а также номер расходного кассового ордера на выплату заработной платы, образец по ссылке.

Если бухгалтер использует в своей работе ведомость по форме Т-53, ему необходимо составлять реестр выписанных ведомостей по форме Т-53а, куда вписывается порядковый номер платежной ведомости и выплаченная по ней сумма. Реестр составляется на один календарный год. Здесь пример заполнения ведомости.

Лицевые счета работников

На каждого работника организации бухгалтеру необходимо вести лицевой счет по форме Т-54, в котором отражены личные данные сотрудника: Ф. И. О., ИНН, СНИЛС, семейное положение. Также там содержатся данные о работе на данном предприятии: дата поступления, переводы, увольнения, изменения в оплате труда, отпуска и так далее.

Ежемесячно бухгалтер вносит в лицевой счет данные о количестве отработанного сотрудником времени, о начисленных ему суммах по всем видам выплат, обо всех удержаниях из заработной платы, данные о больничных листах.

В последних столбцах содержатся сведения о конечной сумме к выплате за каждый месяц, а также о задолженности перед работодателем или наоборот, перед работником.

Расчетные листки

Законодательство обязывает работодателя вместе с заработной платой выдавать сотрудникам расчетные листки, где четко прописать, из чего складывается полученная работником на руки сумма. Зарплату получают не реже чем два раза в месяц, однако выдавать расчетный листок разумнее один раз, при выплате заработной платы за месяц, а не при выплате заработной платы за первую половину текущего месяца, так как во втором случае расчет, указанный в листке, может быть неполным и не отражать достоверно происхождение выплаченной суммы.

Расчетный листок не имеет регламентированной формы, поэтому организация должна самостоятельно разработать ее, основываясь, например, на формах Т-12 или Т-51. Или создать полностью свою форму, которую следует закрепить в учетной политике. В расчетном листке обязательно должны быть указаны все части заработной платы: оклад, премия, надбавки, бонусы, выплаты по больничным листам и так далее. Необходимо указать все удержания: НДФЛ, алименты, штрафы и прочее. В итоге должна получиться сумма к выплате, которую работник и получает на руки вместе с расчетным листком.

Читайте также:  ПФР Республика Чувашия, Батыревский район, с. Батырево, проспект Ленина, 39: официальный сайт, адрес, телефоны, часы работы

Расчетный листок по согласованию с сотрудником может быть выдан как в бумажном виде, так и в электронном, путем пересылки на электронную почту работника.

Зарплатный проект

На данный момент наиболее распространенным способом получения заработной платы является зачисление ее на банковскую карту сотрудника. Это может происходить как единично, так и на постоянной основе и по всем сотрудникам одновременно. Существует два варианта получения денег на карту: перевод каждому работнику отдельно или оформление зарплатного проекта в кредитной организации.

Чтобы получить заработную плату на банковскую карту, работник должен написать заявление об этом и приложить к нему реквизиты карты для перечисления денежных средств.

Если же организация заключила договор с кредитной организацией о зарплатном проекте, то работник подписывает заявление о выпуске карты в рамках этого проекта или же пишет заявление с приложением реквизитов уже имеющейся у него карты.

В случае если работник не желает получать заработную плату на карту, он не подписывает никаких заявлений и продолжает получать деньги в кассе организации.

Способ получения заработной платы сотрудниками на банковскую карту или в кассе организации должен быть прописан в коллективном, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.

Прочие первичные документы

Помимо перечисленных основных первичных документов к таковым можно отнести следующие документы, которые составляются для отражения фактов хозяйственной деятельности, имеющих непосредственное отношение к расчету заработной платы:

  • трудовой договор с работником, где в обязательном порядке должны быть прописаны система и размер оплаты труда;
  • приказы о переводе на другую должность или об изменении оклада;
  • заявления и приказы на все виды отпусков, так как время нахождения в отпуске влияет на расчет заработной платы;
  • приказы на выплату премий и бонусов;
  • листки нетрудоспособности;
  • заявления и приказы на командировки;
  • заявления и приказы о приеме на работу и об увольнении, также о выплате компенсаций различного рода при увольнении;
  • прочие документы, имеющие непосредственное отношение к расчету или влияющие на размер заработной платы каждого работника организации.

Первичные документы по учету заработной платы организация имеет право разработать самостоятельно или использовать унифицированные формы. Они могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде, подписанном ЭЦП. Важно сделать расчет заработной платы верным и максимально прозрачным для работника. Для этого используются подробные формы расчета с учетом всех особенностей условий труда и расчетные листки, выдаваемые работникам, в которых отражены все шаги расчета.

Пройдите курс повышения квалификации по теме «Управленческий учет с нуля до внедрения». 120 ак.часов, обучение онлайн 1 месяц, официальное удостоверение.

При записи на курс до 6 февраля подарок 12 тысяч рублей — 3 месяца безлимитных консультаций от лучших экспертов «Клерка».

Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а): образец

Работодатель, который платит зарплату наличными, должен использовать платежные ведомости. Может использовать также журнал для их учета. В самом общем случае журнал ведется по форме Т-53а, которая характеризуется рядом особенностей.

Для чего нужна форма Т-53а

В соответствии с п. 6 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У предприятия-работодатели (как организации, так и ИП) при выдаче зарплаты наличными обязаны использовать на выбор:

  • РКО — целесообразно, если сотрудников немного, и несложно выписать по ордеру на каждого;
  • платежные ведомости по форме Т-53 — целесообразно, если расчет зарплаты ведется в бухгалтерской программе и фиксируется в неунифицированных реестрах;
  • платежно-расчетные ведомости по форме Т-49 — целесообразно, в принципе, в любых случаях, если не удобны отмеченные два варианта выше.

Если зарплата выдается на карту, то документирование выплат осуществляется с помощью расчетной ведомости по форме Т-51 (ее применение ЦБ РФ никак не регулирует, но оно может быть обусловлено целями налогового и кадрового учета — которые можно назвать общими для большинства российских предприятий, чем и объясняется распространенность указанной формы).

Также распространено применение связки между расчетной ведомостью Т-51 (которая в таком сценарии выступает реестром, где фиксируются данные для исчисления зарплаты) и платежной Т-53. Такая связка целесообразна, если компетенции по «расчету» и «платежам» распределены по разным структурным подразделениям предприятия — например, отделу кадров и бухгалтерии, каждое из которых, таким образом, отвечает за свой документ.

Данные по ведомостям, относящимся к платежным («чистой» платежной Т-53 и комбинированной расчетно-платежной Т-49) работодатель может обобщать в том или ином отдельном реестре. Общераспространено использование в этих целях Журнала регистрации платежных ведомостей по форме № Т-53а.

Форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Форма Т-53а

Бланк формы Т-53а

Можно ли не вести форму Т-53а?

Банк России не обязывает данный журнал применять. При общеобязательности использования форм Т-49 или Т-53 в исходном виде — таком, который был утвержден Госкомстатом, ведение унифицированной формы Т-53а необязательно. Может быть задействована любая другая на усмотрение хозяйствующего субъекта.

Но с точки зрения повышения эффективности внутреннего учета задействование Журнала вполне имеет смысл. В том числе — задействование именно по унифицированной форме, которая по всем признакам соответствует критериям первичного документа в соответствии с Законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Чем больше такой первички (пусть она и по существу может казаться лишней), тем меньше будет у ФНС вопросов по подтверждению тех или иных расходов в рамках налоговой проверки.

Как и большинство унифицированных документов, что утверждены Госкомстатом, рассматриваемая форма имеет простую и логичную структуру, и ее довольно легко заполнять. При этом в части ее заполнения (как и в ряде аспектов практического применения) есть нюансы — ознакомимся с ними подробнее.

Применение формы Т-53а: нюансы

Кадровой службе или бухгалтерии предприятия, работающим с формой Т-53а, нужно иметь в виду, что:

  1. Срок ведения журнала (период отражения данных, который указывается в документе) может быть любым — работодатель определяет его самостоятельно.

Но общераспространено использование одного экземпляра журнала в течение года. На следующий год заводится новый журнал.

  1. Если работодатель ведет лицевые счета по работникам, то платежные ведомости он должен хранить не менее 5 лет, а если не ведет — не менее 75 лет.

Сроки хранения журнала определяются по аналогичным принципам: его следует рассматривать как «подвид» ведомости.

  1. В графе «Наименование платежа» следует ссылаться на расчетный период, за который произведена выплата по ведомостям, что фиксируются в журнале.

Например — писать, что платеж представлен зарплатой за первую или вторую половину месяца.

  1. В графе «Сумма по ведомости» фиксируется сумма, что отражена в той или иной ведомости как фактически выплаченная на руки.

То есть — без учета депонированных сумм (при их наличии).

  1. Если с ведомостями и с журналом работает один человек (и «сдает» и «принимает» ведомости), то в графах «сдал» и «принял» журнала он указывает свои ФИО и ставит свою подпись (по два раза).
  2. В графе «Порядковые номера» в нижней части журнала соответствующие номера фиксируются прописью.

При этом, если в журнал внесена единственная запись, то пишется, что в документе присутствуют порядковые номера записей с «первой» по «первую».

  1. Записи в журнал следует вносить в хронологическом порядке.

Это общее требование для реестров бухгалтерского и налогового учета, которые выступают в качестве первичных документов.

  1. Журнал желательно прошить и пронумеровать.

Аналогично, это общее требование — в данном случае, для первички, состоящей из нескольких листов. Как минимум, два листа в журнале будет (обложка и первая страница).

  1. В журнал можно вносить исправления — заверенные:
  • надписью «исправленному верить»;
  • указанием даты исправления и проставлением подписи лица, ответственного за внесение данных в журнал.
  1. Данные в журнале должны отражаться по строкам, идущим друг за другом.
Читайте также:  Дополнительные сборы ударят по карману среднего класса весьма ощутимо - Заполнение декларации 3-НДФЛ онлайн

Нельзя, заполнив строку, внести следующую запись, оставив незаполненными перед ней одну или несколько строк.

Журнал регистрации платежных ведомостей

Все платежные ведомости, составляемые по форме Т-53, необходимо регистрировать. Для этих целей используют специальный журнал.

В Альбоме унифицированных документов был разработан бланк такого журнала, это форма № Т-53а.

Обязательно ли вести этот журнал?

В законодательстве нет прямого указания, что организация обязана вести учет платежных ведомостей, а тем более делать это с помощью унифицированной формы Т-53а.

Но в Федеральном законе «О бухучете» от 22.11.2011 г. № 402-ФЗ можно найти указание, что лицо, ответственное за составление первичных учетных документов, обязано обеспечить их своевременную передачу для регистрации содержащейся в них информации в регистрах бухгалтерского учета, к которым относятся и журналы.

Но при этом использовать унифицированную форму Т-53а не обязательно, поскольку в информации Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 можно найти сведения о том, что организации (за исключением бюджетных) освобождаются от обязанности вести бухгалтерские регистры в унифицированных формах.

Они могут разработать для этого свои формы журналов, единственное ограничение при этом – это то, что новые бланки должны содержать все обязательные реквизиты, указанные в статье 10 Закона «О бухучете».

К ним относятся:

  • Название документа;
  • Название организации, которая его ведет;
  • Период, за который был составлен журнал, либо дата начала и дата окончания заполнения;
  • Все данные в журнале должны быть расположены либо в хронологическом, либо в систематическом порядке;
  • Должны быть указаны единицы измерения, использующиеся в журнале;
  • В журнале должна быть информация о лицах, ответственных за его ведение, их данные и подпись.

Унифицированная форма Т-53а полностью соответствует этим требованиям, поэтому организации чаще всего используют ее при регистрации платежных ведомостей.

Инструкция по заполнению формы Т-53а

Титульный лист

Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Допускается в скобках внести сокращенное наименование (при наличии), как в уставных документах.

Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится то же требование.

Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.

Рядом с названием есть небольшое поле, отведенное под ОКПО, данные для его заполнения берутся из перечня кодов, выданных органами статистики при регистрации компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой.

Для этого журнала период составляет 1 год, а не до последней страницы, как это делают в большинстве случаев.

В конце указывают должность и полное ФИО лица, ответственного за ведение журнала.

журнал регистрации платежных ведомостей

Табличная часть

Форма журнала представляет собой таблицу, состоящую из 10 колонок:

  1. Номер по порядку – сквозной на протяжении всего журнала (1,2,3, и т.д.);
  2. Дата составления ведомости;
  3. Номер ведомости – номер, проставленный в ведомости. На практике эти номера платежным ведомостям присваиваются как раз с помощью журнала;
  4. Наименование платежа – указываются цели, куда пошли денежные средства по данной платежной ведомости;
  5. Структурное подразделение – заполняется при наличии;
  6. Сумма по ведомости: указывается сумма, проставленная на лицевой стороне ведомости;
  7. Подпись работника, который сдал ведомость;
  8. ФИО работника, который сдал ведомость;
  9. Подпись работника, который принял ведомость;
  10. ФИО работника, который принял ведомость;

журнал регистрации платежных ведомостей

После таблицы на каждой странице указывается, с какого по какой порядковый номер присутствуют записи. Информация берется из первой колонки (а не номера ведомостей). Порядковые номера заносятся прописью, то есть буквами.

журнал регистрации платежных ведомостей

Как оформить журнал?

Как и все журналы, ведущиеся в организации, журнал учета платежных ведомостей должен быть надлежащим образом оформлен:

  • Для ведения журнала можно приобрести специально отпечатанную книгу, соответствующую унифицированной форме, а можно самостоятельно распечатать листы на компьютере и сброшюровать их вместе с титульным листом;
  • Листы журнала должны быть пронумерованы;
  • Сам журнал должен быть сшит нитками, хвостики которых необходимо завязать на последнем форзаце и обрезать, оставив дину 5-6 см.
  • На оставшиеся хвостики наклеивается прямоугольник бумаги, где указано, что журнал сшит и в нем содержится такое-то количество листов. Эта надпись заверяется подписью руководителя и печатью (при наличии).

Срок и место хранения документа

Журнал регистрации платежных ведомостей хранится у кассира, который в течение года регистрирует в нем получаемые из бухгалтерии платежные ведомости.

Затем журнал отправляется на хранение в архив организации вместе с остальными кассовыми документами.

Срок хранения журнала должен быть не менее чем 5 лет, которые отсчитываются от даты последней записи в журнале.

Важные правила ведения и заполнения журнала регистрации платежных ведомостей форма Т-53а – бланк и образец

Несмотря на то, что большинство экономических субъектов переходит на выплату заработной платы через кредитные организации, выдача наличных денег через кассу предприятия еще очень широко распространена.

При этом документом основанием для выплаты является платежная ведомость, регистрация которой проводится в специальном журнале Т-53а.

Выплата наличными – право работника

Конституционный суд РФ в определениях от 26.04.2016 N 769-О, от 21.04.2005 N 143-О разъясняет, что работник имеет право получения заработной платы удобным для него способом.

Это означает, что даже если колдоговором или иными локальными актами предусмотрен банковский проект, то желание работника получать зарплату наличными должно быть удовлетворено.

Именно поэтому каждому бухгалтеру необходимо знать порядок выплаты и оформления заработной платы через кассу.

Когда нужно заполнять?

фото-2

Заработная плата через кассу предприятия производится с оформлением платежных ведомостей.

Эти документы в обязательном порядке регистрируются и хранятся сроком не менее, чем 5 лет.

Для регистрации используется специальный журнал по форме Т-53а.

Он может вестись на бланках унифицированной формы, утвержденной Госкомстатом.

Субъект хозяйственной деятельности имеет право самостоятельно разработать и утвердить внутренним актом форму такого журнала.

Платежная ведомость регистрируется в бланке Т-53а в момент ее закрытия.

Наличные деньги могут храниться в кассе предприятия не более пяти дней, после истечение этого срока не выплаченные средства депонируются и возвращаются в банк.

Все операции с деньгами (выплата или депонент) отражаются в платежной ведомости, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на сумму выданной заработной платы, номер которого регистрируется в документе.

После этого бланк регистрируется в журнале Т-53а.

Обязательно ли ведение?

Правила ведения кассовых операций регламентированы указанием Банка России 3210-У от 11.03.2014.

П. 6.5 указания Банка России не обязывает в обязательном порядке регистрировать платежную ведомость в журнале.

П. 6.5 оканчивается нормой: «На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер».

В документе 1993 года реестр всех расходных ордеров и документов, их заменяющих, был обязателен. Этот закон утратил силу.

Но установленный по прежним правилам порядок помогает специалистам осуществлять учет движения наличных средств, поэтому ведение журнала Т-53а представляется целесообразным способом учета и не теряет своей актуальности.

Как заполняется форма?

фото-3

Нужно понимать, если в учетной политике предприятия закреплено положение об использовании унифицированных форм, то ни один из реквизитов не должен быть пропущен или каким-то образом изменен.

Любой журнал регистрации документов должен иметь титульный лист.

А так же, содержательную часть, которая всегда представляет собой таблицу.

Титульный лист формы Т-53а содержит следующие реквизиты:

  • Наименование организации, учреждения, предприятия.
  • Название структурного подразделения, в случае если учет ведется отдельно по цеху, участку, торговой точке и пр.
  • Код ОКПО субъекта.
  • Дата начала и дата окончания ведения журнала. Форма Т-53а ведется в течение календарного года.
  • Фамилия, имя, отчества лица, ответственного за ведение регистрационного бланка.

Журнал по форме Т-53а содержит страницы, каждая из которых представляет собой таблицу.

Читайте также:  Бухгалтеры обязаны запросить у сотрудников дополнительные документы

В шапке столбцов данной таблицы предусмотрены следующие графы:

  • порядковый номер записи;
  • дата составления ведомости;
  • номер ведомости;
  • основание выплаты (заработная плата или другие выплаты, например, стипендия,)
  • структурное подразделение.
  • сумма, указанная в платежной ведомости;
  • подпись ответственного лица, сдающего ведомость.
  • расшифровка подписи ответственного лица;
  • подпись принявшего платежный документ.
  • расшифровка подписи принявшего ведомость лица.
Скачать бланк и образец заполнения

Скачать бланк журнала форма Т-53а – excel.

Скачать заполненный образец журнала регистрации платежных ведомостей – excel.

Так выглядит заполненный образец:

фото-4

фото-5

фото-6

Полезное видео

Как производится выплата зарплаты из кассы и составляется платежная ведомость, подробно рассмотрено в данном видео:

Исходя из новых правил ведения кассовых операций, журнал Т-53а не является обязательным документом.

Но, ввиду сложившейся практики учета, отсутствия судебных решений по данному вопросу, этот документ вести необходимо.

Форма T-53: как правильно заполнить платежную ведомость

image_pdfimage_print

компании все же выдают заработную плату наличными. Бухгалтер производит начисление и передает эту информацию в кассу организации, где кассир выдает деньги работникам. При этом составляется документ, называемый платежной ведомостью. В нем отражается информация о начисленной плате за труд, которая в отчетном периоде подлежит выдаче наличными денежными средствами.

Форма T-53

Для платежной ведомости разработана форма T-53, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. С начала 2013 года этот бланк, как и многие другие, перестал быть обязательным — работодатели могут разработать собственные формы первичных документов. На практике же зачастую применяется унифицированная форма, поскольку она уже готова и отвечает всем требованиям закона и потребностям компаний.

Форму T-53 чаще всего применяют организации, где количество сотрудников исчисляется десятками и более. Она удобна тем, что позволяет упорядочить процесс выдачы заработной платы и исключает путаницу.

Этот небольшой бланк состоит из двух листов и отражает информацию о заработной плате каждого сотрудника, а также по организации или подразделению в целом. Рассмотрим, как следует его заполнять.

Первая страница

Первый лист является титульным — на нем отражается основная информация о работодателе, периоде выплаты заработной платы и ее общей сумме.

Образец Т-53

Платежная ведомость, первая страница

Здесь следует указать такие реквизиты:

  1. Наименование организации, а также структурного подразделения, если бланк заполняется только в отношении его сотрудников. Указывается согласно учредительным документам, можно добавить сокращенную форму.
  2. Код ОКПО. Номер присвоен Росстатом и содержится в информационном письме.
  3. Корреспондирующий счет. Обычно это счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
  4. В кассу для оплаты в срок. Здесь следует указать две даты — текущую и крайнюю для произведения выплаты ЗП.
  5. Сумма. Указывается общая сумма, которая передается для выплаты заработной платы. Сумма пишется сначала прописью, а затем цифрами.
  6. Номер документа и дата его составления.
  7. Расчетный период. Это первый и последний дни периода, за который начислена заработная плата.

Также на первом листе ставятся подписи руководителя организации и главного бухгалтера, если он есть в организации.

На второй странице формы содержится таблица с такой информацией:

  • порядковый номер работника;
  • табельный номер работника (по данным внутреннего учета);
  • фамилия и инициалы;
  • сумма заработной платы;
  • графа для проставления подписи при получении денежных средств;
  • графа для примечания (например, можно указать номер удостоверения личности).

Информативная часть формы

Форма Т-53, вторая страница

Под таблицей дается итоговая информация по всей ведомости. Здесь нужно указать:

  • количество листов формы;
  • общую сумму, которая выплачена по ведомости — прописью и цифрами;
  • общую сумму, которая депонирована (не выдана), также прописью и цифрами.

Далее указывается должность лица, выдавшего заработную плату, его фамилия и инициалы; это специалист должен поставить свою подпись. Тут же следует указать реквизиты расходного кассового ордера — его номер и дату. Последней строкой идет подпись бухгалтера, проверившего платежную ведомость, а также ставится дата.

После получения денег каждый работник ставит в соответствующей графе свою подпись. Если по какой-то причине причитающуюся сумму он не получил, в графе указывается «депонирована»и ставится подпись кассира.

Когда расчеты произведены, подсчитывается общая сумма выданной и депонированной заработной платы — именно она указывается на первом листе.

Форма Т-53а. Журнал регистрации платежных ведомостей

Содержание

Содержание

  • Видео-урок “Начисление заработной платы через кассу в 1С Бухгалтерия. Формирование Т-53”
  • Как заполнять журнал регистрации платежных ведомостей?
  • Скачать журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а. Образец, бланк

Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а) используется для внесения данных о платежных ведомостях, которые были оформлены в связи с выплатами сотрудникам. В качестве образца ниже приведен заполненный нами отрывок журнала. Его можно найти в конце статьи. Бланк формы Т-53а приведен ниже.

Каждый документ, который оформляется в организации, нужно регистрировать из-за необходимости строгого учета документов. Информация вносится в журналы для регистрации. В зависимости от вида документов, которые необходимо регистрировать, используются разные журналы. Для фиксации командировочных удостоверений используется журнал, шаблон которого можно скачать по этой ссылке.

Для фиксации платежных ведомостей существует так называемая форма Т-53 (скачать платежную ведомость форма Т-53). В данный журнал вносятся все данные в хронологическом порядке. Один бланк такого документа хранится в организации следующие 5 лет.

Видео-урок “Начисление заработной платы через кассу в 1С Бухгалтерия. Формирование Т-53”

В данном видео подробно разбирается пошаговая инструкция по выплате заработной платы в 1С Бухгалтерия. Ведео видео-семинар эксперт сайта, бухгалтер по заработной плате ООО “М.видео Менеджмент” Ликина О.Н. ⇓

Как заполнять журнал регистрации платежных ведомостей?

Для любого журнала для регистрации документов (также и Т-53а) необходимо наличие обложки и таблицы внутри журнала.

1) Обложка журнала должна содержать

  • наименование предприятия (как в учредительных документах);
  • название этого структурного подразделения (если журнал необходим для фиксации данных по какому-то одному конкретному подразделению, то на обложке отмечается название этого структурного подразделения);
  • код организации по классификатору ОКПО;
  • дата начала и завершения внесения данных в журнал (данный документ оформляется на один год);
  • ФИО человека, ответственного за внесение данных в журнал (форма Т-53а). Обычно им назначается работник отдела кадров или бухгалтерии.

2) Заполнение таблицы внутри самого журнала регистрации

Здесь следует вносить данные в графы по следующему принципу:

  • – номер по порядку – графа 1;
  • – дата оформления платежной ведомости – графа 2;
  • – номер платежной ведомости – графа 3;
  • – название платежа (к примеру, выплата зп) – графа 4;
  • – название структурного подразделения – графа 5;
  • – сумма, которая выдается по платежной ведомости – графа 6;
  • – -подпись лица, которое передает ведомость для внесения данных в журнал – графа 7;
  • – ФИО ответственного лица – графа 8;
  • -подпись лица, которое приняло платежную ведомость, данные из которой вносятся в регистрационный журнал – графа 9;
  • – ФИО этого лица – графа 10.

В самом низу страницы необходимо вписать порядковый номер каждой ведомости, информация из которых вносится в таблицу. На рисунке ниже приводится пример заполнения второй страницы ведомости.

Журнал регистрации платежных ведомостей. Образец, форма

Хотя этот документ не из самых сложных для ведения, он считается одним из очень важных в первичной документации на каждом предприятии. Так как в любой компании работникам выдаются наличные по платежным ведомостям.

Во время проверок его могут потребовать различные инстанции и при обнаружении некорректных данных или при отсутствии самого журнала лицо, несущее ответственность за ведение этого журнала будет нести за это ответственность. Важно четко следить за заполнением журнала форма Т-53а.

Для расчета и начисления заработной платы используют расчетную ведомость. Скачайте расчетную ведомость по форме Т-51 и расчетно платежную ведомость по форме Т-49.

Ссылка на основную публикацию