Приказ о составлении графика отпусков (образец)

Когда писать приказ

График отпусков составляется заранее – не позже чем за две недели до наступления года, по которому распределяется отпускное время. При этом, в процессе создания графика должны учитываться как пожелания сотрудников, так и производственная необходимость.

Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств).

График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.

Следует отметить, что в график вносятся все виды отпусков:

  • плановые,
  • дополнительные,
  • «прошлогодние»,
  • а также отпуски, оформляемые на «совместителей».

Также при его составлении в первую очередь следует учитывать мнение «льготников», т.е. тех сотрудников, которые по закону могут сами для себя выбирать отпускное время, не учитывая пожеланий работодателя и тех, кто относится к «особым» категориям:

  • несовершеннолетних,
  • инвалидов,
  • сотрудников с ненормированным рабочим днем (в этих случаях длительность отпуска нестандартна).

Также при его составлении в первую очередь следует учитывать мнение «льготников», т.е. тех сотрудников, которые по закону могут сами для себя выбирать отпускное время, не учитывая пожеланий работодателя и тех, кто относится к «особым» категориям:

График отпусков на год: нюансы оформления

Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя до начала очередного календарного года утверждать составленный график отпусков работников. К особенностям этого документа относятся:

  • необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
  • обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
  • непременность ознакомления с ним каждого работника;
  • обязательность его как для работника, так и для работодателя;
  • создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.

Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя.

При составлении графика в нем отражают такие виды оплачиваемых отпусков:

  • ежегодный;
  • дополнительный;
  • неиспользованный в предшествующем году;
  • оформляемый совместителем.

Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).

О том, что нужно сделать для отзыва работника из отпуска, читайте в материале «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

Отсутствие утвержденного графика отпусков может привести к наказанию работодателя в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 1000 до 5000 руб. для ИП и должностных лиц;
  • от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.

Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).

Форма графика отпусков

Существует унифицированный шаблон (форма Т-7), введенный Госкомстатом в 2004 году. Сейчас он является рекомендованным, а не обязательным. Форму документа организация вправе разработать самостоятельно Тем не менее, многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться им в полной мере, то брать за основу.

В документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления его в силу. Следовательно, руководитель вправе не издавать никаких дополнительных распоряжений на то, чтобы ввести его в действие. Кроме того, в законе нет упоминания о том, что такой приказ нужен.

То есть приказа на утверждение отдыха может не быть, и проверяющие не посчитают это нарушением. Нарушение — когда нет самого плана, он выпущен с опозданием или работники не расписались в том, что ознакомлены с ним (штраф за это достигает 50 тысяч рублей для компаний и до 5 тысяч рублей для ИП и должностных лиц). Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается приказ. Его «право на жизнь» прописывают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включенной информации, форму. Некоторые специалисты говорят, что такой документ нужен не столько для введения в действие графика, сколько для назначения ответственных лиц за его исполнение и распределения сопутствующих обязанностей. Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовки необходимых бумаг, предоставления предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий.

Читайте также:  Льготы на транспортный налог у военных пенсионеров

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается приказ. Его «право на жизнь» прописывают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включенной информации, форму. Некоторые специалисты говорят, что такой документ нужен не столько для введения в действие графика, сколько для назначения ответственных лиц за его исполнение и распределения сопутствующих обязанностей. Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовки необходимых бумаг, предоставления предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий.

Надо ли составлять приказ в обязательном порядке или можно обойтись без него?

Приказ об утверждении графика отпусков, образец которого можно найти далее, не является обязательным документов. Некоторые компании вовсе его не составляют, и это не является нарушением. Однако большинство организаций продолжает использовать данный документ. Рассмотрим некоторые нюансы, которые помогут понять, когда приказ надо составлять в обязательном порядке, а когда можно обойтись без него

Если в организации график отпусков составляется по типовой форме № Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 – составлять приказ нет необходимости. Форма № Т-7 уже содержит графу «УТВЕРЖДАЮ», в которой руководитель должен проставить свою подпись. Издавать отдельное распоряжение в этом случае не надо, оно будет целесообразным только если есть необходимость в отражении в документе дополнительной информации, относящейся к графику отпусков.

Но если организация применяет форму графика отпусков, разработанную самостоятельно, и в ней отсутствует графа об утверждении – необходимо составлять соответствующий приказ.

Приказ о графике отпусков, образец которого можно взять за основу, необходимо составлять от лица руководителя организации. Составление подобного рода документов следует доверить сотруднику, имеющему необходимый уровень знаний и ориентирующемуся в положениях ТК РФ. Это может быть начальник отдела кадров, секретарь, юрист и др.

Заполненный бланк графика отпусков на 2020 год (образец)

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Нужно ли утверждать?

Прежде всего, разберёмся, должен ли порядок предоставления отпусков обязательно утверждаться руководством фирмы. Да, это так: ч. 1 ст. 123 ТК РФ указывает, что составление (и, как следствие, утверждение) – обязанность работодателя. Если этого не происходит, возможна ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Однако как на практике утверждается эта документация?


Приведённые выше способы утверждения графика одинаково пригодны для использования. При этом использование отдельного приказа не обязательно – достаточно визы от руководителя о том, что документ утверждён.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2020 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2021 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

Нужен ли приказ об утверждении графика отпусков

Ст. 123 Трудового кодекса указывает на обязательное утверждение графика отпусков на предприятии. Руководство обязано принять меры для разработки и утверждения графика не позднее, чем за 2 недели до наступления года, для которого он составляется. Исходя из положений трудового права, график отпусков необходимо утвердить до 17 декабря года, предшествующего году отпусков. Так, график отпусков на 2020 год подлежит утверждению не позднее 17 декабря 2019 года. График отпусков в дальнейшем может корректироваться и дополняться новыми сведениями.

График отпусков требуется обязательно согласовать с профсоюзной организацией (если такая функционирует на предприятии), а также ознакомить с ним каждого сотрудника под подпись. Он составляется в свободном формате, но обычно работодатели используют типовую форму Т-7.

Читайте также:  Приобретательная давность для муниципальной земли

В дальнейшем утвержденному графику должны следовать как руководство компании (которое не имеет права самовольно не отпустить сотрудника в отпуск в утвержденные в графике сроки), так и сотрудники (которые не вправе нарушать сроки ухода в отпуск).

В процессе составления графика оплачиваемых отпусков здесь учитываются как ежегодные оплачиваемые отпуска, так и неиспользованные сотрудниками в прошлые годы, дополнительные отпуска и отпуска для совместителей.

Обычно утверждение графика отпусков руководством оформляется через приказ. Приказ не является обязательным документом: для того, чтобы график приобрел юридическую силу, он должен содержать дату и подпись руководства. Но обычно именно приказной порядок утверждения документов используется в практике работы российских компаний. Иногда в указанном приказе не только отображается сам факт его утверждения, но и прописывается другая важная информация. Например, указываются ответственные за соблюдение графика должностные лица.

Таким образом, разработка приказа об утверждении графика отпусков не является обязательной. Этот документ составляется по желанию работодателя, если это принято действующей в компании системой документооборота.


В процессе составления графика оплачиваемых отпусков здесь учитываются как ежегодные оплачиваемые отпуска, так и неиспользованные сотрудниками в прошлые годы, дополнительные отпуска и отпуска для совместителей.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников, в частности, относятся:

  • мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
  • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
  • почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
  • супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
  • чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

При подготовке информации необходимо учесть:

Составление графика отпусков: образец заполнения формы Т-7, пошаговое проведение процедуры

Каждый работающий человек имеет право на отдых. Такое право он может реализовать, если составит заявление на предоставление отпуска.

График отпусков является обязательным документом для любой организации. С его помощью определяется дата предоставления ежегодного отпуска сотрудникам организации, обеспечивается бесперебойный процесс работы, а также планируется размер финансов для оплаты отпусков, поэтому очень важно правильно составить и вовремя оформить данный документ.

Каждый работающий человек имеет право на отдых. Такое право он может реализовать, если составит заявление на предоставление отпуска.

Какие виды отпусков заносят в график?

График должен включать все отпуска, которые оплачиваются и планируются на текущий год, к ним относится:

  • Ежегодный оплачиваемый отпуск — оформляется работнику, в основном, длительностью 28 дней, причем эти дни определяются из расчета 2,33 за каждый месячный период работы. Можно его использовать в целом или взять частями. В последнем случае одна из частей должна быть не короче четырнадцати дней.
  • Дополнительный оплачиваемый отпуск — оформляется сотруднику компании в случаях предусмотренных законодательством или же если условие об этом включено в заключенный с ним трудовой контракт, а также содержится в нормативных актах фирмы. Его длительность также определяется либо законом, либо соглашением с работником. Он может присоединен к основному отпуску или использован отдельно. Только необходимо соблюдать правило, чтобы одна из частей отдыха была равна 14 дням.

В графике нужно отражать также основные и дополнительные отпуска, которые не были использованы в предыдущих периодах.


Приказ может составляться в произвольной форме на фирменном бланке, но в него обязательно надо включать необходимые реквизиты. Сам график идет в качестве приложения к приказу, который его вводит в действие.

Сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком, и внешние совместители. Включать или нет в график отпусков?

Что касается работников, находящихся в декрете, либо только планирующих уход в декрет в следующем календарном году (по закону этим правом может воспользоваться как мать, так и отец) данные лица не имеют права на основной ежегодный отпуск.

Читайте также:  Понятие и значение системы принципов уголовного процесса

Этот факт объясняется тем, что трудовое законодательство не предусматривает нахождение работника в двух отпусках одновременно. Следовательно, в график этот сотрудник не вносится.

Тем не менее, имеют место случаи, когда по желанию, всё-таки можно отразить в графике сведения о таком работнике, но тогда графа с датой отпуска остаётся незаполненной, а в графе «Примечание» указывается, что должностное лицо находится в декрете.

Важно! Если сотрудник захочет взять основной отпуск до ухода в декрет или сразу же после него, работодатель обязан его предоставить, причём не имеет значения указан ли данный работник в отпускном графике или нет.

Внешний совместитель – сотрудник, выполняющий основную работу у одного работодателя, дополнительную – у другого. Соответственно такой работник заключает два трудовых договора, имеет право на ежегодный предоставляемый отдых одновременно на двух предприятиях и в обязательном порядке вносится в график.

В случае, когда предприятие — основное место работы трудящегося, отпуск предоставляется на общих основаниях. Если же трудовая деятельность осуществляется на дополнительном рабочем месте, тогда совместитель получает отпуск в тот же период, который выбран на основном месте. Даже в том случае, если на этой работе сотрудник имеет стаж менее 6 месяцев.



Уведомление о начале

Нужно ли утверждать график приказом?

Обязанность работодателя ежегодно разрабатывать план отпусков закреплена статьей №123 ТК России. Невыполнение этого требования карается административной ответственностью в виде штрафа в размере от 1000 до 70000 рублей.

Об этом говорится в статье №5.27 КоАП России. Величина данной санкции зависит от типа лица-нарушителя, наличия совершения подобных противозаконных действий в прошлом.

Поэтому руководителю организации важно четко соблюдать положения трудового законодательства. Многие начинающие предприниматели не знают, нужен ли приказ, утверждающий график отпусков. Такой документ не является обязательным, но, как правило, все руководители прибегают к его составлению.

Во втором пункте приводится лицо, ответственное за ознакомление сотрудников предприятия с распоряжением и сбор подписей в качестве подтверждения. В третьем пункте даются необходимые указания работникам отдела бухгалтерии.

Образец приказа об утверждении графика отпусков

Чтобы правильно составить приказ о расписании выходных, нужно составить акт юридически грамотно. Стоит отметить, что прежде чем отправить документ на издание приказа, осуществляется проверка членами профсоюзного отдела на наличие ошибок и несоответствий ТК РФ. Если есть несоответствия — утверждение расписания не происходит.

Приказ в ДОУ об утверждении графика отпусков на 2018 год

Правовое распоряжение в ДОУ о составлении распорядка выходных является типовым. Изменяются, в основном, реквизиты.

Приказ об утверждении графика отпусков в школе

Пример приказа об оформлении расписания отдыха для руководства школы заполняется по стандартной форме.


Так как для графика существует строго установленный крайний срок, то он распространяется и на само распоряжение руководителя. Его также следует зарегистрировать в книге приказов, присвоив ему номер.

Приказ об утверждении

После согласования дат отпусков и составления графика, он утверждается руководителем предприятия. В связи с этим дополнительно издавать приказ об утверждении графика отпусков совсем не обязательно. В то же время приказ может быть издан, если это принято системой документооборота организации.

Приказ также следует составлять, если в нем отражается информация, не указанная в графике (например, ответственные за соблюдением графика).

Важно: дата приказа об утверждении отпусков должна вписываться во временные рамки, прописанные в ст. 123 ТК РФ.

Приказ может быть составлен в произвольной форме и распечатан на официальном бланке предприятия.

В документе следует указать такую информацию:

  • дата и номер приказа;
  • наименование («Об утверждении графика отпусков»);
  • суть документа;
  • перечень лиц, ответственных за соблюдение графика отпусков;
  • подпись руководителя организации и ее расшифровка;
  • подпись лиц, указанных в приказе.

Пример приказа:

Приказ прикладывается непосредственно к графику отпусков.

В этой статье можно почитать о материальной помощи к отпуску.


В случае приема сотрудника на работу или же увольнения работника разрешается не вносить изменения в график отпусков. Кроме того, не требуется издавать приказ и внесении изменений в график.

Добавить комментарий