Журнал учета листков нетрудоспособности: образец 2022 года

Как подготовится к полному переходу на электронные больничные с 2022 года

С 01. 01. 2022 года листы нетрудоспособности будут выдаваться лишь в электронном варианте.

Электронные больничные листы были представлены в 2017 году. ФЗ № 255-ФЗ в статье 13 приравнял лист о нетрудоспособности от мед. учреждения в бумажном варианте к электронному, заверенному усиленной квалифицированной подписью медицинского учреждения.

Уже спустя несколько лет базой определения и выплаты пособия по краткосрочной нетрудоспособности и пособия по родам и беременности может являться как электронный, так и бумажный вариант больничного листа. От 01. 01. 2021 года сохраняться лишь электронные листы по нетрудоспособности.

Как организации подготовится к цельному переходу на электронный вариант больничных листов

Электронный листок нетрудоспособности даёт право формировать «прозрачную» систему необходимого социального страхования и устранить из оборота фальшивые листы нетрудоспособности.

Техническая подготовка

Указом Правительства РФ от 16 декабря 2017 № 1567 установлены Правила сотрудничества медицинских учреждений, организаций, а также фонда по обмену данными для создания листа нетрудоспособности в электронном варианте.

Для бартера данных с фондом и мед. учреждениями можно применять:

  • личное совершенное программное обеспечение,
  • личный кабинет страхователя, расположенные в Сети и находящийся по ссылке: https://cabinets.fss.ru/insurer/,
  • функционал, применяемых в бухгалтерских программах ключевых разработчиков бухгалтерского ПО Российской Федерации,
  • программу фонда, которую можно установить бесплатно с официального сайта ФСС по адресу https://cabinets.fss.ru/eln.html;
  • оператора электронного документного оборота, к примеру, СБИС, Такском, Контур и др.

Большая часть организаций уже начали работу с электронными больничными листами.

Если вы по имеющимся причинам до сих пор не имеете возможности применять электронные листы, настало время подумать о приобретении необходимого ПО или донастройки уже имеющегося.

Бухгалтерии организации больше нет необходимости осуществлять хранение листов нетрудоспособности в бумажном варианте. Все данные будут в системе Фонда и могут запрашивать неоднократно.

Обнаружение фальшивых больничных будет производиться автономно с помощью программного обеспечения по обмену информацией с фондом или бухгалтерскую программу, где внедрена проверка больничных листов (во многих программах присутствует).

Нет необходимости в запрашивании печати больничных листов у работников.

Получить электронный вариант больничного листа можно посредством электронной почты или по номеру телефона.

Пояснить новые правила сотрудникам

Руководителям бухгалтерии и организаций необходимо помимо обеспечения приёма и оплаты электронных больничных, пояснить новшества своим сотрудникам.

  1. У сотрудников больше нет необходимости в получении больничных бумажных листов и убеждении медицинских работников в выписке документов на бумажных носителях. Каждый лист нетрудоспособности будет храниться в Интернете и отыскать их можно на сайте ФСС.
  2. Распечатанный вариант больничного, талоны из мед. организации и иные бумажные виды документации передавать в бухгалтерию не требуется. Больничный лист на оплату можно направить по электронной почте. А именно, номер больничного листа.
  3. Номера электронного больничного для проверки и оплаты бухгалтеру будет достаточно.
  4. Сотрудники имеют возможность открыть Личный кабинет на официальном сайте фонда по ссылке: https://lk.fss.ru/recipient/. Это даёт возможность через личный кабинет получать информацию о персональных электронных листах нетрудоспособности и данные о сумме установленного пособия по краткосрочной нетрудоспособности, по родам и беременности.

При этом, для доступа в Личный кабинет на официальном сайте ФСС нет необходимости в повторном прохождении процесса регистрации, можно войти по логину и паролю портала государственных услуг.

Ко всему этому, у сотрудников активно мобильное приложение «Социальный навигатор» (устанавливается бесплатно на абсолютно любое мобильное устройство). Логин и пароль для входа соответствуют тем, что используются в Личном кабинете Единого портала Государственных услуг. В приложении также располагается в открытом доступе информация об электронных больничных листах.

Работа с электронными больничными в 1С

В программах 1С работа с больничными уже давно реализована. Главное, следить за своевременным обновлением софта.

Обмен больничными происходит в 1С:Отчётность и хранятся они на серверах ФСС.

Подключить сервис 1С:Отчетность и настроить обмен электронных больничных с ФСС можно обратившись к специалистам Первого БИТа.

Журнал учета листков нетрудоспособности

Формирование журнала учета листков нетрудоспособности обычно происходит в организациях с большим количеством наемного персонала. Несмотря на то, что этот документ не является обязательным, многие предприятия его все-таки заводят, т.к. в конечном итоге его наличие всегда оправдано.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Онлайн просмотр
  • Бесплатная загрузка
  • Безопасно

Зачем нужен документ

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, сначала следует разобраться в том, зачем нужны собственно больничные листы.

Каждый заболевший работник обязан обратиться в поликлинику или любой другой медицинский центр для того, чтобы официально подтвердить свое состояние. Свидетельством болезни будет являться листок нетрудоспособности.

Без него отсутствие сотрудника на рабочем месте будет приравниваться к прогулу.

На основе листка работнику в дальнейшем выплачивается пособие по нетрудоспособности и одновременно этот же документ служит основанием для возмещения работодателю части выплаченного пособия из средств ФСС (организация оплачивает работнику только три дня – все остальное идет за счет государственного внебюджетного фонда).

Журнал учета листков нетрудоспособности выполняет сразу несколько функций:

  • систематизирует хранение данных документов;
  • помогает оперативно отыскать тот или иной листок нетрудоспособности при выездных налоговых проверках или по требованию работниками ФСС;
  • позволяет отследить срок предъявления работником больничного листа;
  • дает возможность контролировать лимит оплачиваемых больничных дней.

Большую помощь журнал учета оказывает и специалистам кадровых отделов: информацией из него они пользуются при необходимости подсчета отпускных дней, которые следует продлить, если срок болезни работника приходится на отпускной период.

Особенности документа

Если вам нужно создать журнал учета листков нетрудоспособности, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа. Для начала дадим некоторые общие данные.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации имеют право писать его в произвольной форме или по шаблону, разработанному внутри компании (если таковой, конечно, имеется)

Журнал допустимо вести в электронном и «живом» виде. Если журнал распечатан, то все листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи толстой «суровой» нити, затем указать на последней странице количество листов, поставить здесь же печать (при условии, что она применяется в деятельности предприятия) и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Удостоверять автографом ответственного лица нужно каждую страницу документа после ее заполнения.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Образец журнала учета листков нетрудоспособности

Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия. При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.

На титульный лист надо написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается, конечно, после того, как документ будет закрыт);
  • ответственное за ведение журнала лицо;
  • если в организации принята номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы. Сюда надо включить следующую информацию:

  • номер листка нетрудоспособности (он состоит из двенадцати цифр);
  • название организации (читай — поликлиники, больницы, медицинского центра), его выдавшей;
  • должность и ФИО работника;
  • подразделение, в котором он трудится;
  • период нахождения на больничном;
  • код причины нетрудоспособности (вписан в больничный лист);
  • дату предъявления листка представителю работодателя.

При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).

Журнал учета листков нетрудоспособности

Сколько времени и как хранить документ

Если предприятие ведет журнал учета листков нетрудоспособности, после его окончания оно обязано озаботиться его хранением. Срок хранения определяется законодательством или внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы (но не меньше пяти лет). Держать журнал нужно в месте, куда нет доступа посторонних лиц, а после утраты актуальности, его можно уничтожить.

Новые правила для электронных больничных с 2022 года

Электронные больничные листы с 2022 года прочно укоренятся в нашей жизни. Они стали обязательными для выдачи работающим гражданам, и только они теперь являются основанием для оплаты дней нетрудоспособности. Кроме того, изменился и порядок работы с электронными больничными с 2022 года, который, как считается, упростит работу бухгалтеров и кадровиков в части обработки листков нетрудоспособности. Все подробности — в статье.

Новые правила оформления электронного больничного листа с 2022 года

С тех пор как законодатели ввели и утвердили порядок работы электронных листков нетрудоспособности, их выдача производилась исключительно по желанию и согласованию с пациентом. То есть если компания имела возможность обрабатывать больничный в электронном виде, то ее сотрудник отказывался от бумажного варианта и ему выдавался листок с электронным номером. Если компания не могла обеспечить взаимодействие с соцстрахом по ТКС, то она заранее оповещала об этом своих сотрудников и те вынуждены были брать бумажные документы.

Однако больничные на бумаге отошли в прошлое, теперь они будут действовать для крайне ограниченного числа пациентов. С 2022 года больничные листы стали электронными — согласия граждан или работодателей на их получение больше не требуется.

Отказ от бумажных документов объясняется тем, что электронные версии невозможно потерять или испортить, сложнее подделать. Также благодаря им значительно сокращается время на обработку информации, связанной с расчетом и выплатой пособия.

С 2022 года законодатели подготовили ряд изменений, касающиеся порядка исчисления налогов и их сроков уплаты. Основные поправки собраны экспертами справочно-правовой системы «КонсультантПлюс» и представлены в Типовой ситуации. Для просмотра оформите бесплатный пробный доступ.

Взаимодействие с ФСС — новшества 2022 года

С 01.01 2022 только электронные больничные являются основанием для выплаты пособий за счет средств Фонда социального страхования. Именно поэтому работодатели должны позаботиться о том, чтобы обеспечить электронное взаимодействие с фондом. Это можно сделать несколькими способами:

  • через личный кабинет страхователя на сайте ФСС, предварительно зарегистрировавшись на портале «Госуслуги»;
  • посредством бесплатной программы АРМ «Подготовка расчетов для ФСС», которую можно скачать с сайта ФСС;
  • используя бухгалтерские программы, в т. ч. и платные, которые предоставляют возможность работать с электронными больничными;
  • с помощью сервиса электронного взаимодействия «Социальный электронный документооборот» (СЭДО).

Первые три способа были знакомы работодателям и ранее, а вот последний — совершенно новый: сервис апробируют в работе в этом году. И если раньше номер электронного больничного предоставлял сам работник, то с нового года с помощью СЭДО информацию можно получить и без работника, требовать от него номер ЭЛН не нужно. В следующем разделе разберем, как с 1 января 2022 года электронные больничные будут доходить до страхователя.

Как будут начисляться пособия по электронному больничному с 2022 года

Начисление пособий по электронному больничному листу с 01.01 2022 будет происходить в проактивном (т. е. беззаявительном) режиме. Это новый термин во взаимодействии ФСС и работодателя, и означает он, что инициатором начисления и выплаты денег за дни нетрудоспособности выступит сам соцстрах. Исключением станет пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет, здесь сохранится заявительный порядок.

Читайте также:  Дебетовая карта Тинькофф банка: плюсы и минусы, условия обслуживания и проценты

Пособие по временной нетрудоспособности

Назначение и выплата пособия за счет средств ФСС по электронным больничным листам с 2022 года будут происходить в следующие этапы:

  1. Обращение застрахованного лица в медучреждение, как и прежде, будет сопровождаться оформлением листка нетрудоспособности, но как мы уже сказали, исключительно в электронном варианте. Данный документ будет подлежать выгрузке в единую информационную систему ФСС.
  2. Фонд направит уведомления о страховом случае работодателю и самому работнику в личный кабинет на портале «Госуслуги».
  3. При закрытии больничного ФСС обязан сообщить об этом работодателю и заняться назначением и оплатой дней нетрудоспособности.
  4. Если у соцстраха не хватит данных для назначения пособия, то он направит запросы для их получения в Пенсионный фонд и непосредственно работодателю.
  5. Работодатель должен будет ответить фонду в течение 3 рабочих дней с момента получения информации о закрытии больничного листа.
  6. На основании поступивших данных (о стаже, заработке за последние 2 года, ставке, районом коэффициенте и т. д.) соцстрах рассчитает пособие и перечислит его застрахованному лицу. Всю информацию, необходимую для назначения и выплаты, разместят в Единой государственной информационной системе социального обеспечения (ЕГИССО), откуда ее направят гражданам в ЛК на портале «Госуслуги».

Отметим, что информацию об открытии и изменениях в электронных больничных листах с 2022 года, например о закрытии, продлении, направлении работника на медико-социальную экспертизу, работодатель будет получать посредством СЭДО.

Пособие по беременности и родам

Назначение и выплата пособия по БиР также происходит на основании выписанного больничного листа. Напомним, что врач в общих случаях оформляет его на сразу на 140 дней. В зависимости от того, сколько малышей ждет будущая мама, срок нетрудоспособности продлевается.

Взаимодействовать в 2022 году предстоит по представленной схеме:

  1. Сразу после выгрузки с 1 января 2022 года электронного больничного листа в информсистему ФСС уведомит об этом работодателя и направит запросы для осуществления расчета.
    Как работодателю заполнить электронный больничный лист, смотрите в «КонсультантПлюс». Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
  2. В данной ситуации работодатель вправе не сразу ответить на запрос фонда, а только после того, как сотрудница напишет заявление на отпуск по беременности и родам. Связано это с тем, что многие женщины при благоприятном течении беременности продолжают работать чуть ли не до самых родов и, соответственно, в отпуск выходят гораздо позднее дня, прописанного врачом.
  3. О том, что отпуск оформляется на меньшее количество дней, ФСС узнает от работодателя и на основании полученных данных произведет расчет и выплату пособия по БиР.

В случае осложненных родов врачи выпишут дополнительные больничные в электронном виде в 2022 году. Их оплата будет производиться по описанным выше схемам.

Единовременное пособие по рождению ребенка

Для получения пособия по случаю рождения ребенка родителям больше не понадобится писать заявление и подтверждать, что один из родителей не претендовал на него ранее. С 2022 года ФСС узнает о появлении малыша от органов ЗАГСа, после того как они внесут соответствующую запись в Единый госреестр.

Как только запись появится, ФСС направит запрос в Пенсионный фонд для получения информации о месте работы родителей и проверит, не производилась ли выплата пособия на новорожденного. Получение пособие зависит от трудоустройства родителей:

  • Если оба родителя работают по трудовым договорам, то пособие выплачивается одному из них, чаще всего маме.
  • Если трудоустроен только один из родителей, то пособие получит он.
  • Если родители не заняты ни у каких работодателей, то выплата пособия будет происходить через органы соцобеспечения.

В случае нехватки данных для назначения пособия (например, о районном коэффициенте) ФСС может обратиться к работодателю. Последний должен ответить в течение двух рабочих дней со дня получения запроса.

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет

О необходимости выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет будет сообщать Фонду соцстрахования сам работодатель, на имя которого работники продолжат писать заявления о предоставлении отпуска по уходу и назначении соответствующего пособия. В течение 3 рабочих дней с момента получения заявления страхователь должен направить в ФСС форму «Сведения для назначения пособия». Отметим, что ее представление является разовым, ежемесячно заполнять и отправлять ее в ФСС не требуется.

Получив реестр, соцстрах назначит пособие и будет производить его выплату в течение всего срока. Деньги, выделенные соцстрахом на обеспечение ребенка до 1,5 лет, фонд перечисляет на карту МИР.

Для каких еще пособий понадобится эта карта, мы рассказывали здесь.

Исчисление пособий для трудящихся на Крайнем Севере сопряжено с определенными нюансами. О них рассказано в статье К+ «Особенности начисления ФСС пособий работникам Крайнего Севера». Ознакомиться с материалом можно бесплатно, воспользовавшись демодоступом к системе.

Как изменился порядок расчета электронных больничных с 2022 года

Глобальных изменений в части расчета пособий на основании электронных больничных с 1 января 2022 года не произошло. При расчете сумм за первые три дня болезни работодателям нужно учесть следующие изменения в законодательстве, влияющие на величину пособия:

  • Увеличение МРОТ до 13 890 руб.
  • Увеличение максимального размера больничного. Поскольку в 2022 году пособие будет выплачиваться исходя из заработка 2020 и 2021 годов, то для расчета максимального больничного нужно будет брать цифры 912 000 руб. и 966 000 руб. — предельные лимиты баз, установленные для этих лет. Для 2022 года законодатели установили планку в 1 032 000 руб. С базы, превышающей данный показатель, взносы на ВНиМ не начисляются, и соответственно, для расчета пособий суммы превышения учитываться не должны.

Общий порядок исчисления пособий и за счет средств работодателя, и за счет средств ФСС продолжает подчиняться закону № 255-ФЗ в последней редакции.

Контроль ФСС за электронными больничными с 01 января 2022 года

Переход на электронные больничные с 2022 года и расчет пособий силами фонда приведут к усиленному контролю за полнотой и достоверностью сведений, передаваемых работодателем. Ведь малейшая ошибка может привести к тому, что величина пособия окажется рассчитанной неверно:

  • заниженная сумма ущемит права работника;
  • завышенная сумма приведет к перерасходу государственных средств.

В первом случае пособие можно будет пересчитать, в том числе и по заявлению работника.

А вот второй случай чреват для страхователя различного рода наказаниями в виде штрафов и возмещения излишне произведенных фондом расходов.

Проверять получаемые от работодателя сведения Фонд соцстрахования сможет путем направления запросов в ПФР, налоговую и прочие госорганы.

Итоги

Российские законодатели осуществили полный переход на электронные больничные листы с 2022 года, что наверняка будет сопровождаться множеством вопросов со стороны страхователей и получателей пособий. Надеемся, решение возникших трудностей не займет много времени, а последующее совершенствование электронного взаимодействия всех госучреждений и работодателей позволит работающим гражданам получать денежные средства за дни нетрудоспособности, отпусков по беременности и родам и по уходу за ребенком своевременно и в правильно рассчитанном размере.

  • федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию»
  • федеральный закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам обязательного социального страхования»
  • Налоговый кодекс РФ
  • приказ Министерства здравоохранения Российской Федерации от 01.09.2020 № 925н «Об утверждении порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, включая порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа»

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как организовать работу с электронными больничными листками с 1 января 2022 года: памятка работодателю

С января 2022 года бумажные листки нетрудоспособности полностью заменят электронные аналоги. Работодатели обязаны будут обеспечить прием и оплату электронного листка нетрудоспособности, а также информировать своих работников по всем вопросам, связанным с новым форматом больничных.

Представляем вам памятку «Как организовать работу с электронным листком нетрудоспособности (далее — ЭЛН) в организации».

Шаг 1. Приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП)

Только этот вид подписи можно использовать при работе с ЭЛН[1]. УКЭП оформляется на должностное лицо, которое будет работать с ЭЛН. Выдают УКЭП удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи России.

Шаг 2. Установить программу взаимодействия с ФСС России

Выберите программное обеспечение, при помощи которого будет происходить обмен информацией с ФСС России. Есть несколько способов стать участником информационного взаимодействия:

1. Создать личный кабинет страхователя на сайте фонда[2].

Создать личный кабинет. Действия

Это можно сделать только через учетную запись юридического лица на портале «Госуслуги». Если у организации нет учетной записи, порядок действий следующий

2. Подключиться к сервису «Социальный электронный документооборот»[3] (далее — СЭДО). Сервис позволяет оперативно получать от ФСС России извещения об открытии и закрытии ЭЛН. Также система автоматически отправляет все необходимые сведения по больничному от работодателя в ФСС России. Подключиться к СЭДО можно, перейдя по ссылке[4], а также через бухгалтерские программы.

3. Скачать программу «Подготовка расчетов для ФСС», доступную на сайте фонда[5].

4. Воспользоваться возможностями бухгалтерских программ («1С», «Тензор» (СБИС), «СКБ Контур», «Компас-СПб» и др.), разработчики которых обеспечили взаимодействие работодателей с ФСС России.

Шаг 3. Назначить ответственного по работе с ЭЛН

Ответственного за работу с ЭЛН назначают приказом. Только в этом случае уполномоченное лицо может подписывать ЭЛН своей электронной подписью[6]. Ответственным может быть бухгалтер, главный бухгалтер или непосредственно руководитель компании.

Шаг 4. Разработать порядок работы с ЭЛН

Четкий порядок действий важен и для работников, и для ответственного за работу с ЭЛН. Чтобы избежать конфликтов, порядок можно:

• закрепить в каком-либо локальном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка);

• оформить в виде отдельной инструкции или

При разработке регламента обратите внимание на следующие моменты:

• работник сообщает работодателю номер ЭЛН любым доступным способом: по телефону или электронной почте. Какие-либо распечатки или талоны предъявлять не надо;

– не оформляется заявление на получение пособия;

– работник не дает письменное согласие на оформление ЭЛН[7];

– уменьшится срок передачи в ФСС России сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия, — составит три рабочих дня[8].

Сейчас на это отводится пять рабочих дней (считаем с даты, когда работодатель узнал о закрытом больничном);

Читайте также:  Вступление приговора суда в силу – порядок вступления и обжалования решения суда

• если работодатель передаст в ФСС России неверные сведения и это приведет к излишнему начислению пособия, ему придется возместить переплату[9].

Для работников можно разработать памятку, которая будет подсказывать, что им следует делать при открытии больничного листа в электронном виде:

Памятка для работника

1. Сообщить работодателю номер ЭЛН любым способом (указать, кому работник может сообщить этот номер, по какому телефону или на какой адрес электронной почты).

2. Отслеживать статус своего больничного и этапы начисления пособий на портале «Госуслуги» (для этого необходимо заблаговременно создать подтвержденную учетную запись).

3. Попросить врача сделать выписку из ЭЛН (если нет учетной записи на портале «Госуслуги» и работник хочет сохранить информацию).

Ответственность за нарушения, допущенные в работе с ЭЛН

Можно сказать, что переход на электронные больничные листки полностью завершился. Окончание переходных этапов венчают новые штрафы[10], которые вводятся с января 2022 года:

Ответственность за нарушения

ВОПРОС В ТЕМУ
Что делать, если работник принесет бумажный больничный после 1 января 2022 года?

Такая ситуация может произойти только в том случае, если больничный был закрыт в 2021 году, а работник предъявил его в 2022 году. Полагаем, в этом случае по больничному нельзя будет начислить пособие. Ведь с 01.01.2022 основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам может являться только ЭЛН.
Специалисты ФСС России пока не дали разъяснений, что делать работнику или работодателю в данной ситуации. Можно посоветовать работнику воспользоваться правом получить дубликат ранее выданного больничного листа в виде ЭЛН в случае утери или порчи. Такое право закреплено в п. 63 Порядка № 925н.
Как разъяснили в ФСС России, если бумажный листок нетрудоспособности не был закрыт в 2021 году, его продолжение может быть оформлено в виде ЭЛН: «Действующее законодательство не ограничивает попеременную выдачу бумажных и электронных листков нетрудоспособности, которые на сегодня имеют равную юридическую силу. Если первичный листок нетрудоспособности выдали на бумажном носителе, его продолжение беспрепятственно может быть выдано в электронном виде, в этом случае в электронном листке нетрудоспособности в строке «продолжение листка нетрудоспособности №» будет указан номер первичного бумажного листка» (https://clck.ru/YqX8v ).

[1] Пункт 16 Правил взаимодействия медучреждений, ФСС России и работодателя (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567; в ред. от 20.11.2018); п. 74 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, включая порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа, утв. Приказом Минздрава России от 01.09.2020 № 925н (далее — Порядок № 925н).

Образец заполнения журнала больничных листов

Журнал учета больничных листов – образец заполнения вы можете загрузить на нашем сайте. Кто должен вести такой журнал? Как выглядит его форма? Как вообще ведется учет больничных? Является ли больничный БСО? Ответы на эти и некоторые другие вопросы вы найдете в нашей статье.

Как ведется учет больничных листов в бухгалтерии

Для учета больничных листов целесообразно вести соответствующий журнал. Он пригодится специалисту кадровой службы фирмы в целях отслеживания сроков хранения больничных в организации, а также:

  • получения сведений о периоде нетрудоспособности для отражения данного периода в табеле учета рабочего времени;
  • отслеживания фактов своевременного предоставления больничных листков работниками;
  • получения сведений о периоде нетрудоспособности для продления на соответствующий период отпуска работника;
  • быстрого поиска нужного больничного листа во время проверки по требованию сотрудников ФСС.

Узнать о том, как продлевается отпуск при больничном, вы можете в этой статье.

Что представляет собой журнал регистрации больничных

Изучим подробнее то, как может выглядеть журнал, в котором отражаются сведения о больничных листах.

Унифицированный образец журнала учета больничных листов законодательством не установлен. Организация вправе самостоятельно разработать формат соответствующего документа.

Можно ли вести журнал учета больничных листов в электронной форме, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в готовое решение.

Основным элементом структуры журнала, о котором идет речь, может быть таблица, где будут отражены:

  • номера больничных листков;
  • названия медицинских организаций, в которых оформляются больничные листки;
  • Ф. И. О. сотрудников, оформляющих больничные;
  • даты предоставления больничных сотрудниками;
  • периоды временной нетрудоспособности в соответствии с больничными листками;
  • сведения о нарушениях режима лечения и иных обстоятельствах, предопределяющих расчет пособия по временной нетрудоспособности в особом порядке, например в минимальной величине по МРОТ.

Журнал допустимо вести как в электронном, так и в бумажном виде. Во втором случае все листы документа должны быть пронумерованы и прошнурованы.На обороте обязательно указывается общее количество листов.Здесь же проставляются подпись ответственного за ведение журнала лица и печать организации (при ее наличии).

ВАЖНО! Ведение журнала учета больничных листов не является обязанностью хозяйствующих субъектов. Поэтому и санкций за его непредставление не предусмотрено. Однако в организациях с большой численностью персонала все же желательно формировать такой документ. Он помогает структурировать информацию обо всех случаях нетрудоспособности, которых на крупных предприятиях обычно бывает много.

Узнать больше о расчете больничного в минимальном и максимальном размерах вы можете у нас на сайте.

Храниться журнал, также как и листки нетрудоспособности, может в специальном помещении или в сейфе (п. 6.2 Положения, введенного письмом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).

Сроки хранения журнала

Во многих правовых актах больничный лист именуется документом строгой отчетности (информация ФСС от 01.07.2011, решение ВС РФ от 27.03.2002 № ГКПИ 02-311, приказ Минздрава РФ от 29.01.2004 № 29). Но насколько правомерно относить листки нетрудоспособности к БСО?

Является ли больничный бланком строгой отчетности?

Под термином «документ строгой отчетности» может пониматься:

  1. Документ, выдаваемый одним субъектом правоотношений другому «под отчет», когда утеря передаваемого документа недопустима и может сопровождаться санкциями. В данном случае — больничные передаются в медучреждения как документы строгой отчетности (пп. 6, 16 Инструкции по приказу № 29).
  2. Документ, применяющийся в рамках денежных расчетов (как правило, юридических лиц с физическими) как аналог чека ККТ.

Порядок учета расчетных документов регламентируется большим количеством общеотраслевых нормативных актов. Основной — закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

В свою очередь, порядок применения больничного как документа строгой отчетности пока что никак не регламентирован на уровне общеотраслевых норм. Однако приказ № 29 детально регламентирует учет листков нетрудоспособности медучреждениями.

Таким образом, листок нетрудоспособности в контексте документов строгой отчетности, применяемых фирмой-работодателем, правомерно рассматривать только на уровне локальных нормативных актов хозяйствующего субъекта.

Узнать больше о применении, в свою очередь, расчетных БСО вы можете в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

Где можно скачать образец журнала регистрации больничных

Скачать образец журнала учета больничных листов вы можете на нашем портале. Данный документ содержит все те информационные блоки, что мы рассмотрели выше. Скачать журнал учета больничных листов вы можете по ссылке ниже.

Скачать образец

Журнал можно распечатать — с нужным количеством разворотов и с таблицей, где отражаются сведения о листках нетрудоспособности, прошить и пронумеровать. Порядок применения журнала может быть прописан в учетной политике предприятия.

Узнать больше об особенностях применения учетной политики в организации вы можете в статье «Готовая учетная политика – образец для организации».

Итоги

Больничные листки, предоставляемые сотрудниками работодателю, должны храниться в организации не менее 5 лет (по одной из точек зрения — не менее 6 лет). В целях отслеживания их движения в фирме может применяться журнал учета листков нетрудоспособности. Данный журнал, в котором могут отражаться и иные сведения о соответствующих листках и периодах нетрудоспособности работников, может применяться и в целях оптимизации работы кадровой службы компании.

Узнать больше о различных нюансах применения больничных листков в организации вы можете в этой рубрике нашего сайта.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Отмена бумажных больничных листов с 1 января 2022: что нужно знать бухгалтеру и кадровику

Скоро все больничные листы станут электронными. Разберем, что нужно знать кадровику и бухгалтеру, как подготовиться к грядущим изменениям.

Изменения в законодательстве

Электронные больничные выдают вместо бумажных уже довольно давно — с 2017 года. Но пока только на добровольной основе. Так работодатели могут по желанию пройти регистрацию на сайте ФСС, подключить личный кабинет и работать с электронными больничными. А работники вправе потребовать в медучреждении выдачи больничного на бумаге, даже если их работодатели уже взаимодействуют с ФСС электронным способом.

Однако весной 2021 года был принят закон № 126-ФЗ от 30.04.2021, который внес ряд поправок в законодательство, действующее в сфере социального страхования, в том числе в закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

Поправки вступают в силу с 1 января 2022 года. И начиная с этой даты выплаты пособий по временной нетрудоспособности (и по беременности и родам) будут начисляться только на основании электронных листов нетрудоспособности (ЭЛН).

Срок передачи сведений в ФСС

С введением электронных больничных изменится и срок, в течение которого работодатель должен передавать сведения в ФСС для назначения и выплаты пособий.

Сейчас этот срок составляет 5 дней со дня получения больничного листа, а с 01.01.2022 срок уменьшится до 3 дней.

Избавьте себя от необходимости постоянно отслеживать изменения в законодательстве и перестраивать рабочие процессы. Доверьте заботы по расчету зарплаты специалистам СберРешений.

Запрос сведений фондом и штрафы для работодателей

Фонд будет тщательно проверять сведения, полученные от работодателя, на достоверность и полноту. Часть необходимых для этого данных фонд будет получать самостоятельно через систему межведомственных запросов.

Например: для проверки СНИЛС фонд направит запрос в ПФР, сведений о зарплате сотрудника — в ФНС.

Другие необходимые данные и документы, которые потребуются фонду для назначения страхового обеспечения и проверки данных, он будет вправе запросить у работодателя.

Так, если сведения представлены не в полном объеме, фонд направит работодателю извещение. А работодатель будет обязан представить недостающие документы в течение 5 рабочих дней со дня получения такого извещения.

За нарушение сроков передачи сведений или их недостоверность работодателя будут наказывать:

  1. За непредставление документов для проверки — на 200 руб. за каждый документ.
  2. За недостоверные сведения на выплату пособия, если в результате фонд переплатил деньги застрахованному лицу — на 20% от суммы переплаты, но не меньше 1 000 рублей и не больше 5 000 рублей.
  3. За нарушение срока передачи сведений для назначения выплат — на 5 000 рублей.

СберРешения в срок и без ошибок рассчитают зарплату, больничные, пособия и другие выплаты сотрудникам, подготовят нужные документы для госорганов и сдадут отчетность. Кадровый учет и расчет зарплаты на аутсорсе это эффективный способ экономии — вам не потребуется большой штат специалистов и постоянные консультации с юристами в области трудового права.

Что нужно сделать работодателю для перехода на ЭЛН

Работодатель должен заключить соглашение с ФСС и зарегистрироваться в информационной системе электронных больничных. Для этого потребуется электронная подпись. Если работодатель уже пользуется ЭЦП для передачи отчетности в госорганы, она подойдет и для работы с электронными больничными.

Читайте также:  Как рассчитывается пособие по безработице в 2022 году, расчет, калькулятор, порядок начислений, определение размера

Далее нужно решить, в какой программе будет удобно работать с электронными больничными. Сегодня таким функционалом оснащены почти все бухгалтерские, кадровые программы и даже сервисы сдачи электронной отчетности.

Можно работать с ФСС напрямую через личный кабинет страхователя или бесплатное ПО, которое разработано фондом.

Кроме того ФСС успешно запустил отдельный сервис — «Социальный электронный документооборот» (СЭДО). Он предназначен не только для работы с электронными больничными, но и вообще для работы с прямыми выплатами пособий.

Если в организации штат бухгалтеров, а не специалист по бухгалтерии и кадрам в одном лице, стоит назначить ответственного за работу с электронными больничными листами.

Что нужно сделать бухгалтеру и кадровику

Важно заранее предупредить работников, что больничный на бумаге с 1 января 2022 года медучреждения выдавать не будут. Вместо выдачи бланка работнику выдадут талон с номером документа. Этот номер работник должен будет сообщить работодателю любым удобным способом.

Порекомендуйте сотрудникам, у которых еще нет подтвержденной записи на портале Госуслуги, пройти регистрацию. В этом случае работники смогут получить доступ к личному кабинету на сайте ФСС и отслеживать этапы обработки электронного больничного и начисления пособия по нетрудоспособности.

Например: сообщить о нововведениях можно запустив рассылку работникам предприятия по электронной почте, разместив информацию на сайте компании, или подготовить извещение и под роспись ознакомить с ним работников.

Если вы еще ни разу не работали с ЭЛН, проверьте, готово ли ваше программное обеспечение к обработке таких листков.

Определите новые регламенты и внесите изменения в положение по документообороту, если оно имеется в организации — установите новые сроки обработки документов. Проведите инструктаж / обучение сотрудников бухгалтерии по работе с новым порядком.

Возможно у сотрудников первое время будет много вопросов по получению, оплате ЭЛН и отслеживанию статуса обработки больничного в кабинете Госуслуг. Стоит выделить ответственного сотрудника, который будет отвечать на эти вопросы. Это актуально, если у вас большое количество сотрудников, текучка кадров и необходимость разъяснений возникает постоянно.

Журнал учета листков нетрудоспособности: образец 2022 года

Приказ Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н

Комментарий

С 01.01.2022 листки нетрудоспособности будут оформлять только в электронном виде (ч. 6 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ в редакции от 01.01.2022). По желанию физлица медорганизация вправе выдать ему выписку из электронного листка нетрудоспособности (ч. 7 ст. 13 Закона № 255-ФЗ в редакции от 01.01.2022) амбулаторно и в условиях совместного пребывания в стационаре. Исключение предусмотрено только в отношении лиц, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну, и лиц, в отношении которых реализуются меры государственной защиты. Для них больничный лист по-прежнему будут оформлять только на бумаге (ч. 28 ст. 13 Закона № 255-ФЗ в редакции от 01.01.2022).

В связи с такими изменениями действующий в настоящее время Порядок выдачи и оформления листков нетрудоспособности, утв. приказом Минздрава России от 01.09.2020 № 925н (далее – Порядок № 925н), с 01.01.2022 утрачивает силу. Вместо него будет действовать Порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа, утв. приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н (далее – Порядок № 1089н).

Отличий между нынешним и будущим порядком оформления больничных листов не так много. Выделим основные моменты.

Исключены случаи, при которых листок нетрудоспособности оформляется только на бумажном носителе

Напомним, что по действующим нормам способ формирования больничного листа зависит от волеизъявления физлица. Так, по желанию физлица листок нетрудоспособности выдается на бумажном носителе или формируется в электронном виде (ч. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). При этом Порядком № 925н предусмотрены случаи, когда больничный лист выдается только на бумаге. Это случаи, когда листок нетрудоспособности оформляется:

  • в связи с беременностью и родами женщинам, уволенным в связи с ликвидацией организаций или прекращением деятельности ИП, если беременность наступила в течение 12 месяцев до признания женщины в установленном порядке безработной (п. 1 Порядка № 925н);
  • безработному гражданину в целях подтверждения периода нетрудоспособности в качестве уважительной причины неявки в орган службы занятости (п. 2 Порядка № 925н);

Кроме того, если первоначально листок нетрудоспособности был оформлен в электронном виде, допускается выдача продолжения больничного листа на бумажном носителе (п. 14 Порядка № 925н).

Из нового Порядка № 1089н названные положения исключены. Таким образом, во всех случаях гражданам формируется электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН).

Порядок № 1089н не содержит переходных положений. На семинарах представители ФСС России отмечают, что в случаях, когда нетрудоспособность наступила в 2021 году, закончится она в 2022 году, а работнику был выдан бумажный больничный, такой больничный в 2022 не нужно менять на электронный. Если же в 2022 году листок нетрудоспособности не закрыт, а выдается его продолжение, такое продолжение будет сформировано уже в электронном виде.

Листок нетрудоспособности при заболевании ребенка до 15 лет будут выдавать по единым правилам

В настоящее время листок нетрудоспособности при уходе за больным ребенком оформляется (п. 41 Порядка № 925н):

  • на весь период лечения ребенка (амбулаторно и в условиях совместного пребывания в стационаре) – если болеет ребенок в возрасте до 7 лет;
  • по каждому случаю лечения ребенка (амбулаторно и в условиях совместного пребывания в стационаре) – если болеет ребенок в возрасте от 7 до 15 лет.

В соответствии с новым Порядком № 1089н при заболевании детей в возрасте до 15 лет листки нетрудоспособности будут оформлять одинаково – на весь период лечения ребенка (п. 44 Порядка № 1089н). При этом заметим, что правила оплаты больничных по уходу за ребенком с 01.01.2022 не меняются. Так, пособие по нетрудоспособности выплачивается (ч. 5 ст. 6 Закона № 255-ФЗ в редакции от 01.01.2022):

  • при уходе за больным ребенком в возрасте до 7 лет – за весь период лечения ребенка, но не более чем за 60 календарных дней в году по всем случаям ухода за этим ребенком (если заболевание ребенка включено в Перечень, утв. Минздравсоцразвития России от 20.02.2008 № 84н, не более чем за 90 календарных дней в году);
  • в случае ухода за больным ребенком в возрасте от 7 до 15 лет – за период до 15 календарных дней по каждому случаю лечения ребенка, но не более чем за 45 календарных дней в году по всем случаям ухода за этим ребенком.
Уточнен порядок формирования листков нетрудоспособности для беременных (планирующих беременность) женщин

В новом Порядке № 1089н закреплено, что в ситуации, когда болеет ребенок, а мать не может ухаживать за ним, т. к. находится в отпуске по БиР, листок нетрудоспособности может оформить иной член семьи, который будет осуществлять уход за больным ребенком (п. 51 Порядка № 1089н).

В соответствии с п. 62 Порядка № 1089н при прерывании беременности на сроке менее 22 полных недель беременности, женщине полагается больничный лист на весь период нетрудоспособности, но не менее трех дней.

Заметим, что право на больничный в указанном случае содержится и действующем Порядке № 925н. Однако в п. 58 Порядка № 925н указано, что листок нетрудоспособности выдается при прерывании недели на сроке до 21 полной недели. Предлог “до” означает, что 21 неделя не учитывается. Получается, если беременность прервана на 21-й неделе, листок нетрудоспособности не выдается. С учетом новой формулировки в Порядка № 1089н при прерывании беременности на сроке 21 неделя женщине будет сформирован ЭЛН.

Отдельные новшества затронули порядок оформления листков нетрудоспособности при выполнении процедуры ЭКО. Сейчас больничный оформляется в таком случае на весь период лечения (стимуляции суперовуляции, пункции яичника и переноса эмбриона) до определения результата процедуры и проезда к месту нахождения медицинской организации и обратно (п. 62 Порядка № 925н).

С 01.01.2022 листок нетрудоспособности можно получить как на весь период прохождения процедуры ЭКО (с даты переноса эмбриона до определения результата), так и отдельно на какой-либо этап процедуры. А именно на период (п. 66 Порядка № 1089н):

  • овариальной стимуляции (в случае необходимости освобождения от работы);
  • овариальной стимуляции и пункции фолликулов яичников;
  • пункции фолликулов яичников;
  • переноса (внутриматочном введении) эмбрионов.
Работодателям с 01.01.2022 не нужно заполнять больничные листы

Порядок № 1089н содержит сразу два раздела с правилами заполнения листков нетрудоспособности. В одном перечислены правила оформления электронных больничных, а в другом – бумажных.

Правила практически не изменились и будут такими же, как и в настоящее время.

Однако некоторые новшества есть.

Основное изменение состоит в том, что правила оформления листков нетрудоспособности более не содержат норм о порядке заполнения больничного работодателем. Это связано с тем, что все необходимые сведения для назначения фондом физлицам пособий работодатель будет передавать в ФСС России с помощью СЭДО (см. комментарий).

Меняются коды причин нетрудоспособности в листке нетрудоспособности

С 01.09.2022 коды нетрудоспособности для обозначения профессионального заболевания и травмы, полученной в результате несчастного случая на производстве, будут такими же, как и для обычного заболевания и бытовой травмы соответственно (п. 68 Порядка № 1089н).

Таким образом, до 01.09.2022 медорганизация при оформлении листка нетрудоспособности использует следующие коды:

  • 01 – заболевание;
  • 02 – травма;
  • 04 – несчастный случай на производстве и его последствия;
  • 07 – профессиональное заболевание или его обострение.

А с 01.09.2022 коды будут следующими:

  • 01 – заболевание (в том числе профессиональное заболевание и его обострение);
  • 02 – травма (в том числе несчастный случай на производстве или его последствия).

Помимо этого, с 01.09.2022 изменится код для обозначения факта установления инвалидности по результатам МСЭ (п. 70 Правил № 1089н). Так, до указанной даты (как и настоящее время) в поле “Установлена/изменена группа инвалидности” указывается код “9 – Установлена утрата профессиональной трудоспособности”. Это код проставляется при условии, что причина нетрудоспособности обозначена кодом 04 или 07.

С 01.09.2022 бюро МСЭ при заполнении указанного будет использовать код “29” – “Установлена утрата профессиональной трудоспособности”.

Не пропускайте последние новости – подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

Ссылка на основную публикацию