Акт об уничтожении документов образец скачать word.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

Образец акта об уничтожении документов


После того, как ненужная документация уничтожена, не исключено, что организация будет подвергаться проверкам. Обычно проверяется не только действующая документация, но и бумаги, у которых уже закончился срок действия. Если речь идет о документах, которые были утилизированы, правильность их уничтожения также нужно подтверждать. Для этого понадобится акт об утилизации, который в обязательном порядке должен храниться в организации, например, в архиве. Акты хранятся отдельно от остальных документов. Все они сортируются по датам оформления.

Составляем акт о выделении бумаг к уничтожению

Рассмотрим образец акта о выделении документов к уничтожению:

  • документ составляем на фирменном бланке предприятия;
  • в центре листа указываем название документа, дату его составления и номер;
  • в тексте акта приводим нормативный правовой акт, в соответствии с которым отобрана документация;
  • перечень удобнее оформить в виде таблицы, в которой необходимо сделать такие графы, как период составления документов, их количество и период их хранения;
  • в графе «Итого» указываем общее количество бумаг;
  • в конце прописываем состав членов комиссии с названием их должностей и Ф. И. О.;
  • в правом верхнем углу листа, в графе «Утверждаю» указывается наименование должности руководителя, его Ф. И. О., дата.
  • Акт составляем также на фирменном бланке предприятия. Подробнее о том, как его изготовить, можно прочитать в статье «Фирменный бланк и печать организации – образцы для ООО».
  • Проставляем название и номер документа, а также дату его составления.
  • В тексте акта делаем ссылку на акт о выделении документов к уничтожению, общее количество уничтоженных документов и способ их уничтожения (например, сожжение, измельчение в шредере и др.).
  • Прописываем должности и Ф. И. О. лиц, состоящих в комиссии.

Загрузка документа
«Акт на уничтожение документов»

Подождите:19сек

Имя файла документа: akt-na-unichtozhenie-dokumentov

Доступный формат скачивания: doc

Размер текстовой версии файла: 33,5 кб

Доступный формат скачивания: doc

Как составить акт об уничтожении документов в 2020 году

С течением времени у любой работающей компании всегда скапливается масса документов. Они образуются вне зависимости от масштабов. Конечно, можно их просто уничтожить, но любое внезапное исчезновение чревато столь же внезапными проблемами. Поэтому уничтожение документов всегда должно фиксироваться где-то, а сами бумаги следует уничтожать также по всем законам.

Многие компании, узнав обо всех этих проблемах, стараются обратиться за помощью к специалистам, чтобы не создавать лишней мороки себе. И фирмы, специализирующиеся на уничтожении документов, с радостью берутся за дело, ведь деньги за это берутся не малые. Почему же это стоит так дорого? Как происходит уничтожение?

Для начала, необходимо установить, какие документы подлежат уничтожению. В процессе этого этапа формируется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Такими считаются те, чей срок годности уже закончился и практической ценностью они уже не обладают. Впрочем, если документ проходит по первому, но не по второму, всегда можно увеличить срок годности. Однако, уменьшать его нельзя. При уточнении срока годности документов, пользуются перечнями документов и дел. Кроме того, можно пользоваться законами Российской Федерации. Правда, большинство документов считаются недействительными после 5 лет с их создания.

После этого переходят непосредственно к самому главному. А именно к составлению документа. Внизу статьи предлагаем скачать образец акта об уничтожении документов в формате word.

Возможно, вам также пригодятся следующие образцы актов:

  • сверки взаиморасчетов – образец;
  • зачета взаимных требований – скачать;
  • передаточный акт при реорганизации – образец.
Читайте также:  Документы на загранпаспорт старого образца

После этого переходят непосредственно к самому главному. А именно к составлению документа. Внизу статьи предлагаем скачать образец акта об уничтожении документов в формате word.

Образец акта об уничтожении документов

Уничтожение документов каждая организация проводит регулярно. Поэтому очень удобно иметь перед глазами образец акта об уничтожении документов для оформления результата проведенной работы. В предыдущей статье на эту тему приведены пошаговые действия. Ниже дается образец акта, который можно будет скачать в формате doc.

Что вам надо еще знать, чтобы правильно составить акт.

Типовой перечень документов 2000 года, на основании которого установлены сроки хранения дел в примере, на настоящий момент отменен в связи с введением в действие нового в конце 2010 года. Но, тем не менее, применяют именно его, чтобы определить сроки хранения документов, образовавшихся до выхода указанного нового типового перечня (документы за 2000—2010 годы включительно).

Новый типовой перечень является основанием для работы с документами, образующихся с 2011 года (составление номенклатуры дел, актов на уничтожение документов и т.п.).

Это обещанный пример акта:

Отдел кадров
12Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии200405-031ДМН
ст. 6 а
13Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных отпусков200405-0535 лет
ст. 6 б
14Переписка о работе с кадрами200405-1615 лет ЭПК
ст. 264, 334
15Переписка об оформлении командировок200405-1715 лет
ст. 352
16Графики отпусков2000—200405-2511 год
ст. 356
Юридический отдел
17Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии200406-031ДМН
ст. 6 а
18Справки, заключения, разъяснения отдела по применению законодательства200406-1525 лет ЭПК
ст. 61
19Переписка по правовым вопросам200406-1813 года
ст. 62
20Заявления и жалобы физических лиц и документы по их рассмотрению200406-1925 лет
ст. 56 б

Итого 285 (двести восемьдесят пять) ед. хр. за 2000—2004 годы.

Заведующая канцелярией Л.А. Квочкина
18.10.2010

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 20.10.2010 № 2

Заведующая канцелярией Л.А. Квочкина
28.10.2010

* Если организация не передает документы на государственное хранение, то согласования с ЭПК не требуется. Тогда замените фразу из примера на «Документы по личному составу упорядочены за 2000—2004 годы».

Итого 285 (двести восемьдесят пять) ед. хр. за 2000—2004 годы.

Почему важно составлять акт об уничтожении

Вне зависимости от того, планируется изъятие из архива бухгалтерских или организационных бумаг, очень важно вовремя составить акт об уничтожении документов. Это связано с тем, что в случае выездной проверки или обычного запроса от налоговой, к примеру, у компании может не оказаться ни самого документа, ни подтверждения его утилизации. В таком случае сотрудники госоргана сочтут, что информация есть в наличии, но просто-напросто удерживается. А это недопустимо по закону и может привести к конфликтам или возбуждению административного разбирательства.

Также составление акта об уничтожении гарантирует законность и корректность списания. Ведь для этого необходимо собрать новую или созвать уже существующую экспертную комиссию, состоящую из сотрудников различных отделов и руководства. Она подробнейшим образом разберёт ситуацию с каждой отдельно взятой бумагой и точно определит её ценность для текущих дел фирмы. Затем документация будет пересортирована, и устаревшие бумаги изъяты из архива.

В теле документа указывается второе основание (официальный Перечень управленческих документов и сроков хранения, его дата (от 2000 или 2010 года), кем утверждён). Упоминается, что документы более не представляют никакой исторической ценности и полностью утратили практическое значение.

Процедура уничтожения документации

Порядок уничтожения документов с прошедшим сроком хранения включает несколько этапов:

  • Ответственные должностные лица определяют, есть ли в архиве компании документация, срок хранения которой истек.
  • Руководитель издает приказ об утверждении экспертной комиссии, включающей представителей разных подразделений организации (бухгалтерия, отдел кадров и т.д.). Ее задача заключается в определении ценности документов и документальном оформлении данной процедуры. При этом срок хранения не является ключевым параметром отбора, так как иногда бумаги с истекшим сроком годности еще могут пригодиться в работе.
  • Оформляется акт о выделении документов к уничтожению.
  • Проводится непосредственная утилизация документов и составляется еще один акт – об уничтожении документации.
Читайте также:  Сертификат молодая семья как получить

В законе отсутствует четкое требование относительно того, каким способом следует уничтожать документацию. Можно поручить уничтожение бумаг сотрудникам организации (например, путем измельчения уничтожителем бумаг) или обратиться для этого в специальную фирму. Запрещено выбрасывать такие документы в общие мусорные корзины и контейнеры.

  • наименование документа;
  • наименование организации;
  • дату составления;
  • наименование и реквизиты документа, ставшего основанием для проведения процедуры;
  • перечень документов, которые будут уничтожены, и их количество;
  • Ф.И.О. и подписи членов комиссии.

Что нужно проверить при составлении акта?

  • Приведение полного перечня уничтоженной документации;
  • Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
  • Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.

Тип архива не имеет значения: документы могут храниться как в собственном, так и принадлежащем компании архиве.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».

Формы бланков для уничтожения документов

  • Акт на уничтожение документов, Акт о выделении документов и дел на уничтожение — скачать форму акта о выделении дел к уничтожению, скачать бланк акта на уничтожение документов
    Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего образца отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению с указанием их количества, сроков хранения и статей из перечня.«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом министерства культуры Российской Федерации № 558 от 25 августа 2010 года и зарегистрированного в министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 года.
    *** К отбору документов на уничтожение стоит подходить крайне ответственно и доверять эту важную задачу следует исключительно профессионалам ***
  • ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
    для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма по документам
    ГБУ «ЦГА Москвы» — скачать форму бланка

Порядок утилизации документов

Однако при избавлении от лишней части архива необходимо соблюсти определённый порядок. Сначала архивариусы или секретарь составляют список документации, подлежащей утилизации. Это будут приказы, решения, договоры, отчёты с истёкшим сроком хранения (в архиве есть регламент, где указано, сколько хранятся разные виды документации).

На следующем этапе готовятся акты о выделении документов к уничтожению. Это таблица, где указаны:

  • заголовок дела — в архивах дела сгруппированы подшивками, например, «Приказы генерального директора»;
  • годы;
  • количество дел или листов;
  • сроки хранения;
  • в каком виде передаются — папками, коробками, россыпью.

Когда акты на уничтожение готовы, создаётся комиссия. Достаточно двух сотрудников из разных структурных подразделений и представителя руководства. Они оценивают предлагаемый список, проводят экспертизу документов на уничтожение, чтобы по ошибке не утилизировать то, что пока нельзя или что может потребоваться в работе.

Затем комиссия выбирает способ уничтожения: сжигание, измельчение ручную или шредером, передачу специализированной компании по утилизации бумаг. Сжигание трудно безопасно организовать в офисных условиях. Рвать вручную большие объёмы бумаг займёт много времени. Шредер справляется с небольшими партиями бумаг, но его нужно отдельно покупать или арендовать. Сдать часть архива специализированной компании, которая уничтожит его — самый простой вариант (если в передаваемых бумагах нет секретных данных или подрядчик гарантирует конфиденциальность).

Читайте также:  Образец ипотечного договора Сбербанка

Далее пишут отдельный акт или делают отметку, что документы уничтожены в уже подготовленных актах на уничтожение.


Когда акты на уничтожение готовы, создаётся комиссия. Достаточно двух сотрудников из разных структурных подразделений и представителя руководства. Они оценивают предлагаемый список, проводят экспертизу документов на уничтожение, чтобы по ошибке не утилизировать то, что пока нельзя или что может потребоваться в работе.

Заполнение акта

Акт об уничтожении документов делится на два блока. В первом перечисляются документы, которые будут уничтожены. Во втором актируется непосредственно уничтожение.

Особенность акта об уничтожении документов в том, что он утверждается генеральным директором организации не после того, как полностью готов (как большинство других документов), а после того, как составлена его первая часть. И это объяснимо: директор видит, какие документы планируется уничтожить и, если сочтет нужным, может «спасти» какие-то из них. Если бы акт утверждался уже после уничтожения, директор всего лишь удостоверял бы факт необратимого уничтожения. Толку от такого утверждения мало.

Формы бланков для уничтожения документов

  • Акт на уничтожение документов, Акт о выделении документов и дел на уничтожение — скачать форму акта о выделении дел к уничтожению, скачать бланк акта на уничтожение документов
    Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего образца отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению с указанием их количества, сроков хранения и статей из перечня.«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом министерства культуры Российской Федерации № 558 от 25 августа 2010 года и зарегистрированного в министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 года.
    *** К отбору документов на уничтожение стоит подходить крайне ответственно и доверять эту важную задачу следует исключительно профессионалам ***
  • Акт на уничтожение документов, Акт о выделении документов и дел на уничтожение — скачать форму акта о выделении дел к уничтожению, скачать бланк акта на уничтожение документов
    Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего образца отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению с указанием их количества, сроков хранения и статей из перечня.«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом министерства культуры Российской Федерации № 558 от 25 августа 2010 года и зарегистрированного в министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 года.
    *** К отбору документов на уничтожение стоит подходить крайне ответственно и доверять эту важную задачу следует исключительно профессионалам ***

Акт об уничтожении документов

С проблемой накопления большого количества документов в архиве сталкивалась каждая более-менее крупная организация. Первичные и окончательные бухгалтерские документы, различные договоры и внутренняя документация со временем превращаются в достаточно объёмную папку, затем коробку, а после и шкаф дел. Поэтому буквально на третий четвёртый год существования компании возникает вопрос о выделении ненужных документов для дальнейшего списания и уничтожения. Но как правильно рассортировать имеющиеся бумаги? Кто имеет право принимать решение об уничтожении? Как, с законодательной точки зрения, правильно оформить этот процесс и где взять образец? Об этом данный материал.


Вне зависимости от того, планируется изъятие из архива бухгалтерских или организационных бумаг, очень важно вовремя составить акт об уничтожении документов. Это связано с тем, что в случае выездной проверки или обычного запроса от налоговой, к примеру, у компании может не оказаться ни самого документа, ни подтверждения его утилизации. В таком случае сотрудники госоргана сочтут, что информация есть в наличии, но просто-напросто удерживается. А это недопустимо по закону и может привести к конфликтам или возбуждению административного разбирательства.

Добавить комментарий