Как организовать кадровое делопроизводство с нуля

Унифицированные формы по учету кадров

Основные унифицированные формы по учёту кадров:

  1. T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
  2. T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
  3. T-3 «Штатное расписание».
  4. T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
  5. T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
  6. T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
  7. T-7 «График отпусков».
  8. T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
  9. T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
  10. T-10 «Командировочное удостоверение».
  11. T-11 «Указ о поощрении работника».
  12. T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
  13. T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
  14. T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
  15. T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
  16. T-11а «Указ о поощрении рабочих».
  17. T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
  18. T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
  19. T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».

  • Положение о структуре предприятия.
  • Установленные стандарты в работе.
  • Цель создания ООО.
  • Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
  • Указание о командировках.
  • Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
  • Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
  • Инструкции по работе.
  • Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
  • Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2018

Все нижеприведенные пошаговые инструкции бесплатно доступны подписчикам журнала “Кадровик-практик”. Если Вы не являетесь подписчиком, то можете либо оплатить онлайн доступ к некоторым процедурам либо подписаться на журнал (

5 руб./день) >>
Подписка даст Вам доступ к материалам журнала, большой справочной базе по кадрам, книгам, курсу кадрового делопроизводства, тестам.

Не представленные ниже пошаговые инструкции доступны только подписчикам журнала “Кадровик-практик”

Не представленные ниже пошаговые инструкции доступны только подписчикам журнала “Кадровик-практик”

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

  1. Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

    • Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
    • постановление Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
    • правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;

ВНИМАНИЕ! С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Подробнее о них читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».

    • методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
    • приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

  1. Ознакомление с уставной документацией компании.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

  1. Оформление на работу руководителя.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

Как составить приказ о приеме на работу см. здесь.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

  1. Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

    • правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
    • кадровая структура организации;
    • штатное расписание;
    • график отпусков;
    • документы, связанные с защитой персональных данных работников.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

    • трудовые контракты;
    • книга по учету движения трудовых книжек;
    • книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
    • табель по учету времени работы;
    • персональные карточки сотрудников;
    • кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
    • должностные инструкции и другие документы;
    • журнал учета проверок контролирующими органами.

Также могут издаваться следующие документы:

    • коллективный договор;
    • положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.
  1. Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе «Зарплаты и кадры».

  1. Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.

Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

  1. Прием сотрудников на работу.
Читайте также:  Как получить гражданство России казахстанцу

Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

О сроке хранения кадровых документов вы сможете узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

  1. Прием сотрудников на работу.

Этапы создания кадрового делопроизводства

Ответственность за создание кадрового делопроизводства может быть поручена разным сотрудникам. Это и создатель компании, и ее руководитель, и бухгалтер, и офис-менеджер. Вне зависимости от того, кому поручена эта работа, создание делопроизводства подразумевает наличие опыта и знаний. Рассмотрим этапы организации кадрового делопроизводства.

  • Нормативные акты: трудовое право, кадровая документация. Все нормы должны быть в последней редакции. Нужны они для соблюдения законодательства в процессе создания кадрового делопроизводства.
  • Методички, книги по делопроизводству.
  • Программа для ведения кадрового учета. Самая распространенная – 1С. Однако, помимо нее, существует множество других программ, включая те, которые обгоняют 1С по функционалу. Преимущество 1С заключается в том, что в каждом городе есть специалисты по обслуживанию системы.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

В нем содержатся следующие данные:

  • список структурных подразделений и должностей;
  • количество единиц штата по каждой должности;
  • оклады, надбавки по должностям;
  • фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка — это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

  • название подразделения;
  • наименование должности;
  • ФИО и табельный номер труженика;
  • число дней отпуска;
  • даты ухода в отпуск по плану и факту;
  • основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.


Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

№6 Разработка типового бланка трудового соглашения

Намного удобнее будет работодателю информировать об особенностях контракта, когда все его детали будут подробно прописаны в стандартном документе. Поэтому мы рекомендуем, чтобы в образце была следующая информация (или поля для заполнения).

  • Место – наименование, юр.адрес.
  • Рабочее время.
  • Размер зарплаты и указание графика выплат, например, аванс и остаток.
  • Бонусы, которые получает сотрудник.
  • Ф.И.О. и прочие личные данные о претенденте на должность.
  • Вакансия.
  • Срок договора – ограниченный или бессрочный.
  • Должностные обязанности – самый подробный пункт, поскольку вы не имеете право требовать большего, чем то, что прописано в контракте.

Ко всему вышеперечисленному предъявляется одно строгое правило – ничего не должно противоречить законодательству РФ.

  • сперва стоит принять от рук заполненное заявление соискателя;
  • затем происходит ознакомление его со всеми локальными документами – под роспись о том, что он согласен;
  • заключение и подписание контракта, обсуждение нюансов и внесение коррективов;
  • заполнение карточки по форме Т-2 для картотеки по учету кадров;
  • создание личного дела.

Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

Документы, которые должны быть в организации:

Этапы организации учета кадров

Итак, прежде чем приступить к организации кадрового учета пошагово с нуля, потребуется четкий план действий, разбитый на этапы. Это поможет не упустить важные моменты в этом процессе.

Итак, организация ведения кадрового учета в целом подразумевает прохождения следующих этапов:

  1. Создание кадровой службы (отдела) в случае, если предприятие планирует трудоустраивать большое количество работников, или возложение обязанностей по ведению учета на определенного специалиста, если предприятие планирует иметь небольшое количество персонала.
  2. Разработка основной регламентирующей документации (в области управления кадрами предприятия).
  3. Организация делопроизводства (определение того, кто и как будет оформлять документацию, разработка форм приказов по кадровым вопросам, ведение журналов отчетности пр.).
  4. Автоматизация кадрового учета (при необходимости).
  5. Определение способов контроля за правильностью ведения учета (регламентация и возложение полномочий на должностных лиц, отвечающих за надлежащий учет).

Каждый из этих этапов имеет в себе определенные задачи и подзадачи. Необходимо рассмотреть все из них.

Для крупных компаний рекомендуется создание службы по персоналу или полноценного отдела кадров. Для предприятий небольшого размера допустимо возложение обязанностей кадровика на бухгалтера или секретаря. Однако существует и третий вариант – передача дел по ведению учета на аутсорсинг специализированным организациям.

Кадровое делопроизводство дистанционно

Ведение кадрового делопроизводства всегда связано с интенсивным документооборотом. Необходимо оформлять документы по приему нового работника, предоставлению отпуска, направлению в командировки, увольнению, вести личные карточки, оформлять трудовые книжки, подписывать документы у руководителя и работников и т.п.

Когда компания небольшая, все работники находятся в пределах одного офиса, специалисту кадровой службы не составляет труда организовать кадровый документооборот надлежащим образом, а также своевременно подписывать кадровые документы у руководителя и работников.

Проблема возникает, если:

1. У компании несколько удаленных офисов или структурных подразделений, а специалист по кадровому делопроизводству находится только в головном офисе.

Если структурные подразделения находятся недалеко друг от друга, то документы можно передавать курьером, или специалист по кадровому делопроизводству может выезжать в удаленные офисы, но в некоторых компаниях подразделения разбросаны по всей территории нашей немаленькой страны.

2. Своей кадровой службы у компании нет, ведение кадрового делопроизводства передано на аутсорсинг в специализированную компанию.

При этом специалисты аутсорсинговой фирмы не приезжают в офис компании, то есть работа осуществляется полностью дистанционно. Если аутсорсинговая фирма находится в том же городе, то можно также организовать передачу документов с курьером, но при интенсивном документообороте будет слишком накладно отправлять курьера туда и обратно целыми днями.

Какие решения по организации полноценного ведения кадрового делопроизводства и документооборота возможны для вышеозначенных ситуаций:

Читайте также:  Как зарегистрировать родственника в квартире временно

Решение 1

Функция по взаимодействию со специалистом по кадровому делопроизводству головной компании возлагается на одного из работников структурного подразделения, например, на секретаря (офис-менеджера). Для упрощения процедуры подписания документов со стороны работодателя в удаленных структурных подразделениях необходимо оформить доверенность на право подписи кадровых документов, например, на руководителя структурного подразделения, а также сделать печать для кадровых документов, которая будет находиться в этом удаленном структурном подразделении.

Если функции ведения кадрового делопроизводства переданы на аутсорсинг, тогда со стороны компании-клиента со специалистом по кадровому делопроизводству аутсорсинговой фирмы также может взаимодействовать секретарь.

Далее будут использоваться сокращенные наименования: секретарь – СК, специалист по кадровому делопроизводству – КД, трудовой договор – ТД.

Взаимодействие осуществляется по электронной почте, поэтому далее под словом «отправлять» имеется в виду отправка по электронной почте. СК и КД осуществляют взаимодействие по одной инструкции, которая может выглядеть следующим образом:

Оформление приема нового работника

· При оформлении новый работник предоставляет СК паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство ПФР, свидетельство ИНН (если есть), документы об образовании, документ воинского учета для военнообязанных, документы на стандартные вычеты (заявление на вычет на работника, заявление на вычет на детей).

· СК получает от руководителя информацию о должности, на которую принимается работник, дате начала работы, об условиях оплаты труда, испытательном сроке, режиме и характере работы, сроке действия ТД.

· СК сканирует полученные от работника документы и вместе с информацией руководителя отправляет КД.

· КД на основании полученных данных оформляет приказ о приеме на работу, ТД, должностную инструкцию и личную карточку и отправляет их СК.

· СК распечатывает ТД и должностную инструкцию в двух экземплярах, а приказ и личную карточку – по одному экземпляру, и прошивает все документы, кроме приказа.

· СК знакомит нового работника с локальными нормативными актами компании под роспись в листе ознакомления до подписания ТД. Листы с подписью об ознакомлении СК сканирует и отправляет КД.

· СК подписывает ТД, должностную инструкцию, приказ и личную карточку у руководителя и работника, затем ставит печать в двух экземплярах ТД и должностной инструкции. Подписанные документы СК сканирует и отправляет КД.

· КД на основании полученных подписанных документов оформляет образцы записи в трудовую книжку работника и в книгу учета движения трудовых книжек и отправляет СК.

· На основании полученных образцов СК вносит запись в трудовую книжку работника и в книгу учета движения трудовых книжек, сканирует и отправляет КД.

· После этого один экземпляр ТД и должностной инструкции СК отдает работнику. Второй экземпляр ТД и должностной инструкции, личную карточку и копии документов, полученных от работника, СК подшивает в личное дело работника. Приказ о приеме на работу СК подшивает в папку с кадровыми документами.

· Трудовые книжки и личные дела работников СК хранит в сейфе.

Оформление перевода работника на другую должность

· СК получает от руководителя информацию о наименовании должности, дате начала работы по новой должности, режиме и характере работы, об условиях оплаты труда и отправляет КД.

· КД на основании полученных данных оформляетобразец заявления, приказ о переводе, дополнительное соглашение к ТД, должностную инструкцию, и отправляет их СК.

· Полученные документы СК распечатывает и подписывает у руководителя и работника: заявление и приказ – в одном экземпляре, дополнительное соглашение к ТД и должностную инструкцию – в двух экземплярах.

· СК ставит печать в двух экземплярах доп. соглашения к ТД и должностной инструкции и отправляет КД.

· КД по полученным подписанным документам оформляет образцы записи в трудовую книжку и в личную карточку работника и отправляет СК.

· СК на основании образцов вносит запись в трудовую книжку и личную карточку работника. Работник расписывается личной карточке. Личную карточку с подписью работника и трудовую книжку, с внесенными записями, СК отправляет КД.

· После этого по одному экземпляру доп. соглашения к ТД и должностной инструкции СК отдает работнику, 2-ые экземпляры СК подшивает в личное дело работника. Приказ о переводе СК подшивает в папку с кадровыми документами.

Оформление изменения должностного оклада работника

· СК получает от руководителя информацию о размере оклада и дате, с которой он будет применяться, полученные данные СК отправляет КД.

· КДна основании полученных данных оформляет приказ об изменении оклада и дополнительное соглашение к ТД и отправляет их СК.

· Полученные документы СК распечатывает и подписывает у руководителя и работника: приказ – в одном экземпляре; дополнительное соглашение к ТД – в двух. Затем СК ставит печать в двух экземплярах доп. соглашения к ТД с работником. Подписанные документы СК отправляет КД.

· КДпо полученным подписанным документам оформляет образец записи в личную карточку работника и отправляет образец СК.

· На основании образца СК вносит запись в личную карточку работника. Работник расписывается в личной карточке. СК отправляет подписанную личную карточку КД.

· После этого один экземпляр доп. соглашения к ТД СК отдает работнику. 2-й экземпляр доп. соглашения к ТД СК подшивает в личное дело работника. Приказ об изменении оклада СК подшивает в папку с кадровыми документами.

Оформление отпуска работника

· Заявление работника на предоставление отпуска СК проверяет на правильность оформления и сверяет сроки с графиком отпусков. Если все верно, СК подписывает заявление у руководителя. Подписанное заявление СК отправляет КД.

· На основании подписанного заявления КД готовит приказ о предоставлении отпуска работнику и отправляет СК для подписания у руководителя и работника. Подписанный приказ СК отправляет КД.

· КД по полученному подписанному приказу оформляет образец записи в личную карточку работника и отправляет образец СК. На основании образца СК вносит запись в личную карточку работника и отправляет КД.

Оформление командировки работника

· СК получает от руководителя информацию о месте назначения (город, организация), цели, продолжительности командировки, дате выбытия и прибытия и отправляет данные КД.

· КД по полученной информации оформляет приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение и служебное задание и отправляет их СК.

· СК подписывает документы у руководителя (на командировочном удостоверении также ставит печать о выбытии) и знакомит под роспись работника с приказом, после подписания отправляет их КД.

· По прибытии из командировки работник составляет краткий отчет о выполнении задания и передает его вместе с командировочным удостоверением и служебным заданием СК.

· Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет СК отправляет КД.

· КД оформляет образец заполнения командировочного удостоверения по прибытии из командировки и отправляет СК для подписания у руководителя.

· СК подписывает документы у руководителя (на командировочном удостоверении также ставит печать о прибытии) и отправляет их КД.

· Приказ о командировке, служебное задание СК подшивает в папку с кадровыми документами. Командировочное удостоверение подшивается к авансовому отчету.

Оформление увольнения работника по собственному желанию

· Работник предоставляет СК заявление об увольнении. СК проверяет правильность оформления (должность, структурное подразделение, Ф.И.О., причина, дата увольнения, дата написания заявления, роспись Работника).

· СК подписывает заявление об увольнении руководителя и отправляет КД, который готовит приказ об увольнении и отправляет СК.

Читайте также:  Заявление об установлении факта признания отцовства

· СК подписывает приказ у руководителя, знакомит под роспись работника, и отправляет КД.

· КД на основании полученных подписанных документов оформляет образцы записи в личную карточку, трудовую книжку работника, книгу учета движения трудовых книжек и отправляет их СК.

· СК на основании образцов вносит запись в личную карточку работника, трудовую книжку работника, книгу учета движения трудовых книжек. Работник расписывается во всех документах, после чего СК отправляет их КД. СК отдает работнику его трудовую книжку.

· Приказ об увольнении СК подшивает в папку с кадровыми документами. Личную карточку работника СК подшивает в личное дело работника и помещает в раздел «Уволенные».

В таком же порядке, но с небольшими изменениями, организуется документооборот по прочим кадровым событиям: оформление поощрения работника (выплата премий, надбавок и т.д.), изменение паспортных и иных данных работника, ввод в действие локальных нормативных актов и ознакомление с ними работников под роспись и т.д.

В результате данного решения кадровые документы будут оформляться правильно и своевременно.

В головном офисе будут храниться копии всех кадровых документов удаленного подразделения, в удаленном подразделении будут храниться оригиналы всех кадровых документов с подписями руководителя и работника.

При работе с аутсорсинговой фирмой в офисе компании-клиента будут храниться оригиналы всех кадровых документов с подписями руководителя и работника, копии кадровых документов будут храниться в офисе аутсорсинговой компании.

Решение 2

Если КД готовит документы в программе по учету кадров и расчета заработной платы, можно организовать предоставление удаленного доступа СК к этой базе. В таком случае по мере готовности кадровых документов КД не будет отправлять готовые документы по электронной почте, он просто будет сообщать СК, а СК будет распечатывать документы из базы. Однако, такие действия возможны не для всех документов, а только для тех, которые возможно готовить в программе.

Решение 3

Если у компании имеются достаточные денежные средства и возможность привлечения программистов, можно организовать он-лайн систему электронного документооборота. Тогда можно будет видеть, в какой стадии находится документ: на рассмотрении, на подписи, подписан, подшит. В таких системах также имеется возможность хранить сканированные документы. У каждого пользователя такой системы имеются свои права доступа только к определенным действиям и видам документов.

· При оформлении новый работник предоставляет СК паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство ПФР, свидетельство ИНН (если есть), документы об образовании, документ воинского учета для военнообязанных, документы на стандартные вычеты (заявление на вычет на работника, заявление на вычет на детей).

Сбор и изучение учредительных документов

После того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами. Для этого нужно изучить все уставные документы регламентирующие деятельность и производственный процесс предприятия.

Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены спецодежда и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.

Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.

  • штатное расписание;
  • документ, регламентирующий оплату труда;
  • книги регистрации приказов;
  • журнал учета командировок;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • прочие локально-нормативные документы, регламентирующие работу отдела кадров.

Оформление первой должности

Кого нужно оформить на работу первым? Нетрудно догадаться, что кадровое делопроизводство с нуля подразумевает назначение сначала директора.

Как выполнить эту задачу?

Многое зависит от организационно-правовой формы предприятия. Рассмотрим три типовые ситуации.

  1. Организация с учредителями. В таком случае именно они будут подписывать приказ о назначении директора.
  2. Индивидуальное предприятие (или организация с единственным учредителем). Тогда сам ИП (или учредитель) будет подписывать договор и за себя, и за работника.
  3. Директор назначается по результатам выборов. Тогда второй стороной трудового договора выступит председатель выборного органа.

Важно: вне зависимости от того, кто назначает директора, обязательными остаются две операции – подписание трудового договора и издание приказа о приеме на должность директора.

От кадрового работника требуется соблюдать хронологический порядок издания приказов.

Назначение директора будет первым, в нем следует проставить дату, когда он начнет выполнять свои обязанности.

В дальнейшем нужно следить, чтобы все приказы нумеровались в хронологическом порядке. Этот момент проверяется надзорными органами.

От кадрового работника требуется соблюдать хронологический порядок издания приказов.

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2020

На сегодняшний день процедуры кадрового делопроизводства регламентируются отечественным законодательством и предполагают грамотное документальное оформление. Игнорирование этого факта чревато применением контролирующими органами существенных взысканий. О том, как грамотно организовать кадровое делопроизводство в полном объеме, расписано далее.

  1. лично администрацией субъекта (для этого ей издается соответствующий приказ, закрепляющий за ней данные обязательства);
  2. по мере трудоустройства штатных единиц (актуально для только что созданных небольших компаний) – ответственным лицом (сотрудником кадрового отдела, реже – работником финансового);

Войти

Авторизуясь в LiveJournal с помощью стороннего сервиса вы принимаете условия Пользовательского соглашения LiveJournal

  • Recent Entries
  • Archive
  • Friends
  • Profile
  • Memories

4. Оформляем директора
Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов там же. Еще в Пакете Вы найдёте семинар «Оформление трудовых отношений с наёмным директором» и массу консультаций по теме в соответствующем разделе консультаций.

Оформление руководителя

Новому юридическому лицу требуется официальный руководитель. Обычно работодатель нанимает генерального директора. Этому сотруднику доверяют приём рабочего персонала на вакантные места и заключение с людьми договоров.

Если директор одновременно является единственным учредителем, с ним всё равно заключается отдельный договор (учредитель нанимает на работу самого себя). То же самое правило касается предпринимателей — они подписывают договор как от себя, так и от лица нанимаемого руководителя.

После заключения договора в обязательном порядке издаётся приказ — это обязательная процедура для приёма на работу директора.

После найма на работу директора определяется количество должностей (рабочих мест), необходимых для нормального функционирования предприятия, компании или организации. На основании полученных цифр и с учётом производственного цикла, а также других особенностей деятельности юридического лица разрабатывается штатное расписание.

Ошибки в делопроизводстве и штрафы для предприятия

До 01.01.2015 года штрафные санкции за несоблюдение норм трудового законодательства были мизерными. Работодатель боялся восстановления уволенного работника по решению суда с выплатой заработной платы за вынужденный прогул, а не штрафа. С вышеуказанной даты ситуация резко изменилась появлением финансовых санкций за:

  • отсутствие трудового договора;
  • оформления договора с нарушением действующего законодательства;
  • заключения гражданско-правового договора вместо трудового с целью минимизации фонда оплаты труда.

Налоговая служба при отсутствии табелей учёта рабочего времени пыталась доказывать незаконность начисления заработной платы со снятием расходов и неполучению налога на прибыль в бюджет. Аналогично по командировочным расходам при отсутствии оформленных приказов.

  • приёмом – приказ о приёме, трудовой договор, личная карточка;
  • передвижением – переводом на другую должность, внутреннее совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника;
  • материальным вознаграждением – приказ о повышении должностного оклада, назначение премии;
  • прекращением трудовых отношений – приказ об увольнении.
Добавить комментарий